بما أنك هنا الآن، ربما تتساءل عما يمكنك القيام به بشكل أفضل في جدولة فريقك. لقد لاحظت أن الكثير من الوقت يفلت من بين أصابعك، وأن المشاريع تتأخر في بعض الأحيان، وأن الموظفين يشعرون بالفوضى. لا تقلق، فمثل هذه المشاكل هي جزء من كل مؤسسة. لحسن الحظ، هناك عدة طرق لحلها. أحدها هو برنامج جدولة المشروع أو برنامج جدولة إدارة المشاريع - أداة جدولة مشروع مثيرة للاهتمام حقًا.

ستتعلم من هذه المقالة:

 

مع القليل من المساعدة من برنامج جدولة المشاريع

مقدمة صغيرة قبل أن نتحدث عن أشياء مهمة في استخدام أداة جدولة المشروع. برنامج جدولة المشاريع, برنامج جدولة الموارد, برنامج إدارة الموظفينأو أداة جدولة إدارة المشروع، أو برنامج إدارة الجدول الزمني - هذه المصطلحات تعني نفس المعنى. والهدف الرئيسي لكل منها هو نفسه. بشكل عام، دون الحديث عن العديد من الميزات والاختلافات الوظيفية الأخرى، فهي تساعد في الجدولة, تخصيص الموارد (الموظفين)، وتخطيط المشاريع على نطاق واسع.

أدوات جدولة المشاريع - معلومات مثيرة للاهتمام

50% من المنظمات في الغالب أو دائمًا ما تضع جداولها الزمنية للمشروع. سواءً كنت مدير مشروع مبتدئ أو كنت مدير مشروع مبتدئ أو لديك إدارة جدول زمني في متناول يدك، ستحتاج إلى نظام لمساعدتك في جمع كل عملياتك معًا. لا يعني ذلك أنك لن تكون قادرًا على القيام بذلك بشكل مختلف - فالعديد من الشركات تحاول إدارة عملها من خلال جدولة العمل على السبورة البيضاء أو في برنامج Excel.

وتكمن المشكلة في أن مثل هذه الاستراتيجية لا تعمل إلا إلى حد معين. وتأتي تلك اللحظة بسرعة كبيرة لأي شركة متعطشة للتطوير ولديها طموحات للنمو. بالنسبة للبرمجيات الحديثة شركات التطوير، لم يعد السؤال "هل يستحق استخدام برنامج إدارة الجداول الزمنية". وبدلاً من ذلك، يسألون أنفسهم "أي إدارة جدول زمني يختارون". وهنا تجدر الإشارة إلى بعض المعايير.

الميزات التي يجب توفرها في أفضل برامج جدولة المشاريع

1. واجهة سهلة الاستخدام لأدوات جدولة المشاريع - السبب الأكثر احتمالاً لرفض أداة جدولة المشاريع هو فقط تجربة المستخدم وسهولة الاستخدام. لذا، من الواضح تمامًا، قبل أن تشتري الأداة - جربها، دعنا نجرب الأشخاص الذين سيستخدمونها. من المفترض أن تجعل الأداة عملك أسهل، وليس أكثر تعقيدًا، لذا تأكد من أنك مرتاح في التنقل في اللوحة.

2. تتبع الوقت / إدارة الوقت - تكون الإدارة الفعالة للمشروع مستحيلة عندما لا تعرف ما الذي يعمل عليه فريقك والوقت الذي يستغرقه. يمكن لأدوات جدولة المشروع أن تساعد حقاً.

[المصدر: شاشة من برنامج إدارة الموارد وجدولة المشاريع]

3. إدارة الإجازات/إدارة الغياب/توافر الفريق - يحق للموظفين الحصول على إجازات وأيام عطلة، لكن غيابهم يؤثر على سير العمل وتخطيط الأعمال بالكامل. ستمنحك أداة جيدة لجدولة المشاريع رؤية كاملة عن مدى توفر فريقك.

4. التقارير المخصصة - كل شركة لديها أولويات مختلفة ومقاييس مختلفة ستكون مهمة بالنسبة لها. جدولة المشروع يجب على البرنامج إنشاء التقارير التي تحتاجها لك.

تعتمد عملية إدارة نطاق المشروع وإدارة الجدول الزمني على برنامج مناسب لإدارة الجدول الزمني للمشروع

5. الجدولة في الوقت الحقيقي - أحد أهم الأشياء في تخطيط العمل هو التحديث الفوري. فالتغييرات التي تجرى على الجداول الزمنية التي لا تتم إلا بعد مرور بعض الوقت ستخلق فوضى لا داعي لها، لذلك يجب أن تقوم أداتك بتحديثها على الفور، لذا فإن الأمر يستحق الاهتمام بأدوات جداول المشاريع.

