في هذا المقال، جمعنا في هذه المدونة بعض الأساليب لتحديد المهام الأكثر أهمية بشكل استراتيجي. في البداية، دعنا نتحدث عن تحديد أولويات المشروع بشكل عام.
ما يتعرف عليه قراؤنا:
بصفتك مدير المشروعفإن هدفك الرئيسي هو تسليم المشروع بنجاح. وهذا يعني عادةً إنجازه في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبجميع الميزات والوظائف اللازمة. ولكن من أجل تحقيق هذا الهدف، فإنك تحتاج إلى وضع جدول زمني معقول لفريقك وإكمال المهام المختلفة بالترتيب. أي منها يجب أن يتعامل معها فريقك أولاً؟ أي منها الأكثر أهمية؟ إن تحديد أولويات المهام أمر لا مفر منه، ولكن يمكنك القيام بذلك بنجاح أو المخاطرة بالتسبب في التأخير أو تعارض الموارد.
هل أنت على دراية بعبارة "الأهم فالمهم"؟ صدّق أو لا تصدّق، فهو يشرح عملية تحديد الأولويات بشكل جيد.
أنت بحاجة إلى تحديد الأشياء "الأولى": المهام الأكثر أهمية، والأنشطة الأكثر إلحاحًا للقيام بها، وما إلى ذلك، ثم إكمالها كأولوية أولى.
في الأساس، كل ما عليك فعله هو تحديد المهمة الأكثر أهمية. قد تشعر أن قول ذلك أسهل من فعله. ومع ذلك، في الواقع، يمكنك استخدام التقنيات الموضحة أدناه وإجراء هذه المكالمة بثقة.
... تأكد من أن لديك رؤية كاملة لما يجب القيام به بالفعل من أجل تسليم مشروع معين. من الضروري تحديد نطاق المشروع والتحكم فيه، لدرجة أننا خصصنا منشورًا كاملاً في المدونة عن إدارة نطاق المشروع.
بمجرد الانتهاء من جمع متطلبات المشروع والتوقيع على النطاق مع مختلف أصحاب المصلحة، يمكنك تدوين جميع المهام المطلوب إنجازها. اجمعها في مستند أو أداة تخطيط المشروع. عند هذه النقطة، يمكنك تقسيمها إلى فئات مختلفة (على سبيل المثال، مراحل المشروع) ثم تحديد أولويات المهام داخل هذه المجموعات.
تذكّر أن تبقي أعضاء فريقك على اطلاع دائم:
بصرف النظر عن أهداف المشروع ونطاقه، يجب أن يكون أعضاء الفريق على دراية بالتبعيات بين المهام والقيود المحتملة. ستكون هذه المعلومات مفيدة عند بدء العمل على الجدول الزمني للمشروع وترتيب المهام.
قد تكون القدرة على التمييز بين مهمة ذات أولوية عالية ومهمة لا أهمية لها تقريبًا أمرًا بسيطًا. ومع ذلك، قد يكون ترتيب المهام ذات المستوى المماثل من الأولوية أكثر صعوبة. ومع ذلك عليك اقتراح ترتيب معين إذا كنت تريد إنجاز مهام المشروع.
لحسن الحظ، هناك العديد من التقنيات التي تتيح لك تحديد أولويات العمل بنجاح كمدير مشروع. دعنا نستعرض بعضاً منها واحداً تلو الآخر.
إنها واحدة من أكثر الاستراتيجيات شيوعًا لاختيار الأنشطة الأساسية التي يجب التركيز عليها. كل ما عليك القيام به هو تقسيم جميع المهام إلى أربع مجموعات حسب أهميتها وإلحاحها:
بمجرد إلقاء نظرة خاطفة على مصفوفة أيزنهاور الخاصة بك، سترى المهام التي يجب معالجتها أولاً (العاجلة والمهمة)، والمهام التي يجب التركيز عليها لاحقًا (غير العاجلة والمهمة).
ماذا عن المجموعتين الأخريين؟ عادةً ما يمكن تفويض المجموعة 3، وتتكون المجموعة 4 من المهام التي يمكنك حذفها بسهولة من قائمة مهامك.
يبدو الأمر مختلفًا بعض الشيء في إعدادات المشروع، حيث لا يتوفر لديك بالضرورة خيار تفويض عناصر العمل أو استبعادها. ومع ذلك، فإن مجرد معرفة أن مهمة معينة ليست ذات أهمية حاسمة يمكن أن يساعدك في العثور على مكان لها في جدول فريق المشروع الخاص بك.
هذه الطريقة، مرة أخرى، تتطلب منك تجميع مهامك المحتملة. ستستخدم فئات تتعلق بعدم إمكانية الاستغناء عن مهمة معينة في المشروع:
على الرغم من أنها تقنية مفيدة لتحديد أولويات المهام، إلا أنها قد تكون أكثر فائدة كجزء من عملية إدارة النطاق. يمكنك أن تطلب من أصحاب المصلحة تصنيف متطلبات المشروع وفقًا لهذه المجموعات الأربع. سترى أين هي أولوياتهم.
