نميل هنا في مدونة Teamdeck إلى مناقشة استراتيجيات العمل، بما في ذلك استراتيجيات إدارة الوقتمن أجل إدارة أكثر فعالية للمشاريع والموارد. يعتمد نجاحها غالباً على معرفة كيفية إدارة وقتك في العمل. لهذا السبب قررنا إجراء اختبار لمدة أسبوع: اجعل ثلاثة أشخاص يجربون بعض التقنيات الشائعة لإدارة الوقت ووصف النتائج. هناك المزيد من المتغيرات في تجربتنا، حيث أن ثلاثتنا لدينا أشكال مختلفة من العمل (بدوام كامل وبدوام جزئي ومستقل). علاوة على ذلك، لدينا جميعًا مهام مختلفة قليلاً في عملنا اليومي، ستقرأ كل شيء عن ذلك أدناه.
ولكي نجعلها مفيدة لنا أيضًا، حاولنا العثور على تقنيات نعتقد أنها ستكون فعالة بالفعل. ففي النهاية، أردنا أن نصبح أكثر إنتاجية، وقد اخترنا ثلاث تقنيات مختلفة لإدارة الوقت:
لقد قمنا بتدوين يومياتنا طوال فترة التجربة من أجل تسجيل انطباعاتنا فيما يتعلق بتقنيات إدارة الوقت هذه. إليكم قصصنا:
أنيا
منشئ المحتوى
موظف مستقل
تقنية إدارة الوقت التي اختبرتها العمل العميق (استنادًا إلى كال نيوبورت كتاب)
الفرضية الرئيسية:
يصف كال نيوبورت في كتابه عدة طرق، بما في ذلك الطريقة التي تقضي فيها على ما يسمى بالعمل الضحل تمامًا. نظرًا لأن دوري يتطلب مني القيام بقدر لا بأس به من المهام السطحية يوميًا، فقد قررت اتباع فلسفة جدولة العمل العميق بشكل إيقاعي. في الأساس، سأخطط لكتلتين غير متقطعتين من العمل العميق كل يوم وأعمل على المهام السطحية بينهما.
ستستمر فترات عملي العميقة من 90 إلى 120 دقيقة. خلال ذلك الوقت سأعمل فقط على مهمة مخصصة لي. سيكون هاتفي وإشعارات SM مغلقين، وسيكون لديّ بعض الماء العذب لأشربه، حتى لا أميل إلى مغادرة مكتبي.
التوقعات:
أتطلع حقًا إلى تجربة طريقة العمل العميق. هل سبق لك أن رأيت أي صور متحركة "جرو مشتت" (مثل هذه)? أنا ذلك الجرو. التحدي الأكبر الذي يواجهني في العمل هو الاستمرار في التركيز على المهمة التي أقوم بها، دون محاولة القيام بمهام متعددة أو التحقق من شيء لا أحتاج إلى القيام به لمدة أسبوع أو نحو ذلك.
يصفها مؤلف تقنية العمل العميق بأنها القدرة على التركيز دون تشتيت الانتباه على مهمة تتطلب جهدًا معرفيًا. يبدو لي أن هذا الأمر يبدو جيداً جداً بالنسبة لي وأنا مشتتة الذهن، ولكنه في الوقت نفسه هدف رائع للعمل على تحقيقه.
اليوم الأول:
كانت ملاحظتي الأولى حول جلسات العمل العميق التي أقوم بها هي أنها تبدو وقتًا قصيرًا جدًا. لا تبدو 3 ساعات من العمل فائق التركيز في اليوم الواحد مثيرة للإعجاب. ومع ذلك، كانت نتائج تلك الـ 180 دقيقة أكثر من مرضية: لقد أنجزت الكثير!
لقد لاحظت بسرعة كبيرة أن العمل العميق هو الأكثر فعالية بالنسبة لي عندما يكون لدي مهمة واحدة لا تتطلب أي تصفح للإنترنت. سارت كتابة منشور في مدونة، والتي كانت مهمتي الرئيسية لإحدى مجموعات اليوم بشكل رائع. أما البحث عن مقال، من ناحية أخرى، فقد شعرت بأنني غير منظم قليلاً. من الصعب أن تعرف متى لا تزال تبحث في الموضوع ومتى تقرأ مقالًا مثيرًا للاهتمام يتناول الموضوع بشكل أو بآخر.
