بصفتك مدير مشروع، فأنت تعلم جيدًا أن وضع جدول زمني مثالي للمشروع يمثل تحديًا كبيرًا، ولكن لديك الكثير من برنامج إدارة المشاريع والموارد والتقنيات المتاحة لك. ومع ذلك، من المحتمل أن تواجه بعض المشاكل في الجدولة. تصبح الأمور أكثر تعقيداً عندما تعمل في شركة مسؤولة عن تسليم مشاريع متعددة في وقت واحد. هذا هو المكان الذي تزداد فيه فرصة تداخل الجداول الزمنية وازدواجية حجز الموظفين.
لحسن الحظ، يمكنك تجنب معظم التعارضات المتعلقة بالجدول الزمني من خلال اتباع أفضل الممارسات إدارة الموارد والمشروعات. لقد أدرجنا بعض النصائح أدناه - اتبعها لإدارة مشاريعك بنجاح أكبر.
التعارضات غير السارة القادمة من تعارض جدولة المشروع
كلا المصطلحين معروفان تمامًا. في شروط العمل وكذلك في الحياة الخاصة، فإن مثل هذه المواقف مثل تداخل موعدين مهمين، وحدثين مهمين ليست شيئًا جديدًا في حياة أي إنسان. ولكن في الغالب مثل هذه المواقف لا تجعل الأمور تسير بشكل أفضل أو أسهل.
بشكل عام، في بيئة إدارة المشاريع، تحدث تعارضات الجدولة في بيئة إدارة المشاريع عندما يتم تكليف أحد أعضاء الفريق أو أحد الموظفين بأكثر من مهمتين أو نوبتين في وقت واحد. مثل هذه الحالة مصدرها أمران وكل منهما له تحدياته الخاصة وراءه.
تشير العديد من الأبحاث التي تتناول مشاكل الاستقالة من العمل إلى أن من بين أهم 5 أسباب، دائمًا ما تكون الأسباب الخمسة الأولى هي مسألة الجدولة أو - بعبارة أخرى - المرونة. إذا قرأت الملخص الذي قدمه مركز أبحاث PEW أو تلك التي من أبحاث جالوب، فإن الاستنتاجات هي نفسها. يحدد الجدول الزمني للموظف قراره من حيث المشاركة والولاء.
هل يمكن لكليهما التأثير على الأعمال وإنجاز المشاريع؟ بالتأكيد نعم. التعامل الجيد مع تضارب الجداول الزمنية هو مهارة أخرى من مهارات مديري المشاريع الذين يهدفون إلى تحقيق أهدافهم.
لماذا تنشأ التعارضات في جدولة المشروع؟
دعنا نتوقف لحظة لتوضيح بعض الأسباب الأكثر شيوعًا لمشاكل جدولة المشاريع. بمجرد أن تفهمها، سيكون من الأسهل تحديد مجالات التحسين في عملية إدارة مشروعك.
- غير دقيق التقديرات. عندما يجب أن تستغرق مهمة ما بضع ساعات ولكنها بدلاً من ذلك تستغرق أسبوعًا، فمن المحتمل أن يتأثر جدولك الزمني.
- عدم كفاية التنبؤ بالموارد. عامل آخر يمكن أن يجعل مشروعك أو يفسده في بدايته. إذا فشلت في حساب جميع الموارد اللازمة لتسليم مشروعك مسبقًا، فقد يتسبب ذلك في تأخير جدولك الزمني أو تعارضه مع مشاريع أخرى تحدث في نفس الوقت.
- تبعيات المشروع غير المتوقعة. قد يبدو الجدول الزمني لمشروعك جيدًا على الورق، لكن التبعيات التي لم تخطط لها قد تتطلب منك تعديل الجدول الزمني.
- الاستهانة بنطاق المشروع. دون جمع المتطلبات من جميع أصحاب المصلحة و إدارة نطاق المشروع، فأنت أمام فرصة كبيرة للتقليل من أهمية ما يجب القيام به من أجل تحقيق أهداف العمل.