6. إدارة عبء العمل - لكي يعمل الجدول الزمني تحتاج إلى معرفة من لديه الوقت للاهتمام بمهمة معينة. ستوضح لك الأداة المثالية قدرة موظفيك.

حان وقت الشروع في العمل - ما هي برامج جدولة المشاريع التي غالباً ما يتم اختيارها من قبل مديري المشاريع؟

حسنًا، لقد أخبرناك بالفعل لماذا تحتاج إلى برنامج إدارة المشاريع، والمعروف باسم أدوات جدولة المشاريع وما الذي تبحث عنه عند اختيار البرنامج الوحيد.

حان الوقت الآن لبعض الأمثلة.

تعاون الفريق وإدارة المهام كجو لإدارة الجداول الزمنية للمشروع بفعالية

أداة جدولة المشاريع Teamdeck - برنامج إدارة الموارد وجدولة المشاريع

"برنامج تخطيط الموارد الذي طورته دار البرمجيات لتلبية احتياجاتها الخاصة، وبالتالي فهو يناسب احتياجات الصناعة." - أحد أدوات جدولة المشاريع المثيرة للاهتمام حقاً

Teamdeck.io هو برنامج لجدولة المشاريع يساعد في إنهاء المشاريع المعقدة

Teamdeck هو برنامج جدولة الموارد والمشروعات مع ميزات تتبع الوقت وإدارة التوافر

السعر (الباقة القياسية): $3.60 / عضو الفريق / شهرياً

الإيجابيات:

السلبيات

أداة جدولة المشروع nTask - برنامج التعاون وجدولة المشاريع

"ن مهمة هي واحدة من أدوات جدولة المشاريع المصممة كأداة تعاون للشركات وهي حل متكامل لإدارة المشاريع." - G2

السعر (الباقة القياسية): $3 / عضو في الفريق / شهرياً 

الإيجابيات:

السلبيات:

أداة جدولة المشروع ResourceGuru - برنامج جدولة تخطيط الموارد وإدارة المشاريع - أداة جدولة جدولة المشاريع

"تم تصميم Resource Guru خصيصًا لتقليل أعباء العمل الزائدة، وتحسين معنويات الفريق، وخفض معدل تخبط الموظفين، ومساعدتك على القيام بأفضل ما لديك من عمل."

ResourceGuru مثل العديد من أدوات إدارة المشاريع التي تساعد في عملية جدولة المشاريع المعقدة

تساعد تقويمات المشروع على تحديد وتصور المهام خلال المشروع.

السعر (الباقة القياسية): $4.16 / عضو الفريق / شهرياً

الإيجابيات:

السلبيات:

أداة جدولة المشروع تعويم أداة جدولة المشروع - منصة إدارة الموارد مع ميزات برنامج جدولة المشروع

"أضف مشاريعك وفريقك وستكون جاهزًا للانطلاق! انقر واسحب أي مكان في الجدول الزمني لبدء تعيين المهام."

برنامج جدولة المشاريع العائمة مع قوائم المهام على نفس الصفحة

يساعد التعويم أيضًا في مهام المشروع وتعيين تبعيات المهام.

السعر (الباقة القياسية): $ 10 / عضو الفريق / شهرياً

الإيجابيات:

السلبيات:

أداة جدولة المشاريع Mavenlink - منصة معروفة لإدارة المشاريع وبرنامج جدولة المشاريع

"تقنية مصممة خصيصاً لتحقيق الوضوح والتحكم والثقة."

تساعد Mavenlink من بين أدوات برمجيات جدولة المشاريع في إدارة المشاريع

مافنلينك أيضًا في مقارنة أدوات جدولة المشروع التي تساعد على إنهاء المشروع بنجاح

السعر (الباقة القياسية): التسعير الفردي

الإيجابيات:

السلبيات:

أداة جدولة المشاريع Wrike - برنامج إدارة المشاريع

"قم بتخصيص Wrike ليناسب مؤسستك على أفضل وجه. من لوحات المعلومات وسير العمل المخصصة إلى الأتمتة الخاصة بالفريق لتبسيط العمليات."

Wrike هي أداة لإدارة الجداول الزمنية للمشاريع تحل المشاكل المتعلقة بتتبع تقدم المشروع

إدارة المهام باستخدام Wrike هو برنامج لجدولة المشاريع.

