عادة ما تبذل الشركات الكثير من الجهد في تخصيص الموارد. أنت تريد أن تبقي الجميع مشغولاً مع التأكد من أن مهامهم ذات قيمة (وهو ما يعني غالبًا ما يعني مدفوعة الأجر) للشركة. يصبح الأمر صعبًا حقًا مع نمو فريقك، خاصةً عندما يتعين عليك تعيين أشخاص لمشاريع متعددة تحدث في نفس الوقت.
تحتوي المادة على:
بعض الصيغ لكيفية قياس معدل استخدام الموارد
ماذا يعني التوافر في استخدام الموارد
الدور المؤثر لـ برنامج إدارة الموارد في استخدام الموارد
الفروق بين الاستخدام الإنتاجي والاستخدام القابل للفوترة
كيفية تنفيذ استخدام الموارد
من أسهل الطرق للتحقق مما إذا كانت جهود التخصيص الخاصة بك ناجحة أم لا هي تتبع استخدام فريقك للموارد وسعة الموارد. قبل أن نقدم لك مختلف مقاييس وصيغ استخدام الموارد، نود أن نعرّف استخدام الموارد بطريقة مفهومة. حيث نقدم في هذه المقالة - مثل العديد من المقالات الأخرى - مقارنة بين التعريفات والمعاني والمصطلحات المستخدمة من قبل مديري المشاريع.
ترتبط نظرة ثاقبة استخدام الموظفين أو الموارد بمصطلحي "الاستخدام المفرط" و"الاستخدام الناقص". كلاهما يجب أن تكون على دراية بهما. لماذا؟ لأن كثرة العمل أو الواجبات أثناء (تعدد المهام) في مشروع ما لا تجعل المشروع ينجز بشكل كامل أو بالوظائف التي فكرت فيها. لذا، قبل أن نبدأ، ألقِ نظرة على استنتاج جارتنر من البحث كيفية تجنب إثقال كاهل فريق مشروع تكنولوجيا المعلومات لديك.عادةً ما يؤدي التحميل الزائد على الأشخاص إلى نتائج عكسية، مما يقلل من الأداء ويزيد من الأخطاء. تُظهر أبحاث جارتنر أن الفرق ذات الاستخدام المنخفض يمكن أن تقلل من الوقت الذي يستغرقه تقديم قيمة الأعمال بمقدار 301 تيرابايت أو أكثر. بمعرفة ذلك، فإن إغلاق معدلات استخدام الموارد ومراقبة معدلات استخدام الموارد عن كثب أمر منطقي.
دور استخدام الموارد في إدارة المشاريع
أين يتم استخدام الموارد في عملية إدارة المشروع؟
وباستعارة تعريف معهد إدارة المشاريع (PMI)، تُفهم إدارة المشاريع على أنها استخدام معارف وكفاءات ومهارات وأجهزة وأدوات وبرامج وعمليات وتقنيات محددة لإنتاج شيء "ذي قيمة للناس". يمكن تفسير ذلك بسهولة بأن إدارة المشروع تتعلق بالقيام بالأشياء باستخدام ما لدينا. ذهنيًا وماديًا.
وإذا أردنا أن نكون ساخرين، يمكننا أن نستخدم غموض عبارة "قيمة للناس" ونقول إن مفهوم PMI المقترح للمشروع يمكن أن يعني أيضًا إنشاء حركة اجتماعية، بما في ذلك حركة سياسية أو دينية.
ولكن بالمقارنة مع تعريف معهد إدارة المشاريع المذكور أعلاه، يمكن اعتبار مقترح جمعية إدارة المشاريع أكثر صرامة. ويؤكد الأخير على معايير غير متحيزة وقابلة للقياس، مثل الوقت والميزانية.
