تعتبر إدارة الموارد مهمة لكل شركة لأنها تزيد من الكفاءة ورضا الموظفين وتوفر الوقت والمال. في هذه المقالة، سوف نقدم موضوع إدارة موارد المشروع وكيفية تنفيذها في مؤسستك.
ما هي إدارة الموارد؟
على حد تعبير جمعية مديري المشاريع:
تتمثل إدارة الموارد في الحصول على الموارد وتخصيصها وإدارتها، مثل الأفراد ومهاراتهم ومهاراتهم والأموال والتكنولوجيا والمواد والآلات والموارد الطبيعية اللازمة للمشروع. تضمن إدارة الموارد استخدام الموارد الداخلية والخارجية بفعالية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. وقد يتم الحصول على الموارد داخلياً من المنظمة المضيفة أو يتم شراؤها من مصادر خارجية.
إن إدارتها السليمة ذات أهمية هائلة لكفاءة أي عمل تجاري.
9 فوائد الإدارة الجيدة للموارد
1. منع الفوضى
الفوضى هي أسوأ عدو لتحسين العمل. يمكن أن يحدث ذلك عندما يكون لديك الكثير من المهام وعدد قليل جدًا من الموظفين، ولكن أيضًا عندما يكون لديك الكثير من الموظفين الذين ليس لديهم ما يفعلونه. عندما تكون المشاريع سيئة التخطيط أو عندما يفتقر الفريق إلى المهارات اللازمة. أو عندما يكون لديك الكثير من الاحتياجات والمعلومات التي يجب معالجتها والتي لا يتم تنظيمها وإدارتها بشكل جيد. كلما كانت شركتك أكبر، وكلما زاد عدد العمليات والمشاريع التي تديرها، كلما كان من السهل أن تضيع في متاهة المسؤوليات والمواعيد النهائية ومهارات موظفيك. والوقاية من الفوضى هي بالتحديد إحدى المهام الرئيسية لإدارة الموارد.
سيسمح لك ذلك بـ
- مراقبة حالة المشاريع
- تخصيص المهام والتحقق من اكتمالها
- الوفاء بالمواعيد النهائية
- تخصيص العدد المناسب من الأشخاص للمشروع...
- ...وتأكد من امتلاكهم للمهارات المناسبة
- احجز الاجتماعات بحيث لا تتعارض مع بعضها البعض
- إدارة العطلات
2. هذا كثير من الإيجابيات، ولكن كيف تفعل ذلك؟
أولاً، أنت بحاجة إلى نظام (مثل برنامج إدارة الموارد) حيث يمكنك معرفة الموارد المتاحة لديك وأين تحتاجها. يعتمد النظام الذي تستخدمه على طبيعة عملك: يمكن أن يكون دفتر ملاحظاتك الشخصي، أو سبورة بيضاء في غرفة الاجتماعات، أو ملف Excel، أو ملف مخصص أداة إدارة العمل. أي طريقة جيدة طالما أنها تعمل وطالما أن المعلومات محدثة.
3. عملية أكثر شفافية
من الصعب الحفاظ على سير العمل عندما لا يعرف الأشخاص المعنيون في أي مرحلة من مراحل المشروع، أو من هو المسؤول عن مهام معينة أو كيف يبدو الجدول الزمني. هناك العديد من الأقسام والكيانات المشاركة في عمل دار البرمجيات: المطورين، ومديري المشاريع، وقسم التسويق، والعملاء. في هذه الحالة، تصبح شفافية العمليات ضرورية.
شفافية المشروع يجعل من الممكن أيضًا الاستجابة بسرعة للمشاكل والتأخيرات المحتملة، لأنها تساعد على الملاحظة الفورية إذا ظهر عنق الزجاجة في مكان ما. وللحفاظ على شفافية العمليات، فإن أدوات مثل مخطط الجدول الزمني عبر الإنترنتs, المعالم الرئيسية للمشروعوالجداول الزمنية ستكون مفيدة. قد يكون من المفيد أيضًا عرض المشروع في شكل رسوم بيانية، مثل رسم بياني أو جدول أو جدول زمني.
