من الصعب أن تتخيل وكالة أو شركة برمجيات أو حتى شركة ناشئة تركز على المنتجات بدون مدير مشروع. فهم يتأكدون من أن المشاريع (أياً كان تعريفها في شركة معينة) يتم تسليمها بنجاح: في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
ما يحصل عليه قراؤنا بفضل هذا المقال:
- الاختلافات بين مهارات مديري الموارد ومديري المشاريع وأدوارهم
- أهمية برنامج إدارة الموارد لـ إدارة موارد المشروع
أما مدير الموارد، من ناحية أخرى، فهو دور لا تراه كثيرًا في فرق إدارة المشاريع. وهذا ليس لأن وظيفتهم ليست بنفس الأهمية: بل على العكس تماماً. ولكن في أغلب الأحيان إدارة موارد المشروع تنقسم الجهود إلى أدوار متعددة. في هذه المقالة، سنلقي مزيدًا من الضوء على دور مدير الموارد، وربما نقنعك بأن وجود شخص مسؤول وحده عن إدارة تخطيط موارد المشروع استثماراً قيماً لمؤسستك.
ما هو دور مدير الموارد؟
البحث عن مدير موارد في عملية إدارة المشروع
قبل أن تتعرف على أهمية مدير الموارد ومهاراته ومعارفه وواجباته المرتبطة بمدير الموارد، عليك أن تعرف أين يقع في سياق المشروع وإدارة المشروع.
كما يعلم الكثيرون، من خلال المشروع - وخاصة في مجتمع إدارة المشاريع - نفهم العديد من الأشياء، التي تنطوي على العديد من الموارد المختلفة. من المواد، والمعدات، إلى الأهم - الأشخاص ومهاراتهم. بالنسبة للمشروع يجب أن تتخيل
- تطوير الموقع الإلكتروني,
- إعادة تشكيل تصميم الزجاجات - على سبيل المثال - في صناعة البيرة;
- توسع المبيعات في سوق جديدة,
- بناء تام على بعض الأنهار، إلخ.
كما يمكنك أن تتخيل، كل منها يعني العديد من الأفراد، والحرف، والمقاولين من الباطن، والأجهزة، والأدوات، والتكوينات، والتبعيات، والخطوات الصغيرة، والمهام التي يتضمنها المشروع. ولكن لا يوجد مشروع بدون العنصر الأهم - الأشخاص. الأشخاص - أولئك الذين يكلفون به وأولئك الذين يقومون بتنفيذه. وكما يقترح معهد إدارة المشاريع
إدارة المشاريع هي استخدام معارف ومهارات وأدوات وتقنيات محددة لتقديم شيء ذي قيمة للأشخاص.
من القادة إلى القوى العاملة والمقاولين من الباطن. من الأشخاص الذين يقومون بالجدولة إلى الأشخاص الذين يتم اختيارهم للمشاركة في مرحلة ما من المشروع.
بالطبع، المشاريع ليست متشابهة وتحتاج إلى العديد من الكفاءات المختلفة. ولكن على الرغم من وجود العديد من الاختلافات بينها، إلا أنها تشترك في شيء ما.
سواء كنت متخصصًا أو رائدًا في إدارة مشاريع التسويقسواء كنت تمثل إدارة المشاريع للوكالات الإبداعية، كل مشروع هو عملية مرتبة ومنظمة. لتصور هذا بطريقة سهلة ما هي إدارة المشاريع، دعونا نستخدم تعريفًا بسيطًا قدمه موقع projectmanager.com
إدارة المشاريع هي نظام تخطيط المشاريع وتنفيذها واستكمالها.
يمكن أن يتظاهر كل مصطلح من هذا التعريف بأنه موضوع منفصل، ولكن ليس هذا ما نود التأكيد عليه. ما يجب أن تراه هو العملية.
يرى التعريف أعلاه إدارة المشروع كعملية تتألف من 3 خطوات. ولكن يمكن تقسيم هذه العملية إلى 4 أو 5 أو 6 خطوات. ومع ذلك، فإن كل منها يتضمن بضع مجموعات أخرى من العناصر والعمليات الأصغر والمهام و- بالطبع - التحديات.
لهذه العملية مصطلحها الخاص بها. إنها دورة حياة إدارة المشروع. و رالأكثر انتشارًا هو الإصدار ذو المراحل الخمس. تم تطويرها من قبل معهد إدارة المشاريع وتشمل
- الحمل والبدء,
- التخطيط,
- التنفيذ,
- الأداء/المراقبة,
- وإغلاق المشروع.
