يبدأ كل مشروع ناجح، بغض النظر عن حجمه أو نطاقه، بالإدارة السليمة للجدول الزمني للمشروع. الجدول الزمني للمشروع هو خارطة طريق لكيفية تنفيذ المشروع من البداية إلى النهاية. وهو يفصّل تواريخ بداية النشاط ونهايته والتسلسل الذي يجب اتباعه لتحقيق نهاية ناجحة. يجب أن يكون الجدول الزمني قادرًا على معرفة أين وصل المشروع وما تبقى لإنجازه.
ومع ذلك، لكي يؤدي الجدول الزمني الغرض منه، فإن إدارة الجدول الزمني للمشروع أمر بالغ الأهمية. وهذا هو الإجراء الذي يحدد الوثائق والسياسات الخاصة بوضع الجدول الزمني للموارد والوقت المخصص لإنجازه في الوقت المناسب وبنجاح، ورصده ومراقبته والتحكم فيه وإدارته.
في هذه المقالة، نناقش دور إدارة الجدول الزمني للمشروع في إنجاز المشروع، والتحديات التي من المحتمل أن تحدث، بالإضافة إلى أدوات إدارة الجدول الزمني الفعال.
ما هو دور إدارة الجدول الزمني للمشروع؟
من الناحية المثالية، يمكن تعريف إدارة الجدول الزمني للمشروع على أنها العملية المهمة اللازمة لضمان اكتمال المشروع في حدود الوقت والموارد. ببساطة، هي ببساطة الأنشطة المطلوبة لمساعدة المشروع و مديرو الموارد أن تكون على رأس الجدول الزمني للمشروع طوال مدة المشروع. وفيما يلي دور إدارة الجدول الزمني في إدارة المشروع.
1. وضع الجدول الزمني
تبدأ إدارة الجدول الزمني بتطوير الجدول الزمني للمشروع. وتشمل الأنشطة المهمة في هذه الوظيفة ما يلي:
- تحديد الجدول الزمني - يتضمن ذلك تحديد جميع الأنشطة المطلوبة لإنجاز المشروع. وهذا يعطي مديري المشروع والفريق فهماً كاملاً لما يجب القيام به لإكمال المشروع
- تحديد التسلسل - ينطوي ذلك على تحديد كيفية اتباع الأنشطة لبعضها البعض في دورة المشروع. ويكشف ذلك أيضاً عن علاقات التبعية ونوع العلاقة بين الأنشطة.
- تقدير المدة - يتضمن ذلك تقدير المدة التي سيستغرقها كل نشاط، بالإضافة إلى تواريخ البدء والانتهاء.
2. الموافقة على الجدول الزمني
إن موافقة أصحاب المصلحة في المشروع ضرورية في تنفيذ الجدول الزمني. يتمثل دور إدارة الجدول الزمني في هذه الخطوة في التفاوض مع أصحاب المصلحة للحصول على موافقتهم. يجب أن يوافق أصحاب المصلحة على الجدول الزمني حتى يتمكنوا من توفير الموارد والأشخاص المطلوبين لتنفيذ المهام. وبمجرد الحصول على الموافقة، يقوم قائد المشروع بإنشاء خط أساس وإبلاغ الفريق بالجدول الزمني.
3. مراقبة الجدول الزمني
الدور الآخر لإدارة الجدول الزمني هو مراقبة الجدول الزمني أثناء تقدمه. (وهذا هو السبب في أنه يجب أن تعرف كيفية اختيار برنامج تتبع الوقت). يتضمن هذا الدور التركيز على التقدم المحرز في المشروع لتحديد الحالة في أي وقت معين. يحدد مدير المشروع كيفية تغير الجدول الزمني من تأثير العوامل الداخلية والخارجية الأخرى وتأثيرها على الجدول الزمني للمشروع. وهذا مهم أيضًا في تحديد سبب الإجراءات اللازمة لإعادة المشروع إلى الجدول الزمني لتجنب التأخير أو لاستيعاب التغييرات في الجدول الزمني.
4. تحديث الجدول الزمني للمشروع
تتضمن إدارة الجدول الزمني أيضًا تحديث الجدول الزمني بانتظام، مع مراعاة التغييرات التي حدثت منذ بداية المشروع. وهذا يستدعي من مديري المشاريع تحديد العملية التي يجب استخدامها في تحديث الجدول الزمني مثل تحليل الأثر الذي سيحدثه إجراء التغييرات على الميزانية, نطاق المشروع والجودة وتحديد الأشخاص الذين لديهم سلطة إجراء التغييرات. بالإضافة إلى ذلك، يسعى مدير المشروع إلى الحصول على موافقة أصحاب المصلحة وإبلاغ الفريق بالتغييرات.
التحديات المحتملة في إدارة الجدول الزمني للمشروع
إدارة الجدول الزمني ليست بالأمر الهيّن. فعملية إدارة الجدول الزمني من وضع الجدول الزمني ومراقبته وتحديثه لا تخلو من تحديات إدارة المشاريع. فيما يلي التحديات الشائعة التي يجب البحث عنها.
- تقدير الوقت غير دقيق
يعد تحديد مدة الأنشطة بشكل صحيح أمرًا مهمًا للغاية في إنجاز المشروع بشكل فعال. ومع ذلك، فهو من أصعب الأمور التي يمكن أن تكون صحيحة. بالإضافة إلى ذلك، خلال مرحلة الموافقة، من المرجح جدًا أن يقلل أصحاب المصلحة من تقدير الوقت الذي يمكن أن يستغرقه إكمال بعض المهام. هذا لأنهم لا يشاركون بنشاط في القيام بالعمل، أو لأنهم يريدون توفير الموارد. لسوء الحظ، يمكن أن يؤدي التقليل من تقدير الوقت إلى تجاوز المشروع من حيث الوقت والموارد. كما أن الضغط على الفريق أكثر من اللازم يقلل من فعاليته مما يعيق إنتاجيته.
