عادةً ما يتعين على شركات البرمجيات واستشارات تكنولوجيا المعلومات أن تكون قادرة على إدارة العديد من المشاريع في وقت واحد. وللقيام بذلك بنجاح، فأنت بحاجة إلى عمليات إدارة مشاريع مثبتة، وبالطبع إلى مديري مشاريع موثوق بهم يعرفون كيفية إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات.
ومع ذلك، حتى مع وجود مديري المشاريع الرائعين في العمل وأفضل ممارسات إدارة المشاريع تحت تصرفك، قد تجد نفسك تلاحظ بعض فرص التحسين. ربما لا يستطيع مديرو المشاريع تحقيق إمكاناتهم الكاملة لأنهم عالقون في العمل على تقارير تستغرق وقتاً طويلاً كل أسبوع؟ أو ربما يصاب أعضاء فريقك بالإحباط بسبب الاضطرار إلى التوفيق بين البيانات بين تطبيقات متعددة؟ لحسن الحظ، يمكنك استخدام الأتمتة لحل هذه التحديات وغيرها.
يمكنك فهم أتمتة إدارة المشاريع على أنها عملية إكمال المهام المرتبطة بإدارة المشروع تلقائيًا. نحن لا نتحدث عن إنجاز المشاريع تلقائيًا، على سبيل المثال، بناء البرامج دون تدخل بشري. لا، سيظل يتعين على فريقك استخدام خبراتهم في هذا المجال. وبدلاً من ذلك، يمكن أن تساعدهم الأتمتة في إدارة المشاريع على تحقيق إنتاجية أفضل، على سبيل المثال، تجنب إدخال البيانات المزدوجة أو الاستفادة من تدفقات عمل تواصل أكثر فعالية.
تتمثل إحدى الفوائد الأكثر وضوحاً لأي أتمتة في مكان العمل في تحسين الإنتاجية: لن تضطر فرقك إلى إضاعة وقتهم في بعض المهام العادية التي تستغرق وقتاً طويلاً. علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد الأتمتة موظفيك على اتخاذ قرارات أفضل وأكثر استنارة. كيف يمكن ذلك؟
يمكن أن تدعم الأتمتة إدارة موارد المشروع العمليات من خلال التقارير في الوقت الفعلي أو أنظمة الإنذار المبكر أو الإشعارات. تساعد مثل هذه الآليات مديري المشروع وأعضاء الفريق الآخرين على الاستجابة الفورية عندما يحدث خطأ ما. كما أنها مفيدة أيضًا عندما يحتاج المرء إلى تحليل حالة المشروع وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي تحسينات.
بالإضافة إلى ذلك، تساعد أتمتة مديري المشاريع على التأكد من أن موظفيك يحققون أقصى استفادة من الأدوات المتاحة. إن دمجها والاستفادة من تدفقات العمل المؤتمتة ستمنح فريقك رؤية كاملة لمختلف مراحل وجوانب دورة حياة تطوير برمجيات المشروع. يمكنك أيضًا أن تتخيل على الأرجح أن الأتمتة تدعم جهودك لتحسين معنويات الفريق. ففي نهاية المطاف، عندما يشعر الأشخاص بأنهم أكثر إنتاجية وتمكينًا في العمل، تكون مشاركتهم أعلى أيضًا.
ربما لن تكون قادرًا على أتمتة بعض الجوانب الصعبة جدًا في إدارة المشاريع والموارد. على سبيل المثال، تخيل أن متطلبات المشروع في أحد مشاريع فريقك تتغير بشكل كبير. الاضطرار إلى إعادةتخصيص المواردوتغيير الجدول الزمني للمشروع، وربما حتى إعادة التفكير فيما إذا كان هذا المشروع يستحق الاستمرار من الناحية التجارية أم لا، وهو أمر لن تتمكن من أتمتة المشروع بشكل فعال.
إذن كيف يمكنك تحديد العمليات التي تكون فيها الأتمتة منطقية للغاية؟ فكر في المجالات الراسخة في دار البرمجيات الخاصة بك والتي تتكرر بانتظام. ومن الأمثلة الجيدة على ذلك عملية بدء المشروع، حيث عادةً ما يكون لديك العديد من المهام التي تحتاج إلى جدولة في كل مرة يتم فيها إطلاق مشروع جديد. من خلال إعداد قالب أو سير عمل لبدء المشروع في تكنولوجيا المعلومات أو برنامج إدارة المشاريع التسويقية، يمكنك توفير الوقت والسماح لمديري مشروعك بالتركيز على أشياء أخرى بدلاً من إعداد المهام نفسها مراراً وتكراراً.
نصحناك في النقطة السابقة بتحليل المجالات التي يمكن لفريقك أن يستفيد فيها من أتمتة مهامه. إنها خطوة أولى قوية، ولكن من المحتمل ألا تتمكن من اكتشاف جميع فرص الأتمتة. من المفيد تشجيع فريق مشروعك على ابتكار أفكار خاصة بهم. ومع ذلك، للقيام بذلك، يجب أن يعرفوا - على الأقل بشكل عام - ما هي إمكانيات الأتمتة الموجودة.
اشرح لهم أن هناك ميزات أتمتة مدمجة في الأدوات المختلفة التي يستخدمونها يوميًا، ولكن هناك أيضًا تطبيقات مخصصة (على سبيل المثال, زابير) لإنشاء تدفقات عمل آلية. لنفترض أن لديك مدير مشروع يقوم بتدوين الملاحظات في Evernote أثناء اجتماعات العملاء، بما في ذلك تدوين مهام الفريق المحتملة. عندما يدرك مدير المشروع هذا أن بإمكانه استخدام Zapier لتحويل ملاحظاته تلقائيًا إلى مهام، فمن المحتمل أن يقوم بتنفيذ هذه الأتمتة. قبل ذلك، ربما لم يكونوا على دراية بإمكانية إنشاء سير عمل كهذا.
