إدارة المشاريع المتعددة: نصائح وأداة لمديري المشاريع

قد تكون إدارة مشروع واحد أمراً صعباً. إدارة مشاريع متعددة أصعب بكثير من ذلك. مع وجود العديد من المشاريع الجارية في وقت واحد تحتاج إلى التوفيق بين أهداف العمل والأهداف والجداول الزمنية والمواعيد النهائية المختلفة. مع تزايد مسؤولياتك وعدد المهام التي تحتاج إلى إدارتها، من السهل ارتكاب أخطاء مكلفة. فيما يلي بعض الأفكار للاستجابة للتحديات الشائعة التي يواجهها مديرو المشاريع أثناء إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.

تبدأ إدارة مشاريع متعددة بإنشاء خطة واحدة لجميع مشاريعك

بدون خطة رئيسية تغطي جميع مشاريعك، فإنك تخاطر بالضياع أو خلط الأمور.

وفقًا لورقة معهد إدارة المشاريع عن الدوافع الرئيسية للفعالية في إدارة المشاريع المتعددةفإنك تحتاج إلى التفكير في مشاريعك كمحفظة واحدة، حيث تؤثر المكونات على بعضها البعض:

"إدارة جميع المشاريع كمجموعة، من خلال تعديل جداولها الزمنية وربطها لتتناسب مع الموارد المتاحة، وإزالة التباين غير الضروري في أعباء العمل لمديري المشاريع المتعددة"

أنشئ جدولك الخاص الذي يتكون من كل مشروع تديره. بهذه الطريقة يمكنك الحصول على نظرة عامة على وقتك الخاص والمشاريع التي يجب أن تهتم بها في كل مرة.

حافظ على تحديث خططك 

إدارة التغييرات أمر حتمي بالنسبة لوظيفة مديري المشاريع. وتتمثل إحدى طرق النجاح في هذا المنصب في تعلم كيفية الاستجابة لها بمجرد حدوثها.

عند إدارة مشاريعك، تأكد من تحديث خططك دائمًا، حتى لا يفوتك أي شيء. بمجرد حدوث التغييرات، حدد مدى تأثيرها على نطاق المشروع وإذا كنت قادرًا على تسليم المشروع بالموارد التي لديك.

للتعرف على الحالة الحالية لمشروعك، راقب الجدول الزمني في أداة جدولة الموارد أو تحدث إلى فريقك خلال الاجتماعات اليومية. اسألهم عما إذا كانت هناك أي معوقات أو حواجز، حتى تتمكن من إزالة العقبات بمجرد ظهورها.

تجنب الإدارة التفصيلية عند إدارة مشاريع متعددة

قد يكون من المغري إدارة أكبر قدر ممكن من الأمور. التحكم في إنجاز كل مهمة، والموافقة على أدق التفاصيل، والتواصل مع المديرين التنفيذيين أو العملاء نيابةً عن فريقك حتى لو كان بإمكانهم القيام بذلك بأنفسهم - كل ذلك يعد إدارة دقيقة.

على الرغم من أن ذلك قد يمنحك إحساسًا بالسيطرة، إلا أن الإدارة التفصيلية لن ترهقك بمرور الوقت فحسب، بل إنها في الواقع تضر بمعنويات فريقك. على الرغم من أنه من الرائع أن تكون على استعداد للتشمير عن سواعدك والقيام بالعمل الإضافي عند إدارة مشاريع متعددة عليك أن تتعلم التفويض.

تعيين الأشخاص للمشاريع، وتوصيل الأدوار والمسؤوليات بوضوح، بحيث يعرف الجميع بالضبط ما هم مسؤولون عنه. استخدم مصفوفة المهارات أو برنامج جدولة الموارد لاكتشاف الأفضل لمهام معينة والسماح لهم بالقيام بالمهمة.

تعلم كيفية تحديد أولويات المهام

تُعد القدرة على تحديد أولويات المهام مهارة مهمة لمديري المشاريع. عند إدارة مشروعين في نفس الوقت، يصبح الأمر أكثر أهمية بالنسبة لك للتفوق في ذلك. يساعدك تحديد الأولويات على تجنب اتخاذ قرارات فوضوية تحت الضغط والعمل بشكل أكثر استراتيجية.

وكما أوضح أنطونيو نييتو-رودريغيز، الخبير الرائد في إدارة المشاريع وتنفيذ الاستراتيجيات، في كتابه مقالة HBR عن تحديد الأولويات:

إن تحديد الأولويات يزيد من معدلات نجاح المشاريع الاستراتيجية، ويزيد من مواءمة وتركيز فرق الإدارة العليا حول الأهداف الاستراتيجية، ويزيل كل الشكوك أمام الفرق التشغيلية عند مواجهة القرارات، والأهم من ذلك أنه يبني عقلية وثقافة التنفيذ.

إذن كيف يمكنك تحديد أولويات المشاريع لتلبية توقعات العميل وأهداف الشركة؟ باستخدام طريقة المسار الحرج (CPM) هي إحدى الطرق للقيام بذلك. وقد تم تطويره في الأصل من قبل شركة دوبونت في أواخر الخمسينيات من القرن الماضي، ولا يزال ينطبق على العديد من نماذج الأعمال، بما في ذلك تطوير البرمجيات أو المنتجات.

تستخدم التكلفة لكل ألف ظهور خوارزمية للجدولة بناءً على مجموعة من أنشطة المشروع، مثل التبعيات والوقت والمخرجات. وبهذه الطريقة يمكنك اكتشاف الأنشطة المهمة وتركيز جهودك عليها أولاً.

بمجرد تحديد أولويات العمل، قم بتوصيلها بوضوح إلى فرقك، حتى يعرف الجميع ما الذي يجب التركيز عليه.

اجعل إدارة المشاريع المتعددة أسهل مع البرامج المناسبة

في Teamdeck، نؤمن في Teamdeck أنه مع وجود أدوات تخطيط المشاريع والتقنيات، يمكنك النجاح في كل مشروع، وتقديم عمل عالي الجودة وإدارة فرقك بنجاح.

على الرغم من أن إدارة مشاريع متعددة قد تخيفك في البداية، إلا أنه يمكنك التغلب على ذلك. تعلّم كيف تديرها كمشروع واحد، وحافظ على تحديث خططك، وقم بتفويض المهام. سيساعدك تحسين هذه الأمور على النجاح.

هل تبحث عن برنامج لإدارة مشاريع متعددة؟

لدينا برنامج تخطيط الموارد يتم اختياره من قبل شركات الإعلان وتكنولوجيا المعلومات المعروفة. هل تريد أن تعرف السبب؟