السعر (الباقة القياسية): $ 9.80 / عضو فريق/ شهرياً

الإيجابيات:

السلبيات:

أداة جدولة المشاريع Smartsheet - برنامج التعاون في العمل مع ميزات تخطيط المشاريع

"مواءمة الفرق العالمية، وبناء حلول قائمة على الأعمال وتوسيع نطاقها، وتمكين تكنولوجيا المعلومات من إدارة المخاطر والحفاظ على الامتثال على المنصة للعمل الديناميكي".

يعد مخطط جانت في Smartsheet Gantt جزءًا أساسيًا في العديد من برامج جدولة المشاريع

تُعد مخططات جانت مفيدة في وضع الجدول الزمني للمشروع وتصور تبعيات المهام

السعر (الباقة القياسية): $24.80 / عضو الفريق / شهرياً

الإيجابيات:

السلبيات:

تنبؤات أداة جدولة المشاريع - برنامج جدولة الموارد والمشاريع

"وحِّد مشروعاتك ومواردك وبياناتك المالية في منصة واحدة قائمة على الذكاء الاصطناعي."

أداة جدولة المشروع المتوقعة لتتبع تقدم المشروع

لإدارة عملية جدولة المشروع بفعالية لا يمكن الاستغناء عن التوقعات بالنسبة للعديد من المديرين

السعر (الباقة القياسية): $30 / عضو في الفريق/ شهرياً

الإيجابيات:

السلبيات:

ما الذي تبحث عنه عند اختيار برنامج جدولة إدارة المشاريع؟ لماذا يستحق اختيار إحدى أدوات جدولة المشاريع؟

1. الجداول الزمنية للمشروع والتدابير الأمنية

في العالم الرقمي أمن البيانات هو كل شيءخاصة عندما تعمل مع الكثير من المعلومات السرية. يجب أن يضمن برنامج جدولة إدارة المشاريع المثالي أمن قواعد بياناتك. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات - قانون حماية البيانات الأوروبي المعمول به منذ عام 2018. فهو يحتوي على لوائح صارمة للغاية فيما يتعلق بجمع هذه المعلومات ومعالجتها واستخدامها، لذا فإن النظام المناسب يأخذها في الاعتبار.

2. مواد التأهيل في جداول المشروع

لماذا تحتاج إلى برنامج لا تعرف كيفية استخدامه؟ حتى أكثر الوظائف ثورية ستكون مشكلة ولن تساعدك إذا لم تتمكن من استخدام إمكاناتها. يهتم مخطط جدول المشروع الجيد بعملائه ليس فقط عندما يتعلق الأمر بإقناعهم بشرائه، ولكن أيضًا طوال عملية التعاون بأكملها - جيد أدوات جدولة المشاريع ضرورية. تأكد من أن شريك العمل الذي تختاره يوفر لك عملية تأهيل مناسبة حتى تتمكن من الاستفادة من مجموعة كاملة من الإمكانيات التي تدفع مقابلها.

3. قابلية التوسع مع إدارة المشاريع

من الطبيعي أن ينمو عملك... ولا ينبغي أن يبطئ برنامج جدولة المشاريع هذه العملية. أو على الأقل هذا بالتأكيد أحد أهداف عملك. والسؤال هو ما إذا كان مخطط جدولة المشروع الذي تختاره سيكون قادرًا على مواكبة ذلك. عند اختيار الأداة المثالية، فكر في المستقبل، ليس فقط في احتياجاتك الحالية ولكن أيضًا فيما ستحتاجه في المستقبل.

تأكد من أن البرنامج سيلبي متطلباتك الحالية والقادمة. من المهم أيضًا التحقق من كيفية تغير أسعار الخدمة - فقد يتبين أن بعض الأدوات ستكون الحل الأفضل لشركة صغيرة، بينما قد تكون غير مربحة تمامًا لشركة برمجيات متوسطة أو كبيرة. ضع في اعتبارك اتجاه تطور مؤسستك لجعل اختيارك هو الأمثل.

يجب أن تتسم أفضل أدوات جدولة المشاريع بالمرونة من حيث تتبع التقدم المحرز

4. المرونة في إدارة المهام

تخيل شركة صغيرة يعمل فيها الجميع من المكتب بدوام كامل وتتولى 3 مشاريع كحد أقصى في وقت واحد. والآن تخيل شركة ثانية، شركة متعددة الجنسيات توظف أشخاصاً من جميع أنحاء العالم. معظمهم العمل عن بُعد في مناطق زمنية مختلفة. بعضهم لديه وظائف بدوام كامل، والبعض يعمل بدوام جزئي، والبعض الآخر يعمل بدوام جزئي، والبعض الآخر يعمل لحسابه الخاص. يتم التعامل مع ما يصل إلى عشرات المشاريع في وقت واحد.

