هل سبق لك أن شعرت بأنك قد رتبت كل شيء عند بدء مشروع جديد؟ أعني الأهداف والغايات والمنجزات والفريق والجدول الزمني. ولكن بعد ذلك، يحدث تغيير غير متوقع يفسد خطتك التي أعددتها بعناية.
إذا كان هذا هو الحال معك، فلا داعي للذعر. مع هذه نصائح للتخطيط المرن، يمكنك تعديل خططك والاستعداد للتغييرات.
قبل أن أتطرق إلى ذلك، أود أن أخبركم لماذا تقديم نهج مرن لإدارة المشروع في غاية الأهمية
كيف يمكنك الاستفادة من التخطيط المرن؟
يتيح التخطيط المرن للمديرين التخطيط المرن عبء عمل الفريق والموارد بشكل أكثر دقة أثناء تشغيل مشاريع متعددة. غالبًا ما يكون هناك الكثير من المتغيرات التي لا يمكن التنبؤ بها - خاصة في تطوير البرمجيات أو الوكالة البيئة. قد يؤثر ذلك على ميزانية المشروعوالجدول الزمني، وأخيرًا وليس آخرًا - الموعد النهائي. المرونة تخطيط المشاريع والموارد تمنع المديرين من التمسك بالخطط القديمة وتتيح لهم التصرف وفقًا لجميع التغييرات غير المتوقعة.
هل تبحث عن المزيد من نصائح الخبراء حول إدارة المشاريع؟ اطلع على قائمة مراجعة مجانية للتخطيط للسباق السريع الآن!
نصائح للتخطيط المرن
1. أخذ الأحداث الخارجية في الاعتبار
يتيح لك تقييم التبعيات الخارجية الكشف عن الأشياء التي لا يمكنك التحكم فيها.
هناك مثالان على المؤثرات الخارجية هما بالطبع الوقت والمال - واللذان عادةً ما تأخذهما في الاعتبار أثناء تقدير المشروع-ولكن أيضًا المناسبات مثل الأعياد الوطنية أو الإجازات المرضية لموظفيك.
في مواجهة التبعيات الخارجة عن سيطرتك، حاول أن تتحكم بها للحصول على أفضل النتائج. فالأحداث، مثل الأعياد الوطنية، على سبيل المثال، هي شيء يمكنك التحقق منه مسبقاً بسهولة، كما اقترح معهد إدارة المشاريع كما أدرجها مؤشر مديري المشتريات:
- ابحث عن أحداث مثل الأعياد الوطنية أو أيام إجازات الموظفين التي تحدث خلال دورة حياة المشروع.
- حدد مجموعات الموظفين غير المتاحين بسبب حدث ما (على سبيل المثال إذا كنت تعمل مع فرق عمل عن بُعد).
- احسب تأثير الحدث على تقدم مشروعك.
- احسب الوقت الإضافي الناتج عن التقدم المفقود وأدرجه في خططك.
2. الكشف عن المخاطر والتحديات
لقد قمنا مؤخراً بإدراج شائع تحديات إدارة الموارد. إليك بعضاً منها:
- التعرف على المهارات المناسبة للمشروع.
- مواءمة توافر الفريق وقدرته مع الجدول الزمني للمشروع وإدارة عبء العمل.
يجب أن تكون قادراً على سرد جميع الموظفين المتاحين لديك ثم اختيار أفضلهم الأنسب لمشروعك. ولكن ماذا لو مرض بعضهم أو قرروا الاستقالة؟ هل هناك أشخاص قادرون على استبدالهم؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، هل هناك إمكانية لتوظيف شخص آخر مثل موظف مستقل؟
بمعرفة حدودك، يمكنك التوصل إلى سيناريوهات مختلفة وإيجاد حلول لها مسبقًا: :
- إنشاء مخطط RACI الحصول على نظرة عامة واضحة للمسؤوليات في فريقك.
- احصل على لمحة عامة عن جميع موظفيك، ويفضل أن يكون ذلك مع تضمين المهارات أو المناصب.
