قد تكون إدارة مشروع واحد أمراً صعباً. إدارة مشاريع متعددة أصعب بكثير من ذلك. مع وجود العديد من المشاريع الجارية في وقت واحد تحتاج إلى التوفيق بين أهداف العمل والأهداف والجداول الزمنية والمواعيد النهائية المختلفة. مع تزايد مسؤولياتك وعدد المهام التي تحتاج إلى إدارتها، من السهل ارتكاب أخطاء مكلفة. فيما يلي بعض الأفكار للاستجابة للتحديات الشائعة التي يواجهها مديرو المشاريع أثناء إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.
هل تبحث عن أداة تساعدك على إدارة الموارد عبر مشاريع متعددة؟ مع Teamdeck يمكنك الحصول على نظرة عامة أفضل على فرقك والمشاريع التي يعملون بها. جرّب برنامج Teamdeck مع إصدار تجريبي مجاني لمدة 30 يومًا اليوم. |
بدون خطة رئيسية تغطي جميع مشاريعك، فإنك تخاطر بالضياع أو خلط الأمور.
وفقًا لورقة معهد إدارة المشاريع عن الدوافع الرئيسية للفعالية في إدارة المشاريع المتعددةفإنك تحتاج إلى التفكير في مشاريعك كمحفظة واحدة، حيث تؤثر المكونات على بعضها البعض:
"إدارة جميع المشاريع كمجموعة، من خلال تعديل جداولها الزمنية وربطها لتتناسب مع الموارد المتاحة، وإزالة التباين غير الضروري في أعباء العمل لمديري المشاريع المتعددة"
أنشئ جدولك الخاص الذي يتكون من كل مشروع تديره. بهذه الطريقة يمكنك الحصول على نظرة عامة على وقتك الخاص والمشاريع التي يجب أن تهتم بها في كل مرة.
إدارة التغييرات أمر حتمي بالنسبة لوظيفة مديري المشاريع. وتتمثل إحدى طرق النجاح في هذا المنصب في تعلم كيفية الاستجابة لها بمجرد حدوثها.
عند إدارة مشاريعك، تأكد من تحديث خططك دائمًا، حتى لا يفوتك أي شيء. بمجرد حدوث التغييرات، حدد مدى تأثيرها على نطاق المشروع وإذا كنت قادرًا على تسليم المشروع بالموارد التي لديك.
للتعرف على الحالة الحالية لمشروعك، راقب الجدول الزمني في أداة جدولة الموارد أو تحدث إلى فريقك خلال الاجتماعات اليومية. اسألهم عما إذا كانت هناك أي معوقات أو حواجز، حتى تتمكن من إزالة العقبات بمجرد ظهورها.
قد يكون من المغري إدارة أكبر قدر ممكن من الأمور. التحكم في إنجاز كل مهمة، والموافقة على أدق التفاصيل، والتواصل مع المديرين التنفيذيين أو العملاء نيابةً عن فريقك حتى لو كان بإمكانهم القيام بذلك بأنفسهم - كل ذلك يعد إدارة دقيقة.
على الرغم من أن ذلك قد يمنحك إحساسًا بالسيطرة، إلا أن الإدارة التفصيلية لن ترهقك بمرور الوقت فحسب، بل إنها في الواقع تضر بمعنويات فريقك. على الرغم من أنه من الرائع أن تكون على استعداد للتشمير عن سواعدك والقيام بالعمل الإضافي عند إدارة مشاريع متعددة عليك أن تتعلم التفويض.
تعيين الأشخاص للمشاريع، وتوصيل الأدوار والمسؤوليات بوضوح، بحيث يعرف الجميع بالضبط ما هم مسؤولون عنه. استخدم مصفوفة المهارات أو برنامج جدولة الموارد لاكتشاف الأفضل لمهام معينة والسماح لهم بالقيام بالمهمة.
تُعد القدرة على تحديد أولويات المهام مهارة مهمة لمديري المشاريع. عند إدارة مشروعين في نفس الوقت، يصبح الأمر أكثر أهمية بالنسبة لك للتفوق في ذلك. يساعدك تحديد الأولويات على تجنب اتخاذ قرارات فوضوية تحت الضغط والعمل بشكل أكثر استراتيجية.
وكما أوضح أنطونيو نييتو-رودريغيز، الخبير الرائد في إدارة المشاريع وتنفيذ الاستراتيجيات، في كتابه مقالة HBR عن تحديد الأولويات:
إن تحديد الأولويات يزيد من معدلات نجاح المشاريع الاستراتيجية، ويزيد من مواءمة وتركيز فرق الإدارة العليا حول الأهداف الاستراتيجية، ويزيل كل الشكوك أمام الفرق التشغيلية عند مواجهة القرارات، والأهم من ذلك أنه يبني عقلية وثقافة التنفيذ.
إذن كيف يمكنك تحديد أولويات المشاريع لتلبية توقعات العميل وأهداف الشركة؟ باستخدام طريقة المسار الحرج (CPM) هي إحدى الطرق للقيام بذلك. وقد تم تطويره في الأصل من قبل شركة دوبونت في أواخر الخمسينيات من القرن الماضي، ولا يزال ينطبق على العديد من نماذج الأعمال، بما في ذلك تطوير البرمجيات أو المنتجات.
تستخدم التكلفة لكل ألف ظهور خوارزمية للجدولة بناءً على مجموعة من أنشطة المشروع، مثل التبعيات والوقت والمخرجات. وبهذه الطريقة يمكنك اكتشاف الأنشطة المهمة وتركيز جهودك عليها أولاً.
بمجرد تحديد أولويات العمل، قم بتوصيلها بوضوح إلى فرقك، حتى يعرف الجميع ما الذي يجب التركيز عليه.
في Teamdeck، نؤمن في Teamdeck أنه مع وجود أدوات تخطيط المشاريع والتقنيات، يمكنك النجاح في كل مشروع، وتقديم عمل عالي الجودة وإدارة فرقك بنجاح.
على الرغم من أن إدارة مشاريع متعددة قد تخيفك في البداية، إلا أنه يمكنك التغلب على ذلك. تعلّم كيف تديرها كمشروع واحد، وحافظ على تحديث خططك، وقم بتفويض المهام. سيساعدك تحسين هذه الأمور على النجاح.
لدينا برنامج تخطيط الموارد يتم اختياره من قبل شركات الإعلان وتكنولوجيا المعلومات المعروفة. هل تريد أن تعرف السبب؟
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...