هناك شيء ما يتعلق بدور مدير المشروع يجعل الناس يفكرون: لا يوجد توازن بين العمل والحياة ما عليك سوى البحث في جوجل وسترى العديد من المقالات والمواضيع التي تشير إلى حقيقة أن مديري العموم غالبًا ما يتعرضون للإرهاق والتوتر.
هناك إجماع عام على أن تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية قد يكون أمراً صعباً عندما تكون مسؤولاً عن فريق مشروع. حتى أن البعض يعتقد أن كونك مدير مشروع أو مدير الموارد يتطلب إعطاء الأولوية للعمل على الحياة الشخصية. لا أعتقد أن هذا الأخير صحيح. وعلى الرغم من أن مديري العموم غالبًا ما يعانون من ساعات العمل الطويلة وصندوق البريد الوارد المكتظ، إلا أن هناك طرقًا لتخفيف هذا العبء.
قبل أن ننتقل إلى بعض النصائح لمديري المشاريع، دعونا نحاول أولاً التعامل مع معنى "التوازن بين العمل والحياة". لقد أصبحت عبارة شاملة وكل شخص تقريباً لديه فهم مختلف لها.
من "عدم قضاء أكثر من 8 ساعات في العمل" إلى "عدم الاضطرار إلى التفكير في العمل بعد ساعات العمل"، قد يختلف رأيك هنا. هناك أيضاً من يقول أنه لا يوجد شيء اسمه التوازن المثالي بين العمل والحياة.
بغض النظر عن وجهة نظرك، هناك بعض الأسس المشتركة التي ربما نتفق عليها. ليس من الرائع أن تضطر إلى العمل لوقت إضافي هائل للحاق بعملك. أو عندما تحاول الدردشة مع العديد من الأشخاص في وقت واحد، وجميعهم يطالبونك بحل سريع لسؤالهم. أو عندما يكبر مشروعك ويتحول إلى مشروع ضخم لا يمكن تسليمه في الوقت المناسب، وينتابك ذلك الشعور الرهيب بالهلاك الوشيك. أو عندما... أنا متأكد من أنك فهمت الصورة.
في هذا المقال، سأقدم قائمة بالنصائح حول التوازن بين العمل والحياة الشخصية لمديري المشاريع الذين يرغبون في تحويل حالتهم الافتراضية من "مشغول" إلى "فعال". وكما هو الحال في العديد من الأمور في هذه الوظيفة، يبدأ ذلك أيضاً بالتخطيط السليم.
التخطيط للكفاءة
قصير الأجل على طويل الأجل
على الرغم من أن طبيعة مشروعك قد تحدد حجم الخطط التي تحتاج إلى صياغتها، إلا أنني أزعم أن الخطط قصيرة الأجل هي ما تحتاج إلى تحديد أولوياتها. في معظم الحالات، لا يمكنك حقاً التخطيط لكل تفاصيل خطة مدتها عام كامل. وبدلاً من ذلك، ركز على الجزء التالي من العمل: إذا كنت تتبع إطار عمل Scrum، فسيكون هذا هو سباقك التالي. تأكد من قدرتك على الالتزام حقًا بما هو مدرج على عاتقك للإصدار التالي ومتابعة الخطة. سيمنحك ذلك المزيد من المرونة وراحة البال. من المؤكد أنك ستضطر على الأرجح إلى خطط لبعض المعالم الرئيسية للمشروع إلى أسفل الخط أيضًالنقل خارطة طريق كاملة للمشروع. والفرق هو أن خارطة الطريق ليست منقوشة على حجر، لذلك لديك أنت وفريقك هدف أكثر واقعية للتركيز عليه في الوقت الحاضر: خطتك قصيرة المدى.
أتمتة عملك
هل تفعل شيئاً أكثر من مرتين؟ قم بأتمتته! جزء كبير من عبء عمل مدير المشروع يتعلق بالمهام المتكررة إلى حد ما. هذا لا يعني أنها أقل أهمية، بل على العكس تماماً! ولكن لسوء الحظ، يمكن أن تكون أيضاً مستهلكة للوقت. قم بتحليل واجباتك اليومية والأسبوعية والشهرية وفكر في الطرق التي يمكن من خلالها أتمتة هذه المهام.
ماذا أقصد بأتمتة الأمور؟ يمكن أن يكون إنشاء قالب أو إجراء شبيه بقائمة التدقيق بداية رائعة. إذا كنت تريد إنشاء سير عمل كامل، يمكنك استخدام زابير أو IFTTT (لا حاجة إلى معرفة البرمجة!). حتى موفرات الوقت الصغيرة ستقلل من انشغالك (وتحسن من كفاءتك). إذا كنت من مستخدمي Slack، يجب عليك مراجعة مقالنا عن أفضل تطبيقات سلاك لمديري المشاريعحيث ستجد أيضاً بعض الأفكار لتعزيز الإنتاجية.
