إدارة الإجازات هي أحد العناصر الرئيسية في مؤسستك. فهي تتيح لك تحسين سير عملك وتجنب الاختناقات وزيادة إنتاجية فريقك. تحقق مما إذا كانت مؤسستك بحاجة إلى نظام لإدارة الإجازات وأي أداة تختارها!
ما الذي ستتعرف عليه من هذه المقالة:
-
- ميزات برنامج إدارة الإجازات التي يبحث عنها المديرون
- أفضل برامج إدارة الغياب للشركات الكبيرة والصغيرة، بما في ذلك العمل عن بُعد
- لماذا تحتاج إلى أداة إدارة الإجازات?
- لماذا برنامج إدارة الموارد مع استخدام ميزات نظام إدارة الإجازات في عمليات إدارة المشاريع
دعونا نواجه الأمر - في معظم الشركات، إدارة الإجازات في حالة من الفوضى. فغالباً ما تظل الطلبات المرسلة على الموارد أو عن طريق البريد الإلكتروني دون إجابة لأيام أو يتم نسيانها بسهولة. لا يمكن للموظفين الذين لا يعرفون من سيكون في إجازة في أي وقت معين التخطيط لمهامهم مع أعضاء الفريق الآخرين. الاختناقات بسبب عدم وجود سعة كافية خلال الفترات المزدحمة مثل العطلات أو نهاية العام. تقع العطلات الرسمية في أيام مختلفة لمختلف البلدان، وهو أمر مهم للغاية عند إدارة فريق دولي.
يؤثر سوء عملية إدارة الإجازات تأثيرًا سلبيًا للغاية على سير العمل في الشركة بأكملها، مما يتسبب في حدوث تأخير وفوضى. لذلك يُنصح بإدخال برنامج فعال ومقاوم للرصاص لإدارة الإجازات عبر الإنترنت.
ما الذي يجب مراعاته عند اختيار نظام إدارة الإجازات؟
أنت تعرف بالفعل فوائد نظام إدارة الإجازات. والآن اسأل نفسك، هل تحتاج شركتك إلى واحد؟ من يدري، ربما لديك بالفعل الأداة المثالية لهذا الغرض. من ناحية أخرى، بما أنك تقرأ هذه المقالة، فربما تبحث عن معلومات حول كيفية تحسين جودة إدارة الإجازات لديك. لذا أجب عن بعض الأسئلة وشخّص ما إذا كانت شركتك بحاجة إلى حل جديد.
هل يمكنك تحديد بدل الإجازة ومنع المستخدمين تلقائياً من طلب أيام إجازة أكثر من المسموح به؟
سيكون من الصعب عليك أن تتحقق في كل مرة من عدد أيام الإجازة التي يحصل عليها الموظف قبل أن تقبله طلب الإجازة. بالإضافة إلى ذلك، يعد إدخال الأيام المستخدمة يدويًا بعد كل إجازة مكتملة نشاطًا آخر يستغرق وقتًا طويلاً قد لا يكون ضروريًا إذا كان النظام يقوم بذلك نيابة عنك. سيمنعك نظام إدارة الإجازات الجيد تلقائيًا من أخذ إجازة تتجاوز عدد أيام الإجازة المتاحة.
هل يحتوي نظام إدارة الإجازات على تدفق إشعارات البريد الإلكتروني؟
في بعض الأحيان يكون من السهل أن يفوتك طلب إجازة، لذا يجب أن يُعلمك النظام الخاص بك بذلك عبر القناة التي تستخدمها أكثر من غيرها. تأكد من أن أداة إدارة الإجازات يرسل إشعارًا عبر البريد الإلكتروني يفيد باستلام طلب ما ويذكرك بقبوله.
