لقد سمعنا جميعًا عن التأثير المعوق للاختناقات على المنظمة، بل وربما اختبرنا جميعًا التأثير المعوق للاختناقات على المنظمة. يشير مصطلح "عنق الزجاجة" إلى أي حالة ناجمة عن مشاكل الموظفين أو المشاكل التقنية التي تؤخر إنجاز المشروع. يمكن أن تنشأ هذه الحالات بسبب ازدحام قسم ما بالعمل، أو عطل فني، أو حتى الإجهاد الذي يقلل من إنتاجية الفريق بأكمله.
بشكل عام، تُقاس قدرة النظام بقدرة عنق الزجاجة. يمكن أن تكون هذه الحالة مدمرة لكل من العمل الداخلي للفريق مع تصاعد الإحباط وتصاعد حدة الغضب والصورة التي تقدمها الشركة خارجيًا. فلا أحد يريد أن يبدو غير كفء في النهاية! يضاف إلى ذلك الأعباء المالية التي تنطوي عليها مثل هذه الاختناقات حيث يمكن أن تنخفض الربحية بشكل كبير. في هذه المقالة، سنستعرض خطوات تحديد الاختناقات وكيفية حلها وكيف يتناسب Teamdeck مع حل هذه المعضلة.
أسرع طريقة لتحديد عنق الزجاجة هي إلقاء نظرة على سير العمل في شركتك وتحديد ما إذا كان العمل يتحقق بسلاسة أو على دفعات (المزيد عن نظام إدارة سير العمل). الحالة الأخيرة هي أحد أعراض المشكلة. ومما تجدر الإشارة إليه أن الاختناقات لا ينبغي أن تخيفك لأن فهي شائعة في أي شركة. على الرغم من أنها سبب للإحباط، إلا أن الانزعاج منها سيمنعك من حل المشكلة بفعالية وفي وقت أفضل. ومن المثير للاهتمام أن معظم الاختناقات تحدث أثناء عمليات اختبار البرمجيات ومراجعة الجودة.
إن الخطوة الأولى في استعادة السيطرة أثناء الاختناقات هي مراقبة الوضع عن كثب وتحديد المشاكل الأكثر إلحاحًا. والطريقة الخاطئة في التعامل مع هذه المشاكل هي التعامل معها كمياً. إذا ألقينا بالمال والموارد البشرية بشكل أعمى على المشكلة، فمن غير المرجح أن نتمكن من حل المشاكل. سيكون مجرد مضيعة للوقت والجهد. أولاً، أنت بحاجة إلى تشخيص مناسب. عندها فقط يجب عليك اتخاذ خطوات لمعالجة المشكلة. يجب أن تكون الحلول ذات طبيعة نوعية. بمجرد أن نحدد العناصر التي تساهم بشكل كبير في عنق الزجاجة، يمكننا وضع الحلول المناسبة. دعونا نحدد بعض الحلول الشائعة لمكافحة الاختناقات:
يجب تعيين الموظفين الذين هم في خضم العاصفة المجازية للتعامل مع المشاكل الأكثر أهمية. فالتعامل مع صغائر الأمور في هذه المرحلة سيؤدي إلى تأخيرات كبيرة وتكبد المزيد من التكاليف.
هذا رأي لا يحظى بشعبية كبيرة وقد يؤدي إلى سخط الموظفين، ولكن يمكن أن يساعد ذلك في تخفيف المشكلة كحل قصير الأجل. يمكنك استخدامه باعتدال كحل سريع، ولكن يمكن أن يؤدي إرهاق الموظفين إلى الإحباط والإرهاق. يجب التركيز على التركيز على الأفكار التي تضمن كفاءة النظام ككل دون إساءة استخدام القوى العاملة.
ويشمل ذلك الموارد البشرية والمادية على حد سواء. وسيتيح لك الاحتفاظ بسجلات لما يحدث تحديد الأنشطة التي تهدر فيها الموارد على أنشطة لا تضيف قيمة مضافة.
ستسمح صياغة بروتوكولات أفضل الممارسات التي سيتعرف عليها كل موظف بإدارة الوقت بشكل أفضل (مع برنامج تتبع وقت الوكالة)، ووقت تعطل أقل، وفي حالة ارتفاع معدل الدوران، سيسمح للموظفين الجدد بالتعامل بسرعة مع الموظفين الأكثر خبرة.
مواكبة أحدث الإنجازات والأدوات التكنولوجية. ستسمح التكنولوجيا الأكثر كفاءة للعاملين لديك بالتركيز على جوانب أخرى من عملية الإنتاج وتوجيه الجهود إلى العناصر الأكثر إشكالية في عنق الزجاجة.
يمكن أن يساعد تخصيص موظفين إضافيين للحلقة الإشكالية في سلسلة الإنتاج في تخفيف عنق الزجاجة. وبالطبع، يجب أن يتم ذلك بدرجة معقولة من التخطيط لضمان وجود الشخص الذي يتمتع بالدراية الفنية المناسبة في الموقع لتقديم الحلول. على سبيل المثال، إذا كان لدى قسم التسويق إمكانية الوصول إلى مصمم جرافيك واحد فقط مشغول، فإن تعيين مصمم جرافيك ثانٍ سيساعد في حل المشكلة ووضع قسم التسويق على المسار الصحيح.
مواسم العطلات مرادف لتراكم غيابات الموظفين. وهذا يضر بسير العمل التنظيمي. قم بتنسيق أوقات الإجازات مع الموظفين مسبقاً لتجنب إعاقة الإدارات من خلال الغياب على نطاق واسع.
