يساعدك تخصيص الموارد على اختيار أفضل الأصول المتاحة لمشاريع متعددة وإدارتها طوال فترة العمل، بحيث يمكنك تجنب الاستخدام الناقص أو المفرط لموظفيك. للأسف، لا يستخدمه جميع مديري المشاريع لصالحهم.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
- كيف برنامج إدارة الموارد يحل عقبات تخصيص الموارد
- كيف يبدو تخصيص الموارد في إدارة المشاريع؟
- الاختلافات بين تخصيص الموارد، وجدولة الموارد، وإدارة الموارد
- عقبات تخصيص الموارد المشتركة
- كيفية تطبيق تخصيص الموارد بكفاءة في مؤسستك
تستخدم 26%T من الشركات فقط 26% من الشركات دائمًا إدارة الموارد لتقدير الموارد وتخصيصها، و36% منها تفعل ذلك كثيرًا، وفقًا لدراسة معهد إدارة المشاريع ("نبض المهنة"). وفي الوقت نفسه، فإن أقل من 60% من المشاريع تفي بالميزانية الأصلية، وبالكاد يتم إنجاز 50% منها في الوقت المحدد، كما تقول الدراسة نفسها.
وظائف تخصيص الموارد في عمليات إدارة المشاريع
تخصيص الموارد في سياق إدارة المشروع وعمليته
يستخدم العديد من مديري المشاريع الذين يريدون التعريف بماهية إدارة المشاريع، تعريف معهد إدارة المشاريع (PMI). ووفقًا للتعريف الأخير، فإن إدارة المشروع تدور حول استخدام كل ما يلزم لتقديم شيء مفيد للناس - كما يقولون، "تقديم قيمة للناس".
ولكي نكون أكثر دقة، تعتقد إدارة المشاريع المتقدمة أن إدارة المشاريع تتمحور حول استخدام بعض الكفاءات والقدرات والمواهب والخبرات والأدوات والآلات والأدوات والبرمجيات والأساليب والتقنيات والعمليات "لتقديم قيمة للأشخاص".
تحفزنا عبارة "القيمة بالنسبة للناس" على افتراض أن نتيجة إدارة المشروع يمكن أن تكون كل شيء. منزل أو تطبيق أو منتزه أو حتى بعض الحركات الاجتماعية، بما في ذلك حملة صليبية أو LGPT أو الدين. أي شيء مفيد لمجموعة من الأفراد.
التعليقات المذكورة أعلاه هي السبب وراء استخدامنا - نحن - الأشخاص المرتبطون بالأعمال - للتعريف الذي اقترحته جمعية إدارة المشاريع (APM). يحتوي الفهم المقترح لإدارة المشاريع على معايير تساعد في فصل الإدارة فقط عن إدارة المشاريع. دعونا نلقي نظرة:
إدارة المشروع هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة لتحقيق أهداف محددة للمشروع وفقاً لمعايير قبول المشروع ضمن معايير متفق عليها. ولإدارة المشروع مخرجات نهائية مقيدة بجدول زمني وميزانية محددين.
عندما نقارن بين تعريفات كل من إدارة الأداء المتقدم وتعريفات معهد إدارة المشاريع، نرى بعض التقارب. فكلاهما يتعلق بإدارة الأمور واستخدام المعرفة والخبرة والأساليب وما إلى ذلك لإنجاز الأمور. لكن التوصيف الأخير فقط لإدارة المشروع هو - كما نود أن نقول - توصيف عملي.
إن الوقت والميزانية و"معايير قبول المشروع" هي جوانب - دعنا نقول - إدارة المشروع الحقيقية (وبالطبع إدارة الموارد أو عمليات تخصيص الموارد). كل ما نعرفه هو أنه في عالم العلاقات التجارية أي مشروع له هدفه. ويجب أن يتم إنجاز أي منها في وقت معين، وفي حدود ميزانية معينة، ويجب أن يوافق عليه المدير - سواء كان عميلاً أو مديراً في شركتك.