كما يمكنك أن تتخيل على الأرجح أن سير العمل في هاتين الشركتين سيكون مختلفًا تمامًا، لكن هذا لا يعني على الإطلاق أنه يتعين عليهما استخدام أدوات جدولة مشاريع مختلفة. برنامج جدولة إدارة المشاريع المثالي مرن بما يكفي للتكيف مع توقعات كل شركة.

انتبه إلى ما إذا كان البرنامج يسمح لك بإضافة البيانات وحذفها وتعديلها بسهولة، وإجراء إعدادات مخصصة، وتمكين وتعطيل متتبع الوقت حسب الحاجة، وإضافة بيانات عن كل موظف وتخصيص التوافر، على سبيل المثال، إذا كان شخص ما يعمل بدوام جزئي أو في عطلة. يجب أن يسمح لك النظام أيضًا بمنح أدوار وأذونات فردية للموظفين الأفراد، على سبيل المثال، من يمكنه قبول طلبات الإجازات، وتعيين المهام للأفراد، وتعيين المراحل، وقبول الجداول الزمنية، وما إلى ذلك.

5. أدوات الجدول الزمني للمشروع في إعداد التقارير

لا يمكنك تحسين عملك بدون بيانات حول ما ينجح وما لا ينجح، ولهذا السبب فإن إحدى الوظائف الرئيسية لبرنامج جدولة المشاريع هي إعداد التقارير. تأكد من أن النظام يولد التقارير الأساسية التي تزودك بأهم البيانات الأساسية وأن التقارير يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك الفردية.

6. التكامل في جدولة المشاريع

نعم، نحن نعلم أن القائمة الطويلة من عمليات التكامل على صفحة النظام مثيرة للإعجاب دائماً. ومع ذلك، عند اختيار البرنامج لا تنظر فقط إلى عدد شعارات مخصصةولكن أيضًا مدى سرعة الأداة في تقديم عمليات تكامل جديدة.

حسناً، لنفترض في هذه المرحلة أن البرنامج لديه تكامل مع جميع التطبيقات الرئيسية التي تستخدمها، ولكن ماذا لو ظهر تطبيق جديد في السوق؟ هل ستكون الأداة قادرة على تنفيذ التكامل الجديد في غضون أيام أو أسابيع أو أشهر قليلة؟ سرعة وسرعة التكامل وسرعة التكامل هما معياران مهمان للغاية عند اختيار النظام.

7. أدوات جدولة المشاريع التجريبية المجانية

ستحاول كل شركة أن تقنعك بأن حلها هو الأفضل وسيقلب تفكيرك بشأن تخطيط العمل رأسًا على عقب. لكن الحقيقة هي أنك لن تعرف ذلك على وجه اليقين حتى تختبره بنفسك. لن تخشى الشركات الواثقة من جودة خدماتها من تقديم فترة تجريبية مجانية لك.

فهم لا يريدونك أن تشتري منتجهم وأنت أعمى، بل يقولون لك "انظر، هذا هو نظامنا، تحقق مما إذا كان يناسبك وإذا كان يناسبك - ندعوك للتعاون معنا". إن الفترة التجريبية المجانية هي الطريقة الأكثر فعالية للتحقق مما إذا كان الحل يناسبك، لذا لا تتردد في استخدامها وابحث عن الشركات التي تقدمها.

دور جدولة المشروع في عملية إدارة المشروع

عند التنقيب في الإنترنت بحثًا عن معلومات حول إدارة الجداول الزمنية وأدوات جدولة المشاريع، فمن المؤكد أنك صادفت مصطلحات مثل تخطيط المشاريع وتتبع المشاريع وإدارة المشاريع. وجميعها تبدو متشابهة، وتظهر في نفس السياق - تحسين بيت البرمجيات، وتحقق فوائد مماثلة لشركتك. نحن نعلم أنه من السهل أن تضيع في ذلك، لذا قبل أن نمضي قدمًا سنلقي بعض الضوء على هذه المصطلحات المربكة.