من يتلقى الطلبات؟ هل هم قادرون على قبولها؟
لا شيء يطيل عملية الموافقة أكثر من الانتقال من شخص لآخر. يرسل الموظف طلب الإجازة إلى رئيس فريقه، الذي يرسله إلى رئيس القسم الذي يعمل فيه، والذي يتعين عليه تمريره إلى شخص آخر، وهكذا. اجعل الطلبات تذهب مباشرة إلى الشخص الذي يمكنه الموافقة عليها. سيمنحك نظام إدارة الإجازات المصمم جيدًا القدرة على توجيه الطلبات تلقائيًا إلى الأشخاص المناسبين. وهذا يجنبك الارتباك ويجعل العملية برمتها سريعة وواضحة.
هل يتوافق نظام إدارة الإجازات الخاص بك مع القانون المحلي ويدعمه ويدعم بسهولة عطلات البنوك المحلية؟
كما ذكرنا من قبل، فإن إدارة فريق دولي أمر صعب بسبب العطلات المحلية، من بين أمور أخرى. إنها ليست مشكلة عندما يعمل موظفوك من بلد واحد - فجميعكم تحتفلون بنفس الأعياد الوطنية ولا تحتاجون حتى إلى إدخالها في النظام.
الأمر المختلف هو إذا كان فريقك في 10 دول مختلفة ولكل منها عطلات مصرفية محلية مختلفة. إذا كنت تواجه مشكلة في تتبع العطلات الدولية، فابحث عن نظام يحظر تلقائيًا العطلات للأشخاص الذين يعملون في بلد معين.
هل يمكنك الحصول على أسباب مخصصة للإجازة وتحديد وقت الإجازة المخصص؟
الإجازات ليست متشابهة. فبالإضافة إلى الإجازات التقليدية، هناك أيضًا إجازات الأمومة أو المرضية أو عند الطلب أو إجازات رعاية الأطفال. يتم احتساب كل منها بشكل مختلف قليلاً حسب العقد والظروف. لذلك من المهم أن يتمكن موظفوك من تحديد أسباب وأوقات الإجازات المخصصة. سيؤدي ذلك إلى تجنب المزيد من الارتباك في حساب أيام الإجازة.
هل يمكن للنظام أن يتكامل أو يدعم إدارة القدرات?
تؤثر العطلات على جوانب أخرى من المنظمة، مثل إدارة موارد المشروع. سيستغرق الأمر وقتًا طويلاً جدًا إذا كان عليك حساب مدى تأثير أيام الإجازات على قدرة شركتك في كل مرة.
لذلك يجب أن يكون نظام إدارة الإجازات الجيد قادرًا على الاندماج بسهولة مع أدوات إدارة العمل الأخرى... ومن الناحية المثالية، ينبغي أن تكون إدارة الإجازات والموارد والمهام والوقت ممكنة من أداة واحدة شاملة.
ما نظام إدارة الإجازات الذي يجب أن تختاره؟
إنها ليست مهمة بسيطة، حيث يحاول الجميع إقناعك بأن الحل الذي يقدمه هو الأفضل، لذا قمنا أدناه بتلخيص بعض أفضل الأدوات المتاحة في السوق.
أنظمة إدارة الإجازات ومخططي الموظفين مع ميزات إدارة الإجازات
Teamdeck.io - مخطط موارد الموظفين مع ميزات نظام إدارة الإجازات
فريق العمل - برنامج إدارة الموارد المستند إلى السحابة - أداة عالمية ومباشرة وشفافة لإدارة جوانب العمل المختلفة. تم إنشاؤه بواسطة دار برمجيات ذات خبرة لتلبية احتياجات دور البرمجيات الأخرى وصناعة التكنولوجيا. ومع ذلك، سرعان ما اتضح أن الطريقة الفعالة المميزة لدار البرمجيات في إدارة العمل تم تبنيها أيضاً من قبل صناعات أخرى، مثل الوكالات الإبداعية والمؤسسات المالية والشركات الناشئة المتنامية والشركات الحديثة الكبيرة. يتضمن Teamdeck.io ميزة برنامج إدارة الإجازات مع وظائف إدارة الإجازات والغياب.
يسهل النظام عمليات إدارة الإجازات - لإرسال طلبات إجازات الموظفين، بما في ذلك أسباب الإجازة ومدتها، وتوجيهها إلى الأشخاص المناسبين. يجعل إدارة الفريق الدولي أسهل لأنه يأخذ في الحسبان عطلات البنوك المحلية والمناطق الزمنية للبلد المعني.
