إحدى أصعب المهام التي تواجه أصحاب الأعمال ومديري الموارد هي جدولة المناوبات. يمكن أن يصبح الأمر صعباً للغاية ويستغرق وقتاً طويلاً لتخطيط من يجب أن يعمل في أي وقت وفي أي وقت، بناءً على تفضيلاتهم الشخصية وتوافرهم. وينطبق هذا الأمر بشكل خاص إذا كان لديك فريق عمل ضخم والعديد من الموظفين الذين يتعين عليك التعامل معهم، ولكل منهم احتياجاته المختلفة في الجدولة.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
كما يوحي المصطلح، الفريق أو الموظف، أو برنامج جدولة المشاريع هي أداة تستخدمها الشركات لتبسيط عملية جدولة موظفيها. ومع مرور الوقت، أصبحت الآن واحدة من أكثر أدوات العمل شيوعًا في السوق.
لقد انتشرت في السنوات الأخيرة مع تزايد إدراك الشركات للحاجة إلى طريقة أكثر فعالية لجدولة الموظفين. فهي تبسط العملية وتتيح لك التعامل مع جميع احتياجات الجدولة في مكان واحد.
فوائد التحوّل الرقمي لا يمكن إنكارها، لكن العديد من المؤسسات لم تتحول بعد إلى قوة عاملة بدون أقراص. بالنسبة للعاملين في الخدمة الميدانية أو في أدوار الدعم الذين يحتاجون إلى أدوات جدولة ذكية مع إمكانات الاتصال وتدوين الملاحظات بالإضافة إلى الوصول إلى قواعد المعرفة المؤسسية دون مقاطعة عملهم اليومي.
هناك العديد من الأسباب التي تجعل برامج جدولة الفريق تحظى بشعبية متزايدة لدى الشركات الحديثة:
1. تتيح لك معظم تطبيقات جدولة الفريق إنشاء الجداول وتوزيعها ببضع نقرات فقط. كما أنها تتيح لك تتبع مدى توفر الموظفين، وإرسال المتابعات الآليةوغير ذلك الكثير.
2. يساعد على تحسين الرؤية عندما يتعلق الأمر بالتوظيف. إن جزءًا مما يجده الموظفون محبطًا بشأن عملية الجدولة هو مدى إمكانية تغيرها من أسبوع لآخر، أو كيف يمكن أن تحدث تغييرات في المناوبات في اللحظة الأخيرة، وأحيانًا دون أي إشعار. تخفف البرمجيات من هذا التفاقم من خلال توضيح ما يحدث، ومن هو المجدول، وما هي التغييرات التي قد تحدث.
3. تسهل معظم برامج جدولة الفريق الحديثة على كل من الموظفين وأرباب العمل إدارة تضارب المواعيد ومناوبات الموظفين. على سبيل المثال، يمكن للمديرين في كثير من الأحيان معرفة متى يطلب أعضاء الفريق إجازة والموافقة على هذه الطلبات أو رفضها وفقاً لذلك. يساعد ذلك على ضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بالجدولة، مما قد يقلل من النزاعات والإحباط.
4. من المعروف أن الطرق التقليدية مثل Excel غير فعالة. ويمكن أن يكون تخطيط الجداول الزمنية وتوزيعها كابوساً باستخدام برنامج Excel.
5. أصبحت برمجيات جدولة الفريق ميسورة التكلفة بشكل متزايد. ومع نمو السوق، تزداد الخيارات المتاحة للشركات من جميع الأحجام. هناك الآن تطبيقات لجدولة الفريق التي تلبي احتياجات الشركات من جميع الأشكال والأحجام، مع مجموعة متنوعة من خيارات التسعير لتناسب أي ميزانية.
6. يمكن لبرنامج جدولة الفريق أن يخطر الموظفين تلقائياً عندما تكون نوبات عملهم مباشرة أو عندما يطرأ عليها تغيير. وهذا يضمن أن يكون الموظفون على دراية دائمة بجداولهم الزمنية ويمكنهم التخطيط وفقاً لذلك.
7. كما أنها تلعب دوراً حيوياً في إدارة المشاريع. فهو يساعد أعضاء الفريق على البقاء منظمين وعلى المسار الصحيح من خلال توفير لوحة مرئية للفريق تعرض عبء العمل على الجميع (اقرأ عن إدارة عبء العمل). هذا يجعل من السهل معرفة من المتاح ومن غير المتاح، حتى تتمكن من تحسين استخدام فريقك (اقرأ عن استخدام الموارد).
8. يساعد برنامج جدولة الفريق على تحديد مهارات فريقك وتحديد المجالات التي قد يحتاجون فيها إلى تحسين. وباستخدام برنامج جدولة الفريق، يمكنك أن تقول وداعاً للتخمين والاستشاريين المرهقين.
