ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ تسليم مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: وفقًا لأحدث استبيان نبض المهنة، يتم إنجاز أقل من 60% من المشاريع إما في الوقت المحدد أو في حدود ميزانيتها الأصلية.
ما الذي ستحصل عليه من هذا المقال:
- دور برنامج إدارة الموارد في عمليات تخطيط سعة الموارد
- الهدف من تخطيط سعة الموارد
- معرفة الفرق بين تخطيط الموارد وتخطيط القدرات
- ما يجب القيام به لتقريب تخطيط القدرات الفعال
يمكن أن تساعد إدارة سعة الموارد بفعالية الشركات على زيادة هذه الأرقام. في هذه المقالة، ستتعرف في هذه المقالة على المزيد حول تخطيط سعة الموارد في إدارة المشاريع، ولكننا سنتطرق أيضًا إلى مزايا إدارة السعة على مستوى الشركة. لنبدأ ببعض التعريفات الضرورية.
ما هو تخطيط سعة الموارد؟
دون تقديم مقدمة لا لزوم لها، تشير القدرة إلى القدرة على الإنجاز أو الأداء أو الإنتاج. إذا استخدمنا وجهة نظر الشركة، فإنها تعني القدرة على الإنجاز أو الإنتاج خلال فترة زمنية محددة. ولكن، إذا تعمقنا أكثر واستخدمنا وجهة نظر تشغيلية، فسنجد أن السعة تُفهم على أنها القدرة على الإنجاز أو الإنتاج ككمية من الموارد المدخلة المتاحة لإنتاج ناتج نسبي على مدى فترة من الزمن - يمكننا أن نقرأ على Managementstudyguide.com.
لكنه ليس المعنى الوحيد المتعلق بموضوع هذا الفصل. دعونا نقارن بعض المفاهيم الأخرى لتخطيط القدرات.
نقرأ على موقع Projectmanager.com تخطيط القدرات هي عملية تعمل على استقرار الموارد المتاحة لتلبية الطلبات أو متطلبات سعة المهمة. وهو ما يمكن فهمه على أنه نوع من التباين بين من لديه القدرة على الوصول إلى الموارد الكافية والمطالب من المشاريع وتوقعاته المتعلقة بالموارد.
ويبدو أن شركة Saviom - منافسنا في سوق برمجيات تخطيط سعة الموارد - تشاركنا الرأي نفسه:
تخطيط سعة الموارد هو التنبؤ بالفجوة بين السعة والطلب على الموارد.
من من منظور Mavenlink، يفترض تخطيط سعة الموارد 3 جوانب لهذه العملية. أولاً، تحديد مقدار موارد العمل القادرة للقيام به. ثانياً، تحديد وبيان أي نوع من العمل يمكن أن تفعله تلك الموارد. الثالث - مطابقة من هذه المجموعة تلك الموارد مع الموارد المستخدمة حاليًا لتلبية توقعات المشروع ومتطلباته.
كما يمكننا أن نقرأ على مدونة Wrike:
تخطيط القدرات هو عملية توقع متطلبات العمل المستقبلية للمؤسسة أو العميل. ويهدف تخطيط القدرات أيضاً إلى ضمان إتاحة الموارد التي تتمتع بمجموعات المهارات اللازمة لتلبية متطلبات العميل والأعمال المتطورة
من هذا المنظور - الذي يمثل نهجنا أيضًا - لا تعني الموارد المعدات والبرامج وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ومواد البناء والغرف والميزانية وما إلى ذلك. عندما تبحث عن تخطيط القدرات في إدارة المشاريع، فإنك ترى الفرد وعضو الفريق والموظف. ترى الأفراد الذين يتمتعون بمجموعة معينة من المهارات. شخص لديه المهارات ذات الصلة اللازمة لتلبية متطلبات المشروع.
على مستوى المشروع، يدور تخطيط القدرات حول تحديد ما إذا كان لديك موارد كافية لإكمال مشروع معين. ويتمثل دوره في التأكد من أن الشركة (أو المؤسسة) لديها الموارد المتوقعة المطلوبة لمشروع أو مهمة ما، والمتوقعة في الوقت المتوقع، والقادرة على إنهاء المشروع بالمتطلبات المتوقعة في الوقت المتوقع.
لقول المزيد، يجب أن يكون مخطط سعة الموارد قادرًا على إعطاء نظرة عامة واضحة عن عدد الموارد اللازمة لتحقيق هدف محدد (مهمة فرعية، مهمة، مشروع).
وبعبارة أخرى، فإن تخطيط سعة الموارد يتعلق بالتنبؤ بالفترة الفاصلة بين السعة والطلب على الموارد. لذا، فإن القائمين على تخطيط السعة سيأخذون في الاعتبار عوامل مثل ساعات العمل والإتقان والمهارات ومتوسط طوال فترة العمل. من أجل حساب سعة فريقك، تحتاج إلى معرفة مدى توافرها وعبء العمل الحالي.