في مجال الأعمال التجارية، كلاهما - وإن كانا قابلين للتفاوض - يفرضان إطار عمل معين للمشروع. وسواء كنا نتحدث عن مهمة عميل أو مهمة قدمها مدير الشركة إلى قسم التسويق، يجب أن تكتمل المهمة ضمن الإطار الزمني المتوقع أو، لكي نكون واقعيين، أن تكون مجدية تجاريًا وتحقق عائدًا على الاستثمار. لذا، وفقًا لـ APM إدارة المشروع هي تطبيق العمليات، والأساليب، والمهارات، والمعارف، والخبرات لتحقيق أهداف محددة للمشروع وفقًا لمعايير قبول المشروع ضمن المعايير المتفق عليها. إدارة المشروع لها مخرجات نهائية مقيدة بمقياس زمني وميزانية محدودة. لذا، على العكس من الإدارة فقط، إذا تحدثنا عن المشاريع في إدارة المشاريع، فإن كل منها يحتوي على متطلبات مثل الوقت والميزانية لكل مشروع يجب أن يتم إنجازه. فيما يلي بعض الأمثلة على موارد المشروع (مع بعض المتطلبات):
صنع قنبلة ذرية ذات قوة تفجيرية لا تقل عن قوة انفجار القنبلة القيصرية، في غضون 24 شهرًا، وفي حدود ميزانية قدرها $50 مليون
بناء سد على نهر فيستولا حتى 31 مارس 2025، مع عدم تجاوز الميزانية البالغة 120 مليون دولار أمريكي
تطوير تطبيق لسطح المكتب (بما في ذلك تحليل مسار التحويل واختيار الأفضل) في 8 أسابيع لصالح شركة تصنيع أحذية، بمبلغ 12000 دولار أمريكي
إنعاش وضع العلامة التجارية (بما في ذلك توزيع مواد جديدة للعلامة التجارية) في غضون 12 شهرًا في حدود ميزانية قدرها $100000
من خلال الأمثلة أعلاه، يمكننا أن نتخيل مدى ضخامة عدد الخطوات والمهام الإدارية والإجراءات التي ينطوي عليها كل مشروع. كم عدد الأشخاص - من ذوي المهارات ذات الصلة - الذين يشاركون في كل منها؟
لذا، كما قيل أعلاه، فإن إدارة المشروع هي تطبيق العملية. أو يمكننا أن نقولها مباشرة: المشروع هو عملية. والعملية تسمى دورة حياة إدارة المشروع. يمكن العثور على الإنترنت على الإنترنت على الفرملة إلى 3 و 4 و 5 وحتى 6 و 7 مراحل من هذه العملية. لكن الأكثر شيوعًا هو الذي ينتمي إلى معهد إدارة المشاريع المذكور ويفترض 5.
كما ترى، كل مرحلة عبارة عن مجموعة من المهام، وهناك العديد من القضايا والتحديات المختلفة وراء كل مرحلة. ومن الجدير بالذكر أيضًا - خاصة بالنسبة لأولئك الذين هم في بداية دورهم كمدير مشروع - أنه لا ينبغي دائمًا التعامل مع هذه المراحل حسب التسلسل الزمني. فبعض العناصر يمكن أن تبدأ في وقت مبكر، في حين أن البعض الآخر عملية مستمرة خلال المشروع (مثل إدارة الأداء، أو - لنكون أكثر دقة فيما يتعلق بموضوع هذه المقالة - استخدام أداة تخطيط الموارد). ويتم تحسين كل منها - بطريقة ما - بطريقة ما خلال العملية. ويعد تسوية الموارد أسلوبًا مهمًا يستخدم لتحقيق التوازن في تخصيص الموارد وتجنب الاستخدام المفرط أو الاستخدام الناقص خلال دورة حياة المشروع.
بالعودة إلى الموضوع الرئيسي، أين تكمن أهمية استخدام الموارد في عملية دورة حياة رئيس الوزراء؟
من بين المراحل الخمس للعملية، يمكن العثور على استخدام الموارد في المرحلة الثالثة. كجزء من مرحلة الرصد والمراقبة أو، على وجه الدقة، كجزء من إدارة الأداء.
البدء والحمل
التخطيط
الإطلاق والتنفيذ
المراقبة والتحكم - المراقبة والتحكم - يتضمن التحقق من الأداء، أي استخدام الموارد
إغلاق المشروع
بالنسبة للقادة، يعتبر استخدام الموارد هو المقياس ومؤشر الأداء الرئيسي الأكثر قيمة وفائدة في إدارة الأداء.
المقاييس الأكثر قيمة في إدارة الأداء - استخدام الموارد وتخصيص الموارد
كما نعلم، فإن تخطيط الموارد وجدولة الموارد أمران أساسيان لضمان ازدهار خطة المشروع. استخدام الموارد بكفاءة الموارد هو جزء آخر من هذه الألغاز، أو - كما نود أن نقول - إدارة الموارد. في حين أن تخصيص الموارد يشير إلى - لنقل ببساطة - تعيين مورد ماهر لمهمة ما، فإن استخدام الموارد يقيس الفعالية والوقت الذي يقضيه هذا المورد خلال المهمة الموكلة إليه (العمل المدفوع أو الاستراتيجي أو الساعات/الدقائق غير المدفوعة الفواتير، الساعات/الدقائق الإدارية، إلخ).