اليوم الثاني:
بناءً على تجربتي في اليوم السابق، قررت أن أكرس جلستي اليوم من جلسات العمل العميق للكتابة البسيطة. لا هاتف ولا وسائل تواصل اجتماعي ولا إنترنت (باستثناء صديقي العزيز: المعجم).
واو، لقد سار الأمر بسرعة! لقد فعلت أكثر بكثير مما توقعت. كما ترى، عادةً ما أكون منتبهًا جدًا لحالتي المزاجية عند الكتابة، وعند أدنى علامة من علامات التعب آخذ استراحة. يبدو أن هذا تكتيك جيد، لأنني لا أريد أن تنخفض جودة كتاباتي. لكن مع العمل العميق، شعرتُ بأنني أكثر إصرارًا على الاستمرار حتى نهاية الجلسة.
وبالحديث عن علامات الإرهاق، فإن أكثرها وضوحًا بالنسبة لي هو عندما أبدأ في التركيز على جملة واحدة أو عنوان واحد، ثم أحاول إتقانها عدة مرات دون أن أرى أي تأثير. كنت أدرك أن هذا النوع من التكرار الذهني يمكن أن يشتت تركيزي العميق. اليوم، وبدلًا من محاولة اكتشاف الحل، كنت أكتفي بتدوين ملاحظة "يجب تحسينها" وأمضي قدمًا. هذا جعل الأمر برمته أكثر إنتاجية.
اليوم الثالث:
خُصصت الجلسة الأولى للكتابة فبدا الأمر مألوفاً وسار بشكل رائع.
اضطررت إلى القيام ببعض المهمات في وقت الغداء تقريبًا، لذا لم أتمكن من بدء جلسة العمل العميقة الثانية إلا في حوالي الساعة 4:30 مساءً. كنت متعبًا بعض الشيء: استنزفتني المهمات + تناولت البرغر على الغداء وهي ليست أفضل فكرة إذا كنت لا تخطط لقيلولة بعد ذلك، ولكن مهلاً، لنرى!
كانت جلسة اليوم الثانية مخصصة لإنشاء بعض تخطيطات الكتب الإلكترونية في InDesign. أجد أن صنع هذا النوع من الأشياء بمفردي مُرضٍ للغاية، لذا أحاول أن أتعلم وأصبح أكثر إتقانًا في استخدام أدوات Adobe. اتضح أن حماسة صانعي تغلّبت تمامًا على كساد فترة ما بعد الظهيرة، حتى أنني قضيت في العمل العميق أكثر مما كنت أخطط له في البداية.
بالمناسبة، أنا أستخدم مؤقِّت iPhone المدمج لضبط المنبهات لجلسات عملي العميقة.
اليوم الرابع:
كانت الجلسة الأولى رائعة (تدقيق المقالات التي أحتاج إلى إرسالها إلى عملائي) لكنني أنهيت المهمة قبل علامة الـ 90 دقيقة بوقت طويل. لم أشعر بالرغبة في بدء مهمة مختلفة تمامًا على الفور، لذلك قررت ببساطة إطالة الجلسة الثانية وجعلها 105 دقيقة بدلاً من ذلك.
أدرك الآن تمامًا قيمة عدم تشتيت انتباهي أثناء جلسات العمل العميق. لقد استغرقتني مهام العمل السطحية لهذا اليوم (الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وفرز بعض المستندات، وإنشاء لافتة بسيطة لمجموعة على فيسبوك) وقتًا أطول من اللازم، لأنني لم أكن منتبهة كثيرًا لمستوى تركيزي. ربما يكون من الجيد وضع سقف زمني لمهام العمل السطحية أيضًا؟
اليوم الـ 5
مرة أخرى، عانيت مرة أخرى من بعض الأعمال السطحية التي شغلتني في بداية اليوم. ملاحظة لنفسي: يجب أن أخوض أول جلسة عمل عميقة في اليوم قبل أن أتفقد صندوق الوارد الخاص بي.
بخلاف ذلك، لم أشعر بأي اختلاف اليوم على الرغم من أنه يوم الجمعة وتوقعت أن أشعر بالكسل أكثر من الجزء الأول من الأسبوع. لا، لم يحدث ذلك - أحب أن العمل العميق يتطلب منك اتباع نفس الخطوات بغض النظر عن اليوم أو الوقت أو المكان. إنه حقًا يدعم الإنتاجية.