الجوانب التي تميز إدارة المشاريع عن الإدارة العادلة

ربما لا تعرف حتى الآن، لكن جدولة المشروع وإدارة الموارد هما جزءان من دورة حياة إدارة المشروع أو - لنقل أنه من الأسهل بكثير تبنيها - عملية إدارة المشروع. ولكن قبل الحديث أكثر عن ذلك، دعنا نبدأ بالأساسيات. كيف يفهم مديرو المشاريع إدارة المشاريع ولماذا يستخدمون أدوات جدولة المشاريع؟

وبإعادة صياغة تعريف معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن إدارة المشاريع تدور حول استخدام المعرفة (المحددة) والكفاءات والمهارات والمهارات والأجهزة والأدوات والأساليب والتقنيات وكل ما يلزم لتقديم "قيمة للناس". وبغض النظر عن غموض عبارة "القيمة للأشخاص"، يمكن القول إن إدارة المشروع تتعلق باستخدام موارد الفرد (الملموسة وغير الملموسة) لإنشاء وتنفيذ شيء ما - دعنا نقول - مفيد (ليس بالضرورة للجميع).

كما نرى، فإن الفهم المذكور أعلاه كبير جدًا. من من منظور معهد إدارة المشاريع نتيجة لإدارة المشروع - على ما يبدو - يمكن أن يكون أي شيء. أي شيء مفيد للناس. بالطبع، لجعل الأمر أكثر تعقيدًا، يمكننا أن نسأل ما إذا كان هناك شخصان على الأقل ممن ابتكروا شيئًا (ملموسًا أو غير ملموس) ولديهم فائدة منه هم مديرو مشاريع، وعملهم هو مشروع؟ أو، كم عدد الأشخاص الذين يجب أن يكونوا قد استفادوا من ابتكار معين حتى يسمى مشروعًا؟

بتخطي مثل هذه الأسئلة، يجب أن يقال إن التعريف أعلاه لا يقول أي شيء عن الأساسيات المطلقة. يمكن القول، إن أساسيات أي مشروع، تشمل التخطيط والجدولة. والأساسيات التي تختلف بين إدارة المشروع وإدارته. لا يمكننا أن ننسى أيضًا إدارة المهام. 

إدارة المشروع هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة لتحقيق أهداف محددة للمشروع وفقاً لمعايير قبول المشروع ضمن معايير متفق عليها. ولإدارة المشروع مخرجات نهائية مقيدة بجدول زمني وميزانية محدودة. يمكن أن تكون برامج جدولة المشروع مفيدة في ذلك.

الجدول الزمني للمشروع - الجوانب المهمة

فيما يلي 3 جوانب لإدارة المشروع لا تظهر في تعريف معهد إدارة المشاريع. الأول هو "معايير قبول المشروع"، والثاني هو الوقت، والثالث هو الميزانية.

دعنا نستخدم التعاون مع عميل كمثال. كما نعلم، يتم التكليف بالمشاريع، داخليًا أو خارجيًا - من قبل شخص من شركتك أو من خارجها، من قبل عميل. هي/هو يقوم بطلب عمل. ولديها/لديه/لديها توقعات تتعلق بالمنتجات وكيف ستساعده/ها في عمله/عملها الحالي أو الجديد. و - وهذا هو الأهم - هي/هي لم تحصل على قدر غير محدود من الوقت في الحياة ومحفظة وارين بافيت.

أو، من ناحية أخرى، يرغب في الحصول على نتيجة طلبه بسرعة وبتكلفة زهيدة. لنقل بشكل مباشر - جودة المنتجات، والوقت الذي حصل عليه في النهاية، والأهم من ذلك - التكلفة هي التي تحدد قرارات العمل للعملاء المحتملين والحاليين. إذا كانت معايير قبول العميل لا تتوافق مع نتائج العمل، هنا تبدأ مشكلة أخرى أسوأ بكثير...

كما تشير آلية إدارة المشروع إلى أن الفرق بين "الإدارة" فقط وإدارة المشروع يتعلق بالوقت الذي يكون فيه المشروع جاهزًا للتنفيذ أو تم تنفيذه بالفعل. في حين أن الإدارة عملية مستمرة، فإن إدارة المشروع لها نتيجتها النهائية التي يتم توفيرها في فترة زمنية محدودة. في هذا المكان لدينا بعض التعليقات لأننا لسنا متأكدين من أن "الفترة الزمنية المحدودة" هي أفضل طريقة لتقسيم إدارة المشروع والإدارة فقط.

