هل سبق لك أن شعرت بأنك قد رتبت كل شيء عند بدء مشروع جديد؟ أعني الأهداف والغايات والمنجزات والفريق والجدول الزمني. ولكن بعد ذلك، يحدث تغيير غير متوقع يفسد خطتك التي أعددتها بعناية.
إذا كان هذا هو الحال معك، فلا داعي للذعر. مع هذه نصائح للتخطيط المرن، يمكنك تعديل خططك والاستعداد للتغييرات.
قبل أن أتطرق إلى ذلك، أود أن أخبركم لماذا تقديم نهج مرن لإدارة المشروع في غاية الأهمية
يتيح التخطيط المرن للمديرين التخطيط المرن عبء عمل الفريق والموارد بشكل أكثر دقة أثناء تشغيل مشاريع متعددة. غالبًا ما يكون هناك الكثير من المتغيرات التي لا يمكن التنبؤ بها - خاصة في تطوير البرمجيات أو الوكالة البيئة. قد يؤثر ذلك على ميزانية المشروعوالجدول الزمني، وأخيرًا وليس آخرًا - الموعد النهائي. المرونة تخطيط المشاريع والموارد تمنع المديرين من التمسك بالخطط القديمة وتتيح لهم التصرف وفقًا لجميع التغييرات غير المتوقعة.
هل تبحث عن المزيد من نصائح الخبراء حول إدارة المشاريع؟ اطلع على قائمة مراجعة مجانية للتخطيط للسباق السريع الآن!
يتيح لك تقييم التبعيات الخارجية الكشف عن الأشياء التي لا يمكنك التحكم فيها.
هناك مثالان على المؤثرات الخارجية هما بالطبع الوقت والمال - واللذان عادةً ما تأخذهما في الاعتبار أثناء تقدير المشروع-ولكن أيضًا المناسبات مثل الأعياد الوطنية أو الإجازات المرضية لموظفيك.
في مواجهة التبعيات الخارجة عن سيطرتك، حاول أن تتحكم بها للحصول على أفضل النتائج. فالأحداث، مثل الأعياد الوطنية، على سبيل المثال، هي شيء يمكنك التحقق منه مسبقاً بسهولة، كما اقترح معهد إدارة المشاريع كما أدرجها مؤشر مديري المشتريات:
لقد قمنا مؤخراً بإدراج شائع تحديات إدارة الموارد. إليك بعضاً منها:
يجب أن تكون قادراً على سرد جميع الموظفين المتاحين لديك ثم اختيار أفضلهم الأنسب لمشروعك. ولكن ماذا لو مرض بعضهم أو قرروا الاستقالة؟ هل هناك أشخاص قادرون على استبدالهم؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، هل هناك إمكانية لتوظيف شخص آخر مثل موظف مستقل؟
بمعرفة حدودك، يمكنك التوصل إلى سيناريوهات مختلفة وإيجاد حلول لها مسبقًا: :
يمكنك أيضًا إنشاء هيكل تفصيلي للعمل (WBS) لسرد جميع الأنشطة في المشروع، وتعيين المخاطر المحتملة لكل منها.
هناك طريقة أخرى للكشف عن المخاطر المحتملة وهي النظر إلى البيانات التاريخية. ما عليك سوى مراجعة مشاريعك السابقة وفحص التحديات التي واجهتها. ثم قم بتقييم ما إذا كانت هناك فرصة لحدوثها في هذا المشروع أيضاً وقم بإعداد الاستجابات.
استعدادًا للمشروع، ربما تكون قد وضعت خطة عالية المستوى تتضمن أهداف المشروع وتبعياته.
ما يجب عليك فعله أيضًا هو التخطيط لتحديثات متكررة فيما يتعلق بأولويات عميلك، حتى تتمكن من التحقق من عدم وجود تغييرات محتملة في جدولك الزمني.
وبهذه الطريقة تتأكد من أنك على نفس الصفحة مع عميلك وتضمن أن الخطة تتماشى مع توقعاته.
تتيح لك مراجعة السيناريوهات البديلة إدارة مشروعك بمزيد من الثقة.
أولاً، افحص أولاً المسار الحرج لمشروعك، وهو عبارة عن تقسيم لجميع المهام والتبعيات بينها. ابحث عن التبعيات السببية والمهام التي تعتبر حاسمة لتسليم المشروع. بعد ذلك، ابحث عن المهام التي قد تطفو، بمعنى أن التغيير في تسليمها لن يؤثر على نجاح المشروع بشكل عام أو يضعف جدوله الزمني. تسمح لك العديد من أدوات إدارة المشاريع بتسمية المهام، مما يجعل تتبع المسار الحرج أسهل.
من خلال تحديد الإجراءات والمعالم القابلة للقياس، ومن ثم إضافة مهام عائمة، يمكنك أن ترى مدى إمكانية تغيير ترتيب المهام أو التلاعب بالموارد إذا لزم الأمر.
سيساعدك عقد اجتماعات متكررة مع فريقك وعميلك على البقاء على اطلاع دائم بالمخاطر والتحديات عند حدوثها. قم بتضمين هذه الاجتماعات في خطتك قبل بدء المشروع وأبلغ فريقك والعميل بموعد وكيفية عقدها.
ما هي الاجتماعات التي يجب أن تدرجها في قائمة الاجتماعات؟
اجتماعات سكروم مثل التخطيط اليومي، وتخطيط السبرنت، واستعراض السبرنت، ومراجعة السبرنت، ومراجعة السبرنت، تهدف إلى إبقائك على اطلاع على تقدم المشروع. تساعدك هذه الاجتماعات أيضًا على معرفة أي عقبات واجهت فريقك، حتى تتمكن من التصرف بشأنها وإيجاد حلول للمشاكل.
تسمح لك الاجتماعات مع عميلك بإطلاعه على التقدم المحرز، وكذلك الحصول على ملاحظاته التي يمكنك تضمينها على الفور، بدلاً من الاضطرار إلى إعادة العمل لاحقاً.
لا يعني وضع خطة المشروع مقدمًا أنك لن تضطر إلى مراجعتها لاحقًا.
يعني التخطيط المرن أنك قادر على الحصول على خطة المشروع عالية المستوى في مكانها الصحيح، ولكن عليك أيضًا معرفة كيفية تعديلها ومراقبتها بحثًا عن المخاطر والتحديات وتحسينها عند الحاجة.
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...