تعد التقديرات غير الدقيقة من بين أكثر تحديات إدارة المشاريع شيوعًا. عند البدء في مشروع جديد لتكنولوجيا المعلومات، فأنت تريد أن تعرف أمرين: كم سيستغرق من الوقت وكم سيكلف. للإجابة على هذين السؤالين، يجب عليك تقدير المشاريع التي توشك على تنفيذها. لا توجد قاعدة سحرية تقول إن المشروع X يستغرق 12 أسبوعًا ويكلف $150,000. أو أن الموقع الإلكتروني Y يستغرق تطويره 10 أسابيع ويتكلف $100,000.
ما ستتعلمه من هذه المقالة:
- كيف يستعد مديرو المشاريع لتقدير التكاليف في إدارة المشاريع؟
- ما هي تقنيات التقدير المفيدة لتقدير المشروع؟
- كيف يتم التخطيط لإعداد نفسك لتقدير التكاليف باستخدام الصيغ؟
لا يمكنك تقييم الجدول الزمني للمشروع أو تكلفته دون تقدير دقيق، حتى لو كان نطاق المشروع مشابهًا جدًا لما قمت به من قبل. ومع ذلك، فإن الأمور تزداد سوءًا: لن يمنحك التقدير إجابة دقيقة 100% على هذه الأسئلة أيضًا. إذن، لماذا نقوم بالتقدير؟ لأنها الطريقة الوحيدة لوضع افتراضات حول الجدول الزمني للمشروع وميزانيته وعبء العمل والموارد اللازمة لإنجازه.
بتقدير المشروع، يمكنك أيضًا جدولة الموظفين الذين يتمتعون بالخبرة والمهارات المناسبة. ما يمكنك القيام به حيال ذلك هو استخدام المنهجيات والتقنيات التي ستتيح لك التقدير بأقصى دقة ممكنة. إليك كيفية استخدام منهجية أجايل وتقنية بوكر التخطيط لإنشاء تقديرات ذات مغزى لمشروعك.
قام جيمس جرينينج بتطوير جلسة بوكر التخطيط المعروفة باستراتيجيتها في عام 2002 والتي أطلق عليها اسم بوكر سكروم. في بداية الخمسينيات من القرن الماضي، كانت طريقة التقدير التي اتبعها في أوائل الخمسينيات من القرن الماضي، وهي طريقة "دلفي" ذات النطاق العريض، تستغرق وقتاً طويلاً جداً ولها قيود أخرى. في حالة غرينينغ، كانت خطة البوكر في الأصل تتعلق بمعالجة مشكلة كان اللاعبون فيها متحمسين للغاية ومفرطين في التركيز على الفوز. وقد استخدم مايك كوهن، مؤسس تحالفات أجايل وتحالفات سكروم، هذه التقنية في وقت لاحق في مقال بعنوان "التقدير والتخطيط الرشيق".
يعتمد البدء في مشروع ناجح في الغالب على مدى فهمك الجيد لما يدور حوله في الواقع. ويشمل ذلك:
- فهم توقعات عميلك
- فهم أهداف المشروع والهدف الرئيسي منه
- إنشاء قائمة بالميزات المطلوبة
بمجرد حصولك على موجز العميل والحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات حول متطلبات المشروع، يمكنك سرد جميع الميزات وتمريرها إلى فريقك.
من أجل القيام بذلك، قم بإنشاء تراكم للمنتج يتألف من جميع الميزات التي يجب إنجازها. يمكنك بعد ذلك تحديد أولوياتها وتقييم مدى تعقيدها وتقدير المدة التي سيستغرقها إكمالها. يجب أن تتكون الأعمال المتراكمة المناسبة للمنتج من:
- قصص المستخدم - وصف الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها في كل خطوة من خطوات استخدام المنتج
- معايير القبول - قائمة بالعناصر اللازمة لاكتمال القصة
- نقاط القصة - تقدير حجم العمل والمخاطر والتعقيد في قيمة النقاط النسبية
- المهام الخاصة بقصص المستخدم - اذكر المهام التي يجب القيام بها من أجل تقديم قصة المستخدم
من الأهمية بمكان إشراك فريق التطوير في إنشاء وترتيب أولويات الأعمال المتراكمة للمنتج لضمان إجراء تقييمات دقيقة وواقعية.
بعد أن تكون قائمة الميزات جاهزة، قم بتعيين أولوية لكل واحدة منها. يمكنك استخدام طريقة تحليل MoSCoW لفرزها على النحو التالي:
- يجب أن يكون
- يجب أن يكون
- يمكن أن يكون
- لن يكون
تطوير مشروع، ركز على الأشياء التي عليك تقديمها في المقام الأول. يمنحك بناء نموذج MVP إمكانية اختبار الفرضيات حول فكرتك قبل إكمال المشروع بأكمله، وعرضه على أصحاب المصلحة أو المستخدمين التجريبيين، وجمع الملاحظات المهمة لمواصلة تطوير بقية الميزات.