على سبيل المثال، دعنا نستخدم قسم التسويق أو مجرد متخصص في الدفع بالنقرة. كلاهما مسؤول عن توليد العملاء المحتملين الأنشطة - هذا هو هدف المشروع، جمع العملاء المحتملين. ويشمل الهدف تحسينات الحملة، وتحسينات الصفحة المقصودة، وإنشاء المحتوى، وما إلى ذلك - هذه هي المهام. لها ميزانيتها المخصصة لها. إذا كان عدد العملاء المحتملين الذين يتم جمعهم كل شهر غير كافٍ، تبدأ الشركة في مواجهة مشكلة كبيرة. من هذه النقطة، إذا لم يحقق مدير المشروع في شخص أخصائي الدفع لكل نقرة (PPC) الهدف في الوقت والميزانية المتوقعين، يفشل المشروع. وهكذا، كما نرى، لا يتعلق الأمر في بعض الأحيان بالفترة الزمنية، بل بالميزانية - لأن هذا الأخير هو الجانب الأقوى في المشروع الذي يقرر مدى ربحيته. يمكن أن تكون أداة جدولة المشروع مفيدة حقًا.

بعد أخذ هذا التعليق في الاعتبار، دعنا ننتقل إلى بعض الدروس الأخرى.

دورة حياة إدارة المشاريع - كل ما عليك معرفته عن برنامج جدولة المشاريع

لذا، فإن إدارة المشروع هي - كما يوحي مصطلح إدارة المشاريع - تطبيق للأساليب والعمليات. سيجد أي شخص على الإنترنت عملية إدارة المشروع مقسمة إلى مراحل. أحيانًا تكون 3 مراحل، وأحيانًا 4 أو 5 أو 6 أو حتى 7 مراحل. نحن نستخدم أكثرها شيوعًا والتي تحتوي على 5 مراحل.

من منظور أضيق إدارة المشاريع مسؤول عن كيفية تحقيق ما يلي الفرد أهداف المشروع بكل التفاصيل. هو الجزء التنفيذي من إدارة العمل ويهدف إلى جعل الفريق يحقق الأهداف. يتعلق بقيادة المشروع من البداية إلى النهاية، مع مراعاة جميع المراحل الفردية وجميع المهام في إطار ميزانية محددة وأهداف الجودة. وهي مسؤولة عن كيفية تسليم نطاق المشروع. تشمل عناصر إدارة المشروع، من بين عناصر أخرى، ما يلي:

أين تقع جدولة المشروع في دورة حياة إدارة المشروع؟

الآن يتعلق الأمر بقضايا المصطلحات لأن تخطيط المشروع وجدولة المشروع وأحيانًا حتى تتبع المشروع هي مصطلحات متداخلة يمكن التعامل معها.

كما يشير الرسم البياني أدناه، فإن جدولة المشروع هي إحدى أجزاء دورة حياة إدارة المشروع. وهي إحدى مجموعات المهام التي تنتمي إلى مرحلة تخطيط المشروع وتنفيذه أيضاً.

للتخطيط الفعال لإدارة الجدول الزمني للمشروع بأكمله، لا تكفي تقنيات جدولة المشروع في الغالب

تشارك أحدث برامج جدولة المشاريع المتطورة في كل مرحلة من مراحل دورة حياة إدارة المشروع تقريبًا

تخطيط المشروع هو الجزء من عملية إدارة المشروع الذي يجيب على السؤال التالي ما يجب القيام به في المشروع. وهو يصف الرؤية والخطوات الرئيسية المطلوبة لإكمال المشروع. والغرض منه هو تحديد الأنشطة والمنهجية التي ستسمح لفريقك بتحقيق أهدافه. وهي عبارة عن رؤية أفقية للمشروع غير مفصلة بعد. تتكون مرحلة التخطيط من عناصر مثل:

يتمثل الهدف من تخطيط المشروع في إعداد وثيقة رسمية معتمدة تُستخدم لتوجيه كل من تنفيذ المشروع والرقابة عليه. وبالتالي، فإن الهدف من الجدول الزمني للمشروع - وفقًا لدليل PMBOK الخاص بمعهد إدارة المشاريع، هو إظهار "التواريخ المخططة لتنفيذ الأنشطة والتواريخ المخططة للوفاء بالمعالم الرئيسية". كما نقرأ على موقع Project Cubicle:

تعرض جداول المشروع الأنشطة والمدد الزمنية والتبعيات والمعالم الرئيسية وتواريخ البدء والانتهاء والتقويمات والمسار الحرج في مخطط بياني.

جدولة المشاريع (أو جدولة الموارد أو إدارة الجدول الزمني) هو إجراء لتعيين المهام و تخصيص الموارد بحيث يمكن إكمال المشروع خلال وقت وميزانية محددين.

تتمثل هذه العملية في تقدير السعة المتاحة والموارد الإضافية اللازمة في كل مرحلة من مراحل المشروع والتخطيط في أي وقت يجب إكمال مهام معينة ومراحل المشروع للوفاء بالموعد النهائي المعلن. عناصر إدارة الجدول الزمني هي:

في النهاية، نحن بحاجة إلى الإشارة إلى تتبع المشروع لأن هذا المصطلح يعتبر أيضًا شيئًا مشابهًا لجدولة المشروع.