يتفق استخدام الموارد مع المؤشر الذي يساعد مديري المشاريع ومديري الموارد على معرفة كيف يقضي موظفوهم وقتهم خلال المشروع. وبفضل هذه المعرفة، فإنهم يتخذون أحكامًا وقرارات أكثر كفاءة في مجال توفير الموارد، مما يزيد من الإنتاجية والربحية. يقيس استخدام الموارد إنتاجية كل موظف و/أو صيغة معدل الاستخدام الفريق بأكمله. فهو يراقب هل يتم استخدام موظفيك بشكل مفرط أو غير مستغل بشكل كافٍ ويحدد سياسة إدارة عبء العمل.
لنقولها بشكل أكثر دقة، من وجهة نظر مديري المشاريع والأعمال حساب معدل استخدام الموارد هو مصطلح يستخدم لوصف النسبة المئوية للوقت المتاح للموظف الذي يتم استخدامه في المهام أو المشاريع القابلة للفوترة. تُظهر معدلات استخدام الموارد مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في المهام القابلة للفوترة، بالإضافة إلى مدى إنتاجية كل عضو في الفريق. يساعد التنبؤ بالموارد مديري المشاريع على التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية من الموارد بناءً على مقاييس الاستخدام الحالية.
وبعبارة أخرى، فإن استخدام الموارد هو مقياس يوضح ما إذا كان فريقك بأكمله أو موظفين محددين محجوزين بالكامل. وهو يشير إلى عملية تخطيط المشروع والاستفادة القصوى من الموارد المتاحة في الشركة.
على سبيل المثال، عندما تعرف أن هناك شخصًا ما مستغلاً بشكل مفرط بالفعل ولديه الكثير من المهام، يمكنك البحث عن شخص آخر لديه مجموعة مهارات مماثلة تناسب مشروعك. يساعد هذا المقياس أيضًا في تحديد الأشخاص الذين لا يتم استخدامهم بشكل كافٍ، بحيث يمكنك تعيين مشاريع جديدة لهم.
كيف يتم حساب استخدام الموارد؟
الطريقة الوحيدة لمعرفة ذلك هي استعراض الخيارات واختيار أفضل ما يناسب احتياجاتك. يمكن أن تساعد تقنيات تحسين الموارد في تحسين كفاءة ودقة حسابات استخدام الموارد الخاصة بك.
الصيغة النموذجية لاستخدام الموارد هي:
معدل استخدام الموارد = وقت الانشغال/ الوقت المتاح
توضح لك هذه القيمة، معبراً عنها بالنسبة المئوية، مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في العمل.
على الرغم من أن الأمر يبدو واضحًا ومباشرًا، إلا أن هناك العديد من الأسئلة التي تثار عند محاولة قياس استخدام الموارد. هل يجب أن تبني حسابك على وقت العمل الفعلي (الجداول الزمنية) أو بالأحرى وقت العمل المخطط له؟ ماذا عن العطلات و إجازات مدفوعة الأجر? كم مرة يجب عليك تتبع خطة استخدام الموارد الخاصة بفريقك على أي حال؟ يمكن لاستراتيجية تخصيص الموارد المحددة جيدًا أن تؤثر بشكل كبير على دقة حسابات معدل استخدام الموارد الخاصة بك.
والإجابة هي: يعتمد الأمر على ذلك. هناك العديد من المتغيرات لدرجة أنه من المستحيل تقريبًا التوصية بحل جيد عالميًا. الطريقة الوحيدة لمعرفة ذلك هي استعراض الخيارات واختيار أفضل ما يناسب احتياجاتك.
مقارنة الحجوزات بتوافر فريقك
تتمثل إحدى طرق قياس استخدام سعة الموارد في مقارنة مدى توفرها بساعات العمل المخطط لها.
تُعد الجدولة الفعالة للموارد ضرورية لضمان توافق الحجوزات مع توافر الفريق.