الانطباعات النهائية:
أنا متحمس حقًا لتقنية إدارة الوقت هذه. فقد أتاح لي العمل العميق القيام بكل ما خططت له خلال الأسبوع، دون أن أمدد أيام عملي. بل على العكس تمامًا، في الواقع - كان لدي وقت أكثر من المعتاد. لقد جعلتني قاعدة عدم التشتيت الصارمة أنهي بعض المهام الصعبة في وقت أقصر بكثير من المعتاد.
أخطط لمواصلة تجربة العمل العميق: ربما يمكنني إضافة جلسة ثالثة يوميًا أو جعلها ساعتين؟ كانت نقطة ضعفي الوحيدة هي أنني كنت أعود تمامًا إلى عاداتي القديمة المشتتة خلال وقت العمل السطحي. يجب أن أعمل على ذلك بالتأكيد.
لستُ متأكدًا مما إذا كان من السهل تطبيق هذه التقنية على الأشخاص الذين يعملون في فرق، ولكن يمكنني أن أوصي بها تمامًا للعاملين المستقلين الذين يتحكمون في جدولهم اليومي.
جوانا
أخصائي نجاح العملاء
موظف بدوام جزئي
تقنية إدارة الوقت التي اختبرتها بومودورو (تم تطويره بواسطة فرانشيسكو سيريلو في أواخر الثمانينيات)
الفرضية الرئيسية: سأعمل على المهام المختارة لمدة 25 دقيقة (أي بومودورو واحد) دون مقاطعة، ثم آخذ استراحة لمدة 5 دقائق. بعد 4 بومودورو، سآخذ استراحة أطول، ثم أبدأ من جديد.
التوقعات:
عندما كنت في الكلية، كنت أدرس دون انقطاع لمدة 45 دقيقة وآخذ استراحات لمدة 5 دقائق بين جلسات المذاكرة. أعتقد أن هذا سيكون مشابهًا.
أنا متحمس لتجربة هذه التقنية. والشيء الوحيد الذي يقلقني هو أنه سيكون من الصعب تقسيم مهامي إلى مجموعات زمنية مدتها 25 دقيقة. فالتفاعل مع العملاء هو أولويتي القصوى، لذا لا أريد أن أتخلى عنه بسبب جدول بومودورو الثابت.
اليوم الأول:
أنا في حيرة من أمري قليلاً - هل تدوين اليوميات عن الطريقة يعتبر استراحة أم لا؟ إنها فترة استراحتي الطويلة (25 دقيقة) وقررت أن أستخدمها للإبلاغ عن انطباعاتي الأولى. بالطبع، ليست المشكلة في هذه الطريقة بحد ذاتها، بل في تخطيطي لها.
على أي حال، من الصعب مواءمة جلسات العمل التي تستغرق 25 دقيقة مع جلسات العمل اليومية أو المكالمات مع أدريانا. لا تدوم أي من هذه المكالمات المنتظمة 25 دقيقة كاملة، وأنا أكافح من أجل إيجاد مهام لبقية تلك الجلسة.
يحتوي التطبيق الذي أستخدمه لتوقيت جلسات البومودورو الخاصة بي على صوت دق يساعدني على التركيز. إلا أنه من ناحية أخرى، فهو هادئ للغاية بحيث لا يلغي ضوضاء محادثات المكتب، بالإضافة إلى أنه لا يمتزج بشكل جيد مع الموسيقى.
لدي شعور بأنني أعمل بشكل أسرع لأنني أريد أن أنتهي من التمرين في نهاية الـ 25 دقيقة. أنا في الأساس أتحدى نفسي.
لقد تم تعديل قائمة "المهام" الخاصة بي عدة مرات لأنني استهنت بمدة مهمة معينة. اضطررت إلى إضافة 3 بومودوروس أخرى لإنهاء مهمة قدرتها في البداية بـ 25 دقيقة.
يكون الأمر مرهقًا بعض الشيء عندما أعلم أنني أحتاج إلى دقيقتين فقط لإنهاء مهمة ما ولكن المؤقت الخاص بي يُظهر أن لدي 11 ثانية فقط. أوه، وقد فاتتني استراحة واحدة اليوم، لأنني حددت عن طريق الخطأ مكالمة عميل في ذلك الوقت.
