ما هي الطرق المختلفة لتهيئة عضو جديد في فريق العمل في المشروع: 4 خطوات لإلحاق عضو جديد في المشروع

سواء كان الأمر يتعلق بإطلاق مشروع جديد أو تعيين أعضاء فريق جديد في مشروع قائم، فإن مهمتك كمدير مشروع هي ضمان سلاسة عملية تأهيل المشروع. ويتضمن ذلك دمج برنامج تعريفي فعال لضمان فهم الموظفين الجدد لمتطلبات المشروع وأدوارهم فيه. في بعض الأحيان حتى أفضل أداة لتخطيط المشروع لن تكون كافية بمفردها. لا يكفي أن يكون لديك جميع المعلومات حول المشروع بنفسك. مفتاح إنشاء مشروع ناجح هو أن يكون جميع موظفيك على نفس الصفحة.

مع ضعف التأهيل في المشروع تأتي المخاطر التالية: لا يفهم أعضاء فريقك المتطلبات، لذلك لا يمكنهم المساهمة بشكل كامل في المشروع. لا يستطيع الأشخاص الوصول إلى الأدوات التي يجب عليهم استخدامها. تضيع الكثير من الوقت في شرح الأمور بعد إطلاق المشروع. يتأخر المشروع. يمكن أن تكون القائمة أطول، لكنك فهمت المغزى. إن تأهيل الموارد لأي مشروع أمر ضروري لإنجازه في الوقت المناسب (وفي حدود الميزانية).

ما هو تأهيل المشروع؟

كما نعلم، من بين أهم 8 تحديات في إدارة المشاريع عدم كفاية الموارد وعدم وضوح التوقعات. التأهيل في المشروع هو عملية تسجيل الموارد في المشروع، وهي في الأساس عملية تعريفية للموظفين. يمكن أن يساعد البرنامج التعريفي المصمم خصيصًا الموظفين الجدد على الشعور بمزيد من الراحة في وظيفتهم الجديدة وفهم توقعات العمل والدور. والهدف من ذلك هو التأكد من أن جميع المشاركين في المشروع، وخاصةً المبتدئين الجدد، يفهمون أهداف العمل ومتطلباته، ويعرفون دورهم والنتائج المتوقعة من المشروع نفسه. يضمن هذا النهج المنظم، من خلال برنامج تعريفي للموظفين، أن يتمكن أعضاء الفريق الجدد من المساهمة بشكل كامل في المشروع، وقضاء وقت أقل في محاولة فهمه ووقت أكبر في إنجاز مهامهم فعليًا.

أهمية البرنامج التعريفي الفعال

يتجاوز التأهيل الفعال للمشروع مجرد مقدمة بسيطة للمشروع. إنها عملية شاملة تعمل على مواءمة المبتدئين الجدد مع رؤية المشروع وأهدافه ومنهجياته. هذه المواءمة أمر بالغ الأهمية لأنها تؤثر بشكل مباشر على مدى كفاءة وفعالية عمل الفريق طوال دورة حياة المشروع. يمكن أن يؤدي سوء المواءمة إلى سوء الفهم وسوء التواصل وفقدان المواعيد النهائية، وكل ذلك يمكن أن يعرقل المشروع.

التأثير على أداء الفريق

للتأهيل المناسب تأثير كبير على أداء الفريق. عندما يفهم أعضاء الفريق أهداف المشروع وأدوارهم فيه، فمن المرجح أن يكونوا أكثر إنتاجية وتحفيزًا. كما أن الفريق الذي يتم تأهيله بشكل جيد يكون أفضل تجهيزًا للتعامل مع التحديات والتكيف مع التغييرات، مما يؤدي إلى بيئة مشروع أكثر مرونة. يصبحون أكثر مرونة، وقادرين على وضع استراتيجيات محورية ومعالجة العقبات غير المتوقعة دون إغفال أهداف المشروع.

بناء النجاح على المدى الطويل

لا يقتصر التأهيل على البداية الفورية للمشروع. فهو يضع الأساس للنجاح على المدى الطويل. من خلال الاستثمار في التأهيل الشامل، يمكن لمديري المشاريع ضمان استعداد فرقهم للمشاريع المستقبلية أيضًا، مما يخلق ثقافة مستدامة وفعالة لإدارة المشاريع. ولا تقتصر فائدة هذا الاستشراف على المشروع الحالي فحسب، بل يشكل أيضًا سابقة لانتقالات أكثر سلاسة وتعاون أكثر فعالية في المشاريع اللاحقة.