استخدام الموارد = ساعات العمل المخطط لها (الحجوزات) / الساعات المتاحة
الميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي أنه إذا كانت النتيجة منخفضة للغاية، فلا يزال بإمكانك تحسين خططك. توجه إلى الجدول الزمني الخاص بك ومعرفة ما إذا كانت مشاريعك مخططة بشكل صحيح. يمكن أن تساعد خطة تخصيص الموارد الشاملة في ضمان استخدام جميع الموارد بفعالية وتقليل الفجوات. ربما يكون لدى بعض الأشخاص ثغرات في حجوزاتهم، أو ربما يكون لديك على سبيل المثال مطوران يعملان 4 ساعات/الأسبوع على مشروع بينما يمكنك أن يكون لديك شخص واحد يعمل بدوام كامل عليه؟
اكتشف كيف يمكنك سد الثغرات في جدول فريقك الزمني. ربما يجب عليك بدء مشروع للبحث والتطوير أو تقديم إجازة للابتكار؟ لن يساعدك ذلك على تجنب ضياع الإنتاجية فحسب، بل هو أيضاً طريقة جيدة للحفاظ على تفاعل الموظفين. نقص الاستخدام محبط لموظفيك أكثر مما قد تدركه أنت.
احذر من أن يكون لدى الأشخاص الكثير من المهام على عاتقهم. فهناك خطر ألا يتم تسليم مهامهم في الوقت المحدد (بالإضافة إلى أنك لا تريدهم أن يكونوا مرهقين). قد يوحي لك الإفراط في الحجز بأنك بحاجة إلى توظيف أعضاء جدد في الفريق.
أخيرًا، يعد حساب الاستخدام التقديري للموارد طريقة سهلة لفريق المبيعات الخاص بك لمعرفة مقدار المساحة المتبقية في خط الإنتاج الخاص بك. وبهذه الطريقة تقل احتمالية تفويتك لفرص العمل (أو الالتزام بمشاريع لا يمكنك تسليمها في الوقت المحدد).
إجمالاً، يساعدك تحليل درجة استخدام الموارد المستندة إلى الحجوزات على تحسين وتحسين استخدام الموارد وتخصيصها والتنبؤ باحتياجات المبيعات أو التوظيف.
قارن الجداول الزمنية بتوافر فريقك
هناك طريقة أخرى لقياس الموارد وتحقيق معدلات الاستخدام الأمثل، وهي مقارنة ساعات العمل المسجلة لفريقك (الجداول الزمنية) بالساعات المتاحة. يعتقد الكثير من الناس أن هذه هي الطريقة الوحيدة لإظهار كيفية حساب استخدام الموارد بدقة، لأنك تعمل على ساعات العمل الفعلية، وليس فقط التقديرات. يعد تتبع الموارد أمرًا ضروريًا لمراقبة وتسجيل استخدام الموارد بدقة مع مرور الوقت.
الاستفادة من الموارد = ساعات العمل المسجلة/ساعات العمل المتاحة
يعتقد الكثير من الناس أن هذه هي الطريقة الوحيدة لإظهار كيفية حساب استخدام الموارد بدقة، لأنك تعمل على ساعات العمل الفعلية، وليس فقط التقديرات.
نظرًا لأن هذه النتيجة بأثر رجعي، لا يمكنك عادةً التراجع عن الضرر حتى لو كانت نتيجتك مخيبة للآمال. ومع ذلك، فهي تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل في المستقبل.
تختلف البيانات التاريخية المتعلقة باستخدام موارد الفريق ويمكن أن تكون مؤشراً جيداً لما إذا كنت بحاجة إلى توظيف أشخاص إضافيين (أو إيجاد مهام إضافية لأعضاء فريقك الحاليين). يمكنك أيضاً التحقق من مدى إنتاجية موظفيك.
توصيتي هي استخدام كلتا الطريقتين لحساب استخدام الموارد. وقارن الاستخدام الفعلي (المسجل) بالاستخدام المقدر (استناداً إلى الحجوزات) وحلل الفروق. يمكن أن تشير إلى وجود مشاكل في تقدير عبء العمل أو مشاكل في إدارة المشروع. تحقق مما إذا كان هناك أشخاص أو مشاريع تتكرر أكثر أو أقل من درجة الاستخدام المقدرة. يسمح لك هذا التحليل باكتشاف مجالات التحسين واتخاذ الإجراءات اللازمة. ويساعد تحليل استخدام الموارد مديري المشاريع على فهم الأنماط واتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات للمشاريع المستقبلية.
كيف يمكن تعريف "التوافر" ولماذا هو مهم لنتائج استخدام الموارد؟
الآن بعد أن تعرفت على الصيغ المختلفة لحساب استخدام الموارد، حان الوقت لجعل الأمور أكثر تعقيدًا بعض الشيء. حتى الآن، استخدمنا مصطلح "الساعات المتاحة". ولكن ماذا يعني هذا المصطلح؟ هل يجب أن تفكر في التوافر على أنه الوقت الذي كان فيه موظفك في العمل؟ أم يجب عليك تضمين الإجازات والعطلات الرسمية أيضاً؟
في البداية، قد تعتقد في البداية أن تضمين وقت الإجازة في التوافر الإجمالي أمر غير بديهي، ففي النهاية من الواضح أن الناس لم يكونوا متوفرة إذن. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أنك قد تظل بحاجة إلى تعويض موظفيك عن هذه الفترة إذا كنت تعمل بأجور ثابتة.
