العلاقة بين إدارة المشروع وتتبع الوقت (أو إدارة وقت المشروع) بالنسبة لبعض الناس لا يحتاج إلى أي تفسير. فكلما فكروا في "مشروع"، يرون "الوقت" أو "تتبع الوقت". هذه المقالة مختلفة.
" إلى "حسناً، كيف أبدأ؟" سيوضح لك دليل تتبع الوقت هذا فوائد هذه العملية والطريقة الصحيحة للقيام بها. الجزء الأخير مهم بشكل خاص، حيث أن تتبع الوقت، عندما لا يتم تنفيذه بشكل صحيح، يمكن أن يجعل موظفيك مرهقين ولا يجعلهم في الواقع أكثر إنتاجية ولو قليلاً.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
- كيفية تتبع تقدم المشروع وموارد المشروع
- أسماء الشركات التي تستخدم أدوات تتبع وقت إدارة المشاريع لتتبع وقت المشاريع (في الأسفل)
- دور وأهمية المشروع و برنامج تتبع وقت الموظفين في عملية تخطيط المشروع
الأسباب
يضيع أكثر من $18،000 دولار في المتوسط كل عام من قبل فرق تطوير الويب والبرمجيات عندما لا يستخدمون تتبع الوقت - وهذا وحده يجعل القضية مقنعة للغاية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يستفيد جميع الأشخاص المشاركين في عملية تطوير البرمجيات من تتبع الوقت:
الرئيس التنفيذي والشؤون المالية
إن تتبع الوقت يعني أن لديهم المزيد من التحكم في كفاءة فرقهم، مما يساعد بدوره على تقدير معدل الاستهلاك، وبالتالي اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن المشاريع المنفذة.
المطورون
قد يركز الكثيرون على جانب الإنتاجية عندما يُسألون عن الأساس المنطقي وراء تتبع وقت تكنولوجيا المعلومات. ففي نهاية المطاف، فإن دقات الساعة تجبر معظمنا على التركيز على المهمة التي بين أيدينا. ومع ذلك، فإن السبب الرئيسي لتتبع الوقت هو تعزيز التنمية.
يساعد تتبع وتيرة إنجاز المهام في تحديد ما إذا كانت أي من مهاراتهم تتطلب بعض العمل الإضافي؛ وبالتالي، فإنه يسهل معالجة أي قصور في المهارات قبل أن تصبح مشكلة حقيقية وتؤثر بشكل خطير على سرعة الفريق. بالإضافة إلى ذلك، يتيح تتبع الوقت للمطورين مقارنة تقديراتهم بوقت العمل الفعلي. ونتيجة لذلك، يصبحون أفضل في تقييم عبء عملهم.
ضمان الجودة
يساعد التتبع الزمني لمراجعة التعليمات البرمجية على تحديد معدل الفحص وجعل التوقعات المستقبلية أكثر دقة.
العملاء
يثبت تتبع الوقت وتتبع التقدم المحرز في المشروع للعميل أنه يحصل على قيمة أمواله. عندما يتم تتبع الوقت الذي يستغرقه المشروع، يمكن للعملاء أن يروا بأنفسهم مقدار الوقت الذي يستغرقه المشروع للوصول إلى الوقت المحدد معالم المشروع- وبهذه الطريقة، سيعرفون بالضبط ما الذي يتم تحصيله منهم.
مديرو المشاريع
وأخيراً، أنت، المشروع و مديرو الموارد:: يسمح لك استخدام أدوات تتبع الوقت للمشاريع بتتبع أداء الفريق ويجعل من السهل تقدير التكرارات المستقبلية، حيث يوفر لك بيانات تاريخية عن أدائها السابق.
ليست كل ساعات العمل متساوية- أو هكذا قد يبدو الأمر. في حين أن قيمة الساعات القابلة للفوترة (التي تغطي المهام الفعلية والاجتماعات والمكالمات) واضحة إلى حد ما، إلا أنه من الأصعب بكثير حساب الساعات غير القابلة للفوترة - وقد تشكل في بعض الأحيان جزءًا كبيرًا من العمل.
