إذا لم تكن تستخدم ممتازًا برنامج جدولة الموارد من الأفضل إلقاء نظرة على تقنيات الجدولة. تساعد تقنيات الجدولة على مواءمة الجدول الزمني للمشروع ونطاقه ومواردك. يجب أن يتناسب الجدول الزمني مع إطار زمني محدد واستخدام الموارد المتاحة ذات المهارات المناسبة.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
- تحديد واضح لدور وأهمية جدولة المشاريع في إدارة المشاريع
- عرض تقنيات جدولة المشاريع المختلفة
- كيفية حل مشاكل الجدولة الزمنية لمشروعك باستخدام تقنيات الجدولة هذه
- دور تخطيط المشاريع و برنامج إدارة الموارد في إدارة المشاريع
كما يعلم الكثيرون - إدارة الجدول الزمني للمشروع وتقنيات جدولة المشاريع تنتمي إلى نفس العائلة. وفي كلاهما - بشكل عام - فإن تسليم المشروع أو جزء منه في الوقت المتوقع هو الدافع الأساسي الذي نشأ عنه كلا المجالين.
نظرًا للعديد من أوجه عدم اليقين والمتغيرات واحتمالية تغير توافر الموارد أو نطاق المشروع، فمن الصعب وضع جدول زمني يدوم. وفي النهاية، أنت من سيتحمل المسؤولية. إليك كيفية وتوقيت استخدام تقنيات الجدولة المطبقة على مشاريع تكنولوجيا المعلومات المعقدة، حتى تتمكن من إعداد جدول زمني موثوق به.
ما هي تقنيات جدولة المشاريع؟
أولاً، القليل من المصطلحات.
جدولة المشروع هو عملية إنشاء الجدول الزمني للمشروع، ويتألف من أنشطة متسلسلة ومراحل رئيسية يجب تسليمها في إطار موعد نهائي محدد. يتم إنشاء الجدول الزمني للمشروع بناءً على العوامل التالية:
- متطلبات المشروع
- أهداف المشروع ومنجزاته
- المهام وتوابعها
- مدة كل مهمة ومرحلة من مراحل المشروع
- الموارد المتاحة
- الجدول الزمني للمشروع
- المعالم الرئيسية للمشروع
- مهارات الفريق وكفاءاته
- الميزانية
- تحليل المخاطر
تقنيات جدولة المشاريع هي ببساطة نماذج من جداول العمل. نظرًا لأن جدولة المشروع تحتوي على العديد من المكونات، فإنها تتطلب نهجًا مختلفًا اعتمادًا على التوقعات أو الصعوبات في المشروع، على سبيل المثال عدم كفاية الوقت، أو عدم كفاية الأشخاص، أو عدم كفاية التكنولوجيا، وما إلى ذلك.
ما أهمية جدولة المشروع؟
الجدول الزمني هو الجدول الزمني لمشروعك، ويتألف من أنشطة متسلسلة ومراحل رئيسية يجب تسليمها في إطار موعد نهائي محدد.
وجود خطة للمشروع تعرف بالضبط ما الذي يجب تسليمه بأي ترتيب. تخصيص موارد المشروع يساعدك في العثور على الموظفين المناسبين وتعيينهم و الترويج على إنستغرام طريقة فعالة للوصول إلى جمهور أوسع، والتفاعل مع العملاء المحتملين، وبناء الوعي بالعلامة التجارية. بعد ذلك، يخبرك الجدول الزمني متى يجب أن يحدث كل ذلك بالضبط.
باستخدام تقنيات الجدولة الصحيحة، يمكنك أيضًا تعديل بعض الأنشطة والمهام في حالة تأخر المشروع أو في حالة حدوث أي تغييرات في النطاق.
