استخدام جداول بيانات Excel لإدارة المشاريع؟ قد ترغب في إعادة النظر.

من خلال تصفح الإنترنت، ستجد العديد من قوالب إدارة المشاريع في برنامج Excel: قالب مخطط جانت، قالب الميزانية، قالب الجدول الزمني للمشروع، إلخ.

من الواضح أن العديد من الشركات لا تزال تعتمد على جداول البيانات لتخطيط وإدارة مشاريعها. عند التحدث مع برنامج إدارة الموارد المستخدمين، غالبًا ما نعلم أنهم كانوا يستخدمون جداول البيانات لتتبع الوقت أو تتبع إجازات الموظفين. 

ما المشكلة إذن؟ إذا كانت قوالب مايكروسوفت إكسل ناجحة بالنسبة للشركة، فهل يجب أن تستمر في الاستثمار في أداة مخصصة لمديري المشتريات؟ يهدف هذا المنشور في هذه المدونة إلى السماح لك بتقييم ما إذا كانت جداول البيانات عملية حقًا لمؤسستك. إذا كانت كذلك، فهذا رائع، ولكن من المحتمل أن ترى التكاليف الخفية لاستخدامها من أجل إدارة المشاريع والموارد.

لماذا تستخدم الشركات جداول البيانات لإدارة المشاريع؟

قبل أن نناقش المشكلات العديدة التي قد تواجهك عند الاعتماد على جدول بيانات لتتبع المشروع أو المشروع و تخطيط الموارد، دعنا نتحدث عن أسباب استخدامها في المقام الأول. في رأينا، تقرر الشركات إدارة مشاريعها باستخدام برنامج Excel لأن جداول البيانات تبدو متاحة وسهلة الاستخدام ومجانية. بعد كل شيء، في الأساس، كل شخص لديه تطبيق جداول بيانات مثبت على جهازه. البدائل السحابية مثل جداول بيانات جوجل متاحة أيضًا على نطاق واسع. المشكلة هي أن جداول البيانات، على الرغم من شيوعها، لم يتم تصميمها لأغراض إدارة المشاريع. ونتيجة لذلك، فإن استخدامها على هذا النحو قد لا يكون سهلاً ومجانيًا وفعالاً.

المزالق الرئيسية لـ "إدارة مشاريع إكسل"

دعونا نناقش أكبر المشاكل التي يتعين على مديري المشاريع معالجتها عند استخدام جداول البيانات لإنشاء خطة المشروع أو إدارة المهام الجارية.

جداول البيانات هي:

• تستغرق وقتاً طويلاً في الاستخدام. لنفترض أن فريقك قد توصل إلى طرق فعالة لتخطيط وإدارة المشاريع باستخدام جداول البيانات. بل ربما تكون قد أعددت قوالب Excel لإدارة المشاريع التي تعمل بشكل جيد لعملك. ومع ذلك، يمكن أن يكون تنظيم جداول البيانات وتحديثها وربطها عملية مملة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً. تخيل تنفيذ حتى أصغر التعديلات على مخطط جانت في برنامج Excel الخاص بك والاضطرار إلى إعادة تلوين مجموعة من الخلايا. الأمر أشبه بالتفاعل مع كتاب تلوين للكبار، ولكن ليس بطريقة ممتعة.

• غير مناسب لتتبع المشروع في الوقت الفعلي. عندما تعتمد على ملفات Excel، لا يمكنك التأكد من تحديثها أو عدم وجود إصدارات متعددة منها متداولة. مع الأوراق المستندة إلى السحابة، يكون الوضع أفضل، ولكن لا تزال هناك قيود أخرى على جداول البيانات تنطبق هنا.

• ليس من السهل إتقانها. بما أن كل شخص لديه بعض الخبرة في استخدام جداول البيانات، يجب أن تكون أداة بديهية لأعضاء فريقك، أليس كذلك؟ بالتأكيد، عندما نتحدث عن الجداول والقوائم البسيطة جدًا. ولكن، للتعويض عن الميزات المفقودة في PM، ستحتاج على الأرجح إلى دمج صيغ أو إضافات متقدمة قد يكون لها منحنى تعليمي حاد لموظفيك.

• الحد. مرة أخرى، لم يتم تصميم جداول البيانات لإدارة المشاريع أو إدارة الموارد. وبالتالي ليس من المستغرب أنها تفتقر إلى العديد من الميزات المفيدة التي غالباً ما يحتاجها أعضاء فريقك. لا يمكنك تخزين الملفات فيها أو إضافة الملاحظات أو جمع الملاحظات. والآن، نحن متأكدون أن بعضكم سيعارض هذه العبارة ويقول "بالطبع، يمكنك القيام بهذه الأشياء. عليك فقط القيام ببعض الحلول البديلة." ومع ذلك، قد تستغرق مثل هذه الحلول البديلة الكثير من الوقت لإنشائها، وبالتالي تكلف بعض الأموال الطائلة. بالإضافة إلى ذلك، قد لا تكون في نهاية المطاف فعالة كما يمكن أن يكون تطبيق PM البسيط.