يوفر برنامج جدولة الفريق النموذجي أيضًا العديد من الميزات الإضافية لمساعدتك في إدارة الفريق. يمكن أن يكون أي شيء من عروض الوسائط المتعددة لتهيئة الموظفين الجدد لمقاييس الأداء لمكافأة أفضل الموظفين في نهاية الشهر.
بشكل عام، تلعب برمجيات جدولة الفريق دورًا حيويًا في ضمان سير الأعمال بسلاسة وكفاءة. إن تحسين الرؤية والتواصل حول عملية الجدولة يقلل من الإحباط ويزيد من الإنتاجية. والآن بعد أن أدركنا أهمية برمجيات جدولة الفريق، ما هي الخيارات المختلفة المتوفرة في السوق؟
فيما يلي أفضل 5 منصات برمجيات لجدولة فرق العمل يجب البحث عنها في عام 2022. سيساعدك ذلك على توفير الوقت من خلال مقارنة أفضل برامج الجدولة حتى تتمكن من اختيار البرنامج الذي يناسب احتياجات عملك بشكل أفضل.
هوم بيس هو حل شامل لأصحاب الأعمال الصغيرة. وقد صدرت له العديد من التحديثات منذ إنشائه في عام 2020. وتوفر لك خطته المجانية كل ما تحتاجه لبدء جدولة المناوبات، في حين أن الخطط المدفوعة ميسورة التكلفة، ولكنها مليئة بالميزات. مع إضافة فحوصات السلامة إلى تطبيقه للجوال، يتصدر Homebase قائمتنا لأفضل برنامج جدولة شامل.
فيما يلي بعض ميزات الباقة المجانية:
بايكور هو أقدم منصات الموارد البشرية وأكثرها موثوقية. فهو يوفر أدوات جدولة شاملة مع ميزات كشوف المرتبات لجعله أحد أفضل الخيارات لبرامج إدارة فريق العمل، سواء كنت شركة صغيرة أو مؤسسة من أي حجم!
بعض الميزات التي يوفرها هي:
شيفت بورد يمكن أن يساعدك برنامج جدولة الفريق في حل العديد من تحديات العمل مثل تحسين الاحتفاظ بالموظفين، وتقليل تكاليف العمالة، وضمان الامتثال. هذا البرنامج هو الأفضل لصناعات مثل النفط والغاز، والتصنيع، والرعاية الصحية بسبب جداولها على مدار الساعة.
يمكن أن تساعدك Shiftboard أيضًا في إنشاء جداول عمل الموظفين الأسبوعية ونشرها وإدارتها بناءً على التوافر وتفضيلات المناوبات. علاوة على ذلك، تقدم Shiftboard أسعاراً مخصصة عند الطلب!
منذ إنشائها في عام 2014, 7 نوبات عمل اسمًا معروفًا في مجال الأعمال، خاصةً في مجال المطاعم. إنه البرنامج الأنسب للمطاعم التي تحتاج إلى أدوات جدولة متنقلة بسبب قدرته على إنشاء جداول السحب والإفلات وإمكانيات الجوال.
تقدم 7shifts أربع خطط، بما في ذلك برنامج مجاني. تشتمل جميع الإصدارات على ميزات جدولة قوية مثل:
كويك بوكس الوقت هو سحابة قائمة على السحابة البرمجيات كخدمة SaaS تطبيق تتبُّع الوقت الذي يُعد بديلاً ممتازًا عن دفتر الأستاذ الورقي أو أي شكل آخر من أشكال دفتر الأستاذ. إنه نظام إلكتروني بالكامل لبيانات الوقت يساعد الموظفين على تسجيل الدخول والخروج من وإلى مكان عملهم في أي وقت ومن أي مكان ومن أي جهاز. كما أنه يساعد على تبسيط كشوف المرتبات والفواتير، وتتبع نقاط نظام تحديد المواقع، ومزامنة جميع البيانات لإعطاء عرض في الوقت الفعلي للمعلومات الجغرافية.
يحتوي QuickBooks على العديد من الميزات التي تساعد الشركات على تتبع أماكن وجود موظفيها حاليًا وما يعملون عليه حاليًا. يتيح الجزء الخاص بالجدولة للمستخدمين تعيين المهام، وسحب وإسقاط المناوبات، وإرسال التنبيهات اللازمة إلى المديرين إذا لم يكن الموظفون قد سجلوا مواعيدهم بعد.
في عالم اليوم، أصبحت برمجيات جدولة الفريق هي حاجة الساعة. فهو لن يساعد المؤسسات على إدارة مواردها بشكل أفضل فحسب، بل سيؤدي أيضًا إلى تحسين إنتاجية الموظفين.
إن اختيار برنامج جدولة الفريق أمر مهم، وكذلك اختيار البرنامج المناسب لعملك. لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع. ستعتمد ملاءمتك المناسبة على احتياجات مؤسستك ومتطلباتها.
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...