تتبع المشروع هي عملية رصد التقدم المحرز في المشروع (وهي مرحلة رصد في دورة حياة إدارة المشروع). ويرتبط تتبع المشروع بتتبع المهام أو حتى هو نفسه تتبع المهام - فهو يركز على تقدم المهام الذي هو بالطبع عنصر من عناصر المشروع بأكمله.

وهذا يختلف عن تتبع وقت الموظفوهو مراقبة المهام التي يقضي الموظفون وقت عملهم فيها. وعندما يتم تخطيط جميع الأعمال وتحديد الأهداف وتخصيص الموارد، يحين الوقت للتحقق مما إذا كان تنفيذ المشروع يسير كما ينبغي، وما إذا كان الجدول الزمني ينفذ بشكل صحيح، ولا توجد مشاكل لم تحل ولا تعيق الاختناقات تقدم العمل.

يعد تتبع المشروع عملية مهمة جدًا لمديري المشاريع والعملاء لأنها تتيح لهم التحقق مما إذا كان كل شيء يسير بسلاسة وما إذا كانت الخطط الأصلية تعمل أو تحتاج إلى تعديل، على سبيل المثال عن طريق توسيع الفريق أو إضافة مهام جديدة.

من الصعب للغاية إجراء تقسيم صارم للمصطلحات المذكورة أعلاه، حيث أنها تتفاعل جميعها مع بعضها البعض وتشكل أجزاء من إدارة المشروع. في بعض الأحيان يتم تعيين شخص مختلف لكل مرحلة، وأحيانًا تقع العملية برمتها على عاتق مدير المشروع. وكلما كان المشروع أكثر تعقيدًا، وكلما كانت المنظمة أكبر، كلما زاد عدد العناصر التي تساهم في تحسين العمل.

هذا هو السبب في أن شركات البرمجيات الحديثة لا تبدأ العمل على مشروع ما بدون أدوات مناسبة. بالطبع، هناك أنظمة مخصصة لكل مرحلة على حدة، لكن سيكون من الأسهل عليك العمل باستخدام برنامج واحد يلبي جميع احتياجاتك ويساعدك على إنشاء خطة مشروع، ووضع جدول زمني، وإدارة الموارد، ومراقبة وقت العمل والتقدم المحرز وتعيين المهام. فيما يلي بعض الاقتراحات لك حول الأدوات الفعالة لإدارة العمل في مؤسستك.

عندما تفشل في الاستعداد، فأنت تستعد للفشل.

- بنجامين فرانكلين

لماذا لا يمكنك العيش بدون برنامج جدولة إدارة المشاريع كمدير مشروع؟

حسنًا، أنت تعرف بالفعل أنك بحاجة إلى أداة لجدولة المشاريع وكيفية اختيار واحدة... ولكن هل أنت على دراية لماذا تحتاجها حقًا؟ نحن نعلم أن الجميع يتحدث عن مدى ضرورتها، ولكن ما الذي ستقدمه لك وكيف ستغير عملك للأفضل؟

توفير الوقت والمال

الفوضى تكلف المال. هذا ليس سراً. في الفوضى، أنت تضيع الوقت في محاولة معرفة ما يجري وما يجب القيام به. والوقت في دار البرمجيات هو المال.... الكثير منه. ففي النهاية، خدماتك لها سعر لسبب ما. إذا كنت ترغب في استخدام أموال شركتك لشيء ما، فهو من أجل التطوير والابتكار والتسويق، وليس لإهدار الموارد. يمكن أن تساعدك أدوات جدولة المشاريع.

اعرف ما تهدف إليه وما تحتاج إليه

قد يبدو هذا الأمر تافهًا - ففي النهاية، كل من يعمل في مشروع ما يعرف ما هو الهدف وما هو مطلوب، أليس كذلك؟ حسنًا، ليس في الواقع. غالبًا ما تحتوي المهمة التي تبدو بسيطة على أجزاء أكثر مما تبدو عليه. وكل جزء من هذه المكونات يستغرق وقتًا أطول مما يبدو عليه.

يمنحك الجدول المُعد جيدًا دائمًا صورة واضحة لما تحتاج إلى القيام به ومتى تحتاج إلى القيام به لتحقيق أهدافك. وهذا يضمن لك عدم تفويت أي شيء وتجنب التأخير. لهذا السبب يجب عليك اختيار برنامج جيد لجدولة المشاريع.