• غير مناسب للتعاون. هناك مفارقة معينة عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع في جداول البيانات. فمن ناحية، أنت تريد إشراك أعضاء فريقك في العملية والسماح لهم بالمشاركة في إدارة المهام أو تخصيص الموارد. من ناحية أخرى، يمكن أن يكون من السهل جدًا إفساد بنية جداول البيانات والصيغ المستخدمة داخلها، لذلك قد لا ترغب في السماح لعدة أشخاص بالتعاون فيها.

• عرضة للتعقيد. نعم، من الممكن تخطيط جانب واحد من المشروع في جدول بيانات. ومع ذلك، عندما تعمل شركتك على مشاريع كبيرة، فإن هيكل جدول البيانات سرعان ما ينمو إلى ملفات/أوراق متعددة. والسبب في ذلك هو أنه من الصعب أن تعكس التبعيات والعلاقات المتعددة للمشاريع في ورقة واحدة. وبالطبع، قد يكون من الصعب جدًا التنقل في هيكل جدول البيانات المعقد، خاصةً بالنسبة لأعضاء الفريق الجدد.
• غير قابل للتقديم لعملائك من المعتاد أن يرغب العملاء في الحصول على نظرة ثاقبة حول تقدم المشروع أو الحالة الحالية للميزانية. لن يكون إرسال جدول بيانات معقد وغامض إليهم حلاً مثاليًا. ونتيجةً لذلك، يقضي مديرو المشاريع ساعات في كتابة تقارير حالة المشروع وإنشاء عروض تقديمية للعملاء. إنه عمل إضافي يمكن تجنبه (كيف؟ انظر القسم التالي من هذه التدوينة).

كيف يحل مخططو الموارد محل جداول البيانات؟ لإدارة المشاريع?

أولاً وقبل كل شيء، مشروع مخصص و أدوات تخطيط الموارد حل التحديات المعروضة في القسم السابق. لقد تم تصميمها مع وضع هذه العمليات المحددة في الاعتبار، لذا، من الطبيعي أن تحتوي على ميزات لدعم تخطيط المشاريع أو جدولة الموارد أو تحديث الجدول الزمني للمشروع. علاوة على ذلك، فإنها عادةً ما تقدم الميزات التالية التي يمكن أن تعزز أداء فريقك وتوفر لك الكثير من الوقت والمال:

• تقارير المشروع. تخيل أنه يمكنك إنشاء لوحة معلومات إدارة المشروع لمراقبة المقاييس المهمة أو تصدير تقرير مرئي جذاب لعميلك. تتيح لك تطبيقات إدارة المدراء التنفيذيين والموارد حساب مؤشرات الأداء الرئيسية بسهولة مثل معدل الإنهاك, معدل استخدام المواردأو هوامش الربح. لا يمكنك إبهار عملائك بتقارير دقيقة فحسب، بل يمكنك أيضًا استخدام هذه التحليلات للعثور على فرص التحسين داخل مؤسستك.
• إشعارات في الوقت الفعلي. بالتأكيد، يمكنك إعداد إشعارات جداول البيانات باستخدام بعض الحلول الإبداعية أو تطبيقات مثل زابير. ومع ذلك، فإن الأدوات الخاصة بمديري المشاريع عادةً ما تقدم لك إشعارات وتكاملات مدمجة. على سبيل المثال، يمكنك الحصول على تنبيه في كل مرة يتم فيها إكمال مهمة ما، أو إرسال طلب إجازة جديدة من موظفك.

بالطبع، ستساعدك برامج إدارة المشاريع القوية على حل العديد من المشكلات الأخرى التي قد تواجهها حاليًا. المفتاح هو اختيار التطبيق الذي يناسب احتياجات فريقك ويكون مناسباً لميزانية شركتك.  

بدائل جداول البيانات و Excel في إدارة المشاريع

تتساءل العديد من المؤسسات عما إذا كان ينبغي عليها إنفاق الأموال على التطبيقات في ظل وجود بديل مجاني مثل Microsoft Excel. لحسن الحظ، هناك العديد من التطبيقات المجانية أو بأسعار معقولة جداً في السوق. يمكنك العثور على بعض الأمثلة في منشورات مدونتنا:

• أدوات تخطيط القدرات
• برنامج جدولة المشاريع
• نظام إدارة الإجازات - كيفية الاختيار

ضع في اعتبارك أن الدفع مقابل التطبيق قد يعني توفير المال على المدى الطويل. تخيل أن فريقك يوفر بضع ساعات كل أسبوع بفضل أداة فعالة في إدارة المشاريع. اضرب هذا الرقم في أجور موظفيك بالساعة واحسب العائد على الاستثمار، فقد تتفاجأ. قدرت إحدى الشركات التي تستخدم Teamdeck أنها توفر حوالي. $10 آلاف كل شهر بفضل التحول إلى تطبيق مخصص لإدارة الموارد - يمكنك قراءة دراسة حالة كاملة هنا.

هل تبحث عن بدائل لجداول البيانات في إدارة المشاريع؟

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]