التنبيهات التلقائية مفيدة - فقط اسأل فريق التطوير لديك. ربما يكون لديهم على الأرجح تنبيهات تم إعدادها عند تعطل الخادم، أو فشل أحد الأنظمة. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، يمكنك تنبيه فريق المشروع عندما يقترب من الحد الأقصى للميزانية المخطط لها.
يمكن أن تعمل إشعارات البريد الإلكتروني أو إشعارات Slack كتنبيهات ولكن أيضًا كتذكيرات مفيدة. ضع في اعتبارك السيناريو التالي:
تستخدم معظم شركات البرمجيات تتبع الوقت لمراقبة تكاليف مشاريعها. ولسوء الحظ، ليس من النادر أن ينسى الموظفون ملء جداولهم الزمنية في الوقت المحدد أو تشغيل جهاز تتبع الوقت التلقائي. وبدلاً من ذلك، فإنهم يضيفون تقديراتهم التخمينية لتتبع الوقت في نهاية الأسبوع أو حتى أسوأ من ذلك في الشهر.
من الواضح أن التحليل الذي يستند إلى مثل هذه البيانات غير الدقيقة لن يكون موثوقاً أو حتى قد يكون مضللاً. يمكن أن يساعدك تذكير Slack التلقائي لملء جدول زمني كل يوم في التعامل مع هذه المشكلة.
اقرأ المزيد حول إشعارات Slack التلقائية المتعلقة بفرق مشروعك.
من الواضح أن مدير المشروع هو دور حاسم في فرق مشروعك. ومن قبيل المصادفة أنه غالبًا ما يكون أيضًا شخصًا يقوم بأنشطة يمكن تحسينها من خلال أتمتة إدارة المشروع. على سبيل المثال، يقضي العديد من مديري المشاريع ساعات في كتابة تقارير حالة المشروع للعملاء كل أسبوع. قد تعتقد: من الضروري أن يعرف عملاؤنا ما يجري في مشاريعهم.
بالتأكيد، ولكن عملية تدوين تقارير المشروع تميل إلى أن تكون غير فعالة للغاية. كيف يمكنك أتمتة ذلك؟ سيكون استخدام تقارير المشروع التي يتم تحديثها تلقائيًا والتي تقوم بتكوينها مرة واحدة ثم التحقق من الحالة الحالية فقط خيارًا ذكيًا هنا. تتوفر مثل هذه التقارير في العديد من تطبيقات إدارة المشاريع بالإضافة إلى أدوات إدارة الموارد.
بالحديث عن التطبيقات، عليك التأكد من أن الأدوات التي تستخدمها فرقك توفر خيارات التشغيل الآلي. وإلا ستحتاج إلى إنشاء حلول بديلة مخصصة. بالتأكيد، قد لا يكون إنشاء تكامل مخصص مع واجهة برمجة التطبيقات المفتوحة لأداة معينة تحدياً تقنياً كبيراً بالنسبة لشركة برمجيات ما، لكنها تكلفة إضافية لشركتك يجب أن تكون على دراية بها.
ابحث عن الأدوات التي توفر تدفقات عمل ومحفزات مخصصة، وتحديثات تلقائية للحالة، وخيارات تقارير قوية، وما إلى ذلك. من الجيد أيضًا أن تسأل تحديدًا عن إمكانيات أتمتة رئيس الوزراء أثناء العرض التوضيحي للمنتج. من المرجح أن يقدم لك الفريق المسؤول عن التطبيق الذي تفكر فيه أفكاراً مثيرة للاهتمام حول كيفية أتمتة مهام فريقك.
الإدارة الفعالة للموارد استراتيجية أساسية لدار البرمجيات التي تريد تخطيط وإدارة المشاريع بسهولة. تحتاج إلى الانتباه إلى جدولة المواردومراعاة تفرغ الأشخاص، ومحاولة الحفاظ على عبء عمل متوازن (اقرأ عن إدارة عبء العمل). لهذا السبب، تستخدم العديد من شركات تكنولوجيا المعلومات برنامج إدارة الموارد على رأس برامج إدارة المشاريع الخاصة بهم.[/vc_column_column_text]
تقويم الموارد التفاعلي يجعل تخطيط المشاريع ومراقبتها أسهل بكثير.
ضع في اعتبارك أن أدوات إدارة الموارد تأتي أيضًا مع ميزات أتمتة مفيدة. تيم ديك، على سبيل المثال، يوفر تنبيهات وإشعارات Slack/البريد الإلكتروني، وتقارير التحديث التلقائي، وعمليات تكامل مدمجة، وواجهة برمجة تطبيقات قوية. يمكنك استخدام هذه الميزات لإعداد التنبيهات أو التذكيرات، والتأكد من أن مديري المشاريع يمكنهم إعداد تقارير المشروع بسرعة، وربط Teamdeck ببرنامج مدير المشروع الذي تختاره.
هل يبدو حلاً يمكنك استخدامه في دار البرمجيات الخاصة بك؟ لا تتردد في التواصل معنا و حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاأخصائي نجاح العملاء لدينا. يسعدنا أن نطلعك على تطبيق Teamdeck ونقدم لك رؤى حول كيفية استخدام هذا التطبيق لجعل عمليات إدارة المشاريع في مؤسستك أكثر كفاءة وفعالية.
إحدى أصعب المهام التي تواجه أصحاب الأعمال ومديري الموارد هي جدولة المناوبات. فقد يكون من الصعب جداً ويستغرق وقتاً طويلاً التخطيط لمن يجب أن يعمل في أي وقت وفي أي عمل، استناداً إلى تفضيلاتهم الشخصية و...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...