تقنيات جدولة المشاريع
1. تحليل رياضي - المجموعة الأولى من تقنيات جدولة المشاريع
أول تقنيتين يستخدمهما مديرو المشاريع هما طريقة المسار الحرج (CPM) وتقنية تقييم ومراجعة البرامج (PERT). يعتمد كلاهما على المنطق الرياضي. يمكنك استخدام هاتين الطريقتين لحساب تواريخ البدء والانتهاء المفترضة، بناءً على النطاق المعروف للمشروع.
1.1. طريقة المسار الحرج
دعنا نلقي نظرة على المسار الحرج أولاً. فكر في المسار الحرج كمخطط الشجرة البيانية لمشروعك. إن طريقة المسار الحرج يساعدك في الكشف عن أطول جدول زمني ممكن للمشروع، وكذلك أقصر جدول زمني. باستخدام CPM، ستتمكن أيضًا من تحديد المهام الحرجة والمهام التي قد تطفو. لن تؤثر التغييرات في تسليم الأخيرة على الجدول الزمني.
لاستخدام التكلفة لكل ألف ظهور، تحتاج إلى معرفة نطاق مشروعك وسرد جميع المهام اللازمة لإنجازه. بعد ذلك، قم بتقدير المدة التي قد تستغرقها كل مهمة. بعد ذلك، يجب عليك أيضًا ملاحظة جميع التبعيات بين المهام. وبهذه الطريقة تعرف أي منها يمكن إنجازها بشكل منفصل، وأي منها يتطلب إنجاز المهام السابقة. وأخيرًا، أضف المعالم الرئيسية والمخرجات إلى مشروعك.
يساعد المسار الحرج على تصور تدفق المشروع وحساب مدته عندما تكون جميع التبعيات والتسليمات معروفة. وقد لا تكون هذه التقنية مفيدة للغاية إذا كان هناك العديد من أوجه عدم اليقين في المشروع.
1.2. تقنية تقييم البرامج واستعراضها (PERT)
على غرار المسار الحرج, بيرت هي طريقة لتصور تدفق مهام المشروع في المشروع وتقدير الجدول الزمني بناءً على مدتها المفترضة. وتوضح هذه التقنية أيضاً التبعيات بين المهام.
لجدولة مشروع باستخدام PERT، تمامًا كما هو الحال في CPM، ستحتاج إلى تحديد المهام وترتيبها أولاً، بناءً على المعالم الرئيسية لمشروعك. وباستخدام إطار عمل شبكي مشابه لـ CPM، يتألف من هذه المهام، يمكنك تقدير جداول زمنية مختلفة للمشروع اعتمادًا على مستوى الثقة:
- توقيت متفائل
- التوقيت على الأرجح
- توقيت متشائم
على الرغم من أنها تشبه إلى حد كبير التكلفة لكل ألف ظهور، إلا أن PERT تستخدم متوسط المدة المرجحة بدلاً من التقديرات لحساب الأطر الزمنية المحتملة.
من عيوب هذا النهج أيضًا الحاجة إلى معرفة كل المهام وتبعيات المهام فيما بينها من أجل الاستفادة الكاملة من هذه التقنية.
2. ضغط المدة - المجموعة الثانية من تقنيات جدولة المشاريع
ضغط المدة هو طريقة لتقصير الجدول الزمني. قد يكون مفيدًا إذا كان المشروع يسير في وقت متأخر وكان عليك إيجاد طريقة لتعديل الجدول الزمني دون تغيير نطاق المشروع. هناك طريقتان يمكنك تطبيقهما: التتبع السريع والتحطم.
2.1. التتبع السريع
بما أنك تعرف بالفعل ما هو المسار الحرج، إليك طريقة أخرى لاستخدامه. يساعدك التتبع السريع في العثور على المهام التي يمكن القيام بها في وقت واحد أو متداخلة جزئياً لتسريع تسليم المشروع. لذلك، ألقِ نظرة على المسار الحرج لتحديد الأنشطة التي يمكن تتبعها بسرعة.