- ضع قائمة بالموظفين القادرين على الدخول في مشروع ما في حالة عدم توفر أحد أعضاء فريقك.
- احسب تأثير النتائج المختلفة على المشروع والفريق وعبء العمل.
يمكنك أيضًا إنشاء هيكل تفصيلي للعمل (WBS) لسرد جميع الأنشطة في المشروع، وتعيين المخاطر المحتملة لكل منها.
هناك طريقة أخرى للكشف عن المخاطر المحتملة وهي النظر إلى البيانات التاريخية. ما عليك سوى مراجعة مشاريعك السابقة وفحص التحديات التي واجهتها. ثم قم بتقييم ما إذا كانت هناك فرصة لحدوثها في هذا المشروع أيضاً وقم بإعداد الاستجابات.
3. التحقق بشكل متكرر من أولويات العميل
استعدادًا للمشروع، ربما تكون قد وضعت خطة عالية المستوى تتضمن أهداف المشروع وتبعياته.
ما يجب عليك فعله أيضًا هو التخطيط لتحديثات متكررة فيما يتعلق بأولويات عميلك، حتى تتمكن من التحقق من عدم وجود تغييرات محتملة في جدولك الزمني.
وبهذه الطريقة تتأكد من أنك على نفس الصفحة مع عميلك وتضمن أن الخطة تتماشى مع توقعاته.
4. مسودة السيناريوهات البديلة
تتيح لك مراجعة السيناريوهات البديلة إدارة مشروعك بمزيد من الثقة.
أولاً، افحص أولاً المسار الحرج لمشروعك، وهو عبارة عن تقسيم لجميع المهام والتبعيات بينها. ابحث عن التبعيات السببية والمهام التي تعتبر حاسمة لتسليم المشروع. بعد ذلك، ابحث عن المهام التي قد تطفو، بمعنى أن التغيير في تسليمها لن يؤثر على نجاح المشروع بشكل عام أو يضعف جدوله الزمني. تسمح لك العديد من أدوات إدارة المشاريع بتسمية المهام، مما يجعل تتبع المسار الحرج أسهل.
من خلال تحديد الإجراءات والمعالم القابلة للقياس، ومن ثم إضافة مهام عائمة، يمكنك أن ترى مدى إمكانية تغيير ترتيب المهام أو التلاعب بالموارد إذا لزم الأمر.
5. قم بتضمين الاجتماعات مع فريقك والعميل في خطتك
سيساعدك عقد اجتماعات متكررة مع فريقك وعميلك على البقاء على اطلاع دائم بالمخاطر والتحديات عند حدوثها. قم بتضمين هذه الاجتماعات في خطتك قبل بدء المشروع وأبلغ فريقك والعميل بموعد وكيفية عقدها.
ما هي الاجتماعات التي يجب أن تدرجها في قائمة الاجتماعات؟
اجتماعات سكروم مثل التخطيط اليومي، وتخطيط السبرنت، واستعراض السبرنت، ومراجعة السبرنت، ومراجعة السبرنت، تهدف إلى إبقائك على اطلاع على تقدم المشروع. تساعدك هذه الاجتماعات أيضًا على معرفة أي عقبات واجهت فريقك، حتى تتمكن من التصرف بشأنها وإيجاد حلول للمشاكل.
تسمح لك الاجتماعات مع عميلك بإطلاعه على التقدم المحرز، وكذلك الحصول على ملاحظاته التي يمكنك تضمينها على الفور، بدلاً من الاضطرار إلى إعادة العمل لاحقاً.
راقب مشروعك وعدّل خططك إذا لزم الأمر
لا يعني وضع خطة المشروع مقدمًا أنك لن تضطر إلى مراجعتها لاحقًا.
يعني التخطيط المرن أنك قادر على الحصول على خطة المشروع عالية المستوى في مكانها الصحيح، ولكن عليك أيضًا معرفة كيفية تعديلها ومراقبتها بحثًا عن المخاطر والتحديات وتحسينها عند الحاجة.