على سبيل المثال، هل يجب عليك أن تحاسب العميل على الساعات التي قضاها مطوروك في تعلم تقنية جديدة مطلوبة للمشروع؟
فمن ناحية، كان ذلك ضروريًا لهذا المشروع؛ ومن ناحية أخرى، من المحتمل أن يكون استثمارًا سيكون مفيدًا في المستقبل، لذا فإن تحميل أي شخص 1001 تيرابايت مقابل اكتساب مطور مهارات جديدة قد يُنظر إليه على أنه ببساطة غير عادل.
حالة أخرى هي عندما يتعين على فريقك التحقيق في تقنية جديدة تمامًا قبل الغوص في المشروع. على سبيل المثال، قد يضطر فريقك إلى التحقيق في مزيج تكنولوجي مبتكر يكون بمثابة نجاح أو فشل المشروع: لا يمكن معرفة ما إذا كان هذا المزيج سينجح، لذلك يتعين على العميل أن يقرر ما إذا كان على استعداد لمتابعة فكرة قد يتبين أنها فاشلة تمامًا.
يجب عليك دائمًا مناقشة مثل هذه المسائل مع العميل مسبقًا، وذلك من أجل الجدول الزمني والتكاليف. إذا كانت شركتك تستخدم تتبع الوقت، فيمكنها مراقبة نسبة الساعات القابلة للفوترة/غير القابلة للفوترة والتوصل إلى متوسط معدل للخدمات.
الكيفية
لا يمكن الالتفاف حول حقيقة أن تتبع الوقت بحد ذاته يستغرق وقتًا وجهدًا لتدريب المستخدمين الجدد والتأكد من أنهم يستخدمون برنامج التتبع بالفعل. ومع ذلك، نظرًا لضياع أكثر من 381 تيرابايت من الإيرادات المحتملة القابلة للفوترة بسبب الوقت غير المتتبع الذي يتم إنفاقه على البريد الإلكتروني والاجتماعات والتأخير في ملء الجداول الزمنية، فإن هذه اللعبة تستحق بالتأكيد كل هذا الجهد. إن اتباع هذه القواعد الست أثناء تعريف فريق تكنولوجيا المعلومات بتتبع الوقت، لن يسهل عملية التنفيذ فحسب، بل سيعزز أيضًا عملية أكثر فعالية:
1. اختر أفضل برنامج لتتبع وقت الموظفين
تأكد من أن أداة تعقب الوقت التي تستخدمها تلبي احتياجات شركتك. العوامل الأكثر وضوحًا التي يجب مراعاتها هي حجم الشركة والأدوات المستخدمة بالفعل. إذا كانت الشركة تنمو بسرعة، فأنت بحاجة إلى أداة يمكن أن تتوسع معها. وبالمثل، إذا كانت بعض الأدوات مطبقة بالفعل، فاستخدم برنامجًا يمكن أن يصبح جزءًا لا يتجزأ من النظام.
بدلاً من ذلك، فكر فيما إذا كان من المنطقي بالنسبة لك اختيار برنامج تتبع وقت الموظف الذي يمكن استخدامه لأغراض أخرى متعلقة بالموظفين: جدولة الموارد أو التوافر / إدارة الإجازات (في Apptension، دار البرمجيات التي أعمل بها، ابتكرنا تطبيقًا للاهتمام بجميع إدارة موارد المشروع-المهام الموجهة، بما في ذلك تتبع الوقت).
خلاصة القول: احرص على استخدام البرمجيات بشكل صحيح وألا تصبح قطعة أخرى من "برامج الرفوف". إذا كنت بحاجة إلى حجة ضد إهدار البرمجيات، فضع في اعتبارك ما يلي: أكثر من 4 من كل 5 شركات قصيرة ومتوسطة الحجم في المملكة المتحدة لا تستخدم البرمجيات التي تدفع ثمنها، حيث بلغ إجمالي ما أنفقته أكثر من 5.7 مليار جنيه إسترليني خلال 4 سنوات من الدراسة.
2. اشرح دائمًا الأسباب
لا تجمع أعضاء فريقك في غرفة في يوم من الأيام وتقول: "من الآن فصاعدًا، سنستخدم برنامج تتبع الوقت هذا الخاص بتكنولوجيا المعلومات لمعرفة كيفية سير عملك. انقر هنا، والآن انقر هناك، ممتاز، شكراً، انتهى الاجتماع" - هذا إذا لم تكن تريد أن تصطدم بمجموعة من الثرثارين في كل مرة تذهب فيها إلى المطبخ. يريد الناس أن تتم معاملتهم بإنصاف: إذا قمت بإدخال بعض التغييرات، فقم بشرح الأساس المنطقي وراءها. (وإلا فإنهم سيأتون بواحدة من تلقاء أنفسهم، ومن المحتمل ألا تعجبك نسختهم).
