من الصعب تخيل وكالة أو شركة برمجيات أو حتى شركة ناشئة تركز على المنتجات بدون مدير مشروع. فهم يتأكدون من أن المشاريع، أياً كان تعريفها في شركة معينة، يتم تسليمها بنجاح: في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ويؤدي مديرو المشاريع دورًا محوريًا في توجيه المشروع من البداية إلى الإنجاز، مما يضمن توافق جميع أعضاء الفريق مع الأهداف واستخدام الموارد بكفاءة. في هذه المقالة، سنلقي مزيدًا من الضوء على دور مدير الموارد ومسؤولياته، وربما نقنعك بأن وجود شخص مسؤول بمفرده عن إدارة وتخطيط موارد المشروع هو استثمار قيّم لمؤسستك.
مدير الموارد أثناء عملية إدارة المشروع - تعيين الموارد [شاشة من Teamdeck - برنامج إدارة الموارد]
أما مدير الموارد، من ناحية أخرى، فهو دور لا تراه كثيرًا في فرق إدارة المشاريع. وهذا ليس لأن وظيفتهم ليست على نفس القدر من الأهمية: بل على العكس تمامًا. ولكن في معظم الأحيان، يتم تقسيم جهود إدارة موارد المشروع إلى أدوار متعددة. في هذه المقالة، سنلقي مزيدًا من الضوء على دور مدير الموارد، وربما نقنعك بأن وجود شخص مسؤول عن الوصف الوظيفي لمدير الموارد مسؤول فقط عن إدارة وتخطيط موارد المشروع هو استثمار قيّم لمؤسستك.
قبل أن تفهم أهمية مدير الموارد ومهاراته ومعارفه وواجباته المرتبطة بمدير الموارد، عليك أن تعرف أين يقع في سياق المشروع وإدارة المشروع.
كما يعلم الكثيرون، من خلال المشروع - خاصةً في مجتمع إدارة المشاريع - نفهم العديد من الأشياء التي تنطوي على العديد من الموارد المختلفة. من المواد، والمعدات، إلى الأهم - الأشخاص ومهاراتهم. بالنسبة للمشروع، يجب أن تتخيل: تطوير موقع إلكتروني، إعادة تشكيل تصميم الزجاجات - على سبيل المثال - في صناعة البيرة؛ التوسع في المبيعات في سوق جديد، بناء سد على نهر ما، إلخ. كما يمكنك أن تتخيل، كل منها يعني العديد من الأفراد، والحرف، والمقاولين من الباطن، والأجهزة، والأدوات، والتكوينات، والتبعيات، والخطوات الصغيرة، والمهام التي يتضمنها المشروع. ولكن لا يوجد مشروع بدون العنصر الأهم - الأشخاص. الأشخاص - أولئك الذين يكلفون به وأولئك الذين يقومون بتنفيذه. وكما يقترح معهد إدارة المشاريع إدارة المشروع هي استخدام معارف ومهارات وأدوات وتقنيات محددة لتقديم شيء ذي قيمة للأشخاص. من القادة إلى القوى العاملة والمقاولين من الباطن. من الأشخاص الذين يقومون بالجدولة إلى الأشخاص الذين يتم اختيارهم للمشاركة في مرحلة ما من المشروع. بالطبع، المشاريع ليست متشابهة وتحتاج إلى العديد من الكفاءات المختلفة. ولكن على الرغم من وجود العديد من الاختلافات بينها، إلا أنها تشترك في شيء ما.
سواء كنت متخصصًا أو رائدًا في إدارة المشاريع التسويقية أو كنت تمثل إدارة المشاريع للوكالات الإبداعية، فإن كل مشروع هو عملية مرتبة ومنظمة. لتصور ذلك بطريقة سهلة، دعنا نستخدم تعريفاً بسيطاً قدمه projectmanager.com: إدارة المشاريع هي نظام تخطيط وتنفيذ وإنجاز المشاريع. يمكن أن يتظاهر كل مصطلح من هذا التعريف بأنه موضوع منفصل، ولكن ليس هذا ما نود التأكيد عليه. ما يجب أن تراه هو العملية.
يرى التعريف الوارد أعلاه أن إدارة المشروع عملية تتألف من ثلاث خطوات. ولكن يمكن تقسيم هذه العملية إلى أربع أو خمس أو ست خطوات. ومع ذلك، فإن كل منها يتضمن بضع مجموعات أخرى من العناصر والعمليات الأصغر والمهام و-بالطبع- التحديات. وللعملية مصطلحها الخاص بها. إنها دورة حياة إدارة المشروع. والأكثر انتشارًا هي النسخة ذات المراحل الخمس. تم تطويرها من قبل معهد إدارة المشاريع، وهي تشمل التصور والبدء، والتخطيط، والتنفيذ، والأداء/المراقبة، وإغلاق المشروع.
