نحن على يقين أنك تعرف الشعور المثير الذي ينتابك عند اقترابك من وجهتك. على الطريق، هذه هي وظيفة اللوحات التي تشير إلى البلدات التي تمر بها والمسافة المتبقية لك. كما أن تركك للوحات متتالية ترمز إلى مراحل رحلتك هو شعور رائع بالرضا ولا يختلف الأمر في العمل. ما هي معالم المشروع وكيفية وضعها وما هي الأخطاء التي يجب تجنبها؟
معالم مشروعك الإدارة المعالم البارزة
المشروع المعالم هي نقاط زمنية محددة تستخدم لقياس التقدم المحرز نحو الهدف النهائي للمشروع. وتمثل كل نقطة من هذه النقاط مرحلة رئيسية ومهمة في المشروع، مما يسمح لك بالحفاظ على هيكل واضح للعمل في الجدول الزمني الخاص بك. وبهذه الطريقة، يمكن لكل صاحب مصلحة الحصول على نظرة عامة عن حالة الأهداف.
أمثلة على معالم المشروع هي:
- بدء المشروع وإنجازه.
- إنشاء فريق المشروع.
- تنفيذ المراحل الفردية.
- قبول الجدول الزمني وتقديرات التكلفة.
- إرسال شحنات كبيرة إلى العميل.
- قبول المراحل اللاحقة للمشروع.
- اجتماعات أصحاب المصلحة.
- إكمال المهام الحرجة.
- القرارات والعروض التقديمية الرئيسية
ما الذي يجب أن تتضمنه مراحل المشروع الرئيسية؟
أهم ميزة في معالم المشروع هي أسماؤها وتواريخ إنجازها (يمكن أن تكون فترة أو موعدًا نهائيًا محددًا). من المفيد جدًا عند كتابة نقاط فردية على جدول زمني حتى تتمكن من رؤية المقطع العرضي للمشروع بالكامل على الفور. في العديد من الحالات، على سبيل المثال في النموذج الانحداري، من المفيد أيضًا ربطها بالمدفوعات والميزانية. يجدر أيضًا وضع علامة على كل مرحلة من المراحل بمتطلبات إضافية، مثل إضافة المزيد من الأشخاص إلى الفريق، والاجتماع مع العميل، وما إلى ذلك. ومع ذلك، أثناء القيام بكل هذا، تذكر أنه يجب ألا تكون معالم المشروع معقدة وتقنية للغاية. فالغرض منها هو تمكين كل شخص مشارك في المشروع من متابعة تقدم العمل بانتظام. لهذا السبب، يجب أن يكون لدى كل صاحب مصلحة نفس الفهم لما تم إنجازه.
ما هو دور المعالم الرئيسية لإدارة المشروع في تخطيط العمل
1. الجدولة
المعالم الرئيسية هي أداة الجدولة التي تسمح لك بتخطيط أهم مراحل المشروع في الوقت المناسب وتقييم المرحلة التي وصلت إليها الأهداف. في الجدول الزمني العام للمشروع، فهي تُظهر لنا أهم مراحل العمل، مما يسهل تصور التقدم المحرز.
2. تحديث مستمر لجميع أصحاب المصلحة
في شركة برمجيات، يتعلق الأمر كله بـ الكفاءة وتحسين الأنشطة. هل يمكنك أن تتخيل أنه في كل مرة تريد فيها التحقق من حالة مشروع ما، عليك أن تستعرض جميع المهام المنجزة ثم تقرر ما تم إنجازه وما لم يتم إنجازه؟ أو أن عليك التشاور مع فريقك في كل نقطة في الجدول الزمني لمعرفة ما إذا كان هناك أي تأخير؟ سيستغرق ذلك الكثير من الوقت! مع معالم المشروع، يمكن لجميع المشاركين في المشروع أن يتحققوا بأنفسهم ما إذا كان الفريق قد وصل إلى المعالم المحددة أو ما إذا كان المشروع متأخرًا عن الجدول الزمني. يستفيد الجميع من معالم المشروع: المطورون ومديرو المشاريع والعملاء والتسويق.
3. نقاط التفتيش ليست شيئًا جديدًا في تحسين مراحل المشروع الرئيسية
نعلم جميعًا أن الوقاية خير من التصحيح، ولكن في بعض الأحيان لا يستطيع مدير المشروع إعطاء اهتمامه الكامل لجميع مشاريعه في نفس الوقت. عادةً ما يتمتع الفريق بقدر كبير من الاستقلالية، في حين أن يتدخل مدير المشروع عند الحاجة إلى اتخاذ قرارات أو ردود أفعال. وبفضل المعالم الواضحة يمكن لمدير المشروع أن يرى على الفور أين تنشأ المشاكل في المشروع ويتخذ الخطوات المناسبة لضمان سير العمل بسلاسة.
