طوال دورة حياة المشروع، يحتاج مديرو المشاريع إلى معالجة كميات كبيرة من المعلومات. من جمع متطلبات المشروع وإنشاء فريق عمل إلى تتبع التقدم المحرز في المشروع وإعداد التقارير - يعد جمع المعلومات وتنظيمها جزءًا من كل جانب من جوانب إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات, إدارة مشاريع التسويقأو إدارة مشاريع الوكالات كذلك. يمكن أن يصبح الأمر مربكاً بسهولة.
كيف يمكنك معالجة جميع البيانات بفعالية دون أن تفقد الصورة الكبيرة - مشروعك؟ يمكن أن تساعدك الخرائط الذهنية على القيام بذلك. علاوة على ذلك، قد يكون رسم الخرائط الذهنية طريقة رائعة لتسهيل الاجتماعات الفعالة، تصور نطاق المشروع وإيجاد حلول لمختلف التحديات التي تواجهها في العمل
في منشور المدونة هذا، ستتعلم كيفية إنشاء الخرائط الذهنية واستخدامها في عمليات إدارة مشروعك. لنبدأ بتعريف الخريطة الذهنية نفسها.
في الأساس، الخريطة الذهنية هي طريقة مرئية لتنظيم المعلومات. يبدو وكأنه رسم تخطيطي، مع وضع فكرة مركزية في وسط اللوحة. تتفرع من هذا العنصر المركزي فروع سميكة تحمل كلمات رئيسية تنمو من هذا العنصر المركزي مع فروع أرق تنمو منها، وهكذا. تمثل الكلمات أو الخربشات المكتوبة بجانب الفروع مواضيع فرعية للكلمات الرئيسية. هكذا قد تبدو الخريطة الذهنية في النهاية:
للحصول على صورة أكبر, انقر هنا.
في البداية، قد تبدو هذه الخريطة الذهنية مشوشة وفوضوية، خاصةً إذا كنت تتعامل معها بالطريقة التي تقرأ بها مستنداً (من الزاوية العلوية اليسرى أو اليمنى العليا). يجب قراءة الخريطة الذهنية بطريقة مختلفة. ألقِ نظرة فاحصة عليها: إذا بدأت في قراءتها من الفكرة المركزية (إنشاء مساحة عمل منظمة) وتتبع أيًا من الفروع المرمزة بالألوان، يمكنك فهم الرسالة بسهولة.
والآن، تخيل أنك الشخص الذي يريد وضع الخطوط العريضة لأفكاره من أجل مساحة عمل منظمة. إذا قررت تدوين أفكارك بطريقة تقليدية خطية، فربما يتطلب منك ذلك تنظيم أفكارك مسبقًا إذا أردت أن تكون قطعتك متماسكة. أما مع الخريطة الذهنية، من ناحية أخرى، يمكنك البدء بفكرة واحدة والبناء عليها بشكل عضوي. هل ترى الفرق؟
ربما تكون هذه لحظة جيدة لتعريفك بالشخص الذي شاع استخدام الخرائط الذهنية كأداة للتعليم والأعمال (بما في ذلك إدارة المشاريع). لم يكن توني بوزان أول شخص يستخدم المخططات الهرمية لتنظيم المعلومات، لكنه بالتأكيد جعل منها شيئًا معروفًا. وقد روّج لهذه التقنية في برنامجه الذي بثته هيئة الإذاعة البريطانية "استخدم عقلك" في السبعينيات، وباع لاحقًا ملايين النسخ من الكتب حول هذا الموضوع. توفي بوزان، للأسف، في عام 2019، لكن أفكاره لا تزال حية - قد ترغب في الاطلاع على حديث تيدكس حول كيفية عمل دماغنا (وكيف تستفيد الخرائط الذهنية منه).
إن إنشاء خريطة ذهنية بدلاً من المذكرة الخطية له العديد من المزايا. لقد ذكرنا سابقًا أنه يمكن وضع خريطة دون الحاجة إلى تنظيم المعلومات أولًا - إنه موفر كبير للوقت ومعزز للإنتاجية. واحد استطلاع رأي من عام 2019 أن المديرين التنفيذيين يكونون، في المتوسط، أكثر إنتاجية بمقدار 301 تيرابايت في المتوسط عند استخدام برنامج رسم الخرائط الذهنية.