- عدم وضوح الجدول الزمني بين مديري المشاريع المختلفة. هذه مشكلة شائعة في الشركات التي لديها مشاريع متعددة: الوكالات، ودور البرمجيات، والشركات الاستشارية. ولسوء الحظ، فإن عدم وضوح الرؤية والتواصل بين مختلف مديري المشاريع وقادة الفرق سيؤدي دائمًا تقريبًا إلى بعض التعارضات في الجدولة.
ما الذي يمكنك فعله لتجنب تضارب المواعيد؟
من المؤكد أن بعض الظروف خارجة عن إرادتك. خذ الوضع الحالي، على سبيل المثال. بينما ننشر منشور المدونة هذا (يونيو 2020)، تم تعليق الآلاف أو أكثر من جداول المشاريع أو إلغاؤها تمامًا بسبب جائحة فيروس كورونا. لا يمكنك التحكم في كل ما قد يحدث لمشروعك. هذا لا يعني أنه لا يجب عليك إدخال بعض التدابير الوقائية لإدارة المشروع لإبعاد التعارضات في الجداول الزمنية.
زيادة وضوح مشروعك وجدوله الزمني.
إن أسهل طريقة لزيادة إبراز أنشطة المشروع وأعضاء الفريق الذين يعملون عليها هي تقديم مورد، وهو مخطط التقويم عبر الإنترنت. إنها مساحة يمكن من خلالها لجميع الموظفين أو الموظفين المعينين معرفة المشاريع التي تم حجز الأشخاص لها، ومن لديه بعض الوقت المتاح (وقد ينضم إلى فريق آخر يكافح من أجل مواكبة ذلك)، ومن هو غير متاح على الإطلاق، وما إلى ذلك. Teamdeck هي الأداة التي أنشأناها لمساعدة الشركات على إدارة فرقها ومشاريعها بشكل أفضل:
سيكون التقويم المركزي للموارد موضع تقدير خاص من قبل الشركات التي تعمل على عدة مشاريع في وقت واحد. عندما يكون لديك عدة جداول زمنية ومواعيد نهائية وفرق مشاريع، يكون من الصعب جدًا تجنب التعارض أو التداخل. لنفترض أنك تريد إضافة شخص جديد إلى فريق مشروعك. عندما لا ترى الجدول الزمني للمشاريع الأخرى، يمكنك فقط أن تفترض أنهم سيديرون عبء العمل الإضافي. مع وجود مصدر واحد لـ "حقيقة الجدولة"، يمكن لكل مدير مشروع أن يتجنب بشكل فعال تعارضات الجدولة عند التخطيط لمشروع جديد أو تعديل المشروع الحالي.
إيلاء المزيد من الاهتمام لتخصيص الموارد.
من أجل النجاح في تخصيص المواردعليك تحديد نوع الأشخاص الذين تحتاجهم في فريقك. ما هي مهاراتهم المطلوبة؟ هل ستلعب الخبرة المهنية دوراً مهماً؟ ربما سيكون من الأفضل تحديد مواقع جغرافية معينة لأن الموظفين سيحتاجون إلى مقابلة العميل شخصياً؟ قد يكون لديك العديد من المتطلبات لـ "فريق الأحلام" الخاص بك، ومن المهم توضيحها. تكمن خطورة حجز أول مجموعة متاحة من الأشخاص دون الانتباه إلى العوامل المذكورة أعلاه في أنك ستحتاج إلى إعادة تخصيص الموارد لاحقًا وربما تتسبب في مشاكل في الجدولة.
وبالطبع، يجب عليك أيضًا التحقق مما إذا كانت الجداول الزمنية الشخصية لفريقك تتماشى مع الجدول الزمني للمشروع. يمكنك القيام بذلك بسهولة إذا كان مشروعك أداة التخطيط يخزّن بيانات الإجازات أيضًا (يقوم Teamdeck بذلك). بالتأكيد، لا يمكنك دائمًا التخطيط لجدولك الزمني حول إجازات الأشخاص: الأمر الأساسي هو أن تكون على دراية بهذه الإجازات وإلا ستواجه مشكلة في الجدول الزمني.
التواصل الفعال مع أعضاء فريقك بفعالية.
