ما هو الشيء الأكثر تحدياً في كونك مدير مشروع؟ التوفيق بين مهام متعددة؟ إدارة توقعات أصحاب المصلحة؟ التعامل مع المواقف الصعبة؟ من البديهي أن الأمر ليس سهلاً على مديري المشاريع. ففي النهاية، يختلف كل مشروع يتولونه عن الآخر.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
من المؤكد أن بعض تحديات المشاريع تكاد تكون حتمية، ولكن يمكنك الاستعداد لها! سنناقش اليوم بعض التحديات الشائعة في إدارة المشاريع ونوضح لك كيف يمكنك تجنبها أو معالجتها.
نتحدث هنا عن توقعاتك تجاه أعضاء فريقك وتوقعات أصحاب المصلحة فيما يتعلق بعمل الفريق. في حين أن هاتين الحالتين مختلفتان قليلاً، إلا أنه يمكنك استخدام استراتيجيات مماثلة لحل كلا التحديين.
عندما يتعلق الأمر بعملائك، تأكد من أنك تفهم هدف العمل الأساسي وراء المشروع. ما الذي يريدون تحقيقه؟ كيف سيساعدهم هذا المشروع على تحقيق هذا الهدف؟ إذا لم تكن لديك إجابات، فإن ذلك يسبب دائمًا تحديات في إدارة المشروع.
لا تخف من طرح الأسئلة، وبمجرد أن تكون مستعدًا للتحقق من صحة نطاق المشروعومناقشة التوقعات أيضاً. في بعض الأحيان يكون من المفيد تحديد ما هو خارج نطاق العمل على وجه التحديد. من أجل جعل فريقك يفهم توقعات المشروع، يجب عليك أيضًا تشجيعهم على طرح الأسئلة وشرح الأسباب الكامنة وراء المهام المختلفة بوضوح. تذكّر أنه يجب على أعضاء فريقك أيضًا أن يفهموا تمامًا أهداف العمل الخاصة بالمشروع.
قد يكون للتحديات المتعلقة بالموارد في المشاريع عواقب وخيمة. ففي نهاية المطاف، أنت بحاجة إلى أشخاص مؤهلين بشكل كافٍ لإنجاز مشروعك. وقد تبدأ المشاكل هنا في وقت مبكر من مرحلة تخطيط المشروع عندما تريد تجميع الفريق.
إذا كانت شركتك لا تستخدم تقويم الموارد لإدارة جميع الموظفين، قد تجد صعوبة بالغة في تحديد الموارد المناسبة للانضمام إلى فريق المشروع. من الناحية المثالية، قد ترغب في أن تكون قادرًا على البحث، على سبيل المثال، عن مهارات محددة في مجموعة موارد شركتك. وبالطبع، عليك أيضًا التأكد من أن الأشخاص الذين تريدهم في فريقك متاحون للعمل خلال إطار زمني معين.
مرة أخرى، هذا هو المكان الذي يكون فيه تقويم الموارد مفيدًا جدًا. الحصول على رؤية واضحة لقدرات مواردك (اقرأ المزيد عن تخطيط سعة الموارد) والتوافر عنصر حيوي لإدارة المخاطر. على سبيل المثال، إذا أصبح أحد أعضاء فريقك غير متاح بسبب ظروف غير متوقعة، فستتمكن من العثور على بديل بشكل أسرع.
التنبؤ الفعال بالموارد ضروري أيضاً إذا كنت تريد تجنب نقص الموارد. هل أنت متأكد من أن لديك ما يكفي من الأشخاص لتنفيذ المشروع؟
اقرأ كيف استخدام بيانات المشروع التاريخية لـ التنبؤ بالموارد البشرية.
من المسلم به أن تقدير المشاريع هو عنصر معقد من عناصر إدارة المشاريع والموارد، ونادراً ما تكون التقديرات دقيقة للغاية. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه يجب عليك الاستسلام وافتراض أن توقعات فريقك ستكون بعيدة كل البعد عن الواقع. هناك أشياء يمكنك القيام بها لقلب الموازين لصالحك:
عند سؤال مديري المشاريع عن تحديات إدارة المشروع، من المرجح أن يظهر زحف النطاق على رأس قوائمهم. إنه أمر شائع إلى حد ما، ويحدث عندما ينمو نطاق المشروع بشكل لا يمكن السيطرة عليه. قد يكون السبب في ذلك هو سوء تحديد نطاق المشروع بشكل سيئ، أو الضغوط من أصحاب المصلحة الخارجيين والداخليين، أو عدم وجود عملية محددة لإدارة التغيير.
لحسن الحظ، بصفتك مدير مشروع، لديك العديد من الاستراتيجيات لإدارة زحف النطاق أو حتى منعه في المقام الأول. يبدأ كل شيء بنطاق عمل مُعد جيدًا. الفعالية إدارة نطاق المشروع سيساعدك بشكل كبير: بمجرد تحديد جميع متطلبات المشروع والتحقق من صحتها، يمكنك أن تكون أكثر ثقة في نطاق مشروعك.
ماذا لو شعرت أن نطاق مشروعك قد خرج عن السيطرة؟ ستجد بعض النصائح المفيدة في دليلنا إلى زحف النطاق في إدارة المشاريع.
حتى في - دعنا نقول - إدارة مشاريع التسويق الصناعات أو مجرد شركات متخصصة في التواصل، فمن الصعب تجنب سوء الفهم في القيادة الضعيفة وسوء التواصل.