تسمح لك الخرائط الذهنية بما يلي:
لقد تطرقنا من قبل إلى حقيقة أن إدارة المشاريع تأتي مع الكثير من الفرص لمعالجة المعلومات وتنظيمها: هذه هي اللحظات المناسبة لاستخدام مهاراتك في رسم الخرائط الذهنية. لقد أدرجنا بعضًا منها أدناه، ولكن لا تشعر بأنك مقيد بهذه القائمة - إذا كنت ترغب في عمل خريطة لمناسبة مختلفة، فستجلب لك بالتأكيد الكثير من القيمة.
بصفتك مدير مشروع، يمكنك استخدام رسم الخرائط الذهنية في وقت مبكر من تخطيط المشروع المرحلة. قم بإنشاء خريطة ذهنية لوضع جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع معًا. يمكن أن يمثل كل فرع من الفروع الرئيسية عملية مختلفة من عمليات إدارة المشروع أو مجالاً مختلفاً من المشروع نفسه: المخاطر، وأصحاب المصلحة، والموارد.
قد تكون هذه الخريطة عامة تماماً، ولا بأس بذلك لأنك لست بحاجة إلى الخوض في التفاصيل هنا. بمجرد حصولك على الصورة العامة، يمكنك رسم خرائط منفصلة لكل جانب من جوانب مشروعك. تخيل إنشاء خريطة ذهنية لإدارة المشروع لنطاق مشروعك. ابدأ بالفروع التي تمثل الوظائف الرئيسية للمنتج النهائي ثم قسّمها إلى مهام معينة. سيكون استخدام الخرائط الذهنية فعالاً في كل مرحلة من مراحل إدارة نطاق المشروع:: من جمع المتطلبات من مختلف أصحاب المصلحة إلى تنظيمها وتحديد المهام. عندما تصبح قائمة المهام جاهزة، يمكنك استخدام الخريطة لإنشاء مخطط جانت للمشروع.
وبالحديث عن المهام: يمكن أن يساعدك تخطيطها على ورقة أو في برنامج مخصص في تحديد أولويات مهام المشروع. عندما تراها كلها، يصبح من الأسهل تحديد المهام التي يجب أن تأتي أولاً. سيكون الهيكل المرئي للمهام مفيدًا أيضًا عندما تريد تعريف أعضاء فريقك بعملهم في المشروع.
بمجرد بدء المشروع، تذكر أن تعود إلى خرائطك بانتظام. يمكن أن تكون بمثابة تذكير بمخاطر المشروع وأهداف العمل النهائية على سبيل المثال. يمكنك أيضًا إنشاء خريطة ذهنية تكون بمثابة مستودع للمعلومات المنظمة المتعلقة بالمشروع. تفاصيل الاتصال، والأصول، والروابط المهمة: كمدير مشروع، يجب أن تكون هذه المعلومات في متناول يدك. يمكنك أن ترى مثالاً على هذا النوع من الخرائط هنا.
ما هي بعض حالات الاستخدام الأخرى لرسم الخرائط الذهنية لإدارة المشاريع؟
التعلّم. كمدير مشروع، تحتاج كمدير مشروع إلى صقل مهاراتك وتعلم استراتيجيات جديدة لإدارة المشاريع باستمرار. يتيح لك رسم الخرائط الذهنية تنظيم المعلومات الجديدة بشكل أفضل وتحديث معلوماتك لاحقًا.
عنصر آخر من عناصر الخرائط الذهنية التي ربما لفتت انتباهك هو تضمين العناصر المرئية: رسومات الشعار المبتكرة والأيقونات والألوان. من المؤكد أنه يمكنك إنشاء خرائط بدونها. ومع ذلك، قد يتبين لك أن المعلومات المرئية أكثر قابلية للفهم وأسهل للتذكر بالنسبة لك.