4. زيادة الإنتاجية
تستمر بعض المشاريع إلى الأبد. عندما يعمل فريقك على نفس الشيء لأشهر ولا توجد نهاية في الأفق - يقل الحافز. معالم المشروع لا تجعل العمل يسير بشكل أسرع، لكنها تسمح لك بتقسيمه إلى مراحل. وبهذه الطريقة، بدلاً من أن يكون المشروع من النقطة (أ) إلى النقطة (ب)، يكون لدينا أهداف أصغر في الطريق، والسعي لتحقيقها يزيد من الحافز ويسرع من التقدم.
5. رفع الروح المعنوية
لقد اعتدنا منذ الطفولة على أن تتم مكافأتنا على جهودنا - وهذه هي الطريقة التي يعمل بها التكييف الكلاسيكي. فالإنجازات المتتالية هي تعزيزات إيجابية تزيد من رضانا. فهي تجعلنا نرغب في بذل المزيد من الجهد لتجربة المزيد من المشاعر السارة. إن تحقيق الإنجازات ما هو إلا نوع من هذه المكافأة، وهي فرصة للاحتفال بالفريق الذي أكمل مرحلة مهمة من العمل. وبفضل ذلك يمكنك التباهي بإنجازات فريقك أمام الأقسام الأخرى أو العملاء الآخرين وتهنئة نفسك على إنجاز مهمة ما بشكل جيد. إن الشعور بالفخر المرتبط بالتقدم والتطور مهم جدًا لرفاهية الموظفين.
6. معلومات للفرق الأخرى
كلما كبرت دار البرمجيات كلما كان من الصعب على الجميع مواكبة كل ما يحدث داخل الشركة. وبفضل معالم المشاريع، يمكن للموظفين دائمًا الاطلاع على المشاريع التي تنفذها الأقسام الأخرى. يمكن للموظفين بناء شعور بالانتماء للمؤسسة وتكامل الفريق بشكل أسهل بكثير. وعلاوة على ذلك، عندما يعرف الموظفون ما الذي تعمل عليه الفرق الأخرى وما الذي يتخصصون فيه، سيكون بإمكانهم دائمًا طلب المساعدة من الشخص المناسب في موضوع معين.
تحديد معالم المشروع - كيف يتم ذلك بشكل صحيح؟
لا توجد قاعدة عامة حول كيفية تحديد معالم المشروع... حسنًا، لم تكن هذه المعلومات مفيدة للغاية، أليس كذلك؟ ولكن كل ذلك ينبع من حقيقة أن المعالم الرئيسية مختلفة مثل المنتجات التي تتعلق بها. أنت بحاجة إلى نهج فردي، ووعي بالأهداف الرئيسية، وجدول زمني للمشروع.
أهم شيء هو العدد والتكرار.
من المهم أن تظهر المعالم الرئيسية بانتظام نسبيًا وألا تكون الفترات الفاصلة بينها طويلة جدًا. على سبيل المثال، إذا كان المشروع سيستغرق حوالي عام واحد، فيمكن أن تظهر المعالم، بشكل أو بآخر، شهرياً. بالطبع، هذا التكرار إرشادي فقط، لكنك تعرف ما نعنيه - إذا كانت هناك 4 مراحل فقط في مشروع طويل بأكمله تفصل بينها فواصل زمنية كاملة، فلن تؤدي دورها المنهجي والتحديثي في العملية الحالية. من ناحية أخرى، تعامل مع المعالم كشيء مميز. إنها ليست مهام عادية التي نقوم بها بشكل يومي. ولكي تزيد من التحفيز وتكون إنجازًا للموظفين، لا يمكن أن تحدث كل يومين لأنها لن تكون مكافأة.
واضح للجميع
يجب أن تكون معالم المشروع مفهومة لكل من يتعين عليه التعامل معها، أي الأشخاص من مختلف المناصب والإدارات وأحيانًا حتى الشركات (مثل العملاء والشركاء). فهي لا تتطلب مواصفات فنية. المعالم الرئيسية هي علامات إرشادية توضح حالة العمل، لذلك يجب أن تكون واضحة ولا لبس فيها قدر الإمكان.
النظام مهم
من الناحية المثالية، يجب أن تشير المعالم الرئيسية إلى مراحل منفصلة نسبيًا، بحيث يمكن اعتبارها منتهية بمجرد إكمال الفريق لمرحلة ما. إن إكمال معلم بارز ثم العودة مرارًا وتكرارًا إلى ذلك الجزء من المشروع يؤدي إلى الفوضى.