ما الفرق بين تخطيط السعة وتخطيط الموارد؟
لنقولها بشكل مباشر: إذا كانت المقارنة بين تخطيط القدرات إلى تخطيط الموارد (أو إدارة الموارد)، يمكن اختزال الأول إلى "توقع متطلبات العمل المستقبلية و التأكد من أن لدينا الموارد المطلوبة لبدء المشروع". في حين أن تخطيط الموارد هو "اختيار وتخصيص موارد محددة لمشروع أو مهمة ما وخلالها".
يمكن القول أيضًا، أن تخطيط القدرات هو القيام بفحص ما إذا كان أعضاء الفريق والأدوار والإتقان المطلوبين متاحين بلا شك للقيام بالعمل الوارد قبل جدولة العمل فعليًا. في حين أن تخطيط الموارد هو اختيار وتعيين وجدولة من مربع الاختيار هذا.
يتعلق تخطيط الموارد أكثر بتنسيق القوى العاملة في الوقت الفعلي: فأنت تقوم بتعيين الأشخاص للمشاريع مع مراقبة استخدام الموارد. وكما نرى، فإن تخطيط الموارد يعني إدارة وقيادة وتنسيق الموارد اللازمة لإكمال مهمة أو مشروع ما.
ثلاث خطوات لتخطيط ناجح لقدرات الموارد
ماذا تفعل عادةً عندما يتم تكليفك بإدارة مشروع جديد؟ كيف تشكل فريقاً وتتأكد من أن أعضاء فريقك متاحون بما يكفي لإكمال جميع المهام؟ يجب على مديري المشاريع الذين يحاولون التأكد من أن لديهم موارد كافية تحت تصرفهم إكمال الخطوات التالية:
- اجمع متطلبات المشروع والتقديرات. تحتاج إلى فهم ما يجب القيام به لإنجاز المشروع بنجاح. ما هو النطاق التقني؟ ما هي الأدوار الضرورية لفريق المشروع؟ ما هي التقديرات الزمنية لهذا المشروع؟
- تحديد الموارد المتاحة. قم بتحليل مدى توفر الموارد وتحديد الأشخاص الذين يتناسبون مع معايير مشروعك ويمكنهم الانضمام إلى فريق مشروعك.
- مواءمة السعة مع احتياجات المشروع. حدد من سيتم تعيينه للمشروع وعدد الساعات التي يجب حجزها. من الناحية المثالية، يجب حجز هذه الموارد، حتى لو لم يبدأ المشروع بعد.
ملاحظة: في بعض الشركات، يكون مدير الموارد مسؤولاً عن الجزء الأكبر من عملية تخطيط القدرات. يُطلب من مدير المشروع طلب أدوار أو مهارات محددة، وسيقوم مدير الموارد بتحليل سعة الموارد.
الاستفادة من مخطط سعة الموارد لتلبية متطلبات السعة
يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على تقييم متطلبات مشاريعهم، ولكن تحليل مدى توافر الموارد قد يكون أكثر صعوبة دون رؤية مجموعة الموظفين. لحسن الحظ، غالبًا ما يكون لدى المؤسسات مخطط سعة الموارد تحت تصرفها، والذي يمكن أن يبسط عملية إدارة موارد المشروع العمل بفعالية على مشاريع متعددة وإعداد استراتيجيات تخطيط القدرات على المدى الطويل.
يزودك مخططو سعة الموارد، مثل Teamdeck، بمجموعة موارد واحدة مع معلومات حول مدى توفر الجميع وعبء العمل (اقرأ عن إدارة عبء العمل). بصفتك مدير مشروع، يمكنك تصفية الأدوار اللازمة لتلبية متطلبات مشروعك والتحقق من توفر هؤلاء الأشخاص.
[/vc_column_column_text]
لتجنب تعارض الموارد، يمكنك حجز أعضاء الفريق المحددين مسبقاً. إذا لم يتم تأكيد مشروعك بعد 100%، يمكنك إضافة حجوزات مؤقتة. سيرى مديرو المشاريع الآخرون أنه من المحتمل أن يتم تعيين هؤلاء الأشخاص في مشروعك إذا انتهى الأمر. بمجرد حصولك على الضوء الأخضر، سيكون لديك مجموعة من الأشخاص الجاهزين لبدء العمل في المشروع بالإضافة إلى جدول زمني مرئي للمديرين الآخرين في تطبيق إدارة الموارد في شركتك.
برنامج إدارة الموارد يجعل من السهل تقييم سعة الموارد. لا يمكنك فقط معرفة ما إذا كان الأشخاص قد تم تعيينهم بالفعل لمشاريع أخرى، ولكن يمكنك أيضًا أخذ إجازاتهم أو عطلاتهم المصرفية في حسابك. ستتمكن من حساب السعة الفعلية لفريقك وتحديد ما إذا كنت مستعداً لتسليم المشروع في الإطار الزمني المقترح.