لنفترض أنك بدأت مشروعًا جديدًا وقد جمعت بالفعل جميع المتطلبات. في هذه المرحلة، يمكنك البدء بمرحلة التصميم والبدء في تطوير البرمجيات فقط إذا كان التصميم جاهزاً.
ولكن إذا كنت بحاجة إلى تسريع كلتا العمليتين، يمكنك البدء في تطوير البرمجيات بعد أن تكون التصاميم الأكثر أهمية جاهزة أولاً. بعد ذلك، استمر في إعداد طرق العرض اللاحقة بينما يقوم المبرمجون بتنفيذ المواد التي تلقوها بالفعل.
التتبع السريع هو مثال على تقنية جدولة المشاريع. على الرغم من أن التتبع السريع قد يبدو جذابًا، تذكر المخاطر أيضًا. نظرًا لأنه سيتعين عليك إدارة العديد من الأنشطة المهمة في وقت واحد، فمن الأسهل ارتكاب أخطاء مكلفة أو التضحية بالجودة.
2.2. التحطم
هناك أسلوب ضغط آخر هو التعطيل، وهو عبارة عن إضافة موارد إضافية لإنهاء المشروع في الوقت المحدد. إلا أنه أسلوب صعب، إذ يجب أن يكون لديك موارد احتياطية يمكنك استخدامها.
بالإضافة إلى ذلك، لا يمكن إنجاز جميع المهام بشكل أسرع من خلال إضافة المزيد من أعضاء الفريق. وفقاً لـ قانون بروك، "إن إضافة المزيد من الموارد البشرية إلى مشروع برمجيات متأخر يجعله متأخراً"، وهو أمر مرتبط بالقانون العام لتناقص العوائد. والسبب في ذلك هو التواصل الإضافي اللازم لتعريف أعضاء الفريق الجدد بالمشروع ومحدودية تقسيم المهام.
هناك طريقة أخرى لاستخدام تقنية التعطل وهي إضافة الوقت (مثل العمل الإضافي المدفوع الأجر)، ولكن يجب أن يظل ذلك مناسبًا للموعد النهائي. إلا أن عيب هذا الأسلوب هو زيادة تكلفة المشروع.
3. تقنية جدولة مشروع المحاكاة
في تقنية جدولة المحاكاة، تستخدم مجموعة مختلفة من الأنشطة لحساب المدة المحتملة للمشروع. وهي مفيدة بشكل خاص عندما يكون هناك العديد من الشكوك والمتغيرات. باستخدام المحاكاة يمكنك إنشاء جدول زمني بناءً على افتراضات، لذلك يمكنك استخدامه حتى لو كنت لا تعرف جميع الإجراءات أو إذا كان النطاق قد يتغير.
أحد النماذج التي يمكنك استخدامها هو محاكاة مونت كارلو. يأخذ في الحسبان الافتراضات المختلفة والنتائج المحتملة، مما ينتج عنه مدة متوقعة. وتتمثل ميزة هذا النهج في أنه يأخذ المخاطر والشكوك في الحسبان، لذا حتى في حالة حدوث تغييرات في النطاق أو مهام إضافية، يمكنك تعديل جدول العمل.
4. الاستدلال على مستوى الموارد
تسوية الموارد هو تعديل الجدول الزمني والموارد لتقليص وقت التسليم أو تجنب الاستخدام الناقص أو المفرط للموارد. يمكنك استخدامه لضبط نشاط واحد في المشروع.
اضبط الجدول الزمني باستخدام تسوية الموارد، وقم بتقسيم الأنشطة أو دمجها وفقًا لتوافر الموارد، بحيث لا يكون هناك نقص أو زيادة في استخدام أعضاء الفريق.
إن استخدام هذه التقنية محل جدل واسع في مجتمع إدارة المشاريع، لأنها قد تزيد من تكلفة المشروع ووقته. إذا كنت ترغب في تطبيق هذه التقنية، يجب أن تأخذ سلبياتها في الاعتبار.