تتمثل الأسباب الشائعة لحدوث الاختناقات في قرارات القيادة الضعيفة والتنظيم الباهت على المستوى الإداري. على سبيل المثال، في المؤسسة التي يكون فيها شخص واحد مسؤولاً عن التعامل مع عدة أقسام، قد يكون هو نقطة الاختناق حيث يحدث الاختناق. إن تفويض عمليات اتخاذ القرار إلى موظف مختلف سيقلل من الاختناقات حيث ستتخذ القرارات بشكل أسرع. وهذا بالطبع يتطلب من الشخص المتسبب في التأخير أن يتخلى عن نزعاته الإدارية الجزئية!
يعد Teamdeck مثاليًا لتنسيق إدارة الاختناقات نظرًا للطريقة التي يحفز بها ممارسات سير العمل الفعالة. إنها أداة مثالية لـ إدارة تخصيص المواردومناوبات الموظفين وغيابهم. يمكنك حل المشاكل المذكورة أعلاه، مثل اختيار الأشخاص المناسبين للمشكلة، ببساطة عن طريق استخدام وظيفة Teamdeck، والتي تسمح بتخصيص الموارد البشرية بناءً على خبراتهم وتجاربهم وتوافرهم. يسمح ذلك بالتخطيط على المدى الطويل حيث يمكنك تحليل هيكل مؤسستك على مدى فترات طويلة. كما يمكنك أيضاً أن تكون على دراية تامة مسبقاً بالمشاكل المحتملة التي يمكن أن تنشأ بسبب نقص الموظفين.
كما أن وظيفة البرنامج التي تسمح بمراقبة أعباء عمل الموظفين بانتظام مفيدة أيضًا في زيادة فعالية الموظفين. يمكن لقادة الفرق أن يكونوا دائمًا على دراية بأعباء العمل الحالية لفريقهم. وهذا يسمح بتفويض الموظفين الذين لديهم المزيد من وقت الفراغ لمساعدة أولئك المثقلين بالكثير من المهام. ميزة أخرى قيّمة هي قدرة Teamdeck على مراقبة نفقاتك بانتظام. وهذا أمر بالغ الأهمية عند مكافحة الاختناقات التي لها تأثير سلبي على ميزانية المشروع.
لا مفر من حدوث اختناقات حتى في أكثر الشركات كفاءة. فالأعطال التقنية، وغياب الموظفين، وعدد لا يحصى من المشاكل المحتملة الأخرى التي تنشأ في كل مكان. وبطبيعة الحال، فإن البحث عن حلول تكنولوجية أو تنظيمية أمر بالغ الأهمية... ولكن من المهم أيضًا أن نتذكر المشاكل النفسية التي يمكن أن يواجهها الموظفون وقادة الفرق أثناء حدوث اختناقات. من أهم "المحظورات" في التعامل مع الاختناقات هو السماح للعدوانية بالسيطرة على عملية حل المشكلات.
من السهل جدًا السماح للغضب بإملاء النقاش. فالحوار الداخلي غير الصحي في الشركة يمكن أن يؤثر بشدة على أداء الشركة ويسبب مشاكل حادة تستمر لفترة أطول بكثير من عنق الزجاجة. يمكن أن تؤدي الاستجابة الانفعالية غير الناضجة للتأخير في الإنتاج إلى تعرض الموظفين لمستويات أعلى من التوتر، مما يؤدي إلى الإرهاق والاكتئاب. ستكون القوى العاملة غير السعيدة غير قادرة على حل المشاكل. وتظهر حماسة أقل، وقد يبحث الفريق عن عمل في مكان آخر في أسوأ السيناريوهات - مما يخلق المزيد من المشاكل التي يجب التعامل معها. مع الأخذ في الاعتبار انتشار الاختناقات وانتشارها في كل مكان، يجب على الإدارة أن تواجه المشكلة بالتعاطف والتفهم. وسيكون تحقيق ذلك أهم خطوة في حل مشاكل أي منظمة.
على الرغم من كونها حلقة مفرغة تطل برأسها القبيح بين الحين والآخر، إلا أن الاختناقات جزء أساسي من نمو أي شركة. وبما أنه لا يمكن تجنبها، فقد يكون من الأفضل لنا أن نتقبلها ونتعامل معها كفرص للتفكير في مختلف جوانب مؤسستنا. فهي وقود التقدم، وتسمح لنا باستكشاف حلول تكنولوجية أو أساليب إدارية جديدة.
سيساعدنا ذلك على استعادة الإنتاجية وتسوية أكثر التجاعيد المزعجة مؤقتًا. نحن نعيش في عصر ذهبي للتعامل مع هذه المشاكل، حيث غيرت الثورة التكنولوجية التي حدثت خلال الثلاثين عامًا الماضية الطريقة التي نعمل بها ونحل بها المشاكل.
مما يعطينا من بين أمور أخرى، برامج مبتكرة مثل برنامج Teamdeck لتخطيط الموارد للتعامل مع القضايا التنظيمية في مكان العمل. وفي الوقت نفسه، أصبح الإحساس المتزايد بالمسؤولية المؤسسية والأخلاقيات أكثر هيمنة. واليوم يتزايد عدد المديرين الذين يفهمون القوة الكامنة وراء معاملة الموظفين بكرامة. وقد نتج عن هذين التقدمين في عالم الشركات الأدوات والنصائح المذكورة أعلاه للتعامل مع إدارة القدرات الاختناقات. فمن طبيعة البشر إيجاد حلول للمشاكل، ولن تنفد الأزمات التي نواجهها من أجل حلها، لذا، من الأفضل أن نحلها بأكبر قدر ممكن من الإنسانية.
بالنسبة لأولئك الذين يبحثون عن أو يريدون أن يكونوا أقرب إلى برنامج جدولة المشاريع أو أدوات تخطيط القدرات السوق - دعونا نتفق مع مقالاتنا.
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...