سيكون لديك أيضًا فرصة لأخذ الموارد المالية في الاعتبار. تسمح لك بعض تطبيقات إدارة الموارد (بما في ذلك Teamdeck) بتخزين معلومات حول أسعار فريقك. استخدم تقارير Teamdeck لحساب مقدار الأموال التي تحتاج إلى تخصيصها في الميزانية لتأمين الموظفين الذين تريد حجزهم لمشروعك. قبل أن تلتزم بهذا الفريق، تأكد من قدرتك على تحمل تكاليفهم بميزانية مشروعك الحالية. تعد مقارنة سعة الموارد مع التكاليف المقدرة طريقة أخرى لضمان نجاح مشروعك.
يجب أن يساعدك تخطيط السعة على تجنب الإفراط في العمل أو التقليل من استخدام فريقك. ومع ذلك، لا يزال من المفيد مراقبة استخدام الموارد بانتظام مع بدء المشروع. اطلع على دليل قياس استخدام الفريق. أو - إذا كنت فضوليًا بشأن جوانب إدارة المشاريع - اقرأ أدوات تخطيط القدرات والتقنيات المادة.
تخطيط سعة الموارد على مستوى الشركة
تعد مواءمة الطلب على المشروع مع قدرة فريقك جزءًا أساسيًا من جهود إدارة المشاريع، ولكن استراتيجية تخطيط السعة تفيد المؤسسة بأكملها، وليس فقط فرق الإنتاج. عند إدارة محفظة واسعة من المشاريع، يجب ألا تنسى إدارة السعة. فهي ستتيح لك اتخاذ قرارات أفضل لتخصيص الموارد، كما أنها ستتيح لك دعم أجزاء أخرى من شركتك:
- لدى فرق الموارد البشرية نظرة عامة واضحة عن احتياجات التوظيف والحصول على الوقت الكافي لتعيين أو تدريب الموظفين الجدد. يساعد تخطيط القدرات على تجنب اختناقات الموارد في المستقبل.
- تحصل فرق المبيعات على رؤية أكثر وضوحًا في خط الإنتاج، بحيث تعرف ما إذا كان هناك مجال لمزيد من المشاريع في فترة معينة.
- يمكن للأخصائيين الماليين حساب توقعات الأرباح بناءً على السعة المخططة والمشاريع الفعلية المخصصة للموظفين.
فكر: هل لدى شركتك إجراءات راسخة فيما يتعلق بقدرة الفريق الزائدة أو القليلة جداً؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، قم بإثارة هذه المسألة خلال اجتماع فريق إدارة المشروع القادم. ربما يمكنك التوصل إلى حلول مثل مبادرات البحث والتطوير عندما يكون لديك موظفون متاحون ولا توجد مشاريع للعمل عليها؟ في النهاية الاستخدام الناقص ليس جيدًا لمعنويات الموظفين.
حماية موظفيك من خلال تخطيط السعة الاستيعابية
يحظى تخطيط القدرات بتقدير الموظفين أيضًا. ويعني هذا النهج الاستراتيجي لإدارة الموارد أنه لا يُتوقع من أعضاء الفريق أن يعملوا فوق طاقتهم. وعلاوة على ذلك، يعرف الموظفون أن توفرهم مرئي ومحترم من قبل المديرين. ومن غير المحتمل أن يتم تكليفهم بمشروع عاجل في منتصف إجازتهم الصيفية.
وأخيراً، إذا كانت شركتك تستخدم تطبيقاً لإدارة الموارد، فإن موظفيك سيعرفون ما هو قادم في جدولهم الزمني: ما هو المشروع التالي الذي سيعملون عليه، وكم سيستغرق من الوقت، وما إلى ذلك.
خطط لقدرات فريقك بكل سهولة!
نأمل أن تكون هذه المقالة قد أقنعتك بأن تخطيط القدرات أمر يمكن التحكم فيه وضروري. إذا نسيت التحقق من سعة فريقك، فسيكون مشروعك في خطر: من غير المحتمل أن تنجزه في الوقت المحدد دون وجود عدد كافٍ من الأشخاص المؤهلين. وفي الوقت نفسه، قد تتجاوز ميزانيتك إذا انتهى بك الأمر بالاستعانة بمصادر خارجية لقوة عاملة إضافية. لحسن الحظ، يمكن تجنب كلا السيناريوهين عندما تقارن السعة بالطلب. تذكر حول الاستفادة من برنامج إدارة موارد المشروع لجعل العملية برمتها أكثر قوة.
هل تريد أن ترى مدى بساطة تخطيط السعة مع Teamdeck؟ حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاأحد خبراء نجاح العملاء لدينا. ستوضح لك كيف يمكنك اتخاذ قرارات استراتيجية أفضل بفضل الإدارة الفعالة لموارد المشروع.