يتم تحميل العطلات الحالية لجميع أعضاء الفريق على الفور في لوحة التوافر والجدول الزمني الخاص بهم، بحيث يمكنك دائمًا الاطلاع بسرعة على الموارد المتاحة لديك. يتوفر نظام إدارة الإجازات في Teamdeck لجميع الموظفين الذين تختارهم، بما في ذلك الموظفون المستقلون، الذين يمكنهم بسهولة تحديد وقت غيابهم، على سبيل المثال لمدة أسبوع كامل، أو لبضع ساعات فقط في اليوم.
إن وظيفة الأسباب المخصصة يمنحك خيار استخدام نوع الإجازة الفردية، وتمييزها على أنها مدفوعة أو غير مدفوعة الأجر، وتعيين الموظفين والإدارات ذات الصلة بسياسة الإجازة الفردية. وبهذه الطريقة، بالإضافة إلى أنواع الإجازات التقليدية مثل الإجازة السنوية أو الإجازة المرضية، يمكنك أيضًا مراقبة الأسباب الأخرى لأخذ أيام الإجازة وإدارتها بسهولة.
يمكنك تنفيذ العملية بأكملها داخل التطبيق، ولكن سيرسل لك Teamdeck إشعاراً إضافياً عبر البريد الإلكتروني عند استلام طلب إجازة. إذا كنت ترغب في التحقق من إحصائيات أيام الإجازات في مؤسستك، فسيقوم Teamdeck بإنشاء تقرير واضح وكامل لك.
سيج للموارد البشرية - برامج إدارة الموارد البشرية
هذه أداة بسيطة وسهلة الاستخدام لإدارة الموارد البشرية لإدارة الإجازات. وهو يستند إلى تقويم مشترك، بحيث يمكن لأي شخص تمت إضافته إلى النظام أن يرى مدى توفر زملائه على الفور. يتيح لك بسهولة إرسال الطلبات وقبولها على الفور ويمنحك القدرة على إنشاء تقارير. إذا كان ما تحتاجه غير موجود في أنواع الإجازات الافتراضية، يمكنك بسهولة إنشاء خيارات مخصصة.
يتيح برنامج الموارد البشرية هذا لكل موظف إمكانية الوصول إلى حسابه الفردي لمعرفة عدد أيام الإجازات المتبقية له وحالة قبول طلباته. يتوفر التطبيق في إصدارات الويب وتطبيق الهاتف المحمول. تم دمج Sage HR مع Slack، بحيث يمكنك قبول موظف طلبات الإجازات مباشرةً من تلك الأداة.
بوديو - نظام إدارة المهام وإدارة الإجازات
Podio هي أداة تم إنشاؤها لأولئك الذين لا يرضون بالحلول الجاهزة. يمنحك النظام الكثير من إمكانيات التخصيص ويمكن تصميمه حسب الاحتياجات الفردية للشركة. أولاً، واجهة Podio الأمامية مبنية على واجهة برمجة التطبيقات (API) بحيث يمكن للمطورين تطوير النظام بمرونة لتناسب احتياجات الشركة بأكملها.
ثانياً، يتمتع النظام بإمكانيات تكامل واسعة النطاق مع أدوات أخرى. من خلال تحميل ملحقات محددة، يمكنك استخدام تطبيقات أخرى داخل Podio. النظام ليس نظامًا نموذجيًا لإدارة الإجازات، ولكن يمكنك دمجه مع، على سبيل المثال، تقويم Google أو Teamdeck. وبهذه الطريقة، يمكنك تنفيذ وظائف مصممة خصيصًا لأعمالك واحصل على الميزات التي تحتاجها لتتبع أيام إجازات موظفيك وقبولها. وأكثر من ذلك.