4. أفضل استخدام الموارد العملية
إن قدرة فريقك هي موردك الأساسي - فبدونها لا يمكن لأي شيء أن يتقدم إلى الأمام. إدارة الموارد أو تخطيط الموارد يسمح لك بإدارة وقت موظفيك وعملهم بطريقة أكثر فعالية. كيف تفعل ذلك؟ التوازن هو المفتاح: من المهم ألا يصبح فريقك مثقلاً بالمهام، لأن ذلك يقلل من الحافز والالتزام والرضا الوظيفي. استغلال الموظفين لا علاقة له بالإنتاجية.
ومن ناحية أخرى، فإن قلة المسؤوليات أو العمل بأقل من كفاءاته أمر سيء أيضًا، حيث قد يشعر الموظفون بالملل والإحباط. اعثر على حل وسط باستخدام البيانات المتاحة: تحقق من تقارير الجداول الزمنية لمعرفة ما إذا كان الفريق يعمل وقتًا إضافيًا أكثر من اللازم أو على العكس من ذلك، يعمل وقتًا إضافيًا أقل من اللازم. اجتماعات فردية هي أيضًا فرصة جيدة لمعرفة مباشرة من الموظفين ما إذا كانوا مرتاحين لطريقة عملهم.
5. سلس إدارة سير عمل المشروع
حتى أكثر العمليات المفيدة تصبح عائقاً إذا استخدمتها بشكل زائد عن الحاجة أو في سياق خاطئ. تواصل الفريق مهم. اجتماعات الحالة مهمة. تخطيط العمل مهم. ملاحظات العملاء مهمة... ولكن، إذا كان على الموظفين قضاء ساعتين كل يوم في التحدث مع بعضهم البعض حول العمل الحالي، وساعتين أخريين في اجتماعات التخطيط للفريق واجتماعات الحالة، ثم ساعة أخرى للاستماع إلى ملاحظات العملاء، فجأة يتبقى وقت أقل بكثير للعمل مما ينبغي أن يكون. قد يبدو المثال أعلاه سخيفًا، لكن صدقني، هناك الكثير من الشركات التي تقضي ساعات طويلة كل يوم في الحديث عن مهامها الحالية بسبب عدم وجود عملية مؤتمتة أو واضحة.
وبالتالي فإن الإدارة الجيدة للموارد هي مفتاح سير العمل بسلاسة. تأكد من أن تكون اجتماعات الحالة متكررة (على سبيل المثال، كل صباح) ولكن قصيرة (15-20 دقيقة). حافظ على تخطيط العمل بشكل منتظم، ولكن ليس بشكل متكرر (يمكنك تقسيم العمل إلى سباقات أسبوعية). دع شخصين مخصصين للاستماع إلى ملاحظات العملاء، وليس الفريق بأكمله. من الجيد أيضًا السماح للموظفين بالتركيز على مهمة واحدة جذابة لفترة طويلة دون مقاطعة. اسمح للموظفين باستخدام وضع "عدم الإزعاج" على سكايب أو سلاك عندما يحتاجون إلى ذلك. مناسب, الإدارة الفعالة للموارد سيضمن أن يعرف الموظفون ما يمكن توقعه، وما هو الروتين اليومي للمكتب، وما هي مسؤولياتهم. فالمواقف هي قوة نفسية قوية لسير عمل أكثر سلاسة وكفاءة، وإدارة الموارد تجعل ذلك ممكناً.