لماذا نتحدث عن دورة حياة إدارة المشروع؟
نظرًا لأن الموضوع الرئيسي لهذا المقال يدور حول تضارب دورين - مدير المشروع ومدير الموارد - يجدر بنا أن نتوقف قليلاً وننظر بتمعن في الصورة أعلاه. لماذا؟ لأن يشارك مدير الموارد في العديد من المراحل المذكورة أعلاه والعمليات التي تنطوي عليها كل مرحلة.
لماذا وما هي إدارة الموارد وما هي إدارة الموارد؟
لتصور أهمية إدارة الموارد (أو مدير الموارد - لنقولها بشكل مباشر) دعنا نستخدم ملخص البحث السنوي حالة إدارة المشاريع الذي قدمته شركة ويلينغتون.
بفضل مجموعة معارف الإدارة المتقدمة للنقل الآلي المعزز إدارة الموارد هي:
(...) الحصول على الموارد وتخصيصها وإدارتها، مثل الأفراد ومهاراتهم والأموال والتكنولوجيا والمواد والمواد والآلات والموارد الطبيعية اللازمة للمشروع. تضمن إدارة الموارد استخدام الموارد الداخلية والخارجية بفعالية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
هذا التعريف ليس أسهل تعريف على الإطلاق، بسبب غموض مصطلحاته، وبالتالي يمكن أن يكون مناسباً جداً لرسالة أكاديمية. لكن ثمن دون التعمق أكثر من اللازم، فإن الدور العام لمدير الموارد هو تخطيط وجدولة وتخصيص الموارد الأكثر فائدة والأكثر ملاءمة (معظمها من الموظفين المهرة المناسبين أو المقاولين من الباطن) لإكمال المشروع بالتوقعات المطلوبة والوقت والميزانية المحددة مسبقًا.
عندما نقارن بين تعريفي إدارة المشاريع وإدارة الموارد، ستظهر لنا - للوهلة الأولى - العديد من أوجه التشابه بينهما. فما هي العلاقة بين مدير المشروع ومدير الموارد؟
مدير الموارد مقابل مدير المشروع - ما الفرق بينهما؟
ربما تكون أسهل طريقة لفهم الفرق بين مديري الموارد ومديري المشاريع هي تحليل المستوى الذي يعملون فيه:
- يعمل مديرو المشاريع على مستوى المشروع: فهم يديرون مشروعًا واحدًا (أو مشروعين). وهم مسؤولون عن إنجازه من قبل فريق المشروع.
- يعمل مديرو الموارد على مستوى الشركة: فهم مسؤولون عن تخصيص الموارد المناسبة لمشاريع متعددة.
هناك جانب آخر يميّز مديري المشاريع عن مديري إدارة المشاريع، وهو أن مدير المشروع عادةً ما يتعامل مع سلسلة من العمليات المحددة زمنيًا. حيث يكون لمشاريعهم جداول زمنية ثابتة أو على سبيل المثال، تقويمات سريعة يلتزمون بها. ومن ناحية أخرى، يعمل مدير الموارد بشكل مستمر لأنه عادةً ما يشارك في جميع المشاريع التي تحدث في شركة معينة.
الواجبات النموذجية لمدير المشروع:
يتضمن دور مدير المشروع ما يلي:
- بناء خطة إدارة المشروع وتنسيق تسليم المشروع.
- تحديد الاحتياجات من الموظفين (يمكن لمدير الموارد البشرية إدارة هذه الطلبات).
- تتبع وقت الموظف و تقدير التكاليف.
- وضع التوقعات لفريق المشروع.
- التواصل مع العملاء/أصحاب المصلحة.
- إدارة أداء الفريق من خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع بانتظام.
- المراقبة و تتبع ميزانية المشروع.
- تحديد المخاطر والفرص في المشروع طوال دورة حياته: تقديم الاقتراحات والتحسينات اللازمة.
- الإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع.
- توثيق المشروع.
- تبسيط العمل والحفاظ على شفافية المشروع باستخدام برنامج إدارة المشروع.
- التعاون مع البائعين الخارجيين و/أو العاملين المستقلين.
- قيادة فريق المشروع: تحسين العمليات، ورعاية مشاركة الموظفين، وتشجيع التغذية الراجعة.
- وعلى غرار مديري المشاريع، يقوم مدير الموارد بتتبع الوقت وتخطيط ميزانية المشاريع والتحكم في توافر موظفين معينين لمشاريع معينة.