جدولة المشاريع في إدارة المشاريع - حول الأدوات التي تجعل العملية برمتها أسهل بكثير؟
المشروع أداة جدولة الموارد تساعدك على تحديد الموارد المطلوبة وتخصيصها ضمن الإطار الزمني للمشروع. يمكن أن تساعدك هذه الأدوات أيضًا على التنبؤ بالجدول الزمني لمشروع جديد، حيث أن لديك بالفعل الكثير من الأفكار من المشاريع السابقة.
كما أن معرفة كيفية أداء فريقك في الماضي والعقبات التي كان عليهم التغلب عليها وكيفية قيامهم بذلك أمر مفيد للغاية. توفر برامج إدارة الموارد الحديثة لمديري المشاريع الرقمية إمكانية الوصول إلى الكثير من البيانات، بما في ذلك تقارير الأداء أو الاستخدام.
Teamdeck هو الحل الأمثل للمشاكل التي يواجهها مديرو المشاريع. تُعد ميزة جدولة الموارد مثالية لتعيين الأشخاص المناسبين للمشاريع، بناءً على مهاراتهم وتوافرهم. مع خاصية تتبع الوقت، يمكنك دائماً معرفة ما يعمل عليه فريقك، سواء كانوا يعملون لوقت إضافي أو غير كافٍ.
يمكنك أيضًا التحقق من المشاريع غير المربحة لأنها تستهلك الكثير من مواردك. إدارة الإجازات هي وسيلة للتحكم في موارد شركتك عندما يكون الموظفون في إجازة. من ناحية أخرى، تمنحك التقارير المخصصة نظرة عامة كاملة على نقاط القوة والضعف في إدارتك حتى تتمكن من تحسينها.
كيف ستحل تقنيات جدولة المشاريع مشاكل مشروعك؟
يجب أن يبدأ كل تغيير بتشخيص جيد للموقف. أنت تعرف بالفعل ما هو الجدول الزمني للمشروع وتقنيات جدولة المشروع التي يجب أن يعرفها كل مدير مشروع جيد. سنناقش الآن المشاكل الأكثر شيوعًا التي يواجهها مديرو المشاريع مع جدولة الموارد وكيف ستساعد تقنيات جدولة المشاريع في حلها
1. لديك مشكلة في تقدير الوقت
إن تقدير مقدار الوقت اللازم للمشروع هو مسؤولية رئيسية تقع على عاتق مدير المشروع. إذا كان الموعد النهائي قصيرًا جدًا - سيعمل الجميع تحت الضغط، وقد تنخفض جودة المنتج ولن يكون العميل راضيًا عن التأخير. إذا كان الموعد النهائي طويلًا جدًا، فقد ترفض شركتك مشاريع جديدة لأنها ستعتقد أنها تفتقر إلى الموارد. وقد يترك العميل أيضًا مؤسستك ويختار مؤسسة أخرى تنجز المشروع في وقت أقصر. بالطبع، يقع الخيار المثالي في مكان ما في المنتصف. ولكن كيف يمكن العثور عليه؟
استخدم خبرتك وقدر الوقت اللازم بناءً على المشاريع السابقة. أسلوب تقييم ومراجعة البرنامج، وهو أحد التحليلات الرياضية للجدول الزمني للمشروع الذي كتبنا عنه، سيعمل بشكل رائع هنا. استنادًا إلى المهام والمعالم الرئيسية، قم بعمل سيناريو متفائل وأكثر احتمالاً وتشاؤمًا وقم بتقييم نوع الموقف الذي تواجهه. بهذه الطريقة ستكون مستعداً لأي شيء!
2. لا تلتزم بالمواعيد النهائية
يمثل تجاوز المواعيد النهائية مشكلة كبيرة بالنسبة لمدير المشروع، حيث أن 52% فقط من المشاريع يتم إنجازها في الموعد المحدد (معهد إدارة المشاريع، 2018). غالبًا ما يُنظر إلى تجاوز المواعيد النهائية على أنه أوضح دليل على أن مدير المشروع يفتقر إلى المهارات التنظيمية.