التواصل المفتوح والإحساس بـ شفافية المشروع سيساعد أعضاء فريقك في مرحلة مبكرة من مرحلة تقدير المشروع. بينما لا يجب أن تتوقع أن يتوصل أعضاء فريقك إلى 100% دقيقة التقديرات، فإن الافتراضات التي يقدمونها يجب أن تكون على الأقل في نطاق الاحتمال. كيف يمكنك المساعدة؟ أحد الأشياء التي يمكن لمديري المشاريع القيام بها لدعم تقدير المشروع هو التأكد من أن الفريق يفهم المشروع بشكل كامل: أهداف العمل واحتياجات المستخدم النهائي وجميع المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية. وهذا من شأنه أن يساعد موظفيك على وضع تقديرات أكثر واقعية.
حدد التبعيات بين المهام والأدوار داخل فريقك.
من المهم أن تضع في اعتبارك التبعيات بين المهام المختلفة، ولكن عليك أيضًا أن تتذكر التبعيات بين الأدوار المختلفة في المشروع. لن يتمكن مطور الواجهة الأمامية الخاص بك من العمل بشكل كامل في المشروع إلا عندما يسلم المصمم الجزء الخاص به. إذا تأخر أحد الأشخاص في إنجاز مهامه، فقد يحذو الآخرون حذوه بسبب التبعيات بين أدوارهم.
تأكد من أن فريقك على دراية بهذه التبعيات. سيساعدهم هذا الوعي على اتخاذ قرارات أفضل في مرحلة التقدير وترتيب أولويات مهامهم لاحقًا.
تعاون مع مديري المشاريع الآخرين وتواصل مع مديري المشاريع الآخرين وأبلغهم بنواياك.
لقد ذكرنا بالفعل أنك تحتاج إلى بعض الرؤية في جداول المشاريع الأخرى في شركتك، خاصةً إذا كنت تستخدم نفس مجموعة الموارد. لكن كيف يمكنك الاطلاع على نوايا الآخرين؟ دعنا نتخيل أنك تستعد لمشروع جديد وأنت على وشك تجميع الفريق. تتصفح قائمة الموظفين وتكتشف شخصًا ما سيكون مناسبًا جدًا. وتقرر تعيينهم في المشروع بمجرد حصولك على تأكيد رسمي من العميل ببدء العمل. وعندما يحين ذلك اليوم، تجد نفسك أمام مفاجأة غير سارة: لقد قام مدير مشروع آخر بالفعل بحجز ذلك الموظف لمشروعه. إذا كنت فقط قادرًا على "استدعاء" تركيبة معينة من الفريق...
باستخدام Teamdeck، يمكنك توصيل نواياك وحجز الموظفين بشكل مبدئي - فقط أضف علامة مخصصة للحجز. يمكنك أيضًا إنشاء علامات مخصصة، على سبيل المثال، للتعبير عن مستويات مختلفة من الاستعجال أو الثقة في حجز معين. كل ذلك لتجنب التعارض مع الجدول الزمني لمشروع آخر.
راقب التقدم المحرز في مشروعك.
تُعد مراقبة تقدم المشروع وإعداد التقارير جزءًا مهمًا من إدارة المشروع: فهي تتيح لك إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع على آخر المستجدات، كما تتيح لك أيضًا فهم صحة المشروع بنفسك بشكل أفضل. الموارد و برنامج جدولة المشاريعبما في ذلك Teamdeck، غالبًا ما تمكّنك من إنشاء تقارير عن أنشطة المشروع والوقت الذي تم تسجيله واستخدام الموارد وما إلى ذلك. استخدمها لتجنب الاضطرار إلى تعديل جدولك الزمني.
على سبيل المثال، تحتاج إلى التحقق بانتظام من الوقت الفعلي الذي يتتبعه موظفوك ومقارنته بالتقديرات الأولية. هل يسير كل شيء أكثر-أقل وفقًا للخطة؟ عظيم! من ناحية أخرى، قد يكون التباين بين التقديرات والأرقام الفعلية مؤشراً على وجود مشاكل في الجدولة المستقبلية.
