في كل مرة تقدير مشروع جديد وتخصيص الموارد له، فإنك تقوم بإنشاء خطة مشروع عالية المستوى. يركز التخطيط عالي المستوى على تحديد متطلبات مشروعك وإنجازاته ثم تتبعها مع مرور الوقت. وهو يختلف عن خطة المشروع التفصيلية التي تتكون من جميع المهام اللازمة لإكمال المشروع. يمكن القول أن الخطة عالية المستوى هي نظرة المدير للمشروع.
على سبيل المثال، تعد Jira أداة تخطيط المشروع التي تتيح لك تتبع كل مهمة داخل المشروع. تيم ديك، من ناحية أخرى، يساعدك على إدارة الموارد داخل مؤسستك، وتعيين الأشخاص للمشاريع بناءً على مدى توافرهم. Teamdeck هو برنامج إدارة الموارد مع أداة تتبع وقت الفريق, أداة جدولة المواردو نظام إدارة الإجازات الميزات.
ما هو التخطيط رفيع المستوى؟
التخطيط عالي المستوى يعني إدارة أهداف مشروعك وتبعياته والموارد المتاحة (تخطيط الموارد)، مع جدوله الزمني وميزانيته. وهو ينص على ما يجب القيام به ومتى ومن يقوم به، دون الدخول في تفاصيل مهام معينة. فهو يمنحك نظرة عامة واضحة على النطاق والموارد المطلوبة، حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تقدير وإدارة مشروعك.
يرتبط تخطيط المشروع عالي المستوى ارتباطًا وثيقًا بمبادئ إدارة المشاريع الرشيقة، والتي تنص على أن مدير المشروع (PM) يجب أن يشرف على العملية، والتي يمكن وصفها بأنها الطريقة التيسيرية للقيادة.
في هذه الحالة، تعني "القيادة التيسيرية" أن يقوم مديرو المشاريع بتوجيه فرقهم في الاتجاه الصحيح، وضمان التواصل السليم وسير المشروع، وفي الوقت نفسه السماح للفريق بتحمل مسؤولية المشاريع بأنفسهم. وبهذه الطريقة، يمكن لمديري المدراء التنفيذيين زيادة الشعور بالملكية بين أعضاء الفريق، مما يثبت أنهم أكثر إنتاجية.
عند وضع خطة عالية المستوى، عليك تضمين ما يلي:
- الأهداف - بهذه الطريقة يمكنك تحديد ما يلزم للوصول إلى أهداف عميلك.
- التوقيت - من الضروري معرفة المدة الزمنية التي قد يستغرقها المشروع لإنجازه، وكيف يؤثر التوقيت على إطلاق المشروع، على سبيل المثال من منظور التسويق وفرص العمل.
- الفريق - من خلال معرفة الأهداف والجدول الزمني، يمكنك معرفة من يجب أن يعمل على مشروعك ويمكنك معرفة ما إذا كان متاحًا ضمن إطار زمني معين.
وبهذه الطريقة يمكنك التركيز على متطلبات المشروع وأهداف العمل والأدوار اللازمة لتسليم المشروع، وبناءً على ذلك، قم بإنشاء جدول زمني و تخصيص الموارد لمشروعك.
|
هل تبحث عن أداة تمنحك نظرة عامة أفضل على فرقك؟ مع Teamdeck يمكنك الحصول بسرعة على صورة كبيرة لكل مشروع. جربه مجاناً. |
كيفية تنفيذ خطة رفيعة المستوى؟
لقد قمنا بالفعل بإدراج ما يجب أن تتكون منه خطة المشروع عالية المستوى.
والآن، لنقيّم كيف يمكنك استخدامه لجدولة الموارد وتقدير تكلفتها وإدارة جدولك الزمني.
كيفية تخصيص الموارد وتقدير تكلفتها
تحتاج إلى تقييم أهداف مشروعك ونطاقه من أجل تحديد من يجب إشراكه في المشروع. استفد من مرحلة الانطلاق لفهم المشروع والأدوار المطلوبة لإنجازه بشكل أفضل.