يمكن أن يساعدك تحديد الأولويات أيضًا في تقدير المشروع. عندما تركز على الميزات الرئيسية والميزات التي تحتاج إلى إنجازها أولاً، يمكنك وضع افتراضات أكثر دقة حول تقدير إنجازها. أما بالنسبة للميزات "الممكنة"، فيمكنك البدء بتقدير تقريبي لها، حيث إنها في مرحلة متقدمة من عملية التطوير ويمكن أن يتغير الكثير بحلول الوقت الذي يصل فيه فريقك إليها (وإذا وصل فريقك إليها، حيث يمكنك بعد جمع الملاحظات حول أفضل أداء لديك أن تغير محور المشروع ولا تدرج جميع الوظائف المخطط لها في البداية).
ومع ذلك، من المهم أن تقدر جميع الميزات، بغض النظر عن أولويتها (باستثناء الميزات التي "لن يكون لها" بالطبع)، حيث تريد الحصول على نظرة عامة على المشروع بأكمله في وقت واحد. ومع وصولك إلى المراحل التالية من المشروع، يمكنك إعادة تقييم نطاق العمل للتأكد من أن تقديراتك لا تزال دقيقة.
الآن بعد أن اكتملت لديك الأعمال المتراكمة للمنتج، حان الوقت لتقدير كل عنصر من عناصره. للقيام بذلك، نستخدم نقاط القصة. وهي عبارة عن وحدات تستخدمها فرق Agile لتقييم العمل المطلوب لإكمال كل عنصر من العناصر المتراكمة. تساعد نقاط القصة على تعيين القيمة النسبية لعناصر تراكمات المنتج. فهي لا ترتبط بالوقت ويمكن أن تحمل قيمًا مختلفة للفرق المختلفة، لذا فهي لا تحمل قيمة عاطفية. وبالتالي، من المحتمل ألا يقوم أعضاء الفريق بحشو التقديرات لمجرد أن يكونوا آمنين. يساعد بوكر التخطيط فرق البرمجيات على تخطيط سير العمل وتحسين معدلات تسليم المشروع.
باستخدام نقاط القصة، يمكن للفريق تقدير
جلسة التخطيط هي إحدى تقنيات التقدير على المستوى الإجمالي، باستخدام نسخة معدلة من متتابعة فيبوناتشي: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100. لتقدير البنود من تراكمات المنتج، يحصل أعضاء الفريق على نفس مجموعات بطاقات البوكر التخطيطية التي تحمل أرقامًا عليها. ثم، بعد تقديم موجز لعنصر تراكم المنتج من قبل مالك المنتج (الذي لا يصوّت) والمناقشة، يختارون بشكل خاص البطاقة التي تحتوي على عدد نقاط القصة التي يعتبرونها ذات صلة بحجم العمل المطلوب لإكمال هذا العنصر ويكشفون عنها في نفس الوقت.
إذا اختلفت الأرقام، يناقش أعضاء الفريق سبب اختيارهم لهذا المقدار من نقاط القصص، ثم يصوتون مرة أخرى. هذا جزء من عملية التخطيط بوكر التخطيط، وهي طريقة تقدير قائمة على الإجماع تُستخدم في أجايل لتقدير الجهد المبذول لقصص المستخدمين. يفعلون ذلك حتى يتوصلوا إلى توافق في الآراء ثم ينتقلون إلى العنصر التالي من تراكمات المنتج. وإذا كان الرقم المتفق عليه مرتفعًا، فلنقل 20 أو 40 أو أعلى، فهذا يعني أن القصة قد تتطلب الكثير من العمل لسباق سريع واحد وقد تحتاج إلى تقسيمها إلى مهام أصغر. من الناحية المثالية، يجب أن يستغرق عرض العنصر والمناقشة والتصويت حوالي دقيقتين، مما يسمح بتقدير العمل المتراكم بأكمله في فترة زمنية قصيرة. ولكن بما أن الهدف هنا هو تقدير الأعمال المتراكمة بأكملها في وقت واحد، خذ وقتك، ولا تقلق عندما تستغرق بعض القصص وقتًا أطول قليلاً لتقييمها.
تُظهر لك سرعة الفريق ما هي وتيرة تطوير المشروع. وهي تساعد في فهم أمرين:
- ما هو حجم العمل الذي يستطيع فريقك إنجازه في سباق سريع واحد
- ما هو التاريخ المتوقع للانتهاء من النطاق بالكامل، على افتراض أنه ثابت
تختلف السرعة باختلاف كل فريق. يمكنك تقييمها بعد التكرارات الأولية عندما يكون فريقك قد عمل بالفعل على بعض الميزات. على سبيل المثال، إذا كنت قد أدرجت أربعة عناصر متراكمة للمنتج في التكرار الأول لعدد إجمالي يبلغ 20 نقطة قصة، وأنهى الفريق ثلاثة منها بما يعادل 15 نقطة قصة، فهذه هي السرعة الحالية لفريقك. تذكر أن العناصر المكتملة فقط هي التي تحتسب. حتى لو تمكنوا من البدء بالعنصر الرابع لكنهم لم ينتهوا منه، فإنه لا يحتسب.