وهنا يكمن الفرق الرئيسي بين الإدارة وإدارة المشاريع. الإدارة فقط هي عملية مستمرة ومتواصلة. أما إدارة المشروع فلها نتيجتها النهائية المقدمة ضمن فترة زمنية وميزانية محدودة.
ويترتب على هذا التمييز أن إدارة المشروع ليست مجرد عملية، بل هي عملية منظمة. وتسمى دورة حياة إدارة المشروع وتتخذ عادة شكل 5 مراحل.
- البدء والحمل
- تخطيط المشروع
- الإطلاق والتنفيذ (بما في ذلك تخطيط الموارد وتخصيص الموارد)
- المراقبة والتحكم
- إغلاق المشروع
تمامًا مثل شركة Ganntic - منافسنا في سوق أنظمة تخصيص الموارد - فإن تخصيص الموارد و تخطيط الموارد (وهو مصطلح بديل لإدارة الموارد) هي جوانب من عملية دورة حياة إدارة المشروع. وهي مسؤولة عن التخطيط وتنظيم الموارد (الموظفين) وقياس إنتاجيتهم (نعم، إنها المرحلة الرابعة من عملية إدارة المشروع المذكورة أعلاه).
تخصيص الموارد - الجزء الأكثر صعوبة في عملية إدارة المشروع
الآن نحن نعرف أين نجد إدارة الموارد في سياق دورة حياة إدارة المشروع. حان الوقت لفهم إدارة الموارد. لماذا؟ لأن تخصيص الموارد هو جزء من إدارة الموارد، وإدارة الموارد - كما تعلم بالفعل - جزء من عمليات إدارة المشروع.
وبفضل مجموعة معارف الإدارة الآلية المعرفية الخاصة بالإدارة الآلية المعرفية، نعلم أن الموارد مفهومة على نطاق واسع جدًا. المال، والأدوات، والآلات، والتكنولوجيا، والأهم من ذلك - الأشخاص ومهاراتهم. تعني الموارد كل ما يُطلب لإنجاز مهمة ومشروع ما.
إذن ما هي العلاقة بين تخصيص الموارد وإدارة الموارد (تخطيط الموارد)؟ دعونا نلقي نظرة على التعريف الذي قدمته الآلية العربية لتخطيط الموارد. بالنسبة لهم، إدارة الموارد هي
(...) الحصول على الموارد (...) المطلوبة لمشروع ما وتخصيصها وإدارتها. تضمن إدارة الموارد استخدام الموارد الداخلية والخارجية بفعالية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
وكما نرى، وكما هو الحال بالنسبة لتعريف إدارة المشاريع، فإن الوقت والميزانية هما الجانبان اللذان يعتبران حاسمين في هذه العملية. ويجب ألا نستثني "معايير القبول" أيضاً.
ومع ذلك، فإن إدارة الموارد تُفهم على أنها عملية تخطيط واختيار وجدولة وتخصيص الموارد لتلبية معايير القبول وإنهاء المشروع.
في إدارة الموارد وتخصيص الموارد حيث أن العنصر هو تحديد الموارد المتاحة والكافية، ومطابقتها مع المهام المناسبة في الوقت المناسب. وتتمثل وظيفة مدير الموارد أو مدير المشروع في تحديد الموظفين ذوي المهارات والخبرات ذات الصلة (ما يسمى بالموارد) لإنجاز العمل، (وهو جزء من التخطيط)، وتحديد الوقت الذي ستكون فيه الموارد المحددة مطلوبة (عن طريق تخصيص الموارد أو جدولة الموارد).
قد تجبر هذه المقالة بعض الأقل خبرة على التفكير في أنه لا ينبغي أن يكون من الصعب القيام بذلك. لذا، في نهاية هذا الفصل، سنستخدم التقرير السنوي الذي يأتي من شركة ولينغتون.