إذا كانت لا تزال لديك بعض الشكوك حول استخدام الخربشات والرسومات على خريطتك، يمكنك تجربة تمرين بسيط. حاول التفكير في تفاحة. امنح نفسك بضع ثوانٍ ثم حاول تحليل ما أنتجه عقلك. لم ترَ الحروف "أ-ب-ب-ل-ي" مكتوبة بالحروف "أ-ب-ب-ل-ي"، أليس كذلك؟ أيًا كان اسم تلك الفاكهة بلغتك الأم، فمن المحتمل أنك رأيت صورة وليس حروفًا. نحن كأشخاص، نفكر في الصور - هذه إحدى النقاط الرئيسية لتوني بوزان.
إذا كنت قد قرأت بالفعل دليلنا عن التصوير التخطيط لمديري المشاريع (إذا لم يكن الأمر كذلك، فتأكد من الاطلاع عليها)، فربما تتذكر أن إنشاء الخرائط الذهنية لا يتعلق بالفن بل بتسهيل فهم المعلومات أو حفظها. الأمر نفسه ينطبق على الخرائط الذهنية. ليس من الضروري أن تكون جميلة: فالوظيفة أكثر أهمية هنا. عندما ترسم أيقونات، حاول أن تجعلها بسيطة ويمكن التعرف عليها بسهولة. إذا كنت ترغب في تضمين عناصر فكاهية في رسوماتك، فافعل ذلك - فقد تساعدك على تذكر تلك التفاصيل المحددة. يمكنك أيضًا أن تكون مبدعًا في الخطوط التي تستخدمها، ولكن اجعلها قابلة للقراءة. حاول تجنب استخدام الكثير من الكلمات: إذا كان بإمكانك تلخيص شيء ما بكلمة رئيسية واحدة، فافعل ذلك.
عندما يتعلق الأمر باللوحة التي ستعمل عليها، حاول الالتزام بالورق الفارغ/السبورة البيضاء/الشاشة. قد تجعل الأنماط المطبوعة خريطتك أقل قابلية للقراءة. سيساعدك الاتجاه الأفقي للوحة الرسم على تنظيم خريطتك بشكل أفضل.
لعلك لاحظت أن الفروع على الخرائط عادة ما تكون منحنية: يتم ذلك عن قصد. وكذلك ممارسة الانتقال من الأغصان السميكة إلى الأغصان الرقيقة.
تم تصور هذه النصائح المتعلقة برسم الخرائط الذهنية (وبعض النصائح الأخرى) من خلال، كما خمنت ذلك، خريطة ذهنية بواسطة أساسيات التعلم:
[/
يمكن أن تقتصر قائمة أدواتك على ورقة وقلم. يمكنك إنشاء خريطة ذهنية متينة بهذين الاثنين فقط. وبالطبع، إذا كنت ترغب في رسم خرائط ملونة، فستقدر أقلام التلوين وأقلام التظليل وأقلام الفرشاة. هذه الأخيرة رائعة لرسم الفروع المنحنية.
عندما ترغب في إنشاء مشاريعك على لوحة أكبر، استخدم سبورة بيضاء أو لوحة قلابة. سيكون لديك مساحة أكبر للعمل عليها، بالإضافة إلى أنه يمكنك استخدام خطوط أكبر لجعل الرسم سهل القراءة.
كان هناك الكثير من الجدل حول فعالية الملاحظات المكتوبة بخط اليد مقابل الملاحظات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر. ونعم, البحث يوضح أن استخدام يدك قد يعزز عملية التعلم. ومع ذلك، بالنسبة للعديد من مديري المشاريع، فإن استخدام برنامج رسم الخرائط الذهنية عبر الإنترنت سيكون ببساطة أكثر ملاءمة. لديك الكثير من الأدوات للاختيار من بينها، بما في ذلك هذه الأدوات:
نأمل أن تكون هذه المدونة قد أقنعتك بأن الخرائط الذهنية يمكن أن تساعدك على تخطيط المشاريع بشكل أفضل وحل العديد من المشاكل. يمكنك استخدامها في مجالات مختلفة من إدارة المشاريع: من تخطيط المشاريع إلى تنظيم المهام إلى حل النزاعات.
هل أنشأت أي خرائط ذهنية لإدارة المشاريع تريد مشاركتها؟ أرسلها إلينا باستخدام الدردشة في زاوية الشاشة! سنكون سعداء بعرضها في هذه المقالة.
خطط لعمل فريقك بكل سهولة - احصل على كامل برنامج تخطيط الموارد
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...
