إن صناعة التكنولوجيا ديناميكية بشكل لا يصدق: فالمشاريع تتغير، وتظهر حلول جديدة للتنفيذ باستمرار، وتواجه الفرق دوران الموظفين. يتطلب إتقان هذا الإعصار من التغييرات أن تكون إدارة الموارد الخاصة بك صلبة للغاية. ستوضح لك هذه المقالة كيفية القيام بذلك.
يتعرف قراؤنا على
معرفة كيفية التحسين إدارة موارد المشروع ضروري لأي دار برمجيات. هذه حقيقة. فهم يبيعون وقت موظفيهم مقابل أموال عملائهم. في النهاية، نحن لا نتحدث عن وظيفة متكررة حيث يأتي نفس الموظفين كل يوم، ولسنوات عديدة، إلى المكتب لأداء نفس المهام لمدة 8 ساعات.
قبل أن تقرر اتخاذ الخطوات اللازمة لتحسين إدارة الموارد في شركة البرمجيات الخاصة بك، عليك أن تعرف لماذا يستحق الأمر جهدك. سوف تفعل ذلك:
يأتي الوقت الذي تقرر فيه بعد العصف الذهني مع فريق إدارتك أن هناك شيئًا ما يحتاج إلى التغيير بالتأكيد وأن شركتك تحتاج إلى حلول جديدة. أنت بحاجة إلى نهج حديث وإصلاحات حديثة، حتى تتمكن من السيطرة على السوق وترك منافسيك بعيدًا عنك. أنت تريد كل شيء. وتريده الآن.
ولسوء الحظ، هذا هو بالضبط السبب في أن الخطط الطموحة غالباً ما تؤول إلى لا شيء. فحتى مع أفضل إدارة للموارد، لا يمكن تنفيذ جميع التغييرات دفعة واحدة. خاصة عندما تتعامل مع دار برمجيات متوسطة أو كبيرةحيث يجب أن تعمل العمليات معًا. لذلك فإن خطوتك الأولى لتحسين عملك هي تحديد المشكلة (أو المشاكل). ربما تكون نقطة الضعف هي نقص الموظفين، أو عدم تتبع حالات التسريح والإجازات، أو نقص الوثائق اللازمة لتأهيل الموظفين الجدد وتسليم المشاريع، أو التقليل من قيمة المشاريع أو المبالغة في تقديرها، أو تعقيد عملية اتخاذ القرارات. أفضل طريقة لتحديد المشاكل لبدء أي تغيير في مؤسستك هي تحليل البيانات. التقارير استنادًا إلى العمليات والنتائج المختلفة في عملك التجاري ستكون ذات قيمة لا تقدر بثمن.
إن معرفة ما يجب تغييره هو الأساس لإجراء التغيير. الخطوة التالية هي تحديد أولويات هذه المشكلات. ضع في اعتبارك أي منها يسبب أكبر الخسائر أو يعيق العمليات الأخرى - قم بمعالجتها أولاً، ثم قم بتنفيذ التحسينات الإضافية واحدة تلو الأخرى. يجدر تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مراحل ومهام فردية لتحقيق الأهداف بشكل منهجي.
في كثير من الأحيان يكون تنفيذ مهمة ما، حتى وإن كانت بسيطة، مثل قذف الكرة.
وبطبيعة الحال، فإن الوضع الموصوف أعلاه كاريكاتوري إلى حد كبير. تؤثر مشكلة العملية المعقدة لقبول المراحل الفردية والشكوك حول من لديه سلطة اتخاذ القرارات بشأن مختلف القضايا على العديد من الشركات. وليس فقط الشركات الكبيرة - فحتى المؤسسة المكونة من 20 شخصًا يمكن أن تواجه مشكلة القبول. أول لحظة أزمة هي عندما لا تعود الإدارة قادرة على اتخاذ قرار بشأن كل شيء بشكل شخصي. هذه هي اللحظة التي يتعين عليها فيها تفويض المزيد من الاستقلالية للموظفين من المستوى المتوسط. وكلما زاد عدد الموظفين في الشركة، كلما تعمقت المشكلة، لذا يجب وضع هيكلية فعالة في أقرب وقت ممكن. خاصةً وأن وتيرة تطوير الشركات الناشئة لا تغفر البطء. إن عرقلة دورة العمل هي أفضل طريقة لخسارة الوقت والمال.
معرفة من لديه سلطة اتخاذ القرارات. الخطوة التالية هي تبسيط العملية برمتها، ومن الأفضل القيام بذلك من خلال منح بعض الاستقلالية للأقسام الفردية والمتخصصين. سيؤدي وضع قواعد عامة للمهام الحالية إلى تسريع المهام اليومية بشكل كبير. في شركة حديثة، يجدر المراهنة على سير العمل بشكل جيد، حتى لو كان ذلك من خلال الاستقالة من السيطرة الكاملة.
