عندما تكون مسؤولاً عن مشروع ما، فإنك عادةً ما تعرف جيدًا ما يحتاج فريقك إلى القيام به لتلبية متطلبات المشروع. ولكن ماذا لو جاءك عميلك بميزة جديدة، مهما كانت صغيرة، يجب أن تبدأ العمل عليها ضمن نطاق المشروع الحالي؟
ما الذي ستتعلمه بفضل هذه المقالة:
بصفتك مدير مشروع، من المحتمل أن تكون على دراية بهذا السيناريو، حيث غالبًا ما تتغير المشاريع بسبب ملاحظات المستخدمين أو ظروف السوق الديناميكية. وهذا أمر طبيعي، وقد يؤدي إلى نتائج إيجابية للغاية (منتج نهائي أفضل جودة، على سبيل المثال). ومع ذلك، فإن المشكلة هي أن هذه التعديلات غير المتوقعة قد تؤدي إلى زحف النطاق إلى درجة أنك لا تتحكم كثيرًا في تقدم المشروع.
دعنا نلقي نظرة فاحصة على زحف نطاق المشروع ونناقش كيف يمكنك التعامل معه في حياتك المهنية في إدارة المشروع.
بادئ ذي بدء، ما هو نطاق المشروع؟ يُفهم النطاق في إدارة المشروع على أنه جميع المهام والعمليات والأنشطة والمتطلبات والمخرجات للمشروع. ببساطة، هو كل العمل المطلوب لإكمال المشروع.
نطاق المشروع هو جزء من تخطيط المشروع. ونتيجة هذه المرحلة من دورة حياة إدارة المشروع هي بيان نطاق المشروع. وهو عبارة عن توثيق لنطاق المشروع (يُطلق عليه أيضًا "بيان النطاق" أو "الشروط المرجعية") الذي يحتوي على قائمة مرجعية محددة من
بمجرد بيان نطاق المشروع، يحين الوقت لمرحلة تسمى خطة إدارة نطاق المشروع. وهي تحدد العمليات الكاملة التي ينطوي عليها تنفيذ المشروع وتعمل كمبدأ توجيهي للحفاظ على المشروع ضمن التوقعات والحدود المحددة.
أسهل طريقة لوصف زحف النطاق هي القول بأنه إضافة ميزات ومتطلبات تتجاوز نطاق المشروع المتفق عليه. وكلا الجزأين من هذا التعريف مهمان لأن تغيير نطاق المشروع أو توسيعه ليس بالضرورة هو نفسه زحف النطاق.
على العكس، التغيير أمر طبيعي تمامًا في إدارة المشاريع. يتسلل النطاق عندما لا يتم الاتفاق على التغييرات، وتكون الزيادة في متطلبات المشروع غير منضبطة.
ينص التعريف الذي يقدمه دليل PMBOK® Guide (الإصدار الخامس) على أن زحف النطاق هو التوسع غير المنضبط في نطاق المنتج أو المشروع دون إجراء تعديلات على الوقت والتكلفة والموارد. يؤكد هذا الوصف على عامل حاسم يجب أن يساعدك على تخيل العواقب المحتملة لزحف النطاق. أتحدث عن كيفية حدوث ذلك لم يتم تعديل الميزات الجديدة في نطاق المشروع وفقًا للجدول الزمني أو الموارد أو الميزانيات. وهذا يعني بشكل أساسي أن أيًا من هذه المتغيرات (أو جميعها) قد تسوء بشكل كبير وتغرق مشروعك.
والآن بعد أن عرّفنا زحف النطاق، دعنا نناقش أسبابه الرئيسية.
من المحتمل أن يحدث زحف النطاق بسبب مجموعة من العوامل التالية:
ضعف نطاق المشروع. عادة ما يكون هذا هو العامل الرئيسي الذي يساهم في زحف النطاق. عندما يكون نطاق مشروعك غامضًا أو غير موجود، كيف يمكنك التحكم فيه؟ ومع ذلك، فإن وجود بيان نطاق واضح ليس الحل النهائي لهذا التحدي. تحتاج إلى التحقق من صحة النطاق والتوقيع عليه مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع.
قد تحدث مشكلة أخرى عندما لا تستشير الأشخاص المناسبين في فريقك بشأن المتطلبات. على سبيل المثال، قد يتبين أن بعض المتطلبات غير قابلة للتطبيق من الناحية الفنية حتى عندما يكون نطاق عملك واضحًا، وقد وافق العميل على ذلك. لهذا السبب من الضروري أن تقوم بـ
هل تريد معرفة المزيد عن هذه العملية؟ اطلع على دليل إدارة نطاق المشروع. سيساعدك ذلك في إدارة النطاق بنجاح.