بصفتك صاحب عمل، قد ترغب كصاحب عمل في معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه أعضاء فريقك في العمل فعلياً في المخطط الكبير للأشياء. إذا قررت تضمين وقت الإجازة في حسابك، فضع في اعتبارك أن معدل الاستخدام المثالي للموارد في فريقك يمكن أن يكون أقل بكثير خلال أشهر ذروة الإجازات (ديسمبر/كانون الأول وأغسطس/آب). يساعد تخطيط توافر الموارد على ضمان توفر الموارد المناسبة عند الحاجة، حتى خلال فترات ذروة الإجازات.
تستخدم بعض الشركات 2080 كعدد ثابت من الساعات (52 أسبوعًا * 40 ساعة). والبعض الآخر يحسب العدد الفعلي لساعات العمل المتاحة في سنة معينة. إذا كنت ترغب في إجراء تصفية أكثر تقدمًا (على سبيل المثال تضمين ساعات الإجازة، باستثناء العطلات المصرفية، مع مراعاة موظفون بدوام جزئي)، يجب عليك التفكير في استخدام برنامج إدارة الموارد.
الاستخدام الإنتاجي واستخدام الموارد القابلة للفوترة
عندما يكون تعريفك لـ "ساعات العمل المتاحة" جاهزًا، يجب أن تفكر في ما تسميه "ساعات العمل". هل تتحدث عن جميع الساعات التي يقضيها موظفوك في القيام بأنشطة متعلقة بالعمل، مثل إنشاء مشروع داخلي؟ أو ربما الساعات التي يقضونها في العمل على أشياء يمكنك تحصيل رسوم من عملائك مقابلها.
يمكنك حساب ما يسمى بـ "الاستخدام الإنتاجي"، الذي يأخذ في الاعتبار جميع ساعات العمل المشغولة، و"الاستخدام القابل للفوترة". والثاني ذو قيمة خاصة للوكالات أو الاستشارات أو دور البرمجيات: الشركات التي تعمل على مشاريع لعملائها. من خلال الاستخدام القابل للفوترة، يمكنك قياس مقدار الوقت الذي يخصصه موظفوك للعمل الذي يدرّ عليهم أموالاً بالفعل. فوترة الموارد أمر بالغ الأهمية لتتبع وإدارة الساعات القابلة للفوترة لمشاريع العملاء.
قياس استخدام الموارد في الوقت الفعلي
ربما تكون قد حددت الصيغة التي ستستخدمها لقياس مدى توافر الموارد واستخدامها، ولكن عليك أن تأخذ في الحسبان البيانات المتغيرة باستمرار. يتغير توافر الأشخاص في المستقبل في كل مرة يطلبون فيها يوم إجازة أو يمرضون، مما يؤثر أيضاً على حجوزاتك.
يجب أن يتم تحديث بياناتك بانتظام وأن يتم تعديل درجة استخدام فريقك في الوقت الفعلي أيضاً. أسهل طريقة للبقاء على رأس هذا الأمر هي استخدام برنامج إدارة الموارد. تسمح إدارة الموارد في الوقت الفعلي بإجراء تعديلات ديناميكية على تخصيص الموارد بناءً على البيانات الحالية. لقد قمنا ببناء Teamdeck كأداة لإدارة الموارد يمكنها أتمتة جهودك بحيث يمكنك التركيز على مهام إدارة المشروع.
كيف يساعد برنامج إدارة الموارد في استخدام الموارد؟
يستخدم Teamdeck ثلاثة أنواع من نقاط البيانات لحساباتك:
التوافر (بالإضافة إلى الإجازات أو العطلات الرسمية),
الحجوزات (ساعات العمل المخطط لها),
الجداول الزمنية (ساعات العمل المسجلة).
بهذه الطريقة يمكنك حساب الاستخدام المقدر وكذلك الاستخدام الفعلي للفريق ثم المقارنة بينهما. يأتي هذا البرنامج مع مجموعة تقارير تسمح لك بتصور بياناتك ومشاركتها مع أعضاء فريقك الفردي (أو العميل). توفر أدوات إدارة الموارد ميزات شاملة لتتبع وتحليل وتحسين استخدام الموارد.