خيزران الموارد البشرية - برنامج نظام إدارة الموارد البشرية والإجازات
في نظام بامبو للموارد البشرية، يمكن للموظفين تقديم طلبات الإجازات بسرعة وسهولة، ويمكن للمديرين قبولها بنفس السرعة والسهولة. يُظهر النظام إمكانية تضارب المواعيد مع الاجتماعات أو إجازات الموظفين الآخرين لتوفير جميع البيانات اللازمة لقبول الطلب. يمكن للطرفين إضافة ملاحظة إلى الطلب المقدم لتبرير الطلب والقرار.
يقوم نظام إدارة الإجازات بتحويل الأيام المحددة إلى ساعات لتسهيل تخطيط الطاقة الاستيعابية للشركة. واحد سياسة PTO قد لا تكون مناسبة لكل شركة، لذلك يمكن إنشاء إعدادات مخصصة في Bamboo HR. بنقرات قليلة في التطبيق، يمكن إنشاء عدة أنواع من تقارير الإجازات. وهذا يسهل على المديرين التحقق من اتجاهات الإجازات، حتى تلك التي لا تكون واضحة للوهلة الأولى. وهذا يسهل عليهم التخطيط لسير العمل الاستراتيجي للمؤسسة.
مرحباً بوب - منصة إدارة الموارد البشرية
Hi Bob هو نظام سهل الاستخدام لإدارة الإجازات. يسمح للموظفين باختيار أي نوع من الإجازات مثل العطلات والإجازات المرضية, تتبع PTOأو أيام الإجازة أو الإجازة الوالدية. يمكنهم تحديد مدة إجازتهم وإرسال الطلبات مباشرةً إلى رؤسائهم.
من المزايا المهمة للتطبيق تكامله مع Slack و MS Teams، بحيث يمكن للمديرين الموافقة على الإجازات بسرعة أثناء استخدام أدوات التواصل اليومية. وبالطبع، يتوفر الأمر برمته أيضاً كتطبيق ويب وتطبيق جوال.
يتيح لك التطبيق أيضاً إنشاء وتعيين سياسات مخصصة لمجموعات مختارة من الموظفين والوظائف، مما يجعل الأداة مرنة للغاية، بغض النظر عن شكل التوظيف. يقوم النظام تلقائياً بالإبلاغ عن طلبات الإجازات الحالية والسابقة والمعلقة للموظفين، بحيث يمكنك بسهولة التحقق من إحصائيات وحالات أنواع مختلفة من الطلبات للموظفين والأقسام الفردية.
قم بتحسين نظام إدارة الإجازات الخاص بك واكتشف مقدار المكاسب التي يمكن أن تحققها شركتك
تمثل إدارة الإجازات مشكلة لكل مؤسسة، بغض النظر عن حجمها أو مجال عملها أو نمط عملها. لا تدع نقص الإجراءات والأدوات المناسبة يقلل من كفاءتك ورضا موظفيك. قم بتحليل احتياجات شركتك، وتحقق من نقاط الضعف في الحل الحالي الخاص بك، ودع نظام إدارة الإجازات الاحترافي يفتح إمكانات جديدة لفريقك.
لماذا تحتاج إلى برنامج نظام إدارة الإجازات؟
وفقًا لدراسة أجراها معهد CIPD، يأخذ الموظفون 6 أيام إجازة في المتوسط سنويًا لأسباب متنوعة. قد لا يبدو هذا كثيرًا، ولكن عدم وجود الإجراءات الصحيحة لتنظيم هذه الإجازة يمكن أن يدمر تنظيم العمل مع تأثير كرة الثلج.
