تأتي إدارة المشاريع بنصيبها العادل من التحديات. من أصحاب المصلحة الصعبين إلى نقص الموارد، يجب أن يعرف مدير المشروع كيفية التعامل مع المواقف الصعبة. وما يجعل الأمر أكثر تحدياً هو حقيقة أن مديري المشاريع غالباً ما يعانون من عدد كبير من المهام والمواعيد النهائية الصارمة.
في الواقع، العديد من مديري المشاريع تم استقصاؤها مؤخراً من قبل مدير المشروع الرقمي اعترف بأن عدم توفر الوقت الكافي كان التحدي الأكبر الذي يواجههم.
إذا كنت مدير مشروع تتمنى لو أن أداة هيرميوني جرانجر السحرية التي كانت تستخدمها هيرميوني جرانجر متاحة للشراء، فلدينا بعض الأخبار السارة لك. لا، ليس بشأن الإمدادات السحرية. بل عن وقتك. يمكنك على الأرجح تحسين عملك من خلال استخدام تطبيقات قوية وتحسين عمليات إدارة المشاريع في مؤسستك. بالإضافة إلى أنه سيساعدك على تحقيق أهدافك المهنية.
ما هي الأهداف الرئيسية لمديري المشاريع الفعالين؟ بالنسبة للمبتدئين، فإنهم يريدون تسليم مشاريعهم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. بالإضافة إلى ذلك، فإنهم يأملون في تحسين عمليات مثل إدارة المخاطر أو تقدير المشروع أو التواصل مع الفريق. كيف يمكنك الاقتراب من تحقيق هذه الأهداف؟
من المؤكد أنه يجب عليك مواصلة العمل على مهاراتك في حل المشاكل والقيادة وإدارة المشاريع. ومع ذلك, في بعض الأحيان تحتاج ببساطة إلى أداة تتيح لك توفير بعض الوقت والعمل بذكاء أكبر. في منشور المدونة هذا، سنوضح لك كيف تيم ديككاملة برنامج إدارة الموارديساعد مديري المشاريع طوال دورة حياة المشروع.
يعرف مدير المشروع الفعال أن كل مرحلة من مراحل المشروع تساهم في نجاحه وتأثيره بشكل عام. وبالطبع، لكل مشروع خصائصه وتحدياته الفريدة، ولكن تبقى مراحل المشروع الرئيسية هي نفسها. دعنا نرى كيف يمكن لتطبيق مثل Teamdeck أن يساعد مديري المشاريع على تحسين عملهم في كل خطوة من خطوات المشروع.
يدرك قادة المشروع أن تخصيص الموارد جزء لا يتجزأ من نجاح المشروع. ضع الأشخاص المناسبين في المشاريع المناسبة، ومن المرجح أن يكون أمامك مشروع سلس.
إذا كان تخصيص أعضاء الفريق للمشاريع هو إحدى مسؤولياتك كمدير مشروع، فأنت تعلم أنها قد تكون مهمة شاقة للغاية. عندما تكون شركتك صغيرة، من المحتمل أنك تعرف جميع الموظفين، ولكن مع نمو مجموعة الموارد، يمكن أن تضيع بسهولة وتبدأ في التساؤل "من هو الشخص المناسب لهذا المشروع؟"
يوفر لك برنامج Teamdeck تقويم الموارد على مستوى الشركة حيث يمكنك الاطلاع على قائمة بالموظفين. ومع ذلك، فأنت بحاجة إلى معرفة المزيد عنهم بدلاً من مجرد أسمائهم لاتخاذ قرار مستنير بشأن ضمهم إلى فريقك. واعتماداً على احتياجات مؤسستك، يمكنك إضافة فئات مخصصة وإدخال المزيد من المعلومات حول أعضاء فريقك: مهاراتهم الفنية، ومستوى الأقدمية، والموقع، وما إلى ذلك. بصفتك مدير مشروع، يمكنك أيضاً الاطلاع على المشاريع السابقة التي شارك فيها شخص معين في شركتك، وهو ما قد يكون مفيداً عند تخصيص الموارد لمشروع مماثل.