يلعب مسؤول سكروم الرئيسي دورًا حاسمًا في تسهيل عملية التقدير وضمان دقة التقييمات خلال هذه الجلسات.
بعد التفاوض على نقاط القصة وتقييم سرعة الفريق، يمكنك تحديد الجدول الزمني للمشروع. للقيام بذلك، اجمع سرعة الفريق من التكرارات الثلاثة الأخيرة واقسمها على ثلاثة. على سبيل المثال، إذا كانت السرعة من تلك التكرارات 20 و23 و17، فإن متوسط السرعة يساوي 20 نقطة تقريبًا. إذا تم تقدير إجمالي حجم العمل ب 100 نقطة في القصة، فمع متوسط سرعة 20 نقطة، سيستغرق الأمر 5 تكرارات لإكمال المشروع. على افتراض أن التكرار الواحد يستغرق أسبوعين، يجب عليك تسليم المشروع في 10 أسابيع.
لتحديد ميزانية مشروعك، يمكنك استخدام هذه المعادلة الأساسية: (إجمالي نقاط القصة/السرعة * عدد ساعات عمل الفريق في كل سباق سريع) + التكاليف غير المتعلقة بالعمالة = الميزانية المقدرة. إذا كان لديك إجمالي عدد نقاط القصة مقسومًا على متوسط السرعة، اضرب عدد سباقات السرعة في 40 ساعة أسبوعيًا لكل عضو في الفريق لتحصل على تكلفة العمالة. ثم أضف التكاليف غير المتعلقة بالعمالة مثل التكاليف الرأسمالية وتكاليف المعدات وتكاليف الصيانة وتكاليف التدريب وما إلى ذلك. على سبيل المثال، لدينا مشروع يقدر بـ 100 قصة ومتوسط سرعة فريقنا هو 20. بتعيين فريق مكون من 5 أشخاص للمشروع بمعدلات $50 في الساعة، فإن ساعات عمل الفريق لكل سباق سريع تساوي $20,000 و$100,000 لـ 5 سباقات. مع تكلفة افتراضية غير متعلقة بالعمالة تبلغ $50,000، فإن الميزانية المقدرة لمشروعنا ستكون $150,000. وبالنظر إلى فترات الثقة على مستويات نموذجية تتراوح بين 80-120%، فإن النطاق المبلغ عنه لميزانيتنا الآن هو $120,000 إلى $180,000.
تذكر أنه لا يوجد تقدير دقيق 100%. من الأفضل إعادة تقدير مشروعك كل بضعة تكرارات، حيث قد تتغير أشياء، مثل توفر الموارد أو سرعة الفريق أو نطاق المشروع، بمرور الوقت. بإعادة التقدير، فإنك تتأكد من أن تقديرك محدث. سيساعدك استخدام برنامج تتبع الوقت وجدولة الموارد أيضًا على إدارة مدى توفر فريقك وإعادة تعيينهم إذا لزم الأمر. باستخدام التقنيات والأدوات الصحيحة، يمكنك أن تجعل تقديراتك أكثر موثوقية وأن تخطط لمشروعك القادم بشكل أفضل.
يعد التقدير الدقيق للمشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح إدارة المشروع. يمكنك تحسين دقة تقديراتك من خلال فهم التوقعات والأهداف، وإنشاء تراكم مفصل للمنتجات، وتحديد أولويات الميزات، واستخدام تقنيات مثل نقاط القصة و"بوكر التخطيط"، يمكنك تحسين دقة تقديراتك. كما أن إعادة التقدير المنتظم واستخدام أدوات لتتبع الوقت وإدارة الموارد يعززان من موثوقية الجداول الزمنية والميزانيات الخاصة بمشروعك. باتباع هذه الممارسات، يمكنك التغلب على تحديات التقديرات غير الدقيقة وضمان نتائج أفضل للمشروع.
استخدم تقنية تقدير بوكر التخطيط بكل سهولة
تحقق من سبب اختيار برنامج إدارة الموارد الخاص بنا من قبل مديري المشاريع من هيل-كنولتون أو ستورميند جيمز
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
عادة ما تبذل الشركات الكثير من الجهد في تخصيص الموارد. فأنت تريد أن تبقي الجميع مشغولين مع التأكد من أن مهامهم ذات قيمة (وهو ما يعني في كثير من الأحيان أن تكون مدفوعة الأجر) للشركة. يصبح الأمر صعبًا حقًا عندما يكون فريقك...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...