إدارة الإجازات، أو إدارة الإجازات هي عملية قبول أيام إجازات الموظفين وعطلاتهم في المؤسسة وتحسينها وتتبعها. لها تأثير هائل على صحة عملك ويجب أن تجعلها من أولوياتك. ما هي الفوائد التي يمكن أن تعود على عملك؟ كيف تقيّم ما إذا كانت مؤسستك بحاجة إلى أداة لإدارة الإجازات؟
1. زيادة الإنتاجية ورضا الموظفين
حتى أكثر الأعمال إثارة للاهتمام والإلهام يمكن أن تكون متعبة، وللموظفين كل الحق في الراحة وإعادة شحن طاقاتهم للتحدي التالي. إنه لأمر محبط للغاية عندما يشعر فريقك أنهم لا يستطيعون الذهاب في عطلة يستحقونها عن جدارة لأن الشركة تحتاجهم ولا يوجد من يحل محلهم. ووفقًا للباحث مارك روزكيند من شركة Alertness Solutions، "يمكن أن يؤدي تأثير الإجازة إلى زيادة الأداء بمقدار 80%. زادت أوقات رد فعل العائدين في الإجازة بمقدار 40%".
فالشخص الذي يعلم أن المؤسسة تهتم برفاهيته والتوازن بين العمل والحياة الشخصية سيكون ببساطة أكثر إنتاجية لأن احتياجاته ستتم تلبيتها. تقع على عاتق الإدارة مسؤولية القيام بكل ما يلزم لضمان حصول الجميع على إجازاتهم وسير العمل بسلاسة. هذه هي علامة الإدارة الجيدة للإجازات.
2. تحسين وقت العمل
لكل شركة أولوياتها ومشاريعها الأكثر أهمية. ومع ذلك، من الطبيعي أن تنشأ أحيانًا مهام وطلبات عاجلة لم يتم التخطيط لها مسبقًا في الجدول الزمني. ولا حرج في ذلك، طالما أن ذلك ليس على حساب المسؤوليات الرئيسية.
تسمح لك إدارة الإجازات بتقييم أفضل لما إذا كان لدى الموظف مساحة كافية للاهتمام بالمهام الإضافية قبل المغادرة، أو ما إذا كان من الأفضل له التركيز على الأولويات التي لا يمكن أن تنتظر أسبوعين حتى عودته.
3. إدارة أفضل لفريق دولي عن بُعد
تتطلب إدارة فريق يعمل عن بُعد من بلدان مختلفة نظاماً قوياً لإدارة الإجازات يأخذ في الاعتبار اختلاف المناطق الزمنية والعطلات الوطنية في العديد من البلدان.
4. تخصيص أفضل للموارد
إن معرفة قدرة شركتك هي أساس الإدارة السليمة للموارد. فمن خلال إدارة الإجازات، ستتمكن من معرفة الموظفين الحاصلين على إجازات وتخصيص بدائل لهم بكفاءة، وتوزيع المهام وفقًا لقدرات الأقسام المعنية، وتخصيص الدعم عند الحاجة إليه.
5. تجنب الاختناقات
الاختناقات هي لحظة أزمة لكل شركة. تنشأ عندما لا يكون لديك ما يكفي من الموارد (المال، الموظفين، التكنولوجيا، الوقت) لأداء مهمة معينة. وغالباً ما تؤدي إجازات الموظفين إلى حدوث اختناقات لأن الفريق غير المكتمل لديه قدرة أقل من المعتاد. ستسمح لك الإدارة الفعالة للإجازات بالاستعداد لهذه الحالات مسبقًا وتقليل صعوبة الحفاظ على وتيرة العمل العادية.
6. هيكل واضح لسير العمل
إجازات الموظفين ليست معلومات مهمة للمدير فقط. فالشركة عبارة عن نظام من العناصر المتفاعلة، لذلك يجب أن يعرف كل موظف عن مدى توفر الأشخاص الآخرين في المؤسسة. ولا يتعلق الأمر فقط بأعضاء الفريق نفسه. عند التخطيط لعملهم، يحتاج الأشخاص إلى معرفة ما إذا كان الشخص الذي يمكنه مساعدتهم في مهمة معينة سيكون متاحًا في ذلك الوقت. وهذا ينطبق على كل قسم ومنصب. وبالتالي، فإن إدارة الإجازات تضمن وجود هيكل واضح لسير العمل وتترجم إلى كفاءة أكبر.