نظرًا لأن الموضوع الرئيسي لهذه المقالة يدور حول تضارب دورين - مدير المشروع ومدير الموارد - يجدر بنا أن نتوقف قليلاً وننظر بتمعن في الصورة أعلاه. لماذا؟ لأن مدير الموارد يشارك في العديد من المراحل المذكورة أعلاه والعمليات التي تنطوي عليها كل مرحلة.
[المصدر: التقرير السنوي "حالة إدارة المشاريع"، ويلينغتون 2020].
لتصور أهمية إدارة الموارد (أو مدير الموارد - لنقولها بشكل مباشر)، دعنا نستخدم ملخصًا للبحث السنوي حالة إدارة المشاريع الذي قدمته شركة ويلينغتون. بفضل مجموعة معارف إدارة الموارد، يتم تعريف إدارة استخدام الموارد على أنها:
"(...) الحصول على الموارد وتخصيصها وإدارتها، مثل الأفراد ومهاراتهم والأموال والتكنولوجيا والمواد والآلات والموارد الطبيعية اللازمة للمشروع. تضمن إدارة الموارد استخدام الموارد الداخلية والخارجية بفعالية في الوقت المحدد ووفقًا للميزانية."
هذا التعريف ليس أسهل تعريف على الإطلاق، بسبب غموض مصطلحاته، وبالتالي يمكن أن يكون مناسباً جداً لأطروحة أكاديمية. ولكن من دون التعمق أكثر من اللازم، فإن الدور العام للوصف الوظيفي لمدير الموارد هو تخطيط وجدولة وتخصيص الموارد الأكثر فائدة والأكثر ملاءمة (معظمها من الموظفين أو المقاولين من الباطن ذوي المهارات المناسبة) لإكمال مشروع ما بالتوقعات المطلوبة والوقت والميزانية المحددة مسبقاً.
عندما نقارن بين تعريفات إدارة المشاريع وإدارة الموارد، ستظهر لنا - للوهلة الأولى - العديد من أوجه التشابه بين التوصيف الوظيفي لكل منهما. فما هي العلاقة بين مدير المشروع ومدير الموارد؟
ربما تكون أسهل طريقة لفهم الفرق بين مديري الموارد البشرية ومديري المشاريع هي تحليل المستوى الذي يعملون فيه:
هناك جانب آخر يميز مديري المشاريع عن مديري إدارة المشاريع، وهو أن مدير المشروع عادةً ما يتعامل مع سلسلة من العمليات المحددة زمنيًا. حيث يكون لمشاريعهم جداول زمنية ثابتة أو، على سبيل المثال، تقويمات سريعة يلتزمون بها. ومن ناحية أخرى، يعمل مدير الموارد بشكل مستمر لأنه عادةً ما يشارك في جميع المشاريع التي تحدث في شركة معينة.
عادة ما يكون مدير الموارد مسؤولاً عن إدارة الموارد!
يلعب مديرو الموارد دورًا حاسمًا في الإشراف على تخصيص الموارد، وتلبية طلبات الموارد، وضمان نجاح المشروع، وبالتالي المساهمة بشكل كبير في الإنتاجية التنظيمية والأهداف الاستراتيجية.
يتعاون مديرو الموارد مع العديد من فرق الموارد البشرية داخل المؤسسات:
قد يتوقع مديرو الموارد العمل مع الأقسام الأخرى أيضًا، اعتمادًا على موارد الشركة وحجمها وهيكلها. وكما قال نيل ويتن إن مدير الموارد لديه وظيفة شبه مستحيلة - مع مطالب تأتيه من كل اتجاه يمكن تخيله - لكنها وظيفة يمكن أن يكون لها تأثير عميق على نجاح المؤسسة.
الإدارة الفعالة للموارد عامل حاسم في الإدارة الناجحة للمشروع. فمن الأسهل بكثير تنسيق المشروع عندما يكون لديك فريق قادر على تلبية متطلبات الموارد الخاصة به (سواء من حيث المهارات أو التوافر). عادةً ما تبدأ الشركات في ملاحظة العواقب السلبية لسوء إدارة الموارد عندما تنمو. في مؤسسة صغيرة، من الممكن تمامًا أن يقوم مديرو المشاريع بتعيين فرقهم الخاصة أو الحصول على المشورة من الإدارة عندما يكون هناك تعارض في الموارد. عندما يكون هناك المزيد من المشاريع، والمزيد من الموظفين، والمزيد من مديري المشاريع، يكون الوقت مناسبًا لتعيين مدير موارد لفريقك.
