تقويم الموارد - إدارة فريقك بالكامل في أداة واحدة

يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بالتخطيط والإدارة و تخصيص الموارد بفعالية وكفاءة أكبر - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في شركتك.

غالبًا ما يكون جزءًا من أداة إدارة الموارد، تقويم الموارد هو طريقة العرض التي يمكنك اللجوء إليها أثناء تخطيط المشاريع، وتعيين الحجوزات، وإدارة فرقك. ما يلي هو تفصيل تقويم الموارد لإعطائك لمحة عن الميزات الأساسية ولماذا يستحق استخدام مثل هذا التقويم في عملك اليومي كمدير مشروع.

ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:

• كيف تحل تقويمات إدارة المشاريع التحديات
• بضع كلمات عن تقويم الموارد, جدولة الفريق, تتبع وقت الفريقو إدارة الإجازات في 1 أداة
• تأثير برنامج تخطيط الموارد في إدارة المشاريع
• معنى ودور تقويمات الموارد

ما هو تقويم الموارد؟

يرصد تقويم الموارد (المعروف أيضًا هنا وهناك باسم تقويم إدارة المشروع وتقويم تخطيط المشروع) العديد من المهام والأحداث والتواريخ التي تتم أو ستتم خلال دورة حياة المشروع.

فهو يراقب مدى توافر الموظف الفردي - على الأقل - وقدرته وعبء العمل والاستخدام.

(Teamdeck)

تقويم الموارد - كما توحي المصطلحات - هو تقويم للتحكم في الموارد وتنسيقها ومراقبتها، بما في ذلك الموظفين والمعدات. وهو يمنح مديري المشاريع رؤية شفافة تمامًا للفريق بأكمله وجميع المشاريع، وهي طريقة رائعة لمساعدة المؤسسات في توسيع نطاق أعمالهم.

لكي تكون أكثر صرامة، نظرة عامة عن كيفية استخدام الموارد (الموظفين)، والموارد التي تتمتع بمهارات معينة، والمدة الزمنية التي تستغرقها المشاريع المنفصلة، وعدد المشاريع المعينة التي ستتكلفها. كما أنه يساعد في تجنب تحديات إدارة عبء العمل مثل الاستخدام المفرط أو الاستخدام الناقص.

ما هي ميزات مديري المشاريع التي يبحث عنها مديرو المشاريع في تقويم الموارد؟

• ميزات إدارة التوافر / الإجازات - مقدار الوقت الذي يمكنك حجز موظف فيه
• تقارير قابلة للتخصيص وسهلة الفهم
• العمل المخطط له - الوقت الذي يتم فيه تعيين موظف لمشروع ما. ومن الناحية المثالية، ينبغي ألا يتجاوز إجمالي الحجوزات لشخص واحد الوقت المتاح له
• الجداول الزمنية و تتبع وقت الموظف - الوقت الذي عمل فيه الموظف في مهمة/مشروع معين. من الناحية المثالية، يجب ألا تتجاوز إدخالات الوقت الحجوزات
• ميزات تحليل استخدام الموظفين
• إدارة عبء العمل وتحسينه
• إعداد ميزانية المشروع
• مراقبة المشروع والتخطيط له
• قدرة التكامل
• التخصيصات المتقدمة

• إجازات الغياب - يجب تضمين إجازات الموظفين والإجازات المرضية وأنواع الغياب الأخرى في التقويمات المتعددة للموظفين، بحيث يمكنك بسهولة تحديد الوقت الذي يكون فيه عضو معين في الفريق غير متاح.
• العطلات الوطنية - على غرار الإجازات، يجب وضع علامة على العطلات الوطنية في تقويم الموارد الخاصة بك باعتبارها الوقت الذي تكون فيه الموارد غير متاحة، بحيث لا يمكنك احتسابها عند التخطيط لمشروع ما.

كيف يفيد تقويم الموارد مشاريعك المعقدة؟

يمكن لمديري المشاريع الاستفادة من استخدام تقويم الموارد بعدة طرق، على سبيل المثال عن طريق:

• وجود نظرة عامة رفيعة المستوى لتوافر الموارد,
• الحصول على فهم أفضل لخط إنتاج الشركة,
• القدرة على تخطيط الموارد بشكل مدروس أكثر,
• القدرة على تعديل عبء عمل الفريق في حالة نقص الاستخدام أو الإفراط في الاستخدام.

باستخدام تقويم الموارد، يمكنك التخطيط لعمل فريقك أكثر كفاءة. من خلال مراعاة تفرغ الموظفين وإجازاتهم المخطط لها والعطلات الوطنية، فإنك تقلل من خطر وجود عدد قليل جدًا من القوى العاملة لإكمال المشروع.

وبالمثل، يمكنك استخدام تقويم الموارد لتحديد الموظفين الذين تحتاجهم والذين هم في الوقت الحالي محجوزون لمشروع آخر. وبمعرفة المدة التي لن يكونوا متاحين فيها، يمكنك تعديل الجدول الزمني لمشروعك أو التفاوض مع مدير مشروع آخر حول الموارد التي تحتاجان إليها.

ميزة أخرى لتقويم الموارد هي نظرة عامة واضحة على عبء عمل الموظفين. من خلال مراقبة الحجوزات أو إدخالات الوقت، يمكنك بسرعة اكتشاف أعضاء الفريق الذين لديهم الكثير أو القليل جداً من العمل، بحيث يمكنك تعديل حجوزاتهم وفقاً لذلك.

تقويم الموارد، وتتبع الوقت، والجداول الزمنية، والجداول الزمنية، وتخطيط المشاريع، وإدارة عبء العمل في مكان واحد؟

دعنا نبدأ المقدمة. إن Teamdeck هو إدارة موارد SaaS SaaS حل تم تطويره بواسطة دار برمجيات تعمل مع NetFlix أو Uber أو Universal. في السابق كان البرنامج مخصصاً لأغراضهم الخاصة ولكن بعد عشرات الأشهر، أصبح المنتج تجارياً. هكذا - بشكل عام - أصبح تقويم الموارد هذا جزءًا من سوق برمجيات إدارة المشاريع الضخمة.

يساعد كل مدير مشروع وعضو في الفريق خلال المشروع بأكمله، مع تخطيط المواردوإدارة وقياس الأداء.

Teamdeck، يمكنك الوصول إلى عبء عمل موظفيك من خلال جدولة الموارد البسيطة. تتضمن المعلومات المتوفرة في Teamdeck الحجوزات وجداول الوقت والتوافر والإجازات.

بالإضافة إلى ذلك، قمنا بتضمين تفصيلين آخرين يمكن أن يساعداك في مراقبة عبء العمل:

• الحجوزات مقابل التوافر
• الجداول الزمنية مقابل التوفر

تُظهر الأشرطة حجوزات الموظفين أو الجداول الزمنية مقارنة بتوافرهم. إنها طريقة سريعة وسهلة لمعرفة ما إذا كان أحد أعضاء الفريق غير مستغل بشكل كافٍ أو مفرط، مما يسهل عليك اتخاذ إجراء ما.

لجعل Teamdeck أكثر ملاءمة للاستخدام، يمكنك تخصيص طريقة العرض عن طريق تحديد الصفوف التي تريد رؤيتها.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تصفية طريقة العرض لعرض قائمة محددة من الموظفين، مثل مطوري الواجهة الأمامية أو المصممين فقط. يمكنك إنشاء طرق العرض الخاصة بك، بحيث يمكنك الحصول بسرعة على نظرة عامة على الفرق المختلفة.