صور خطيرة جداً ومتنوعة جداً لتخصيص الموارد في إدارة المشاريع
قبل أن نتحدث عن معنى تخصيص الموارد في إدارة المشاريع، دعونا نبدأ بفهم أحد أهم المصطلحات في هذه المقالة - الموارد. وبفضل هذه الفقرة التمهيدية ستشعر بشكل أفضل بالفروق بين بعض تعريفات تخصيص الموارد المذكورة في الفقرة أدناه.
كما يمكنك أن تتخيل، يمكن أن تكون الموارد مختلفة تمامًا - من مادية إلى غير مادية. ولا يختلف الأمر في سياق تخصيص الموارد، لكن فهم معنى "المورد" يعتمد على الصناعة التي يستخدم فيها.
- الميزانية
- المعدات والأدوات
- البرمجيات
- المرافق (مساحة عمل، مكاتب، إلخ)
- المواد (الغاز والوقود والمكاتب والسيارات وغيرها)
- موظف، موظف عضو الفريق، ومهاراته/مهاراته - إليك الموارد في إدارة المشاريع
تخصيص الموارد - مقارنات المعاني والمقترحات
في هذا الفصل، سترى العديد من العلامات التجارية - بما في ذلك منافسينا التجاريين. نقارن بين بعض التعريفات والمعاني التي يقدمها قاموس بريتانيكا، وكذلك منافسينا المعروفين - شركة Wrike أو Resource Guru أو TeamGantt. المعاني من الأكثر عمومية إلى الأكثر دقة والمتعلقة بأنشطة إدارة المشاريع.
يشير قاموس كامبريدج إلى أن تخصيص الموارد هو
عملية تقسيم الأموال والمهارات وما إلى ذلك بين أقسام المؤسسة.
أكثر صرامة في قاموس بريتانيكا آخر معروف جداً، يشير إلى الخلفية الاقتصادية لمصطلحنا. يُفهم تخصيص الموارد على أنه
تقسيم الأصول الإنتاجية بين الاستخدامات المختلفة. (قاموس بريتانيكا)
ولكن - كجزء، دعنا نقول، من صناعة إدارة المشاريع - سنركز على المعنى المرتبط بهذا الفرع. لذا، فإن شركة Float - منافسنا ومزود برامج إدارة المشاريع المعروف في تخصيص الموارد في إدارة المشاريع - تخبرنا في إحدى مقالات مدونتها أن rتخصيص الموارد هو عملية تعيين الأصول والتعامل معها لمساعدة مهام الفريق ومشاريعه وأهدافه الاستراتيجية.
ولكن عند متابعة القراءة وكونها أكثر دقة، يؤكد Float على جانبين من جوانب تخصيص الموارد. الأول هو المطابقة. التخصيص يعني مطابقة كفاءات الموظفين أو أعضاء الفريق وخبراتهم مع المشاريع أو المهام المناسبة. والمطابقة (ذات الصلة) هي أحد عنصرين رئيسيين في فهم تخصيص الموارد.
وثانيًا، التأكد من أن كل عضو من أعضاء الفريق وكل موظف مشارك في المشروع قادر على تنفيذ كل مهمة وأي مهمة في طور الإعداد.
من وجهة نظر Saviom، برنامج آخر يهدف إلى مساعدة مديري المشاريع في عمليات إدارة الموارد:
يتعرف تخصيص الموارد، والمعروف أيضًا باسم جدولة الموارد، على الموارد وتخصيصها لفترة محددة لأنشطة مختلفة.
يمكن أن تكون هذه الأنشطة - كما قرأنا في أماكن أخرى مكتوبة - مرتبطة بالمشروع أو لا ترتبط به. الإدارة والدعم والتشغيل وما إلى ذلك. هنا يلفت سافيوم الانتباه إلى التقدير باعتباره العنصر الأول المهم في عملية تخصيص الموارد. العنصر الثاني - مثل العديد من العناصر الأخرى - التخصيص. العنصر الثالث هو "الفترة المحددة".