خطوات نجاح المشروع على متن الطائرة

الآن بعد أن عرفت لماذا من الضروري أن تقوم بإعداد مواردك بشكل صحيح أثناء بدء المشروع، دعنا نطلعك على العملية.

1. جمع المعلومات الشاملة

أولاً، تأكد من حصولك على جميع المعلومات اللازمة حول المشروع حتى تتمكن من تمريرها إلى فريقك. قد تختلف المواد التي قد تحتاجها حسب طبيعة المشروع - هل هو مشروع جديد أم مشروع مستمر؟ قد تتضمن القائمة ما يلي:

• قائمة بالنواتج (على سبيل المثال، وثيقة متطلبات العمل)
• الجدول الزمني للمشروع
• بيان العمل الحالي (SOW)
• تقرير الحالة الأسبوعي
• معلومات عن الصحة والسلامة، بما في ذلك تفاصيل عن تصميم المبنى ومخارج الحريق ومرافق الإسعافات الأولية ولمحة عامة عن سياسات الصحة والسلامة المهنية

قد يكون وجود خطة رفيعة المستوى للمشروع مفيدًا أيضًا، حيث تغطي أهداف المشروع والتبعيات والموارد المتاحة والجدول الزمني والميزانية. يعد جمع تفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ خطوة حاسمة في ضمان سلامة ورفاهية الموظفين الجدد.

أهمية التوثيق

تُعد الوثائق المناسبة بمثابة العمود الفقري لإعداد المشروع. فهي توفر نقطة مرجعية يمكن لأعضاء الفريق الرجوع إليها عندما يحتاجون إلى توضيح تفاصيل المشروع. وهذا يقلل من الاعتماد على الاتصالات المستمرة ذهابًا وإيابًا ويمكّن أعضاء الفريق من أن يكونوا أكثر استقلالية واطلاعًا. تضمن الوثائق الشاملة وصول الجميع إلى نفس المعلومات، مما يعزز الاتساق ويقلل من احتمالية حدوث أخطاء.

2. تشكيل فريق من أعضاء الفريق الجدد

إذا لم تكن قد وجدت الموارد اللازمة للمشروع حتى الآن، فحدد الاحتياجات والأدوار المطلوبة لكل موظف لتنفيذ المشروع. ثم ابحث عن الموارد ذات المهارات المناسبة لمطابقة هذه المتطلبات. في Teamdeck، يمكنك العثور بسرعة على أعضاء الفريق ذوي المهارات المطلوبة باستخدام الحقول المخصصة. بمجرد العثور على أعضاء الفريق لمشروعك، تأكد من توفرهم. يمكنك القيام بذلك بسهولة إذا قمت بتتبع مدى توفر موظفيك. يوفر برنامج إدارة الموارد في Teamdeck عرض شريط عبء العمل الذي يشير إلى ما إذا كان الشخص متاحًا للحجز أو إذا تم تعيينه في مشروع بالفعل.

والآن، تأكد من أن كل عضو من أعضاء الفريق الذي اخترته قد تم حجزه رسمياً للمشروع. إذا كان لديك مخطط تقويم عبر الإنترنت، فقم بتعيين أعضاء الفريق لتتبع وقتهم وعبء العمل في وقت لاحق.

بناء وحدة متماسكة

لا يقتصر تشكيل الفريق على ملء الأدوار فحسب، بل يتعلق الأمر بإنشاء وحدة متماسكة يدرك فيها كل عضو مساهمته في نجاح المشروع. هذه الخطوة ضرورية لتعزيز الشعور بالمسؤولية والمساءلة بين أعضاء الفريق. عندما يعرف الجميع أدوارهم وكيف تتماشى مع أهداف المشروع، فإن ذلك يعزز الوحدة والهدف المشترك، مما يعزز أداء الفريق ومعنوياته بشكل عام.

3. أدوات الإعداد

بمجرد تعيينك للأشخاص في المشروع، قم بإعداد الأدوات التي سيستخدمونها لتنفيذ المشروع. تتضمن بعض الأدوات التي قد ترغب في أن يتمكن أعضاء فريقك من الوصول إليها ما يلي:

• أدوات التعاون: في Teamdeck، نستخدم أدوات مثل Confluence و Bitbucket، لذلك نريد التأكد من أن لديهم إمكانية الوصول إلى مساحات العمل والمشاريع المخصصة لهم.
• قنوات الاتصال: نحن نستخدم سلاك للتواصل اليومي، لذا نحتاج إلى انضمام أعضاء الفريق إلى القنوات الصحيحة. يمكن أن تكون إدارة Slack عبر مساحات عمل متعددة أمرًا بالغ الأهمية للفرق الكبيرة أو المشاريع التي تمتد عبر أقسام مختلفة، لذلك من الضروري معالجة هذه المشكلة مباشرةً أثناء عملية الإعداد.
• الجداول الزمنية وتتبع الوقت: نريد تتبع عبء عمل موظفينا وساعات عملهم. وبما أنهم يملأون الجداول الزمنية بأنفسهم، يجب أن يكون لديهم حساب في Teamdeck مع تعيين الدور المناسب.
• برنامج جدولة المشاريع أو أدوات تخطيط القدرات
• تطبيقات إدارة وقت الموظفين
• برنامج إدارة الإجازات
• برنامج إدارة الموظفين

وبهذه الطريقة، يمكن للجميع المساهمة بشكل كامل في المشروع. ويضمن الوصول إلى الأدوات والقنوات الضرورية أن يكون أعضاء الفريق على اطلاع دائم على المشروع ويمكنهم العمل معاً بسهولة أكبر.

تهيئة بيئة منتجة

يتعلق إعداد الأدوات بخلق بيئة يمكن أن تزدهر فيها الإنتاجية. فالأدوات المناسبة تمكّن أعضاء الفريق من التواصل بفعالية وإدارة مهامهم بكفاءة والبقاء على توافق مع تقدم المشروع ومتطلباته. لا تسهل هذه البيئة المنظمة العمليات اليومية السلسة فحسب، بل تعزز أيضًا قدرة الفريق على الوفاء بالمواعيد النهائية والحفاظ على مخرجات عالية الجودة.

4. عقد جلسات التأهيل

بمجرد حصولك على جميع المعلومات حول المشروع واختيار فريقك ومجموعة الأدوات، يمكنك إشراك أعضاء فريقك. إذا كنت تبدأ مشروعًا جديدًا، يمكنك إجراء ورشة عمل مع عميلك. وخلال هذه الانطلاقة (أو سبرينت زيرو)، يكون الهدف هو الكشف عن المخاطر والتبعيات الخاصة بالمشروع

تحقق مما إذا كان لدى الجميع نفس الفهم لنطاق المشروع

تأكد من أن توقعات العميل واقعية

تحديد أي مجالات تعارض أو عدم اتساق يجب حلها قبل بدء المشروع سيساعد وجود عميل حاضر أثناء انطلاق المشروع على تغطية جميع مجالات المشروع. بالإضافة إلى ذلك، فإن توضيح التوقعات مقدمًا وإعطاء فريقك فرصة للتعبير عن آرائهم سيحسن التعاون فيما بعد.

إذا كنت تقوم بإلحاق موارد جديدة بمشروع قائم أو تحتاج إلى إدخال تغييرات في النطاق، ركز على نقل المعرفة. أطلع فريقك على المشروع: أهدافه وأهداف العمل ومتطلباته والنتيجة المتوقعة. أطلع كل عضو في الفريق على دوره. يضمن هذا الاجتماع فهم الجميع للمشروع.

بعد جلسات التأهيل، قم بتضمين أنشطة بناء الفريق للمساعدة في تنمية العلاقات بين الموظفين داخل المؤسسة.

تعزيز تعاون الفريق

لا تقتصر الجلسات التأهيلية على تقديم المعلومات فحسب، بل هي منصات تفاعلية لبناء تماسك الفريق وإرساء فهم جماعي لمهمة المشروع وأهدافه. تضع هذه الجلسات الأساس لبيئة مشروع تعاونية ومنتجة. ومن خلال تيسير التواصل المفتوح والتفاهم المتبادل، تعزز جلسات التأهيل من الشعور بالعمل الجماعي والمسؤولية المشتركة.

5. التواصل المستمر والتغذية الراجعة

حتى بعد عملية التأهيل الأولية، فإن الحفاظ على خطوط اتصال مفتوحة وجلسات تغذية راجعة منتظمة أمر حيوي. فهي تضمن أن يتمكن أعضاء الفريق من إثارة المخاوف وطرح الأسئلة والبقاء على اطلاع على أي تغييرات في المشروع. هذا الحوار المستمر أمر بالغ الأهمية للتكيف مع التحديات الجديدة والحفاظ على توافق الجميع مع أهداف المشروع. تساعد التحديثات المنتظمة وحلقات التغذية الراجعة في تحديد المشكلات المحتملة مبكرًا وتعديل الاستراتيجيات وفقًا لذلك.