من المهم أيضًا وضع المعالم الرئيسية حسب التسلسل الزمني في جدول زمني. وبهذه الطريقة، فإنها تساعد على تنظيم سير العمل وترتيبه. وهذا مهم بشكل خاص في طريقة الشلال.
الأخطاء الأكثر شيوعاً في تحديد معالم إدارة المشروع
في كل صناعة، من المهارات الأساسية التعلم من الأخطاء... ويفضل أن تكون أخطاء شخص آخر. لذلك دعونا نلقي نظرة على ما يجب تجنبه عند استخدام المعالم.
- تحديد الكثير من المعالم البارزة يمكن أن يخلق ارتباكًا بين أصحاب المصلحة ويقلل من أهمية تحقيقها. ونتيجة لذلك، لا يحصل الفريق على مكافآت عاطفية وفرص للاحتفال بتحقيق الإنجازات.
- كما أنه من الخطأ أيضًا تعيين مراحل المشروع الرئيسية متباعدة جدًا عن بعضها البعض. فالمسافة الكبيرة بين المراحل تجعلها تبدو غير قابلة للتحقيق، ويشعر الفريق بالإرهاق بدلاً من التحفيز.
- من المفاهيم الخاطئة الشائعة الأخرى افتراض المعالم كأحداث متكررة في المشروع. لا يمكن أن تكون المعالم أحداثًا مخططًا لها في فترات زمنية معينة، بل هي نقاط زمنية محددة. وهذا إنجاز مهم للمشروع.
- أوصاف معقدة/فنية للغاية. معالم المشروع ليست مجرد أداة لفريق التطوير. فهي أولاً وقبل كل شيء وسيلة للإبلاغ بوضوح عن حالة المشروع التي تفيد الجميع، من مديري المشاريع إلى العملاء والشركاء والأقسام والفرق الأخرى في المؤسسة. يجب أن تكون المعالم الرئيسية قصيرة وواضحة وتوفر معلومات حول ما وصلت إليه في المشروع وما تم إنجازه.
إدارة مراحل إدارة المشروع على النحو الأمثل قدر الإمكان
حسنًا، الآن بعد أن عرفت كل شيء عن ماهية المعالم الرئيسية وكيفية تعيينها والأخطاء التي يجب تجنبها، دعنا ننتقل إلى إدارتها. أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام أداة تنظيم العمل مثل Teamdeck، حيث قدمنا للتو ميزة مخصصة لمعالم المشروع! في نظامنا، يمكنك بسهولة إدارة المعالم الرئيسية وتعيين الوصول المناسب وتتبع حالة كل مرحلة من مراحل العمل في جدول زمني واضح.
نظرًا لأن Teamdeck عبارة عن برنامج إدارة الموارد، يمكنك أيضًا التحقق بسهولة من الجدول الزمني الكامل، والأشخاص المشاركين في المشروع، وقدراتهم، وإمكانية تحديد المواعيد, وأكثر من ذلك بكثير. لذلك يمكنك دائمًا تضمين المعالم الرئيسية في السياق الأوسع لمؤسستك واستخدامها بأكبر قدر ممكن من السهولة. Teamdeck هي أداة تم إنشاؤها بواسطة دار برمجيات لدور البرمجيات، ولهذا السبب نضمن أن تكون مفيدة وعملية, ومصممة خصيصًا لصناعة تكنولوجيا المعلومات.
علامة فارقة في مشروع شركتك
تعتبر معالم المشروع، عند استخدامها بشكل صحيح، أداة مفيدة للغاية عند العمل على تطبيق أو برنامج. أولاً، فهي تسهل ترتيب العمل وجدولته وتحديد إيقاعه المناسب. ثانياً، تضمن وضوح المشروع لجميع الأشخاص المعنيين. ثالثًا، تؤدي وظيفة مهمة جدًا تتمثل في تحفيز وتحسين الروح المعنوية للفريق، مما يعطي سببًا للفخر والشعور بالإنجاز والتطور في العمل. إذا لم تقم بعد بتنفيذ المعالم البارزة في مؤسستك - فلا داعي للانتظار!
إذا كان لديك أي أسئلة، يرجى اتصل بنا - سنكون سعداء بمساعدتك في تخصيص أداتنا لتناسب جميع احتياجات عملك على أفضل وجه.
هل تبحث عن برنامج يساعد في تنظيم مراحل إدارة المشروع؟
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