على الموقع الإلكتروني projectmanager.com علمنا أن مصطلح تخصيص الموارد يعني نفس مصطلح إدارة الموارد وجدولة الموارد (المزيد عن ذلك في الفقرة التالية). وفي الواقع، من وجهة نظرهم، فإن تخصيص الموارد هو مجرد جدولة للموارد تأخذ في الاعتبار الموارد المتاحة التي تتطلبها مهمة أو مشروع ما لإنجازه بالنتائج المتوقعة.
في ختام هذا الفصل، نقول ببساطة:
إن تخصيص الموارد يعني ببساطة تعيين الموارد (معظمها من الأشخاص ومهاراتهم، بما في ذلك مدى توفرهم وأدائهم الحالي أو السابق ومهارات إدارة الوقت) عبر مختلف المهام في المشروع للعمل على إنجاز المواعيد النهائية بأكثر الطرق فعالية واقتصادية ممكنة.
يتضمن تخصيص الموارد بحكم الواقع توافر الموارد، والمهارات الحالية والمتوقعة، (المشاركة في العمليات التي تضمن استخدام الموارد المتاحة، سواء بمفردها أو بالتعاون مع الموارد البشرية أو شركة خارجية)، والخبرة (سواء مديري المشروع أو الموظفين)، والتقديرات والتبعيات والأولويات وطلبات التغيير التي تظهر خلال رحلة تطوير المنتج أو إدارة المشروع بأكملها.
من هذه النقطة يحق لنا أن نقول أن المعنى الأخير يشير إلى أن تخصيص الموارد هو نتيجة للعديد من الخيارات التي تقف وراءه. فالقرار الأخير المتمثل في اختيار الموارد المناسبة تسبقه قرارات جزئية تؤثر على أداء الفريق وتحدد نجاح المشروع.
تخصيص الموارد مقابل بعض المصطلحات الأخرى - ليستا متشابهتين؟
يمكن أن يكون هذا الجزء أيضًا هو الجزء أعلاه، ولكن نظرًا لأهميته، فقد قررنا التحدث عن هذا الموضوع في فقرة منفصلة. لماذا؟
إن التعامل مع مصطلح "تخصيص الموارد" كمرادف لمصطلح "جدولة الموارد" (أي سافيوم) وحتى "إدارة الموارد" (أي مدير المشروع) ليس بالأمر الجديد تماماً. ولكن في بيئة مدير المشروع وممثل الجامعة، لا توجد موافقة على مساواة مصطلح بمصطلح آخر أو ثالث. وبالنسبة لبعضهم، فإن تخصيص الموارد هو عملية إدارة الموارد.
في ويكيبيديا، شهدنا مثل هذه المعلومات التي لا تقترب تماماً من اقتراحات مؤشر مديري المشتريات:
في إدارة المشاريع، تخصيص الموارد أو إدارة الموارد هو جدولة الأنشطة والموارد التي تتطلبها تلك الأنشطة مع الأخذ في الاعتبار كلاً من توافر الموارد ووقت المشروع.
من وجهة نظر معهد إدارة المشاريع، هذا ليس صحيحًا تمامًا. بعض الجوانب المعروضة أعلاه التعريف أعلاه صحيحة: توافر الموارد ووقت المشروع. ولكن ماذا عن الميزانية؟ في الغالب تحدد الميزانية الوقت الذي يمكن فيه إنجاز شيء ما. لأنه، إذا كانت لديك الميزانية، يمكنك تحديد إمكانية الوصول إلى الموارد - الأشخاص المشاركين في المشروع وأي موارد أخرى (الأدوات والمعدات وما إلى ذلك).
يأخذ تخصيص الموارد أيضًا في الاعتبار توافر الموارد وقدرتها واستخدامها في الشركة ولكن لا ينبغي الخلط بينه وبين جدولة الموارد.