ضع في اعتبارك أن مدير الموارد المخصص هو مساعدة هائلة، ولكنه ليس الطريقة الوحيدة لاتخاذ قرارات أفضل لتخطيط الموارد. حتى قبل أن تقوم بتعيين أول مدير موارد، يمكنك دعم مديري مشاريعك من خلال منحهم إمكانية الوصول إلى برنامج مخصص لإدارة الموارد SaaS.
يصف خبراء جدولة الموارد ومديري المشاريع الناجحين تطبيق Teamdeck بأنه أداتهم المفضلة لإدارة الموارد. يساعد تطبيقنا على جدولة الموارد ومراقبة عبء العمل وقياس أدائها. يُظهر تقويم الموارد في Teamdeck الأشخاص المتاحين والمشغولين والأشخاص الذين هم في إجازة: تعيين الأشخاص للمشاريع أسهل بكثير بهذه الطريقة. هل تريد رؤية أداتنا أثناء العمل؟ حدد موعداً لمكالمة مع أنيلا.
تساعد برامج إدارة الموارد مثل Teamdeck على تبسيط عملية تخصيص الموارد، مما يسهل إدارة الموارد بفعالية. فهو يقلل من فرص الاستخدام المفرط ويضمن تخصيص الموارد على النحو الأمثل.
يمكن أن يؤدي استخدام أدوات إدارة الموارد إلى تحسين كفاءة إدارة المشاريع بشكل كبير. وتوفر هذه الأدوات رؤية واضحة لتوافر الموارد والمهارات والتخصيص، مما يساعد في تخطيط وتنفيذ المشاريع بشكل أفضل.
تلعب التكنولوجيا دوراً حاسماً في إدارة الموارد. وتوفر الحلول البرمجية المتقدمة ميزات مثل التتبع في الوقت الحقيقي، والجدولة الآلية، وإعداد التقارير المفصلة، والتي تساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بتخصيص الموارد.
لا تخلو إدارة الموارد من التحديات. إذ يمكن أن تشكل قضايا مثل ندرة الموارد، والإفراط في استخدامها، ونقص استخدامها عقبات كبيرة. تتطلب الإدارة الفعالة للموارد تخطيطًا دقيقًا ورصدًا مستمرًا وتدخلًا في الوقت المناسب.
للتغلب على تحديات إدارة الموارد، يمكن للشركات اعتماد عدة استراتيجيات. وتشمل هذه الاستراتيجيات التخطيط المنتظم للقدرات، والتدريب والتطوير المستمر للموارد، واستخدام أدوات متقدمة لإدارة الموارد.
يتطور مجال إدارة الموارد باستمرار. من المتوقع أن تؤدي الاتجاهات الناشئة مثل استخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وتحليلات البيانات إلى إحداث ثورة في طريقة إدارة الموارد في المستقبل.
وفي الختام، فإن دور كل من مديري المشاريع ومديري الموارد ضروريان لإنجاز المشاريع بنجاح داخل أي منظمة. وعلى الرغم من أن مسؤولياتهما قد تتداخل في بعض المجالات، إلا أن كل دور منهما يجلب مجموعة فريدة من المهارات ووجهات النظر التي تعتبر حاسمة لتحقيق أهداف المشروع. يعد فهم هذه الأدوار وكيف يكمل كل منهما الآخر أمرًا حيويًا لأي شركة تتطلع إلى تحسين قدراتها في إدارة المشاريع.
مديرو المشاريع: هؤلاء المهنيون مسؤولون عن تنفيذ المشروع وإنجازه بشكل عام. فهم ينسقون جهود فريق المشروع، ويديرون الجدول الزمني للمشروع، ويشرفون على الميزانية، ويضمنون أن مخرجات المشروع تفي بالمعايير المطلوبة. مديرو المشاريع هم المسؤولون الرئيسيون عن التواصل داخل المشروع، حيث يتواصلون مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق والشركاء الخارجيين لضمان توافق الجميع وعملهم على تحقيق نفس الأهداف. كما أنهم يحددون المخاطر والفرص، ويتخذون القرارات الاستراتيجية لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
مديرو الموارد: من ناحية أخرى، يعمل مديرو الموارد على مستوى أوسع. فهم يشرفون على تخصيص الموارد وإدارتها عبر مشاريع متعددة داخل المؤسسة. وينصب تركيزهم الأساسي على ضمان توفر الموارد المناسبة في الوقت المناسب، مع المهارات اللازمة لتلبية متطلبات المشروع. يعمل مديرو الموارد عن كثب مع مديري المشاريع لحل التضاربات، وإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة، ودعم عملية تخطيط الموارد بشكل عام. كما أنهم يؤدون دورًا حاسمًا في تخطيط القدرات، وتطوير القوى العاملة، وأحيانًا المهام المتعلقة بالموارد البشرية مثل التوظيف والتدريب.