بطبيعة الحال، تتطلب المشاريع المختلفة مهام مختلفة يقوم بها مديرو المشاريع. ومع ذلك، فإن الجانب الحاسم في عملهم هو ضمان التسليم الناجح للمشروع.
الواجبات النموذجية لمدير الموارد:
عادةً ما يكون مدير الموارد مسؤولاً عن:
- تخطيط الموارد وتخصيصها. تعيين الأشخاص للمشاريع بناءً على مهاراتهم أو خبراتهم السابقة أو توافرهم أو ميزانية المشروع.
- تخطيط سعة الموارد. يحتاج مدير الموارد إلى التأكد من أن موارد مؤسسته لديها القدرة الكافية لتسليم المشاريع القادمة.
- دعم مديري المشاريع في المشاريع الجارية إدارة موارد المشروع الجهود. غالبًا ما يكون مدير المشروع هو أول شخص يكتشف المشاكل: الإفراط في استخدام الموظفين، أو عبء العمل غير المتكافئ، أو العمل الإضافي. ويمكن لمدير الموارد أن يتدخل ويساعد مديري المشاريع من خلال إعادة تخصيص الموارد، أو تعديل الأهداف أو المتطلبات، أو تعيين أشخاص جدد في الفريق.
- توظيف موظفين جدد. بمعرفة متطلبات كل مشروع، غالبًا ما يكون مدير الموارد هو أفضل شخص لتوظيف أشخاص ذوي مؤهلات مناسبة للمشروع.
يمكن لمديري الموارد أن يكونوا مسؤولين أيضاً عن العمليات المتعلقة بالموارد البشرية: كشوف المرتبات، ومزايا الموظفين، والتدريب. ويعتمد كل ذلك على الهيكل التنظيمي لشركة معينة.
يتعاون مديرو الموارد مع فرق متعددة داخل المؤسسات:
- الموارد البشرية - يجب أن يعملوا معًا بشكل وثيق من أجل توظيف الأشخاص المناسبين وتحديد أدوارهم.
- مكتب إدارة المشاريع/الإنتاج - تحديد الواجبات لموظفين معينين داخل المشروع.
- المبيعات - تخطيط سعة فريق العمل والتنبؤ باحتياجات التوظيف.
قد يتوقع مديرو الموارد العمل مع الأقسام الأخرى أيضًا، اعتمادًا على حجم الشركة وهيكلها. كما قال نيل ويتن: يضطلع مدير الموارد بوظيفة شبه مستحيلة - حيث تأتي الطلبات من كل اتجاه يمكن تخيله - لكنها وظيفة يمكن أن يكون لها تأثير عميق على نجاح المؤسسة.
متى يتم تعيين مدير موارد؟
الإدارة الفعالة للموارد عامل حاسم في الإدارة الناجحة للمشروع. فمن الأسهل بكثير تنسيق مشروع ما عندما يكون لديك فريق عمل قادر على تلبية متطلباته (سواء من حيث المهارات أو التوافر). عادةً ما تبدأ الشركات في ملاحظة العواقب السلبية لسوء إدارة الموارد عندما تنمو. في مؤسسة صغيرة، من الممكن تمامًا أن يقوم مديرو المشاريع بتعيين فرقهم الخاصة أو الحصول على المشورة من الإدارة عندما يكون هناك تعارض في الموارد. عندما يكون هناك المزيد من المشاريع، والمزيد من الموظفين، والمزيد من مديري المشاريع، يكون الوقت مناسبًا لتعيين مدير موارد لفريقك.
ضع في اعتبارك أن مدير الموارد المخصص هو مساعدة هائلة، لكنه ليس الطريقة الوحيدة لاتخاذ قرارات أفضل لتخطيط الموارد. حتى قبل أن تقوم بتعيين أول مدير موارد، يمكنك دعم مديري مشاريعك من خلال منحهم إمكانية الوصول إلى برنامج SaaS لإدارة الموارد SaaS.
تقديم مدير موارد في شركتك مع Teamdeck
يصف خبراء جدولة الموارد ومديري المشاريع الناجحين تطبيق Teamdeck بأنه أداتهم المفضلة لإدارة الموارد. يساعد تطبيقنا على جدولة الموارد ومراقبة عبء العمل وقياس أدائها. يُظهر تقويم الموارد في Teamdeck الأشخاص المتاحين والمشغولين والأشخاص الذين هم في إجازة: تعيين الأشخاص للمشاريع أسهل بكثير بهذه الطريقة. هل تريد رؤية أداتنا أثناء العمل؟ حدد موعداً لمكالمة مع أنيلا.