- ضعف التواصل
التواصل أمر بالغ الأهمية في إدارة الجدول الزمني لضمان أن يعمل كل شخص معني على نفس الصفحة. يؤدي عدم كفاية التواصل إلى إهدار الوقت حيث يترك الموظفون عملهم لطلب توضيحات أو العثور على المعلومات بأنفسهم. ومن ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي الإفراط في التواصل إلى زيادة في الرسائل والارتباك. يحتاج مديرو المشاريع إلى إبقاء الفريق وأصحاب المصلحة على اطلاع دائم بالجدول الزمني والأولويات المتغيرة وغير ذلك. مع الأخذ في الاعتبار أهمية التواصل الفعال في إنجاز المشروع يمكن أن يقطع شوطاً طويلاً في التغلب على هذا التحدي.
- سوء إدارة المخاطر
لا يسير الجدول الزمني دائمًا وفقًا للخطة. يحتاج مديرو المشاريع إلى توقع المخاطر وتقدير التأثير الذي يمكن أن يحدثه ذلك على الجدول الزمني في حالة حدوثه. يمكن أن يؤدي الفشل في القيام بذلك إلى جدول زمني غير واقعي. لسوء الحظ، قد يكون تحديد المخاطر المحتملة أمرًا صعبًا.
يمكن أن تشكل إدارة سير العمل، خاصة عندما يكون النطاق كبيرًا، تحديًا كبيرًا للعديد من الأشخاص. ولسوء الحظ، فإن عدم القدرة على إدارة سير العمل بشكل صحيح يجعل من الصعب إدارة التغييرات لأنها تحرف المشروع عن الجدول الزمني الأصلي.
الاستثمار في المشروع برمجيات الإدارة يمكن أن تساعد في التخفيف من بعض هذه التحديات. ومع ذلك، فإن الإدارة الفعالة للمشروع أمر بالغ الأهمية حتى مع وجود التكنولوجيا. يتطلب الأمر خبرة مدير مشروع لديه معرفة في هذه المجالات المختلفة لضمان الإدارة الفعالة للجدول الزمني. إشراك مديري المشاريع الذين لديهم التدريب على شهادة PMP أمر بالغ الأهمية. يزود هذا التدريب مديري المشاريع بالمهارات المطلوبة للإشراف على المشروع من البداية إلى النهاية، بما في ذلك إدارة الجدول الزمني.
أدوات الإدارة الفعالة للجدول الزمني للمشروع
تساعد أدوات إدارة الجدول الزمني للمشروع على تبسيط العمليات والعمليات لتوفير الوقت وتعزيز الدقة. فهي تجعل من السهل تطوير الجدول الزمني للمشروع ومراقبته وتحديثه والإبلاغ عنه مع الحفاظ على مشاركة الفريق بشكل كبير. لحسن الحظ، تأتي معظم برامج إدارة المشاريع مدمجة مع أدوات قيّمة لإدارة الجدول الزمني. فيما يلي بعض أدوات إدارة الجدول الزمني التي يجب البحث عنها:
1. مخططات جانت البيانية
تعرض هذه الأداة الجدول الزمني للمشروع والتبعية بين المهام. يمكن أن تكون مفيدة في تتبع تقدم الجدول الزمني وتحديد التأخيرات ومراقبة أي انحرافات عن الجدول الزمني. بالإضافة إلى ذلك، فهي مفيدة في تحديد المهام اللازمة لضمان إنجاز المشروع في الوقت المناسب.
2. هيكل تقسيم العمل (WBS)
تساعد هذه الأداة في تقسيم هدف المشروع إلى خطوات صغيرة قابلة للتنفيذ - المهام والمهام الفرعية. ومع وجود WBS، يصبح من الأسهل رؤية وضوح الجدول الزمني للجدول الزمني للمشروع.
3. خط الأساس للمشروع
تساعد هذه الأداة في تتبع تقدم المشروع في الوقت الفعلي. وتساعد في مقارنة الجدول الزمني للمشروع بالأداء الفعلي.
4. أدوات التواصل والتعاون
وهذا أمر بالغ الأهمية في ضمان التواصل الفعال وتعاون الفريق لضمان عمل الجميع على نفس الصفحة.
5. أدوات إدارة الوقت والجدولة الزمنية
تساعد أدوات إدارة الوقت في تتبع الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق في مهمة معينة. وتوفر أدوات الجدولة عرضاً للمهام التي يعمل عليها أعضاء الفريق وما إذا كانوا في وضع يسمح لهم بتولي المزيد من العمل.
الخاتمة
تعد إدارة الجدول الزمني للمشروع جانبًا مهمًا من جوانب إدارة المشروع. وتشمل أدوارها تطوير الجدول الزمني والموافقة على الجدول الزمني ومراقبة الجدول الزمني وتحديث الجدول الزمني. ومع ذلك، فإن إدارة الجدول الزمني لا تخلو من التحديات. فهي تتراوح بين عدم دقة تقدير الوقت وسوء التواصل وغيرها. والشيء الجيد هو أن هناك أدوات متاحة للتخفيف من هذه التحديات وضمان الإدارة الفعالة للجدول الزمني للمشروع وإنجاز المشروع بنجاح وفي الوقت المناسب.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