بالطبع، ليس هذا هو الحال دائمًا. في بعض الأحيان يكون الاتصال بالعميل صعبًا، أو لا يوجد عدد كافٍ من الأشخاص أو الموارد الأخرى، أو أن الشركة ببساطة في خضم انشغالها بالمشاريع التي تتدفق عليها. وبغض النظر عن السبب، فإن تجاوز الموعد النهائي للمشروع يمثل مشكلة كبيرة ويجب تجنبه بأي ثمن. خاصة وأن هناك العديد من الطرق الفعالة لتقليل عدد هذه الحالات. والجدولة المثالية للمشروع هي واحدة منها.
إذا كنت تفوت الموعد النهائي في كثير من الأحيان، استخدم تقنية ضغط المدة، وتحديدًا التتبع السريع، لتقصير الجدول الزمني عن طريق القيام ببعض المهام في وقت واحد أو تجاوز تلك التي ليست حاسمة للنتيجة النهائية.
3. ليس لديك عدد كافٍ من الأشخاص
إنه كابوس السوق اليوم - تعطل المشاريع بسبب نقص المتخصصين. في بعض الأحيان يكون السبب في ذلك هو أن وتيرة تطوير الشركة أسرع من وتيرة توظيف أشخاص جدد. وأحيانًا أخرى تكون الموارد كافية يوميًا، ولكن عندما يكون هناك تراكم في المشاريع، لا يوجد ببساطة عدد كافٍ من الأيدي العاملة. من الصعب جدًا مواكبة الصفقات عندما لا يكون هناك من يقوم بالعمل ويقترب الموعد النهائي حتمًا. إذا كنت تواجه هذه المشكلة في عملك في كثير من الأحيان، فإن التعطيل، وهو أحد تقنيات ضغط المدة، سيساعدك.
قدم لموظفيك عملاً إضافياً مدفوع الأجر أو عملاً إضافياً يمكنهم أخذه كأيام إجازة في أي وقت. من الجيد أيضاً أن تستعين بموظفين مستقلين أو شركة تعهيد خارجية لتزويدك بالمتخصصين اللازمين للعمل في مشروع يتطلب الكثير من الجهد.
3. ليس لديك معرفة كافية بالمشروع
كما تعلم على الأرجح، لا يتناسب المشروع دائمًا مع النطاق الأولي من البداية إلى النهاية. المنتجات الرقمية مخلوقات ديناميكية تتطور مع مرور الوقت. تظهر احتياجات جديدة، وتظهر أفكار جديدة، ويغيّر العميل الافتراضات ولا يبقى أمامك سوى مواكبة هذه التغييرات والتحلي بالمرونة.
تعتمد معظم تقنيات جدولة المشاريع على معرفة المشروع والمهام المطلوبة، ولكن إذا كان هناك العديد من الأمور المجهولة في عملك، فمن المفيد استخدام المحاكاة وإنشاء العديد من السيناريوهات وخطط العمل الممكنة اعتمادًا على المتغيرات التي قد تنشأ. ستضمن هذه المرونة أنك مستعد لأي شيء.
4. أنت لا تستخدم الموارد على النحو الأمثل
في جدولة المشاريع، تكون الاستجابة التلقائية لنقص الموارد هي الحصول على موارد جديدة. في بعض الأحيان لا يكون ذلك ممكنًا، ولكننا سنخبرك بالمزيد - وأحيانًا لا يكون ذلك ضروريًا. غالبًا ما يكون الانطباع بعدم وجود موارد كافية هو نتيجة عدم استخدامها على النحو الأمثل. انظر إلى هذا بمثال من واقع الحياة.