يعرف الجميع ما هو مطلوب منهم

تعد إدارة الجداول الزمنية مهمة جدًا من منظور العمل الجماعي لأن كل عضو في الفريق يعرف ما هي مسؤولياته وأن عمل الآخرين يعتمد على عمله. وهذا يساعد على بناء المسؤولية المشتركة والتضامن بين موظفيك، مما يؤثر إيجاباً على الإنتاجية.

لعدم تجاوز ميزانية المشروع المفترضة يحتاج الجميع إلى معرفة خطط المشروع التفصيلية والمواعيد النهائية للمشروع

تحسين الكفاءة واستخدام الموارد على النحو الأمثل

بعض المشاريع تبدأ بسلاسة وتتطلب الحد الأدنى من الموارد اللازمة، ثم يتبين فجأة أن هذا كان مجرد قمة جبل الجليد، وكل مرحلة لاحقة تكون أكثر صعوبة. إذا كنت قد أعددت جدولًا زمنيًا للمشروع، فمن المؤكد أنك توقعت هذا الوضع وقمت بتأمين وقت الموظفين الذين يمكن نشرهم لدعم المشروع. أما إذا لم تكن قد فعلت ذلك، فحظاً موفقاً.

جودة أعلى للمشروع

هل تعرف ذلك الموقف عندما تبدأ العمل على مشروع ما ويكون كل شيء مثاليًا، وتمنح 110% وتكون جودة الصنعة على أعلى مستوى ممكن؟ لسوء الحظ، كلما طالت مدة عملك، كلما قل الوقت المتاح لك، وفي النهاية يتبين لك أنك لن تتمكن من إنهاء المشروع مع الحفاظ على المستوى الأولي.

والأسوأ من ذلك أنك ستضطر إلى خفض جودتك القياسية بشكل كبير للوفاء بالموعد النهائي على الإطلاق. تسمح لك إدارة الجدول الزمني المدعوم ببرنامج جدولة جيد للمشروع على الأقل بتجنب هذا الموقف، وتخطيط وقتك بعناية والحفاظ على جودة عمل متساوية وعالية طوال المشروع.

منع المشاكل

يظهر لك الجدول الزمني للمشروع بوضوح ما يجب أن يحدث ومتى. إذا بدأت مهام محددة في التأخر فجأة، فهذه إشارة لك بأن هناك شيئًا ما يحدث وعليك أن تتفاعل معه. يتيح لك ذلك حل المشاكل في وقت مبكر ومنع الاختناقات قبل أن تؤثر على سير العمل بأكمله. بدون جدول زمني، من المحتمل أن تلاحظ الأزمة عندما تكون خطيرة بالفعل,

لجدولة المشاريع وجدولة المهام لا يمكن الاستغناء عن أداة إدارة المشروع

هل تحتاج إلى مساعدة في العثور على أفضل برنامج لجدولة المشاريع؟

"الهدف بدون خطة هو مجرد أمنية"

التحسين إدارة الوقت أحد أشهر قرارات العام الجديد. الخطط جزء لا يتجزأ من حياتنا. عندما نذهب في عطلة، أو نعدّ العشاء، أو نرغب في الحصول على ترقية أو وظيفة نحلم بها، أو ندخل مسابقة، أو نحقق أي شيء. وبما أن الخطة هي جزء مهم من تطورنا الفردي، تخيلوا منظمة مليئة بالأفراد، كل منهم لديه إمكانات وكفاءة ووقت عمل محدود.

هل يمكنك قيادة شركة إلى النجاح دون إدارة جدول زمني وخطة جيدة؟ ربما نعم. ولكن الأمر يشبه إلى حد ما ترك وظيفتك وانتظار الفوز باليانصيب. هل يستحق الأمر الإيمان بالقدر الأعمى؟

 

 

منشورات ذات صلة

يبحث مديرو المشاريع دائمًا عن خيارات برمجيات إدارة الموارد
إدارة المشاريع, صندوق الأدوات

مخطط الموارد - كيف تختار مخطط الموارد المناسب؟

يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...

أنيا كيتوفسكا
مساعدة مديري المشاريع على حساب استخدام الموارد
إدارة المشاريع, فريق العمل

كيفية حساب استخدام الموارد: دليل لمديري المشاريع

عادة ما تبذل الشركات الكثير من الجهد في تخصيص الموارد. فأنت تريد أن تبقي الجميع مشغولين مع التأكد من أن مهامهم ذات قيمة (وهو ما يعني في كثير من الأحيان أن تكون مدفوعة الأجر) للشركة. يصبح الأمر صعبًا حقًا عندما يكون فريقك...

أنيا كيتوفسكا