اليوم الثاني
قررت اليوم أن أصمم أسلوب بومودورو بما يتناسب مع طريقة عملي. لقد اختصرت فترات الاستراحة الطويلة إلى 15 دقيقة. عند إنشاء قائمة "المهام" الخاصة بي لهذا اليوم، أخذت في الاعتبار أولوياتها وكذلك اجتماعاتي المخطط لها. علاوة على ذلك، قمت بتدوين أوقات البدء والانتهاء المخطط لها بجانب كل مهمة:
10:00 - 10:25 - يومياً
10:30 - 10:55 - إرسال رسائل على لينكد إن حول حملة "صيد المنتجات
يحتوي التطبيق الذي أستخدمه (Focus Keeper) على طول ثابت للفواصل (في الإصدار المجاني)، لذا فأنا أستخدمه فقط لتوقيت البومودورو، وليس الفواصل. لقد تخليت أيضًا عن صوت التكتكة. أنا أقل قلقًا بكثير من الأمس وما زلت أعمل بكفاءة عالية. يساعدني الاستماع إلى الموسيقى في الحفاظ على تركيزي. لم أشتت انتباهي ولو لمرة واحدة بمحادثات المكتب اليوم!
وبشكل عام، فإن التطبيق في متناول يدي وأستخدمه لتوقيت البومودورو الخاص بي، ولكن معرفتي بأنني من المفترض أن أنهي الجلسة في تمام الساعة 11:30، على سبيل المثال، يجعل كل شيء أقل تجريدًا. حتى أنني تمكنت من جدولة عرض توضيحي كامل للعميل بشكل مثالي في بومودورو واحد.
أقوم بإعداد قائمة "ما يجب القيام به" لـ 4 جلسات في كل مرة. بعد الاستراحة الطويلة أخطط للجلسات الأربع التالية. أنا أكثر مرونة بهذه الطريقة وتحتاج قائمتي إلى تعديلات أقل.
شيء آخر - الوقت يمر بسرعة عندما يكون الوقت مقسماً إلى 25 دقيقة!
اليوم الثالث:
لا يكون بومودورو رائعًا عندما يحدث ما هو غير متوقع: انقطاع الإنترنت في منتصف الجلسة، أو وجبات خفيفة نباتية جديدة في المكتب يجب أن تتذوقها على الفور، أو عندما يعقد 6 أشخاص اجتماعهم في وضع الوقوف بجوار مكتبك.
اليوم الـ 4
لا يوجد يوم 4 - أنا موظف بدوام جزئي، أتذكر؟
اليوم الـ 5
لقد فشلت اليوم حقًا في الحفاظ على إيقاع العمل 25-5-25. ويرجع ذلك جزئيًا إلى اجتماع تم إلغاؤه وجزئيًا بسبب المهام العاجلة التي تستغرق 10 دقائق.
أعتقد أن 25 دقيقة فترة عمل قصيرة جدًا بالنسبة لي. فالاستراحة ستكون مزعجة أكثر من كونها مزعجة. أجد أنه من السهل أن أدخل في حالة من التدفق وعندما أكون هناك أفضل إنهاء المهمة. في المتوسط، أعمل 5 ساعات يوميًا وأشعر أنني لا أحتاج حقًا إلى فترات راحة طويلة متكررة. لقد حاولت بالفعل الحصول على استراحة لمدة 25 دقيقة وشعرت بصراحة أنها مضيعة للوقت. أحتاج إلى استراحة واحدة أطول في يوم العمل لتناول وجبة خفيفة.
حان وقت بعض المديح البومودورو:
يعد إنشاء قائمة "المهام" أمرًا رائعًا ويساعدني على إكمالها دون نقل المهام إلى اليوم التالي.
الانطباعات النهائية:
الجيد:
السيء
فكرة أخيرة: تعمل تقنية إدارة الوقت هذه بشكل أفضل عندما يعلم زملاؤك في الفريق أنك تتبعها. فبمجرد أن يفهموا أنك تريد، على سبيل المثال، أن تقوم بعمل وقفة يومية في بومودورو واحد، سيكونون أقل عرضة لإطالة الوقت. ومن يدري، ربما سيحصلون على زيادة في الإنتاجية أيضًا!
أدريانا
مدير النمو
موظف بدوام كامل
تقنية إدارة الوقت التي اختبرتها ساعات ذروة الطاقة
الفرضية الرئيسية: سأحاول أن أجد ساعات ذروة طاقتي (الأوقات التي أكون فيها أكثر إنتاجية) وأستغلها لإنجاز الجزء الأكبر من عملي.