3. التركيز على العملية وليس على المنتج
عندما تشرح سبب رغبتك في تتبع الوقت الذي يقضيه أعضاء فريقك في مهام معينة، ركز على التقييم الذاتي والتطوير المستمر بدلاً من التركيز على الأرقام. ففي النهاية، يجب أن يكون هذا هو السبب الرئيسي وراء تتبع الوقت: أن يصبحوا أفضل في عملهم. إذا عززت ثقافة التعلم، فإن تحسين الكفاءة سيأتي كمكافأة جانبية كبيرة.
4. تتبع كيفية استخدام الأشخاص لأجهزة التتبع الخاصة بهم
إذا كنت مدير مشروع، يجب أن تكون لديك نظرة ثاقبة على متتبعات المطورين لديك. حساب كل خمس دقائق من اليوم هو أمر جنوني، ولكن إذا كان هناك شخص ما يترك متتبعه يعمل باستمرار على مهمة واحدة بينما يكون قد انتقل بالفعل إلى مهمة أخرى أو يحتفظ ببعض المتتبعات تعمل في وقت واحد، فأنت بالتأكيد تريد التحدث إلى هذا الشخص.
5. تذكير الناس بتتبع وقتهم (كثيرًا)
تتبع الوقت هو عادة، والعادات لا تُكتسب بسهولة؛ في البداية، سيكون عليك تذكير الأشخاص باستخدام أداة التتبع باستمرار. كن صبوراً ومتفهماً: لا يمكن بناء عادة في يوم واحد. إذا لم يقم مطوروك بتتبع الوقت من قبل، فسوف يستغرق الأمر أسابيع أو أشهر حتى يعتادوا على ذلك . لكن الأمر يستحق العناء على المدى الطويل.
6. استخدام بيانات المشروع
يزودك تتبع الوقت بالبيانات المتعلقة بأداء فرقك والديناميكيات بين مختلف الأعضاء، ونأمل أن تتمكن من استخدامها لتحسين أداء الجميع. يجب أن تجيب مجموعة البيانات التاريخية على واحدة أو أكثر من المسائل التالية:
أوجه القصور في المهارات. هل هناك أي مهارة ضرورية يفتقر إليها عضو معين في الفريق؟ هل يبطئ ذلك من أدائهم أو يعيق إنجاز المهمة؟ هل يمكنك تزويدهم بالوقت والموارد اللازمة لاكتساب هذه المهارة؟
كفاءة الفريق. كيف تقارن السرعة المقدرة لفريق معين بأدائه الفعلي؟ إذا كنت تقوم دائمًا بتقدير قصص المستخدمين باستخدام نقاط القصة مثلاً، هل يمكنك حساب سرعة فريقك في السرعة؟
ديناميكيات الفريق هل يعمل تكوين عضو معين بشكل جيد لمشروع معين؟ هل هناك من يجعل الفريق يتأخر، أم أن سير العمل سلس؟
الاستنتاجات
ها هو لديك: دليل تتبع وقت إدارة المشروع الذي يجب أن يضعك على المسار الصحيح.
تذكّر أن تتبع الوقت يمكن أن يؤدي إلى نمو المهارات وتعزيز الكفاءةعلى سبيل المثال لا الحصر. على الرغم من أن البدء في تتبع الوقت قد يكون رحلة وعرة، إلا أن الأمر يصبح أسهل بكثير إذا ركزت على شرح الأساس المنطقي وراء التنفيذ ومساعدة أعضاء الفريق باستمرار على التعود على الأداة الجديدة.
احذر من برامج الرفوف - تذكر أن الأداة يجب أن تكون قد صُممت مع شركة مثل شركتك. ربما يجدر الأخذ في الاعتبار أدوات التتبع المخصصة، مثل برنامج تتبع وقت الوكالة, برنامج إدارة موارد التسويقأو للصناعات الأخرى.