ما هو معدل ذكائك؟
TQ، حاصل التكنولوجيا، هو قدرتك على التكيف مع التكنولوجيا وإدارتها ودمجها. وقد تم الاعتراف بـ PMTQ (حاصل تكنولوجيا إدارة المشاريع) من قبل معهد إدارة المشاريع كعنصر رئيسي جديد لنجاح المشاريع:
لأي شخص مكلف بجعل الاستراتيجية حقيقة واقعة في عالم يُعاد تشكيله باستمرار بواسطة التكنولوجيا,
ستكون مهارة PMTQ هي المهارة التي لا غنى عنها والتي لا غنى عنها.
فكر في علاقتك بالتكنولوجيا. أن تكون قادراً على إدارة مشروع مرتبط ارتباطاً وثيقاً بالتكنولوجيا، مثل تطوير البرمجيات شيء. والقدرة على استخدام البرمجيات لصالحك وصالح المشروع شيء آخر. الاستخدام الذكي للأدوات عبر الإنترنت سيوفر لك الكثير من الوقت ويحسن شفافية المشروع.
حماية وقتك
تحديد مدى توفرك
يبدو أن مديري المشاريع يميلون إلى أن يكونوا أول من يدخل المكتب وآخر من يغادره. وأحد أسباب ذلك هو البحث عن فرص لإنجاز بعض الأعمال الفعلية (انظر القسم التالي). لكن السبب الآخر هو الحاجة إلى الإشراف على الفريق والقدرة على التواصل في الوقت الفعلي. باستثناء حالات الطوارئ، لا ينبغي أن يكون وجودك المستمر ضرورياً. أقترح بشدة أن تحدد مدى تواجدك وتلتزم به.
العمل العميق وساعات العمل والمكتب
لقد ذكرت أن بعض مديري المشاريع يحبون القدوم إلى المكتب في وقت مبكر/البقاء لوقت متأخر لأن ذلك هو الوقت الذي يمكنهم فيه التركيز على العمل دون مقاطعة. من المؤكد أن العمل كمدير مشروع يتطلب جرعة صحية من التواصل، ولكن لا داعي لأن تكون "سيري" فريقك وأن تكون مستعدًا دائمًا للإجابة على "سؤال سريع". التبديل في السياق سيؤدي إلى تشتيت تركيزك. عندما تكون غير قادر على التركيز معظم اليوم، فلن تنجز مهامك.
حاول وضع جدول زمني ليومك وحدد فترات زمنية يمكنك العمل خلالها دون انقطاع. يمكنك حتى تحديد ساعات عمل مكتبية: وقت يتم خلاله تشجيع أعضاء فريقك على التواصل معك لطرح الأسئلة. في مشروع شفاف وموثق بشكل جيد، يجب أن تكون هذه استراتيجية ناجحة.
بالطبع، بصرف النظر عن التواصل المرتجل، هناك أيضًا مجال للتفاعل المخطط له: اجتماعات الفريق. هنا، الكرة في ملعبك. أنت، مدير المشروع، المسؤول عن وضع سياسة الاجتماعات (والقيادة بالقدوة). القاعدة الأولى؟ قم بجدولة الاجتماعات فقط عندما تكون ضرورية ووضع هدف واضح لها. ثانيًا، انتبه للوقت واستخدم الوقت إلى أقصى حد. لقد خططت لهذا الاجتماع لتحقيق هدف ما، فحاول التركيز على هذا الهدف وقضاء الوقت بفعالية. السبب يكره العديد من الموظفين الاجتماعات هو أنه "مضيعة للوقت". تأكد من أن هذا ليس هو الحال مع فريقك ووقتك.
اعمل على تحسين طريقة تفكيرك
هناك بعض التوقعات التي يحاول العديد من مديري المشاريع تحقيقها. فهم يريدون أن يكون كل شيء تحت السيطرة، وأن يكونوا دائماً "متواجدين من أجل الفريق" وأن يظلوا متاحين للعميل باستمرار.
تكمن المشكلة في أن هذه التوقعات غير واقعية على الإطلاق. إذا كنت تريد حتى البدء في التفكير في التوازن بين العمل والحياة، فعليك أن تنسى كل شيء، دائماً، باستمرار. هذه ليست أخلاقيات عمل جيدة وبالتأكيد ليست مثالاً جيداً لفريقك.
أخيرًا، لا يمكنك أن تكون شخصًا موافقًا، حتى لو كنت تريد إسعاد عميلك. إنها معضلة شائعة، ولكن زحف النطاق يمكن أن يعرقل المشروع ويدمر جهود التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك.
لن يضمن لك اتباع هذه النصائح عدم بقائك لفترة أطول في المكتب، لكنه سيمنحك قاعدة صلبة للبناء عليها. ومع مرور الوقت، ومع تبنيك للمزيد من العمليات التي تزيد من إنتاجيتك، ستلاحظ تغيراً ملحوظاً في مستوى انشغالك.
هذه النصائح لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية هي في جوهرها خطواتك لتحقيق فعالية أفضل في العمل. إن إيجاد التوازن "الصحيح" أمر صعب، إن لم يكن مستحيلاً. طالما أنك تشعر بأن طريقة عملك تبدو أكثر توازناً، فأنت بالتأكيد تحرز تقدماً. استمر في ذلك!