يحتوي اليوم على 24 ساعة. وهذا ينطبق على الجميع - أنت، وإيلون ماسك، وأوبرا وينفري، ورئيس الولايات المتحدة، والملكة إليزابيث. كل شخص لديه نفس القدر من الوقت - السؤال الوحيد هو كيف يستخدمه. إذا كنت تشعر بأنك تفتقر إلى الوقت، فلن تمدد يومك، ولكن يمكنك الاستيقاظ مبكرًا، ومشاهدة حلقتين من مسلسل تلفزيوني بدلًا من 5 حلقات، وعدم تصفح إنستاجرام، والعمل بشكل مكثف لبضع ساعات، والذهاب لركوب الدراجة، ثم الراحة بضمير مرتاح بعد يوم مثمر. والأمر نفسه ينطبق على عملك.
إذا كنت تعاني من نقص في الموارد، تحقق مما إذا كنت تستخدمها على النحو الأمثل - ربما يحصل بعض الموظفين على مهام أقل من كفاءتهم، وربما ينهون العمل مبكرًا ولا يقوم الباقون بأي عمل، وربما يكون هناك عدد قليل جدًا من الأشخاص في قسم ما وعدد كبير جدًا في قسم آخر. تعتبر تقنية تسوية الموارد مثالية لتحسين الجدول الزمني لمشروعك.
5. تريد أن يكون كل شيء مثاليًا
نعم، نحن نعلم بماذا تفكر. هل الكمالية سيئة؟ كيف يمكن أن يكون كذلك بينما يتحدث الجميع دائمًا عن كيفية تحقيق الكمال، وما إلى ذلك؟ حسنًا، بالطبع، الكمال ميزة عظيمة... طالما أن لديك وقتًا غير محدود. في إدارة المشاريع، للأسف، الوقت هو المورد الذي غالبًا ما يكون قليلًا في أغلب الأحيان، والكمالية لا تجعل الأمور أسهل.
إذا كنت تريد أن يتم إنجاز كل عنصر من عناصر المشروع ليس فقط بشكل جيد ولكن بشكل متميز، فإنك تقوم بفحص كل شيء عشرات المرات، وتقوم بكل شيء بشكل منهجي، واحدًا تلو الآخر، حتى تتناسب كل قطعة من الأحجية بشكل مثالي - على الأرجح لن تلتزم بأي مواعيد نهائية لأنك متأخر حتى قبل البدء.
هل هذا يعني أنه يجب عليك القيام بعملك بشكل سيء وإصدار منتج معيب؟ بالطبع لا! ومع ذلك، يجب أن تفهم أن هناك وسيطًا سعيدًا بين أحد النهجين والآخر. وهنا يأتي دور طريقة المسار الحرج. حدد المهام التي تعتبر حاسمة لإحراز تقدم في المشروع وتلك التي يمكن القيام بها لاحقًا. باستخدام هذه الحيلة، ستسمح لك جدولة مشروعك بإكمال العمل في الوقت المحدد وستتمكن من تحسين المنتج في الوقت المتبقي.
6. ليس لديك النظام الصحيح
يمكنك إعداد جدول زمني للمشروع في أي مكان - على ورقة، أو على السبورة البيضاء، أو على برنامج Excel. يمكنك ذلك. ولكن لأي غرض. أصبح العمل اليوم متقدمًا جدًا بحيث لا يسمح بالفوضى التنظيمية، ولهذا السبب يعد برنامج إدارة العمل عنصرًا لا غنى عنه، مما يسمح لك بإدارة وقت العمل والموارد والإجازات والجداول الزمنية والتقويمات من مكان واحد. كيف تختار مثل هذا النظام المخصص لاحتياجاتك؟ هذا موضوع لمقال منفصل. لحسن الحظ، لقد قمنا بالفعل بإعداده من أجلك المشروع جدولالحاكمية البرمجيات - ما الذي يبحث عنه مديرو المشاريع أو إدارة الجدول الزمني للمشروع - الدور والتحديات والأدوات.