ربما يعرف أي شخص سبق له العمل في إدارة المشاريع مبدأ باريتو. ووفقاً لهذا المبدأ، فإن 80% من التأثيرات تنشأ من 20% من الأسباب. بعبارة أخرى، يمكن لـ 20% من المهام أن تجلب 80% من فوائد المشروع.
هدفك؟ حدد ذلك 20% من المهام. من أجل القيام بذلك، يمكنك محاولة تخيل القيمة التي يمكن إنشاؤها من خلال إكمال كل مهمة. وبهذه الطريقة، يجب أن تكون قادرًا على تمييز العمل الأساسي من الأجراس والصفارات.
يمكنك أيضًا تجربة نهج معاكس لتقييم القيمة التي ستحصل عليها: فكر فيما سيحدث إذا لم ينجز فريقك مهمة معينة. في معظم الأحيان، ستكون قادرًا على تحديد العناصر التي يجب إنجازها ببساطة، وإلا لن ينجح المشروع. هذه هي مهامك ذات الأولوية القصوى.
عند تحديد أولويات مهام المشروع، حاول أن تكون مدركاً لشعورك الشخصي تجاهها. قد تميل إلى تصنيف شيء ما على أنه ذو أولوية منخفضة لأنك ببساطة لا تتطلع إلى العمل عليه. قد يماطل فريقك أيضًا في المهام المهمة ولكنها ليست مثيرة للغاية. وبصفتك مديراً للمشروع، عليك أن تراعي مشاعرهم وتوقعاتهم، ولكن عليك أيضاً تقييم المهام بموضوعية.
أيًا كان الأسلوب الذي تختار اتباعه، انتبه إلى المهام التي لها تبعيات أخرى. قد يكون لديك مهام عند الانتهاء منها تعتمد عليها عناصر أخرى. حدد أولوياتها وفقًا لذلك.
الأمر نفسه ينطبق على قيود المشروع (مثل نقص الموارد). إذا كنت تتوقع أن تتأثر أي من مهامك بهذه القيود في مكان ما في الجدول الزمني للمشروع، فقد ترغب في جدولة هذه المهام في الوقت الذي من المرجح أن يتم إنجازها فيه (على سبيل المثال، الآن).
قد يكون فريقك مفيدًا جدًا في تعيين الأولويات لمهام المشروع المختلفة. وقد نشر Atlassian وصفة لتمرين تحديد الأولويات الجماعية كجزء من دليل اللعب الجماعي. يمكنك التحقق من ذلك هنا.
التغيير أمر حتمي في إدارة المشاريع. وينطبق ذلك أيضًا على الأولويات - يمكن أن تتغير أيضًا. والفكرة الجيدة هي مراجعة قائمة أولويات عناصر العمل بانتظام وتقييم ما إذا كان هذا الترتيب لا يزال مناسبًا. تذكّر أن تتواصل مع فريقك عندما يتغير شيء ما: فهم بحاجة إلى معرفة أن هناك تغييرًا في الأولويات.
هناك أمر آخر هنا: على الرغم من أنه يجب أن تكون مستعدًا للتغييرات، إلا أن هذا لا يعني أنه يجب عليك قبولها ببساطة دون طرح أي أسئلة. من واجبك أن تتحقق من أسباب أي تغييرات كبيرة في المشروع. لماذا؟ أولاً، يجب أن تكون دائماً على دراية بأهداف العمل الحالية. ثانياً، يمكن أن يكون تغيير الأولويات علامة تحذير من زحف النطاق (نمو غير متوقع/لا يمكن السيطرة عليه في نطاق المشروع).
ها قد حصلت عليها: قائمة بالتقنيات التي يمكنك استخدامها لتحديد أولويات مهام المشروع. ماذا تفعل عندما تنتهي من تحديد الأولويات؟ يجب أن تسجل هذه القرارات: عادةً ما يكون هناك حقل لـ "أولوية المهمة" داخل أداة إدارة المشروع.
يمكنك أيضًا مراقبة نتائج جهودك في تحديد الأولويات في فريقك في تقويم الموارد. بعض أدوات إدارة الموارد (بما في ذلك تيم ديك) تسمح لك بتسمية وقتك المتتبع (وحجوزاتك) بعلامات "أولوية عالية" أو "أولوية منخفضة". إذا كان فريقك يستخدم علامات الجداول الزمنية، فيمكنك إنشاء تقرير وتحليل مقدار الوقت الذي يقضونه في المهام الأكثر أهمية. هل يقضون الكثير من الوقت في أعمال غير أساسية؟ هذه هي إشارتك لفعل شيء حيال ذلك.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...