6. مزيد من التحكم في المشروع
من الصعب إدارة المشروع بشكل جيد عندما تتفاجأ باستمرار بمواقف غير متوقعة. بالطبع، المرونة مهمة جداً. العمل ديناميكي ويجب أن تكون قادرًا على التكيف مع التقلبات والمنعطفات المفاجئة. ومع ذلك، فإن العمل يختلف كثيرًا عندما تحدث هذه المواقف وعندما تحدث طوال الوقت. لذلك من مصلحتك أن تكون قادرًا على التحكم والقدرة على التنبؤ في تلك الجوانب التي يكون فيها ذلك ممكنًا. وبهذه الطريقة، لن تؤدي المشاكل غير المتوقعة إلى تعطيل عمل بيت البرمجيات بأكمله. كما سيكون من الأسهل عليك أيضاً إيجاد الحل المناسب.
تعد إدارة الموارد أحد أسس عملك التجاري لأنك تستطيع التنبؤ بدقة تامة بما لديك من موارد. كم عدد الموظفين لديك، وكم عدد المشاريع التي يعملون عليها، وكم من الوقت المتاح لهم، وما هو حجم الميزانية، وما هي التقنيات التي تستخدمها مؤسستك، وقبعة التقنيات التي تستخدمها مؤسستك. تمنحك هذه المعرفة والإدارة الماهرة للموارد مزيدًا من التحكم في المشروع بالكامل، حتى عندما لا تسير الأمور في صالحك.
تمنحك إدارة الموارد مزيداً من التحكم عندما يتعين عليك ذلك:
- التفاوض مع العميل - يمكنك بسهولة أكبر تقييم ما إذا كان بإمكانك تمديد النطاق، وما إذا كنت بحاجة إلى إعادة التفاوض على الموعد النهائي، وما إذا كان لديك ما يكفي من الوقت والميزانية لإجراء تغييرات كبيرة.
- الوفاء بالمواعيد النهائية - من خلال معرفة مواردك وإدارتها بشكل جيد يمكنك تجنب التأخير.
- تخطيط المشروع - يمكنك وضع افتراضات دقيقة وواقعية حول الوظائف التي يمكنك تنفيذها والجدول الزمني للعمل.
- مكافحة الحرائق - ستكون حالات الطوارئ أقل تهديدًا لسير عمل مؤسستك إذا كنت تعرف جيدًا ما هي الموارد المتاحة لك، وإذا كان موظفوك يقومون بما هو ضروري للحظات الأزمات.
7. الاستخدام الفعال للوقت والمال
يعد نقص الوقت والمال من أكثر العوائق شيوعًا في عمل الشركة. والأكثر من ذلك، فإن كلا هذين العاملين يغذي كل منهما الآخر، مما يخلق حلقة مفرغة. قلة الوقت تعني أنك لا تستطيع كسب المال. ويعني نقص المال أنك لا تستطيع توظيف المزيد من الأشخاص وتفتقر إلى الوقت للمشاريع الجديدة.
هل تعلم أن 43% فقط من الشركات تعلن أنها عادةً أو دائمًا ما تلتزم بالميزانية عند تنفيذ المشاريع (حالة إدارة المشاريع 2020, ويلينغتون 2020)? تُظهر هذه الإحصائية بوضوح حجم المشكلة. تتمثل مهمة إدارة الموارد في إدارة قدرة شركتك بطريقة تجعل العمل يسير بسلاسة. ومن المهم بنفس القدر إنشاء وسادة هوائية مالية حتى لا يتعطل سير العمل في شركتك في أوقات الأزمات.
8. رضا الموظفين
العمل في شركة سيئة الإدارة أمر محبط. إن الشعور بأن وقت الموظفين يضيع، وأن المؤسسة لا تستثمر في تطويرهم، وأن صاحب العمل لا يهتم إلا بأرباحه الخاصة، وأن العمل مرهق، وأن هناك الكثير من المهام، وأن الشركة في حالة فوضى، كلها عوامل تساهم في أن يبدأ الكثير من الناس في طرح الأسئلة على أنفسهم: هل المكان الذي أعمل فيه هو الخيار الأفضل بالنسبة لي؟ إذا كانت الإجابة "لا"، فستكون الخطوة الأولى بالنسبة لهم هي تسليم إشعارهم. لم نعد نعيش في عصر سعي الشركات بلا رحمة لتحقيق الأرباح. للموظفين الحق في أن يتوقعوا من الشركة أن تهتم بالتوازن بين العمل والحياة الخاصة بهم ورضاهم. وهذا غير ممكن بدون إدارة جيدة للموارد.