الخاتمة - ماذا أيضًا عن تأهيل المشروع؟

عند تأهيل المشروع، يجب على مديري المشاريع التركيز على نقل المعرفة بالمشروع إلى فريقهم. هذا هو الوقت الذي تتخذ فيه القرارات النهائية بشأن فريقك، وتختار أفضل أداة لإدارة الموارد، وتؤهل الموارد. في هذه المرحلة من المشروع، يمكنك في هذه المرحلة من المشروع تقليل عدد الأسئلة التي قد يطرحها أعضاء فريقك لاحقًا وتحسين التعاون بينهم، حيث يعرف الجميع ما تم تكليفهم به بالضبط.

عملية مستمرة ومتطورة

إن التأهيل الفعال للمشروع ليس حدثًا لمرة واحدة بل عملية مستمرة تتطور مع المشروع. يعد التواصل المستمر وحلقات التغذية الراجعة والمراجعات المنتظمة ضرورية لضمان أن تظل عملية التأهيل ذات صلة وفعالة مع تقدم المشروع. تسمح القدرة على التكيف في عملية التأهيل للفرق بالاستجابة للتغييرات والمعلومات الجديدة بشكل ديناميكي، والحفاظ على التوافق والتركيز طوال دورة حياة المشروع.

وعلاوة على ذلك، يمثل التأهيل في المشروع فرصة لتحديد مسار ثقافة المشروع وأخلاقيات العمل. إنه الوقت المثالي لغرس قيم مثل المساءلة والشفافية والعمل الجماعي، وهي قيم ضرورية لنجاح المشروع على المدى الطويل. من خلال استثمار الوقت والجهد في عملية تأهيل شاملة، فإنك تضع مشروعك على أساس متين، مما يمهد الطريق لتنفيذ المشروع بشكل أكثر سلاسة وكفاءة ونجاحًا.

غرس قيم المشروع

إن التأكد من أن كل عضو من أعضاء الفريق ليس فقط على دراية بمهامه ولكن أيضًا فهم كيفية تناسب عمله مع الصورة الأكبر يخلق شعورًا بالملكية والفخر بالمشروع. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى تحفيز أكبر وجودة أفضل للعمل، وفي نهاية المطاف، إنجاز المشروع بنجاح في حدود الوقت والميزانية. عندما يرى أعضاء الفريق كيف تؤثر مساهماتهم على النجاح العام للمشروع، فإن ذلك يعزز التزامًا وحماسًا أعمق لعملهم.

الاستفادة من التكنولوجيا في التأهيل

يمكن أن تؤدي الاستفادة من التكنولوجيا إلى تعزيز عملية التأهيل بشكل كبير. تساعد أدوات إدارة المشروع والتواصل والتعاون في تبسيط العملية، مما يسهل على أعضاء الفريق الجدد الاندماج في المشروع والبدء في المساهمة بفعالية منذ اليوم الأول. تعمل التقنيات مثل تدفقات العمل الآلية وقواعد المعرفة الرقمية ومنصات التواصل في الوقت الفعلي على تبسيط لوجستيات التأهيل وتوفير معلومات متسقة يسهل الوصول إليها لجميع أعضاء الفريق.

الأفكار النهائية

إن تأهيل المشروع هو أكثر من مجرد مهمة إدارية؛ فهو خطوة استراتيجية تمهد الطريق لنجاح المشروع. من خلال التركيز على التواصل الواضح والتوثيق المناسب والدعم المستمر، يمكن لمديري المشاريع ضمان أن تكون فرقهم مجهزة تجهيزًا جيدًا لمواجهة التحديات وتحقيق أهدافهم بكفاءة.

عملية التأهيل هي استثمار في مستقبل المشروع. فهي تبني أساسًا من الثقة والوضوح والاستعداد الذي يساعد الفريق على تجاوز التعقيدات وتحقيق النتائج. من خلال تخصيص الوقت والموارد اللازمة لعملية التأهيل الفعّالة، يمكن لمديري المشاريع تعزيز تماسك الفريق وتحسين الأداء وإرساء سابقة لتنفيذ المشروع بنجاح على المدى القصير والطويل.

في نهاية المطاف، يتعلق التأهيل في المشروع بإنشاء إطار عمل قوي يدعم كل جانب من جوانب المشروع. ويتعلق الأمر بتعزيز ثقافة يفهم فيها كل عضو من أعضاء الفريق دوره ويشعر بالتقدير والحافز للمساهمة في نجاح المشروع. ومع نمو المشاريع من حيث التعقيد والنطاق، تصبح أهمية عملية التأهيل المنظمة بشكل جيد أكثر أهمية. ومن خلال عملية تأهيل شاملة ومدروسة، يمكن لمديري المشاريع تحويل التحديات المحتملة إلى فرص للنمو والابتكار.