لإدارة مواردك بشكل جيد، تحتاج إلى معرفة ما هو متاح لديك. تمامًا كما هو الحال في اللعبة - لن تلعب اللعبة جيدًا وأنت تعرف نصف أوراقك فقط. المعلومات الأساسية المهمة بالنسبة لك هي:
قاعدة الموارد الخاصة بك هي المفتاح لإدارة المشروع بكفاءة وتفويض الأشخاص حيثما دعت الحاجة إليهم. فهو يتيح لك تعزيز الفرق التي لديها الكثير من العمل على عاتقها. كما سيمكنك أيضًا من إسناد مهام جديدة للموظفين الذين ليس لديهم ما يفعلونه ويشعرون بالملل. وبالطبع، سيكون الاحتفاظ بهذه البيانات واستخدامها في رأسك أو جداول Excel غير فعال. لذلك من الجيد استخدام أدوات إدارة الموارد التي ستوضح لك، بشكل واضح، أي أعضاء الفريق قادرون الآن على المشاركة في أي المهام وفي أي المشاريع سيؤدون أفضل ما لديهم.
من العوائق الشائعة جدًا أمام العمل السلس هو الافتقار إلى المعرفة والمواد اللازمة. كم مرة كان عليك أن تسأل عدة أشخاص أو أكثر في الشركة عن مكان ملفات أو وثائق معينة؟ هذه العملية متعبة وتستغرق وقتاً طويلاً حتى عندما يتعلق الأمر بالموظفين الحاليين في الشركة. تخيل ماذا سيحدث في اللحظة التي يغادر فيها شخص ما... ومعه المعرفة السرية لأماكن العثور على المواد المتعلقة بالمشروع الذي تعمل عليه حاليًا.
كما أن المعرفة هي موردك ومصدر مهم للغاية. قم بوضع قاعدة بيانات جيدة ومنظمة لجميع المواد التي قد تجدها مفيدة في عملية التأهيل، أو تولي المسؤوليات، أو مجرد روتين الشركة اليومي. وبالطبع، لن تكون هذه العملية لمرة واحدة - فهذه القواعد لن تكون ذات معنى إلا إذا تم تحديثها باستمرار. تولد دار البرمجيات الكثير من المعلومات التي يجب أن تصبح عادة. ومع ذلك، يمكنك التأكد من أن الجميع سيستفيد من ذلك.
تعمل الأقسام المختلفة في الشركة في بعض الأحيان ككائنات منفصلة. ففي النهاية، هذه هي وظيفتها. من المفترض أن يعتني كل قسم بجانب مختلف لجعل شركتك تعمل كالساعة. من ناحية أخرى، يمكنك كمؤسسة تحقيق المزيد من الإنجازات إذا كانت الأقسام المختلفة تدعم بعضها البعض.
يمكن للأعمال التجارية الجديدة أن تقدم للتسويق رؤية جيدة في إنشاء المحتوى، في حين أن ترويج قسم التسويق جيد للمبيعات. كما يمكن لقسم التسويق أن يفعل الكثير لإعداد عرض عمل مقنع. يمكن للمطورين مساعدة قسم الموارد البشرية في إنشاء أفضل إعلانات الوظائف من خلال إخبارهم بما يجب البحث عنه وكيفية إقناع المرشحين. ومن ثم يمكن لقسم الموارد البشرية استقدام موظفين جدد يتمتعون بمجموعة من الكفاءات المرغوبة التي ستكون مثالية للمشروع الذي تعمل عليه.
سيسمح لك تحسين التواصل بين الأقسام والتأكد من معرفة كل قسم بما يعمل عليه الآخر وما يحتاجون إليه بتوفير الدعم المناسب وتحقيق المزيد من خلال التآزر. إن الفريق المتكامل مهم جداً لجودة العمل ورفاهية موظفيك.
الثابت الوحيد في السوق هو تقلباته. إن تحديث معرفتك باحتياجات الصناعة الحالية قصة لا تنتهي أبدًا. جزء من تحسين إدارة الموارد هو المراقبة المستمرة لما يستحق الاستثمار فيه وتطويره. وباعتبار أن مدير الموارد أو مدير المشروع يجب عليك مراجعتها بانتظام:
في هذه العملية، الوقت والانتظام مهمان. من خلال معرفة احتياجات السوق، يمكنك توجيه الموارد إلى الحلول الواعدة بأسرع وقت ممكن، بحيث يمكنك دائمًا تقديم ابتكارات لعملائك قبل منافسيك.
قد يبدو الموضوع بديهيًا وبديهيًا - ففي النهاية، تخطيط العمل هو أساس أي إدارة موارد أي مشروع. ومع ذلك، كلما تعمقنا أكثر في هذا المجال، كلما اكتشفنا المزيد من الفرص والمخاطر أيضًا.
ما هو تخطيط العمل؟ إعداد قوائم المهام في دفتر الملاحظات هو تخطيط العمل بالتأكيد. لكن تخطيط العمل هو أيضًا كتابة مشروع قبل 3 سنوات باستخدام البيانات الضخمة والاحتمالات والبرامج المتخصصة. ومن المثير للاهتمام أن كلتا الطريقتين فعالتان. فقط ليس للجميع. المفتاح هنا هو مطابقة النظام مع خصائص عملك وأسلوب عمل فريقك.