من واقع خبرتي، يشعر الموظفون بالقلق الشديد عندما لا يعرفون المشروع الذي سيعملون عليه بعد ذلك؛ وأحياناً إذا لم يكن لديهم جدول زمني واضح يبدأون في التفكير بأنهم ارتكبوا خطأ ما! وهذا ما يجعل إدارة الموارد عملية حاسمة في دار البرمجيات لأنها لن تعكس فقط مدى تنظيمها الجيد، بل ستقلل أيضاً من الكثير من التوتر الذي يعاني منه العاملون لديك.
باتريك زيمكوفسكي، رئيس قسم التطوير في Apptension
9. فرصة أكبر للنجاح بفضل إدارة الموارد
وتساهم جميع العوامل المذكورة أعلاه في تحقيق ما هو على المحك في المقام الأول، أي فرصة أكبر للنجاح. ليس هناك الكثير مما يمكن قوله: الشركات التي تدير مواردها بشكل أفضل تتمتع بأداء أفضل في السوق لأنها تستخدم وقتها وقدراتها وأموالها بشكل أكثر كفاءة، ولديها موظفون أكثر سعادة وبالتالي أكثر التزامًا وإنتاجية، وتعمل في الوقت المحدد، وترتكب أخطاء أقل، وتكون قادرة على تنفيذ مشاريع أكثر من المؤسسات التي تسودها الفوضى. إن إدارة الموارد مهمة ليس فقط لأنه من الممتع التباهي بها في عرضك التقديمي. والأهم من ذلك - أنه يمنح دار البرمجيات الخاصة بك ميزة تنافسية حقيقية.
كيف يمكن تحسين إدارة الموارد في شركتك؟
لقد اتخذت بالفعل الخطوة الأولى. Yلقد قرأت هذه المقالة التعليمية والآن أنت تعرف المزيد عن إدارة الموارد وقد بدأت في...
- الأبحاث - هذا هو المكان الذي يجب أن تبدأ منه أي تغيير في شركتك. ابحث عن المشكلة، واكتشف ماهيتها، وما هي الفوائد التي يمكن أن تجلبها لك وما هي تكاليف تنفيذها. الإنترنت مليء بالمعلومات حول إدارة الموارد. يمكنك أن تجدها في مقالات الشركات المتخصصة في تحسين العمل، وعلى يوتيوب، وفي المنتديات، وفي كتب الأعمال، والمقالات في الصحافة التجارية. كما أن المدونات من الشركات الأخرى في نفس المجال ستكون ذات قيمة كبيرة، حيث يمكنهم مشاركة رؤى مماثلة لما تواجهه في شركتك الخاصة.
- التشخيص الداخلي - بمجرد أن يكون لديك فهم أساسي للمشكلة، سيكون من الأسهل تحديد ما هي المشاكل في عملك وما هي مجالات إدارة الموارد التي تحتاج إلى تحسين.
- الأدوات - تتضمن إدارة الموارد معالجة الكثير من المعلومات. الأدوات التي ستقدم تقارير عن الجداول الزمنية والعطلات والمهام والجداول الزمنية والاجتماعات وحالة المشروع. ومن الأمثلة الرائعة على ذلك برنامج Teamdeck، الذي يمكن دمجه مع أدوات أخرى وتخصيصه ليناسب احتياجاتك الفردية.
- التدريب - من المهم تحسين كفاءات موظفيك باستمرار. خاصة إذا كانت تلك الكفاءات تساعد المؤسسة بأكملها على الأداء بشكل أفضل. لا شك أن التدريب القيّم لمديري المشاريع هو استثمار يستحق العناء.