من وجهة نظر موقع visual-planning.com:
تشير جدولة الموارد إلى مجموعة الإجراءات والمنهجية التي تستخدمها المؤسسات لتعيين الموارد التي لديها بكفاءة للوظائف أو المهام أو المشاريع التي تحتاج إلى إكمالها، وجدولة مواعيد البدء والانتهاء لكل مهمة أو مشروع بناءً على توافر الموارد.
تقترح العوامة جدولة الموارد هي عملية تستخدمها الفرق لتنظيم وهيكلة موظفيها بحيث تتم جدولة المهام التي يحتاجون إلى إكمالها بناءً على التوافر والقدرة.
لكن يؤكد خبير الموارد على دور التعرف على أو تحديد الغمزة الدقيقة عندما ينبغي تعيين الموارد. إنهم يفهمون جدولة الموارد على أنها عملية تحديد الموارد المطلوبة على وجه الدقة ثم تحديد المواعيد عند الحاجة إليها. ومن هذا المنظور، فإن الموارد المخصصة بشكل صحيح هي نتيجة التحديد الجيد جداً للموظفين ذوي المهارات ذات الصلة (أو مجرد المهارات المناسبة من بين الموظفين المتاحين) التي تضمن إنجاز المشروع بالمتطلبات المتوقعة. بالطبع، هذا يفترض وجود مشروع أو مدير الموارد التي يمكن أن تقيّم بشكل مثالي، أو على الأقل بشكل جيد للغاية، إمكانات الموظفين ودورهم المفيد في مشروع معين.
ومع ذلك، ومع وضع الاعتبارات المذكورة أعلاه في الاعتبار وتلك المتعلقة بتخصيص الموارد في إدارة المشاريع، من الصعب مقاومة الشعور بأن فهم دور تخصيص الموارد قد ظهر عدة مرات كجزء من إدارة موارد المشروع أو حتى عملية جدولة الموارد. لكن العلاج كمرادف مشروع أيضاً.
أهم مقاييس تخصيص الموارد في إدارة المشاريع؟
- التوفر
- الطاقة الاستيعابية
- استخدام الموارد- معدل الاستخدام المخطط له للموظفين الذين سيتم تحقيقه خلال المشروع مقابل إجمالي الطاقة الاستيعابية.
- التكلفة المقدرة مقابل التكلفة الفعلية لكل عضو من أعضاء الفريق (ويعرف أيضًا باسم فرق تكلفة الموارد)
- ساعات العمل المقدرة مقابل ساعات العمل الفعلية لكل عضو في الفريق
- الساعات القابلة للفوترة مقابل الساعات غير القابلة للفوترة
المشاكل التي تواجهها صتخصيص الموارد في إدارة المشاريع
إن إدارة الموارد عرضة للعديد من التحديات التي يجب أن تكون على دراية بها لتخصيص الموارد وإدارتها بشكل صحيح طوال فترة المشروع.
1. تغييرات العميل
بصفتك مدير مشروع، ربما تكون قد اختبرت بالفعل كيف يمكن أن تؤثر التغييرات في النطاق أو الجدول الزمني أو الميزانية على تسليم المشروع. مع تخصيص الموارد، الأمر نفسه في الواقع - سيساعدك وجود تقويم محدث للموارد على تعديل الموارد بسلاسة بمجرد ظهور التغييرات.
2. توافر الموارد
بدء مشروع جديد، من الناحية المثالية، يمكنك استخدام أي موارد متوفرة في شركتك. ولكن ماذا لو كانت وكالتك تشغيل مشاريع متعددة وعليك أن تتفاوض على نفس الموارد مع مديري المشاريع الآخرين؟ أو ماذا لو كان أحد أعضاء الفريق في إجازة مرضية؟ يتغير التوفر ويتعين عليك مراقبته طوال الوقت لاكتشاف التهديدات التي تواجه تسليم مشروعك.