غالبًا ما تركز الاتجاهات الحديثة على خفة الحركة والمرونة، لذلك يتم ترتيب العمل في سباقات سريعة، على سبيل المثال، أسبوعيًا، تحتوي على عدد معين من المهام التي يمكن إنجازها في ذلك الوقت. من الجيد أيضًا تقسيم المهام الفردية إلى مكونات أصغر. تتجنب هذه الاستراتيجية العدد الهائل من المهام التي تبقى معلقة لأشهر قادمة. من ناحية أخرى، تتطلب بعض المشاريع طويلة الأجل جدولاً زمنيًا مخططًا له مسبقًا. تساعدك الخطة المدروسة جيدًا على تجنب التأخير والحصول على منظور أوسع في تحسين إدارة الموارد.
إذا بدأ موظفوك يشعرون بأنك تعاني من نقص في عدد الموظفين لديك، فربما يكون هذا هو الحال. مثل هذه المواقف غير مواتية للغاية. يتراكم الإحباط والإرهاق في الفريق وتبدأ المشاريع في التأخير. بالطبع، أنت الخبير وتعرف إيقاع شركتك بشكل أفضل. في بعض الأحيان قد تكون هناك فترات محمومة أكثر وقد تحتاج إلى الاستعانة بمقاولين من الباطن. بعد ذلك يعود كل شيء إلى طبيعته، ولكن كن متيقظًا لعلامات تدل على أن فريقك مرهق ويشعر بالإرهاق. لا يستحق الأمر الانتظار طويلاً لتوظيف شخص جديد، خاصةً أن المرشح المثالي لا يتربص بك في كل زاوية. قد تستغرق عملية التوظيف أحياناً وقتاً طويلاً جداً.
في هذه المرحلة من قراءة المقال، ربما تفكر في نفسك "حسناً، ولكن أين يمكنني إدارة كل هذه المعلومات لأكون فعالاً؟ ففي نهاية المطاف، لا يمكنني الاحتفاظ بكل شيء في محادثات Slack، وصندوق بريد إلكتروني وآلاف الجداول." هنا تأتي أدوات إدارة العمل الحديثة لتنقذك وتقوم بكل الأعمال القذرة نيابةً عنك. دعنا نوضح ذلك مع تيمديك - برنامج إدارة الموارد - برنامج إدارة الموارد. سيسمح لك نظامنا بإدارة عملك و الجدول الزمني للمشروعوالتحقق من الموظفين المشغولين والمدة التي لديهم مشاريع مجدولة، والعثور تلقائيًا على الأشخاص المناسبين لمشروع ما، وإنشاء فرق كاملة مع مجموعة الكفاءات اللازمة وحل تضارب المواعيد.
علاوة على ذلك، ستتمكن من تتبع و إدارة الجداول الزمنية في الوقت الفعلي لمعرفة الفريق الذي يحتاج إلى مزيد من الدعم والمشاريع الأكثر استهلاكاً للوقت. في كل مرحلة، يمكنك أيضًا إنشاء تقرير لتحليل البيانات وتصحيح الجوانب التي لا تعمل كما ينبغي. تيم ديك هي أداة أنشأتها دار برمجيات بدافع الضرورة. لقد مررنا بذلك ورأينا ذلك، لذا فإن نظامنا واضح ومباشر، ويحتوي فقط على الوظائف التي تحتاجها حقًا.
يتسم العمل في شركة برمجيات بالديناميكية، لذا فأنت بحاجة إلى المرونة اللازمة لإدارتها بأفضل طريقة ممكنة. إذا كنت ترغب في تحسين إدارة الموارد، فعليك أن تكون مستعدًا لأن تكون عملية مستمرة ومتواصلة تتطلب الاهتمام والالتزام. لا يكفي حل المشاكل مرة واحدة ونسيان تحسين سير العمل. لحسن الحظ، فإن الممارسات الجيدة والحلول الفعالة ستؤتي ثمارها، وبمجرد إجراء تغييرات كبيرة، سيكون من الأسهل عليك إجراء المزيد من التحسينات الصغيرة.
قم بتحسين إدارة الموارد وخلق فرصة كبيرة لاستغلال إمكانات عملك بشكل أفضل. سيؤدي كل تغيير لاحق إلى تأثيرات ملحوظة، لذا فإن الأمر يستحق المراهنة على استراتيجية جيدة ومنهجية. في تيم ديكفإننا نلبي دائمًا توقعات عملائنا ونبحث عن الحل الذي يلبي احتياجاتهم على أفضل وجه. يمكنك بسهولة استيراد جميع البيانات إلى أداتنا. نحن نريد تيم ديك أن تكون مصممة خصيصًا لتلبية متطلبات كل شركة نعمل معها، ولهذا السبب نترك الكثير من الإمكانيات للتخصيص لإنشاء نسخة مخصصة من البرنامج. اتصل بنا وانتقل إلى مستوى جديد من إدارة العمل!
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...