تحديات إدارة الموارد الشائعة وكيفية التغلب عليها

ترتبط تحديات إدارة الموارد بطبيعة العمل مع الفرق. في كثير من الأحيان تحتاج إلى تخطيط العمل والموارد إدارة مشاريع متعددة في آنٍ واحد. إن تنظيم العمليات ومراقبتها وتحسينها هي أجزاء حاسمة من إدارة موارد المشروع التي قد تنجح مشاريعك أو تفشلها. هل يبدو أن هناك الكثير من التحديات؟ دعنا نقسم هذه التحديات إلى أجزاء يمكن التحكم فيها ونرى كيف يمكنك التغلب عليها في عملك.

التعرف على المهارات المناسبة للمشروع

بدء مشروع جديدفأنت بحاجة إلى العثور على موظفين يتمتعون بالمهارات المناسبة. قد يبدو الأمر سهلاً، إلا أنه قد يكون تحدياً إذا لم يكن لديك نظرة عامة واضحة على مواردك. من المفيد وجود قائمة بالموظفين الذين يمكنك فرزهم حسب مهاراتهم أو مناصبهم، حيث يمكنك العثور بسرعة على الأشخاص القادرين على إنجاز مشروع معين.

بعد ذلك، اكتشف ما إذا كانت متاحة خلال الجدول الزمني المقدر. يمكنك أيضًا استخدام مصفوفة المهارات أو مخطط RACI (المعروفة أيضًا باسم مصفوفة إسناد المسؤولية) لتحديد ما هم مسؤولون عنه.

مواءمة توافر الفريق وقدرته مع الجدول الزمني للمشروع

ترتبط إدارة توافر الموظفين وقدرتهم وقدرتهم على الوفاء بالجدول الزمني ارتباطًا وثيقًا. دعنا نرى كيف يمكنك إدارة المخاطر أثناء تخطيط الموارد والجدول الزمني لمشروعك.

تعرف على مدى توفر فريقك

من خلال معرفة ما إذا كان شخص ما يعمل بدوام كامل، أو يعمل لحسابه الخاص بالساعة، يمكنك تقييم مدى تفرغه. التحدي الحقيقي هنا، هو أن هذا التوافر قد يتغير في لحظة مناسبة لك على الأقل. 

إدارة المخاطر قبل وقوعها

تخطيط الموارد، ليس فقط التحقق مرة أخرى من توفر فريقك ولكن أيضًا وضع خطة بديلة في حالة فقدان بعض الموارد.

هل هناك موظف آخر لديه مهارات مماثلة يمكنه تولي المهمة؟ أو ربما يمكنك الاستعانة بمصدر خارجي للعمل لحساب شخص مستقل؟

في كلتا الحالتين، من الجيد أن تعرف بدائلك مسبقاً، بدلاً من أن تتعثر في منتصف المشروع دون موارد لمهمة ما. يمكنك التحقق من العطلات الوطنية والإجازات الشخصية المخطط لها أيضاً، حتى تتمكن من تضمينها في جدولك الزمني.

ضع قدرة فريقك في الاعتبار

في أفضل الأحوال باستخدام التقدير التصاعدي من أسفل إلى أعلى مع أعضاء فريقك، فقد تكون لديهم فكرة عن المدة التي ستستغرقها كل مهمة بناءً على خبراتهم السابقة. إذا لم يكن الأمر كذلك، يجب أن تأخذ البيانات التاريخية في الاعتبار.

وبهذه الطريقة، يمكنك تقييم تقديرات الوقت بناءً على الأداء السابق لفريقك، مما يقلل من خطر تجاوز قدراتهم.

تجنب الجداول الزمنية غير الواقعية

إذا أخذت توافر الموارد وقدرتها في الحسبان، يمكنك تجنب تحدٍ آخر وهو وضع جداول زمنية غير واقعية. بمعرفة متى يكون موظفوك متاحين ومقدار العمل الذي يمكنهم القيام به في إطار زمني معين، يمكنك جدولة مشروعك بشكل أكثر دقة.

إدارة عبء العمل بدون استنزاف الموارد

إن تخطيط العمل ثم مراقبته لتجنب الاستخدام الناقص أو الزائد مهم جدًا لضمان إنتاجية فريقك. وبخلاف ذلك، فإن وجود الكثير من العمل، قد يقوم الموظفون بـ البدء بالشعور بالإرهاقفي حين أن وجود القليل من العمل يجعلهم غير سعداءأيضاً

قم بتعديل عبء العمل بمجرد أن تلاحظ أن شخصًا ما يعمل فوق طاقته، بينما لا يقوم الآخرون بمهام كثيرة. انظر ما إذا كنت قادرًا على تقسيم العمل، على سبيل المثال، باستخدام تسوية الموارد. إنه تقنية جدولة المشروع حيث تقوم بتقسيم أو دمج الأنشطة وفقًا لتوافر الموارد. لكن انتبه إلى أن ذلك قد يكون له تأثير سلبي على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته.

تجنب استنزاف الموارد

أثناء التخطيط للعمل والموارد، قد يكون من المغري إضافة المزيد من القوى العاملة أكثر مما تحتاج إليه بالفعل. هذا "فقط في حالة" تخصيص الموارد ومع ذلك، يُعتبر خطأ يرتكبه مديرو المشاريع في كثير من الأحيان.

تؤدي إضافة موارد أكثر من اللازم إلى تحريف الوقت المقدر والميزانية المقدرة، مما يؤدي إلى حجب الموظفين عن مديري المشاريع الآخرين أيضًا. وقد يؤدي ذلك إلى مزيد من العمل لأولئك الذين حجزوا في وقت سابق أو كان أداؤهم أقل من المطلوب.

حاول تعيين أعضاء الفريق الذين تعرف أنك ستحتاجهم فقط. في حالة حدوث أي تغييرات، من الأفضل دائمًا التفاوض مع رئيس وزراء آخر بشأن موظف آخر.

الخاتمة

لتجنب التحديات الشائعة في إدارة الموارد، حاول دمج هذه الأفكار في عملك:

• كن واقعيًا - ضع خططًا تناسب متطلبات المشروع ولا تضيف حجوزات أكثر مما تحتاج إليه.
• ثق بالبيانات أكثر من افتراضاتك - استخدم المدخلات والتقارير من المشاريع السابقة لتخطيط المشاريع الجديدة.
• احصل على لمحة عامة عن مواردك - اعرف ما هي الموارد التي قد تستخدمها وما هي المهارات التي يمتلكونها وما هو مدى توافرها.
• قم بمواءمة مشاريعك مع قدرة الشركة وخط سير العمل - قم دائمًا بتضمين المشاريع والأولويات الأخرى، بحيث تكون على دراية بالتعارضات والتغييرات المحتملة.
• كن متواجدًا مع فريقك - ستساعدك الاجتماعات مع فريقك على اكتشاف آلامهم وتحدياتهم في وقت مبكر، بحيث يكون لديك وقت للاستجابة والتحسين.