التحدي الآخر الذي يواجهه مديرو المشاريع عند التخطيط للمشروع هو ترجمة التقديرات إلى جدول زمني. من المؤكد أنك تعرف أن مرحلة التصميم ستستغرق 120 ساعة مثلاً، لكن لا يمكنك ببساطة أن تفترض أنها ثلاثة أسابيع. عليك أن تأخذ في الحسبان العطلات المصرفية، وإجازات الموظفين، بالإضافة إلى قدرة الموظفين الحالية. سيكون تقويم الموارد الذي يحتوي على بيانات حول الحجوزات الحالية للأشخاص والإجازات المخطط لها لا يقدر بثمن هنا. يمكنك بسهولة تخطيط جدول المشروع والتحقق مما إذا كان يتماشى مع تواريخ المشروع المهمة.
يعرف مديرو المشاريع الفعّالون أنه من الضروري أن تسأل عميلك عن أي مواعيد نهائية خارجية يجب على فريقك مراعاتها، على سبيل المثال، حملة تسويقية تنسقها وكالة مختلفة. قد يتضح أنه سيتعين عليك التفاوض على بعض هذه المواعيد مع عميلك أو تغيير نطاق المشروع، ولكن من الأفضل معرفة ذلك في بداية المشروع.
بمجرد بدء المشروع، يجب أن يكون مدير المشروع الجيد على دراية بالجوانب المختلفة للعملية. من إدارة التوافر المتغير لفريقك إلى الإشراف على الميزانية، سيساعدك Teamdeck على العمل بشكل منتج.
يعرف مديرو المشاريع الفعّالون أن التخطيط للجدول الزمني للمشروع هو شيء واحد، ولكن لا يزال عليك أن تبقي إصبعك على النبض وإجراء التعديلات إذا لزم الأمر. أحد الأشياء التي ستساعدك على البقاء على اطلاع على الجدول الزمني لمشروعك وعلى الأشخاص / سعة الموارد هو رؤية جداول إجازات أعضاء فريقك. يمنحك Teamdeck هذه الفرصة - يمكنك رؤية الإجازات المصرح بها و طلبات الإجازات في تقويم الموارد.
نظرًا لأنه لا يمكن التخطيط لجميع حالات الغياب مسبقًا، فمن الأفضل أن يتم إخطارك بطلبات الإجازات الجديدة (عبر Slackعلى سبيل المثال). ستتمكن من تجنب الحجز المزدوج لشخص ما، بالإضافة إلى أنك ستحصل على فرصة لتعديل الجدول الزمني بالكامل عند الحاجة.
متوازن استخدام الموارد أمر بالغ الأهمية لرفاهية فريقك. لا يمكن للموظفين القيام بأفضل ما لديهم من عمل عندما يعملون أكثر من اللازم. ومع ذلك, غير مستغلة بشكل كافٍ يجعل فريقك غير سعيد أيضاً. بالإضافة إلى أن أياً من هاتين الحالتين ليس في صالح العمل. كمدير مشروع، يجب عليك مراقبة استخدام الموارد. يكون الأمر أسهل عندما الوقت الإضافي بوضوح كما هو الحال في Teamdeck. من السهل أيضًا اكتشاف نقص الاستخدام لأنك ترى بالضبط مقدار السعة المتبقية للأشخاص.
لماذا من المهم تتبع استخدام الأشخاص عبر تقويم مركزي للموارد؟ ألن يكون تقرير الجدول الزمني للمشروع القيام بالمهمة؟ تقارير المشروع مفيدة بالتأكيد. سنتحدث أكثر عنها في القسم التالي من هذه المدونة. ومع ذلك، تحتاج إلى مراقبة عبء العمل الكلي لفريقك، وليس فقط المشروع الذي تديره (اقرأ عن إدارة عبء العمل).
تخيل موقفًا يسجل فيه الموظف العدد "الصحيح" من الساعات في جداول أوقاته في الجداول الزمنية لمشروعك ويضع وقتًا إضافيًا لمشاريع أخرى، مثل تدريب الموظفين الجدد. قد يفوتك ذلك بسهولة إذا قمت بتحليل الجداول الزمنية لمشروعك فقط. بالنظر إلى Teamdeck تقويم الموارد، ومع ذلك، سترى جميع المشاريع التي يشارك فيها أي شخص.