يحتاج مديرو المشاريع إلى التواصل بفعالية مع أعضاء فريق مشروعهم، وكذلك مع العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين أو حتى مع مديريهم. قد يحتاج كل طرف من هذه الأطراف إلى أسلوب تواصل مختلف وقنوات مختلفة للتواصل. من الضروري أن يقوم مدير المشروع بوضع خطة تواصل ومشاركتها مع جميع المعنيين.
تحديد قنوات الاتصال، ووضع بعض القواعد المتعلقة بتحديثات المشروع (على سبيل المثال تقارير حالة المشروع)، والأهم من ذلك، تجنب الاجتماعات غير الفعالة! سيساعد في الحفاظ على المستوى المناسب من شفافية المشروع والابتعاد عن تحديات التواصل في مشاريعك.
مع تحول العديد من الفرق إلى العمل عن بُعد بسبب الجائحة العالمية، ربما أصبح التواصل تحدياً حتى بالنسبة للشركات التي كانت تتعامل معه بشكل جيد حتى تلك اللحظة. حتى مع وجود كاميرا لتكبير الاجتماعات قد لا يكون كافياً. هل هذا هو الحال بالنسبة لفريقك أيضًا؟ اقرأ منشور مدونتنا لمعرفة المزيد عن أفضل ممارسات التواصل عن بُعد.
من المفهوم أن هذه الأنواع من مشاكل إدارة المشاريع قد تعرقل المشروع بأكمله بسرعة. عندما تكون شركتك مسؤولة عن مشروع واحد فقط في كل مرة، فقد يبدو من الأسهل تجنب التعارض في جدولة المشروع.
ومع ذلك، إذا لم تقم بتنسيق حجوزات مشروعك مع توافر مواردك، فقد تواجه مشكلة. ماذا لو اتضح أن أحد الأعضاء الرئيسيين في فريق مشروعك قد خطط لإجازة لمدة أسبوعين ولم تأخذ ذلك في الحسبان عند التخطيط للجدول الزمني؟
مع وجود مشاريع متعددة على المحك، قد يكون تجنب تضارب الجداول الزمنية أكثر صعوبة، لكنه أمر ممكن. أهم شيء هو إعطاء جميع مديري المشاريع رؤية واضحة للجدول الزمني لكل مشروع ومدى توافر الموارد.
مع وجود هذه المعلومات في متناول اليد، تقل احتمالية حدوث مشكلات في الجدولة. يمكنك استخدام مخطط التقويم عبر الإنترنت لجدولة مشاريع متعددة دون تعارض.
يحتاج كل مدير مشروع إلى أن يكون قادرًا على مراقبة حالة المشروع. وله العديد من الفوائد: يمكنك مراقبة الميزانية، والتحقق من عبء عمل فريقك، وربما تحديد مجالات التحسين. على سبيل المثال، يمكن لمديري مشاريع التسويق استخدام أداة تحسين محركات البحث مع برنامج جدولة الموارد لتحليل فعالية موظفي العمل واكتشاف الثغرات في أدائهم. تتيح لك معرفة أين تسير الأمور اتخاذ قرارات إدارة المشروع المستندة إلى البيانات. يمكنك أيضًا الاستجابة بشكل أسرع عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة.
هناك العديد من الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها قياس صحة مشروعك. نوصي بتتبع المقاييس التالية:
أدوات تخطيط المشاريع تهدف إلى مساعدتك أنت وفريقك على إنجاز المشاريع بنجاح. ولكن لكي يحدث ذلك، يجب عليك استخدام الأدوات المناسبة لعملك. وإلا فإنك قد تضيع الكثير من الوقت في تهيئة موظفيك لتطبيقات ليس لها تأثيرات ملموسة على عملهم.
تخيل موقفًا يقضي فيه بعض الأشخاص من فريق مشروعك وقتًا أثناء التنقل، على سبيل المثال، السفر إلى العميل. إذا طلبت منهم تتبع الوقت باستخدام برنامج إدارة المشروع الذي لا يحتوي على إصدار محمول، فسيكون ذلك غير مريح للغاية. والأكثر من ذلك، من المحتمل أن تكون جداولهم الزمنية أقل دقة، حيث سيقومون بتعبئتها بأثر رجعي.
قبل أن تقرر إضافة تطبيق جديد إلى مجموعة أدوات فريقك، ابدأ بإدراج احتياجاتك. ثم تحقق مما إذا كانت أداة معينة تلبي هذه الاحتياجات. هل تتكامل مع الأدوات الأخرى التي يستخدمها فريقك؟ هل يمكن تخصيصها لتعكس عمليات شركتك؟ إن استخدام الأدوات التي تدعم سير عمل فريقك سيجعل الحياة أسهل للفريق ومدير المشروع.
حتى لو كان لديك التدريب على إدارة المشاريع أو خبرة مهنية كبيرة، فإن المشكلات الموضحة أعلاه قد تضع بسهولة عثرة في عجلة القيادة وتؤثر سلبًا على مشروعك. وبصفتك مديراً للمشروع، من المفيد أن تعرف كيف تتجنبها أو تتغلب على عواقبها.
هذه المدونة هي بمثابة نقطة انطلاق: لقد أوجزنا بعض التحديات الشائعة في إدارة المشاريع، ولكن لا يزال الأمر يستحق القراءة في كل موضوع محدد. نأمل أن تساعدك الروابط التي أدرجناها بجانب كل تحدٍ من التحديات المذكورة أعلاه على تطوير خبراتك في إدارة المشاريع.
1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...