3. تبعيات المشروع
تخصيص الموارد تحتاج إلى تضمين تبعيات المشروع، وهي شكل من أشكال العلاقة بين المهام أو الأنشطة في المشروع. على سبيل المثال، في مشاريع تكنولوجيا المعلومات هناك مهام لا يمكن القيام بها إلا بعد اكتمال بعض المهام الأخرى، لذلك لا فائدة من استنزاف الموارد في وقت مبكر.
4. أوجه عدم اليقين في المشروع
حتى لو كنت قد تحققت من جميع المربعات عند بدء المشروع، ووافقت على الجدول الزمنيوالميزانية والنطاق، فهناك دائمًا أشياء لا يمكنك التنبؤ بها. تتطلب منك إدارة الموارد أن تكون قادرًا على الاستجابة للمشاريعج حالات عدم اليقين، على سبيل المثال عن طريق تحويل الموارد من مشاريع أخرى أو إعادة تخصيصها.
5. الأولويات في جميع أنحاء الشركة
إذا كانت شركتك تدير مشاريع متعددة في وقت واحد، فقد تضطر أنت وزملاؤك إلى تقاسم الموارد المحدودة، وغالباً ما يكون ذلك في إطار زمني متشابه. ولكن حتى لو تمكنت من التفاوض على الموارد التي تحتاجها أنت وزملاؤك، فقد يحدث تغيير في الأولويات فيما يتعلق بأحد المشاريع.
تخصيص الموارد في إدارة المشاريع - كيف نفعل ذلك بشكل أفضل؟
دعنا نلقي نظرة على كيفية استخدام الموارد المتاحة لك بفعالية.
1. تعرف على المشروع والفريق
فقط من خلال معرفة النطاق والموارد المتاحة في شركتك، يمكنك تعيين أعضاء الفريق بشكل صحيح لمشروعك.
ابدأ بإنشاء خطة عالية المستوى للمشروعالتي تتكون من متطلباته ومنجزاته. بعد ذلك، عندما تعرف بالضبط من ستحتاج إليه لإكمال المشروع، يمكنك استخدام مصفوفة المهارات لاكتشاف الموظفين في شركتك الذين ستشركهم.
أو، إذا كنت من مستخدمي Teamdeck، يمكنك ببساطة تصفية موظفيك حسب مهاراتهم، واكتشاف الموظفين ذوي الصلة وحجوزاتهم الحالية في وقت قصير:
أثناء قيامك بتصفية الأشخاص الذين ترغب في حجزهم لمشروعك، تحقق من مدى توفرهم لمعرفة ما إذا كانوا متاحين بالفعل للانضمام إلى مشروعك. يساعدك شريط التوافر البسيط كثيراً:
في هذه المرحلة، تتمثل القاعدة الأساسية في عدم المبالغة في تخصيص الموارد للمشروع. في الواقع، يُعتبر الإفراط في تخصيص الموارد خطأ يرتكبه مديرو المشاريع لحماية أنفسهم من حالات عدم اليقين. ولكنه في المقابل يجعل تقديرات المشروع وخططه طويلة الأجل غير دقيقة، مما يؤثر على صافي أرباح الشركة.
فكر دائمًا في الصورة الكبيرة أثناء تخصيص الموارد. تحقق من الحجوزات التي قام بها مديرو المشاريع الآخرون بالفعل لتحديد الموارد التي قد تحتاجان إليها معًا، في حال كان عليك تعديل جدولك الزمني لذلك.
من المفيد أيضاً معرفة متى يحصل أعضاء فريقك على أيام إجازاتهم. هل ترى الإدخالات الصفراء أدناه؟ تحتاج إلى تضمينها في تقديرك، لأن هذا هو بالضبط الوقت الذي لن يكون فيه هؤلاء الموظفون متاحين. وبالمثل، يمكنك تحديد أيام العطلات الوطنية التي ستحدث خلال مشروعك.
2. الكشف عن المخاطر في وقت مبكر
لقد تحدثنا عن ذلك قليلاً في تحديات إدارة الموارد القسم. بصفتك مدير مشروع، فأنت على دراية تامة بالمخاطر مثل مراجعات العملاء، والتأخيرات، وحالات الطوارئ الشخصية، والمشاريع المتنافسة، وما إلى ذلك. وهي تتداخل مع تخصيص الموارد أيضاً.