التآزر بين مديري المشاريع ومديري الموارد: يعد التعاون بين مديري المشاريع ومديري الموارد أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أفضل النتائج للمشاريع. فبينما يركز مديرو المشاريع على تفاصيل المشاريع الفردية، يضمن مديرو الموارد استخدام موارد المنظمة بكفاءة في جميع المشاريع. ويساعد هذا التآزر في تحقيق التوازن بين أعباء العمل وتجنب النقص في الموارد وزيادة إنتاجية فريق المشروع إلى أقصى حد. كما أنه يتيح المزيد من التخطيط الاستراتيجي والاستشراف بشكل أفضل، حيث يمكن لمديري الموارد توفير رؤية أوسع لتوافر الموارد والقيود المفروضة عليها.
أهمية برمجيات إدارة الموارد: يمكن أن يؤدي استخدام برامج إدارة الموارد المخصصة، مثل Teamdeck، إلى تعزيز كفاءة وفعالية كل من مديري المشاريع ومديري الموارد بشكل كبير. وتوفر هذه الأدوات منصة مركزية لتتبع توافر الموارد والمهارات والمهام. وهي توفر رؤى في الوقت الفعلي وجدولة آلية وتقارير مفصلة لا تقدر بثمن لاتخاذ قرارات مستنيرة. وبالاستفادة من هذه البرمجيات، يمكن للمؤسسات تحسين عمليات تخطيط الموارد، وتقليل مخاطر الاستخدام المفرط أو الاستخدام الناقص، وضمان تزويد المشاريع بالموظفين المناسبين.
مواجهة التحديات والاتجاهات المستقبلية: لا تخلو الإدارة الفعالة للموارد من التحديات. إذ يجب على المؤسسات التعامل مع قضايا مثل ندرة الموارد، ومتطلبات المشروع المتغيرة، والحفاظ على التوازن بين المشاريع المتعددة. ومع ذلك، يمكن إدارة هذه التحديات بفعالية باستخدام الاستراتيجيات والأدوات الصحيحة. إن التخطيط المنتظم للقدرات، والتدريب والتطوير المستمر، واستخدام التقنيات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي هي بعض الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعد المؤسسات على البقاء في المقدمة.
بالنظر إلى المستقبل، من المتوقع أن يتطور مجال إدارة الموارد بشكل أكبر مع دمج التقنيات الناشئة. على سبيل المثال، يمكن أن يوفر الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي تحليلات تنبؤية، مما يساعد المديرين على التنبؤ بالاحتياجات من الموارد وتحديد المشكلات المحتملة قبل ظهورها. يمكن أن يؤدي هذا النهج الاستباقي لإدارة الموارد إلى تنفيذ المشاريع بكفاءة أكبر ونتائج أفضل.
أفكار أخيرة: في نهاية المطاف، لا غنى عن مديري المشاريع ومديري الموارد على حد سواء في إطار إدارة المشاريع في المؤسسة. ومن خلال فهم أدوارهم المتميزة والاستفادة من نقاط قوتهم الفريدة، يمكن للشركات تحقيق نهج أكثر تماسكًا وفعالية في إدارة المشاريع. لا يقتصر الاستثمار في أدوات واستراتيجيات إدارة الموارد على دعم هذه الأدوار فحسب، بل يعزز أيضًا الكفاءة والنجاح العام للمؤسسة. من خلال التعاون الفعال والتخطيط الاستراتيجي، يمكن لمديري المشاريع ومديري الموارد أن يقودوا المشاريع إلى النجاح، مما يضمن استخدام الموارد على النحو الأمثل وتحقيق الأهداف ضمن الأطر الزمنية والميزانيات المطلوبة. هذا النهج الشامل لإدارة المشاريع والموارد هو المفتاح لتعزيز بيئة مشاريع منتجة ومستدامة في أي منظمة.
كاملة إدارة الموارد البشرية الحل للفرق الداخلية وفرق العمل عن بُعد
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...