عندما يتعلق الأمر بتخصيص الموارد، فإن أول ما يجب فعله هو مواءمة مهارات الموظفين وخبراتهم مع متطلبات مشروعك. بعد صياغة خطة مشروع رفيعة المستوى، تكون قد تعرفت بالفعل على الأهداف والمخرجات. كل ما يتطلبه الأمر الآن هو وضع قائمة بالموظفين الذين يستوفون معايير المشروع.
تذكر أن تخصيص الموارد لا يشمل فقط ما يعملون عليه حاليًا (أو المشاريع المستقبلية التي تم تكليفهم بها بالفعل)، ولكن أيضًا:
- مدى توافر الموظفين، بما في ذلك مناطقهم الزمنية وساعات عملهم (بدوام كامل، بدوام جزئي، مستقل).
- المهام الأخرى المتعلقة بالعمل.
- أيام العطلة والأعياد الوطنية.
بهذه الطريقة، تقلل من فرص تداخل بعض الأحداث غير المتوقعة مع مشروعك بمرور الوقت.
يكون تقييم مدى توفر فريقك أسهل بكثير عند استخدام أدوات تخطيط عالية المستوى مثل Teamdeck. فهي تأتي مع جدول زمني حيث يمكنك التحقق من عبء العمل الحالي لموظفيك.
بمجرد تحديد أعضاء فريقك والتأكد من أنهم متاحون لوقت المشروع، قم بتقدير الميزانية معهم باستخدام تقنية التقدير القائم على نقاط القصة، والتي وصفناها بشكل أكثر تفصيلاً في هذه المقالة حول انطلاق المشروع.
الوجبات الرئيسية: باستخدام خطط المشاريع رفيعة المستوى، يمكنك تحديد الموارد التي تحتاجها لتسليم المشروع وتأكيد توافرها وتقدير ميزانية المشروع.
كيفية إدارة جدولك الزمني مع مرور الوقت
التخطيط رفيع المستوى لا يتعلق فقط ببداية المشروع. إنه أيضاً الإشراف على مشروعك مع مرور الوقت.
إحدى التقنيات التي قد ترغب في استخدامها هي تسوية الموارد. إنها ببساطة تعديل عبء العمل حسب توفر موظفيك لتجنب الحجز الزائد (اقرأ عن إدارة عبء العمل). لكن ما يجب الانتباه إليه هو أن ذلك يغير مسار المشروع، مما يؤدي إلى تأخير في التطوير.
لتوزيع الركود بشكل متساوٍ أكثر، يمكنك استخدام أسلوب تنعيم الموارد. وفقًا لدليل PMBOK، هو تعديل "أنشطة نموذج الجدول الزمني بحيث لا تتجاوز متطلبات الموارد في المشروع حدود موارد معينة محددة مسبقًا".
الوجبات الرئيسية: يسمح لك استخدام جدول زمني لمراقبة عبء عمل فريقك أثناء المشروع بتحديد كيفية تغير مدى توافر أعضاء فريقك. بعد ذلك، يمكنك تعديل السعة ونطاق المشروع، وتجنب الحجز الناقص أو الزائد، و إرهاق الموظفين.
ابدأ في إدارة مواردك على مستوى عالٍ
لقد ناقشنا ماهية التخطيط عالي المستوى و كيف يساعدك وجود جدول زمني لإدارة فريقك بشكل أفضل. استخدمه للحصول على نظرة عامة أفضل لقدرات مواردك ونطاق مشروعك.
من أجل تنفيذ خطة مشروع عالية المستوى:
- تأكد من أنك تعرف بالضبط ما هو المشروع وما هي أهدافه وغاياته ومتطلباته.
- اعثر على أفضل الموارد لتسليم المشروع.
- استخدم أداة تتيح لك التحقق من توفر الموارد التي تحتاجها.
- مراقبة عبء عمل الفريق بمرور الوقت لاكتشاف الموارد التي لديها الكثير أو القليل من العمل.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