يعد التحكم في الميزانية جزءًا مهمًا من الإدارة الناجحة للمشروع. يحتاج مديرو المشاريع إلى معرفة مقدار التكاليف التي تم إنشاؤها حتى الآن في أي لحظة خلال المشروع. ولكي تكون هذه الحسابات دقيقة، يجب على أعضاء الفريق أن يتتبعوا عملهم، ومن الأفضل أن يكون ذلك في الوقت الفعلي.
كيف يمكن ل Teamdeck المساعدة هنا؟ بالنسبة للمبتدئين، نحن نقدم طريقة مريحة للموظفين لملء جداولهم الزمنية باستخدام متتبع الوقت على الهاتف المحمول أو تطبيق الويب. علاوة على ذلك، يمكنك إنشاء تقرير تكاليف المشروع والذي سيتم تحديثه تلقائيًا في كل مرة يتم فيها إدخال وقت جديد في الجدول الزمني. إنه موفر كبير للوقت: يمكنك إعداد مثل هذا التقرير مرة واحدة، في بداية المشروع، ثم التحقق منه بانتظام بدلاً من إجراء العمليات الحسابية مرة أخرى.
من الضروري تحقيق التوازن الصحيح عندما يتعلق الأمر بالأنشطة القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة. ففي نهاية المطاف، إذا قضى موظفوك الكثير من الوقت في المهام غير القابلة للفوترة، فقد يصبح المشروع غير مربح. بصفتك مدير مشروع، تكون في أفضلية عندما تعرف تقسيم الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة. مع Teamdeck، هذا ممكن.
عندما يسجل فريقك وقتهم، يمكنهم تسمية إدخالات الوقت بعلامات مثل العمل الإضافي المعتمد، غير قابل للفوترة، البحث والتطويرإلخ. يمكنك تحديد العلامات الخاصة بك لتتناسب مع احتياجات شركتك. يمكن لقائد المشروع الاطلاع على توزيع العلامات المختلفة في فريق العمل الخاص به تقرير الجدول الزمني.
خلال المشروع، من المحتمل أن تقوم خلال المشروع بتطوير أفكار لتحسين إدارة سير عمل المشروع أو تعديل عمليات إدارة المشروع. في بعض الأحيان سيقترح أعضاء فريقك أنفسهم أفكارًا مختلفة للتحسين. على سبيل المثال، قد يفيدون بأن التواصل مع العملاء يستغرق الكثير من وقتهم الثمين. عندما تستخدم شركتك Teamdeck، يمكنك دائمًا البحث في البيانات للتأكد من صحة ملاحظة معينة. يمكن لعلامات الجداول الزمنية أن توضح لك بالضبط مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في اجتماعات العملاء، حتى تعرف ما إذا كان هناك مجال للتحسين.
إغلاق المشروع هو عندما يستطيع مدير المشروع النظر إلى الوراء وتحليل المشروع بأكمله. أحد التقارير التي نوصي بإعدادها هو المقارنة بين الساعات المقدرة والفعلية.
يسمح لك بمعرفة ما إذا كانت تقديرات فريقك دقيقة وتحديد المراحل التي بها أهم التباينات بين الساعات المخطط لها والساعات التي تم تتبعها. على سبيل المثال، قد يتبين لك أن مرحلة التصميم تشتهر بالتقليل من تقديرها في المشاريع المختلفة. ربما يجب على الأشخاص المسؤولين عن تقديرها أن يضيفوا مخزونًا إضافيًا إلى تقديراتهم الأولية؟
سيكون هذا التحليل مفيدًا ليس لك فقط ولكن أيضًا لمدراء المشاريع الآخرين وإدارة شركتك. ويمكن أن يساعد الجميع على تجنب أخطاء الماضي وضمان وجود ممارسات ناجحة لإدارة المشاريع في مشاريع شركتك المستقبلية.
لن يحل التطبيق الرائع محل مهارات القيادة أو القدرة على التواصل مع أعضاء فريقك. ومع ذلك، يمكن أن يساعدك على زيادة الإنتاجية، أو اكتشاف الأنماط المقلقة في الوقت المحدد، أو التشغيل الآلي بعض مهام إدارة مشروعك. والنتيجة؟ عملية فعالة لإدارة المشاريع تؤثر بشكل إيجابي على أرباح شركتك بالإضافة إلى رفاهية فريقك.
هل تريد أن تصبح مدير مشروع ناجحاً؟ جرّب Teamdeck! احصل على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوماً.
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...