التوقعات:
ماذا أتوقع؟ العثور على الوقت الذي أكون فيه أكثر إنتاجية من أجل التخطيط لعملي بشكل أفضل. العمل باستمرار من التاسعة صباحاً إلى الخامسة مساءً لا يمنحك الكثير من الخيارات في هذا المجال. سيكون ذلك شيئاً جديداً، لذلك أنا متحمس جداً للقيام بذلك!
اليوم الأول:
لقد تمكنت من الاستيقاظ في الساعة الخامسة صباحًا، وقمت بتشغيل Slack وبدأت في كتابة تقرير. كانت الساعات الثلاث الأولى مثمرة للغاية، ولم تحدث أي مقاطعة، وأحببت ذلك.
كان لدي مكالمة مقررة في الساعة 5 مساءً، لذا أخذت استراحة أطول في منتصف النهار (لم أكن حريصًا على العمل لأكثر من 12 ساعة). اتضح أن الاستراحة فشلت فشلاً ذريعاً. وبما أنها تداخلت مع ساعات العمل المعتادة للفريق، فقد تلقيت العديد من الرسائل والأسئلة، بالإضافة إلى أنني اضطررت إلى مراجعة بعض الأصول المرئية. تركت بعض المهام لجلسات العمل في وقت متأخر من المساء، لذا سيكون إجمالي ساعات عملي لهذا اليوم أكثر من 10 ساعات.
تحديث: كنت متعبًا للغاية في المساء، لدرجة أنني لم أتمكن من العمل سوى ساعة واحدة فقط. سأضطر إلى التحقق مما إذا كان وقت المساء المتأخر هو وقت ذروة طاقتي في وقت لاحق من الأسبوع.
اليوم الثاني:
ما زلت أشعر بالإرهاق من اليوم السابق، لكنني تمكنت من الاستيقاظ مبكرًا والعمل. لم تحدث الجلسة المسائية المتأخرة لأنني قضيت الكثير من الوقت في العمل أثناء النهار.
اليوم 3 و4:
قمت بتبديل الأمور: التزمت بجلساتي الصباحية ولكنني بدأتها في وقت متأخر قليلاً (حوالي الساعة 8 مساءً). عملت حتى الساعة 1 مساءً ثم اكتفيت بالرد على رسائل Slack. هذه المرة تمكنت من تجربة الجلسات المسائية المتأخرة وكانت مثمرة حقًا.
بشكل عام، أعتقد أن الأمر يتعلق بالتواصل. عندما يعمل فريقك من الساعة 8 إلى 4، يجب أن تكون متاحًا جزئيًا على الأقل. إذا كنت تحتاج حقًا إلى التركيز على القيام بمهمة معينة، فإنني أوصي بشدة بهذه الطريقة، ولكن أخبر فريقك أولاً وأعدهم بأنك لن تكون متاحًا من X إلى Y.
اليوم الـ 5
كان اليوم الخامس صعبًا بعض الشيء، فقد كان عليّ أن أكون حاضرًا ومشاركًا خلال ساعات العمل العادية من الساعة 8 إلى 4، وكان لديّ اجتماعان مجدولان ولم أستطع تفويتهما. أظهر لي هذا أيضًا مدى المرونة التي يجب أن أكون عليها في العمل وكيف يمكنني تعديل ساعات ذروة طاقتي وفقًا لجدول المكتب.
الانطباعات النهائية:
أنا سعيد لأنني تمكنت من العثور على أوقات ذروة إنتاجيتي الشخصية (كان هذا هدفي في البداية). لقد جربت ساعات مختلفة: في الصباح الباكر وكذلك في وقت متأخر من المساء.
ساعات ذروة طاقتي؟ بزوغ الفجر (باستثناء مرحلة ما بعد الإنذار بـ 10 دقائق).
الجانب السلبي هو أن هذا النهج ليس الأنسب للعمل مع فريق. فبصفتي مديراً للنمو، يجب أن أكون متاحاً لاتخاذ القرارات أو الإجابة على أسئلة فريق التطوير.
لنبحث عن الدعم
إحدى أصعب المهام التي تواجه أصحاب الأعمال ومديري الموارد هي جدولة المناوبات. فقد يكون من الصعب جداً ويستغرق وقتاً طويلاً التخطيط لمن يجب أن يعمل في أي وقت وفي أي عمل، استناداً إلى تفضيلاتهم الشخصية و...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...