من المحتمل أيضًا أن يحدث زحف النطاق عندما لا يكون لديك إجراءات ثابتة بشأن التعامل مع طلبات التغيير. أو ربما تكون قد وضعت بعض قواعد التحكم في التغيير، لكن أصحاب المصلحة ليسوا على علم بها. في القسم التالي من هذه المدونة، سنتحدث أكثر قليلاً عن إدارة التغييرات حتى لا تعرقل مشروعك.
أحد الأسباب الأقل توقعًا لزحف النطاق هو عندما يتأثر أعضاء فريقك مباشرةً بالعميل لإضافة ميزة جديدة أو توسيع ميزة موجودة. قد يكون من الصعب على مديري المشاريع ملاحظة مثل هذا الضغط الخارجي، خاصةً إذا لم يتواصل أعضاء الفريق بشفافية.
هناك خطر آخر محتمل آخر وهو عندما يظهر أصحاب المصلحة مشاركة متفاوتة في المشروع. تخيل موقفًا لا يولي فيه العميل اهتمامًا كبيرًا بنطاق المشروع خلال مرحلة جمع المتطلبات. ربما يكونون مشغولين بأشياء أخرى أو ببساطة غير منخرطين حقًا في المشروع. ولكن بمجرد رؤيتهم للنتائج الأولى لعملك، يصبحون فجأة أكثر انخراطًا ويبدأون في ابتكار ميزات جديدة أو إعادة تحديد أهداف المشروع. يمكنك أن تتخيل كيف يمكن أن يؤدي هذا بسهولة إلى زحف النطاق.
وأخيراً، يجب أن نذكر المؤثرات الخارجية، والتي غالباً ما تكون خارجة عن سيطرتك. من الصعب الاستعداد لسيناريوهات غير متوقعة، ولكن، كمدير مشروع، يجب أن يكون لديك بعض خطط الطوارئ المعدة. فهي ستساعدك على إدارة التغييرات حتى لو فاجأتك.
كما ترى، هناك العديد من الأسباب المحتملة لزحف النطاق - قائمتنا ليست شاملة بالتأكيد. ما يجب أن تضعه في اعتبارك هو أن زحف النطاق سيحدث أيضًا بسبب مجموعة من العوامل المختلفة. لهذا السبب من المفيد أن تعرف كيف يمكنك تجنب زحف النطاق على الإطلاق.
في البداية، دعنا نقول فقط أن تغييرات النطاق ليست شيئًا يجب عليك تجنبه بأي ثمن. إذا كنت تعمل في بيئة رشيقة، فأنت على الأرجح تتوقع حدوث التغييرات. ما تريد تخفيفه هو نتيجة النمو غير المنضبط لنطاق عملك. دعنا نستعرض بعض الاستراتيجيات لمنع زحف النطاق:
قد يشعر بعض مديري المشاريع أن "وضع نطاق واضح للمشروع" غالباً ما يكون القول أسهل من الفعل - وهم محقون في ذلك. فبالنسبة للعديد من المشاريع، وخاصةً المساعي المبتكرة، قد لا تكون متأكداً 100% من شكل المنتج النهائي. هذا هو الحال بالنسبة للعديد من مشاريع تطوير البرمجيات، حيث غالبًا ما يتم إدخال التغييرات بناءً على ملاحظات المستخدمين والاختبارات. تواجه فرق المشروع تحديًا آخر عندما تقرر استخدام أحدث التقنيات أو الحلول التجريبية.
ومع ذلك، هذا لا يعني أن زحف النطاق لا بد أن يحدث في هذه السيناريوهات. لا يزال بإمكانك زيادة فرصك في بناء نطاق معقول من خلال البدء بما يسمى مرحلة اكتشاف المشروع. إنها فترة يمكنك خلالها اختبار الفرضيات أو تحدي الافتراضات أو بناء نماذج أولية. كل ذلك من أجل التحقق من صحة أفكارك والتحقق مما إذا كانت الحلول المقترحة قابلة للتطبيق.
لقد ناقشنا للتو العديد من أفضل الممارسات لتجنب زحف النطاق، ولكن ماذا لو كنت تعاني منه بالفعل؟ ربما بدأ الأمر من طلبات التغيير التي تبدو طفيفة، أو ربما كان أصحاب المصلحة يتوقعون ميزات إضافية منذ بدء المشروع. إن إدارة زحف النطاق أمر ممكن، وإليك بعض الخيارات المتاحة لك.