بمجرد حدوث أحد التحديات المذكورة أعلاه، تحتاج إلى تعديل حجوزاتك. سيساعدك الحصول على نظرة عامة رفيعة المستوى للموارد في مؤسستك في العثور على موارد أخرى بسرعة أكبر، أو إعادة تخصيص الموارد، أو تمديد الحجوزات الحالية أو خفضها، أو حتى حذف بعضها إذا لزم الأمر.
3. تتبع المشروع
هل تتذكر كيف أن تخصيص الموارد يتعلق بتحسين فعالية فائدة فريقك؟ حان الوقت الآن للتحقق من أداء فريقك. يمكنك القيام بذلك عن طريق قياس استخدام الموارد.
ابدأ بتتبع الوقت وعبء العمل. في Teamdeck، يمكنك بسهولة تحديد الموظفين الذين لديهم الكثير أو القليل جداً من العمل (وهو ما يمكن أن يكون مشكلة أيضاً) للقيام به. هل تتذكر شريط التوافر؟ يتم تمييز الوقت الإضافي باللون الأحمر، بينما يكون الوقت غير المستخدم باللون الأبيض.
لقياس استخدام الموارد، يمكنك أيضًا استخدام صيغة بسيطة:
استخدام الموارد = وقت الانشغال/ الوقت المتاح
بهذه الطريقة يمكنك أن تكتشف بسرعة ما إذا كان فريقك محجوزاً بكامل طاقته أم لا.
أثناء المشروع، يوصى أيضًا بمقارنة التقديرات مع التقديرات الفعلية من حين لآخر وإعادة تخصيص الموارد إذا كنت بحاجة إلى ذلك. من المحتمل أن تحتاج إلى تعديل الحجوزات بسبب بعض التغييرات لتجنب الاستخدام الناقص أو المفرط لمواردك، ولتلبية متطلبات المشروع.
سيساعدك إعداد عمليات تحقق منتظمة مع فريقك على اكتشاف هذه التهديدات أيضاً.
بصفتك مدير مشروع، قد تكون مسؤولاً أيضاً عن تتبع ميزانية مشروعك. يمكنك القيام بذلك استنادًا إلى الجداول الزمنية لفريقك، بضرب عدد الساعات التي قضوها في المشروع في المعدل الذي تتقاضاه من عميلك في الساعة. مرة أخرى، من خلال مقارنة التقديرات بالتقديرات الفعلية، يمكنك معرفة ما إذا كنت ملتزمًا بالميزانية أم لا.
4. تحليل المشروع
سيمنحك استخدام البيانات التي جمعتها خلال المشاريع السابقة ميزة كبيرة. وبناءً على تلك البيانات، ستتمكن من تخطيط وإدارة مشاريعك المستقبلية بشكل أفضل. وجود برنامج إدارة الموارد مع التقارير المخصصة كثيرًا، حيث يمكنك بعد ذلك تنظيم تلك البيانات لحساب مقاييس مختلفة، مثل كشوف رواتب الموظفين أو مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات.
فوائد تخصيص الموارد
كما ترى، من خلال اتباع العمليات الصحيحة واستخدام أداة كاملة لإدارة الموارد، يمكنك جعل تخصيص الموارد أسهل والاستفادة منها بطرق عديدة:
- يعمل على تحسين رؤية جميع الموارد في جميع أنحاء الشركة
- يمكنك تجنب الاستخدام الناقص والمفرط بشكل أسهل
- يساعد على إبقاء الحجوزات أكثر دقة
- من الأسهل التفاوض بشأن الحجوزات مع رؤساء الوزراء الآخرين
هل تبحث عن برنامج لزيادة تخصيص الموارد في إدارة المشاريع؟ جرب Teamdeck - الحل المخصص لتخصيص الموارد