يحافظ نظام إدارة الإجازات على استقرار الأعمال
قبل أن تحصل منا على معلومات حول إدارة الإجازات، يجب أن تعرف أيضًا أين يتم وضع إدارة الإجازات في السوق للحصول على صورة أكبر واتخاذ قرارات شراء أكثر دقة لبرنامج نظام إدارة الإجازات
إدارة الإجازات جزء من إدارة الوقت والحضور. لذا، دعونا نلقي نظرة على هذين الاثنين. ولكن حتى لا نتعمق كثيراً في مسائل ليست هي موضوع هذا الفصل، فإن إدارة الوقت هي عملية تخطيط وممارسة التحكم في الوقت الذي يتم قضاؤه في أنشطة محددة. خاصة تلك التي ترتبط بزيادة الفعالية والكفاءة والإنتاجية. وببساطة، فإن الأمر يتعلق بكيفية تقسيم الوقت بين الأنشطة المختلفة والحفاظ على إنتاجية كل منها.
في حين أن إدارة الحضور هي الطريقة التي تتبع بها ساعات عمل الموظفين. إنه نظام لتوثيق الوقت الذي يعمل فيه الموظفون والوقت الذي يستغرقه الموظفون في العمل والوقت الذي يأخذونه في إجازاتهم. وهدفه الرئيسي هو منع ضياع وقت الموظف من خلال تتبع ساعات عمل الموظفين، ووقت تسجيل الدخول، والمغادرة، والاستراحات، والإجازات، وأوقات الراحة.
لذا، حان الوقت للمصطلح الرئيسي في حديثنا - إدارة الإجازات. لا أحد يحتاج إلى التفكير طويلاً في معنى إدارة الإجازات. تشير إدارة الإجازات (أو مجرد إدارة الإجازات، أو إدارة الإجازات المرضية) إلى إدارة طلبات إجازات الموظفين. ولكي نكون أكثر تحديداً، فهي تتعلق بالإجازات الوالدية، والإجازات المرضية، والإجازات الوالدية، والإجازات الدورية، والإجازات المرضية، والإجازات الوالدية، والإجازات الدورية، والإجازات والعطل، وغيرها، وأحياناً قرارات الإجازات غير المخطط لها.
والهدف الرئيسي من هذه المجموعة المعقدة من الإجراءات المسماة "إدارة الإجازات" هو ضمان تمتع الموظفين بمزاياهم بطريقة خالية من المتاعب دون السماح لنفس التأثير على سير العمل.
إدارة الإجازات هي إدارة إجازات الموظفين وفقًا لسياسة الإجازات الخاصة بالشركة ليس فقط من أجل الامتثال القانوني ولكن أيضًا من أجل تحسين مشاركة الموظفين والإنتاجية والعلامة التجارية لصاحب العمل. (GreytHR.com)
كما يمكننا أن نقرأ أكثر على موقع GreyHR، هناك ثلاث نقاط عامة لإدارة الإجازات: تصميم سياسات الإجازات، وتنفيذ وتنفيذ سياسات الإجازات، وأعمال إدارة الإجازات بانتظام. ومع ذلك، لا يذكر موقع GreyHR أي شيء عن التقارب الكبير بين إدارة الإجازات وإدارة الأعمال إلى الأمام أو - بعبارة أكثر صلة - بين إجازة الموظف وسير العمل في المشاريع.
الهدف من إدارة الإجازات هو التعامل مع طلبات الإجازات للموظفين بطريقة عادلة ودقيقة حتى تسير الأعمال بسلاسة بينما يحصل الموظفون على المزايا التي يستحقونها. (Lucidchart.com)
في حين أن GreyHR تبرز المشاركة والإنتاجية (والعلامة التجارية لصاحب العمل) كمصدر قلق لا شك فيه لتخطيط إجازات الموظفين، فإن لوسيدهارت تولي اهتمامًا بأداء الأعمال الثابت كمعيار أو محور تركيز يحدد القرارات وفقًا للموافقة على الإجازة.
هل تبحث عن نظام إدارة الإجازات؟
اختارت شركات سيركوس ماكسيموس وهيل-كولتون وستورميند جيمز وإن تي تي داتا برنامج Teamdeck مع ميزة إدارة الإجازات