بادئ ذي بدء، قد يبدو زحف النطاق مثبطًا للهمم، ولكن هذا ليس الوقت المناسب للإحباط والهزيمة. فالمشاريع التي تعاني من زحف النطاق قد لا تزال تسير على ما يرام.
تأكد من إلقاء نظرة فاحصة على جميع طلبات التغيير وتحليل عواقبها بعناية. قم بتقييم كيفية تأثير التغييرات على الميزانية والجدول الزمني لمشروعك. حتى إذا كان فريقك قد نفذ بالفعل تغييرًا معينًا، فلا يزال من المفيد التحقق من تأثيره المحتمل على بقية المشروع.
إنه أيضًا وقت رائع للاهتمام بـ التنبؤ بالموارد. ربما أثرت طلبات التغيير على هذا الجانب من المشروع أيضًا. هل لديك عدد كافٍ من أعضاء الفريق المتاحين لإنجاز هذا المشروع؟ هل ستحتاج إلى توظيف/الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الأشخاص؟ خذ توافر الموظفين و عبء عمل الفريق في الاعتبار (اقرأ عن إدارة عبء العمل). أنت لا تريد أن تفرط في استخدام أعضاء فريقك وربما حتى تحرقهم بسبب زحف النطاق.
هناك استراتيجية أخرى للتعامل مع زحف النطاق وهي إلغاء تحديد نطاق بعض المتطلبات الأولية. إذا تم ترتيب أولويات مشروعك المتراكمة، يجب أن تكون قادرًا على تحديد العناصر التي يمكن استبدالها بالعناصر المضافة حديثًا. ونتيجة لذلك، قد تكسب بعض الوقت الإضافي والتكاليف الإضافية لتسليم المشروع.
مع استمرار تدفق طلبات التغيير، قد يكون فريقك مرتبكًا بعض الشيء بشأن توقعات المشروع. وهذا بدوره قد يؤدي إلى إضاعة المزيد من الوقت في مهام معينة. يجب عليك التحقق مرة أخرى من أن كل واحد من أعضاء الفريق يفهم متطلبات المشروع الجديدة.
لا تنس أن تنظر إلى الصورة الكبيرة لمشروعك. فزحف النطاق يؤثر عليه أيضاً. ربما يكون من المنطقي الآن بالنسبة لك ولأصحاب المصلحة في المشروع مناقشة إنشاء مشروع (مشاريع) فرعية أو إطلاق مشروع MVP؟ أحد الجوانب السلبية لزحف النطاق هو أن تفقد الفرق الزخم، وتستغرق المشاريع وقتاً أطول من المتوقع. قد يساعدك تقديم جزء من نطاق مشروعك كإصدار منفصل على استعادة هذا الزخم ويجعل فريقك يشعر بمزيد من الإنجاز. هناك أيضًا فوائد تجارية لهذا النهج: قد يساعد إطلاق منتج MVP (الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق) في وقت مبكر عميلك على اختبار المنتج وتحقيق نجاح مبكر بين العملاء.
أخيرًا، حتى لو كنت تعاني من زحف النطاق، يجب عليك مراقبة صحة مشروعك بانتظام. تقارير المشروع سيساعدك على تقييم أداء الفريق وحساب تأثيرات النطاق المتزايد.
زحف النطاق ليس ظاهرة نادرة. كمدير مشروع، من شبه المؤكد أنك ستواجهها في مرحلة ما من حياتك المهنية. نصف المستجيبين الذين شملهم استطلاع معهد إدارة المشاريع في عام 2018 استبيان نبض المهنة شهدت زحفاً في النطاق خلال ال 12 شهراً الماضية. في عام 2020, الإصدار الأحدث من هذا التقرير أظهرت أن الشركات الأكثر نضجاً في قدراتها أقل تأثراً بزحف النطاق من الشركات ذات النضج المنخفض (30% إلى 47%).
هذه الرؤى ليست مفاجئة، لأن زحف النطاق، على الرغم من أنه قد يكون مدمرًا، إلا أنه يمكن التحكم فيه، خاصة من قبل مديري المشاريع والمديرين التنفيذيين المتمرسين. نأمل أن يكون منشور المدونة هذا قد ساعدك في اكتشاف طرق لإدارة زحف النطاق لصالح فريقك.
هل تريد معرفة المزيد عن إدارة المشاريع؟ لماذا لا تتحقق من الموارد الأخرى لمديري المشاريع التي نشرناها:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...