ماذا لو أخبرتك أن شركتك ربما تكون قد أهدرت ما يصل إلى 371 تيرابايت 3 تيرابايت من الإنفاق على البرمجيات ولم تلاحظ ذلك حتى؟
لا يلزم أن يكون هذا هذا المبلغ المحدد من المال، ولكنك على الأرجح تهدر على الأقل بضعة دولارات على البرامج التي لا تحتاج إليها.
إذا كنت مدير مشروع أو رئيسًا تنفيذيًا أو رئيسًا تنفيذيًا للمعلومات مسؤولاً عن توفير الأدوات للشركة، فربما تكون قد ساهمت في هذه المشكلة.
تبلغ قيمة برامج الرفوف، المعروفة أيضًا باسم البرامج التي لا يهتم بها أحد في مؤسستك، $18 مليار في سوق إدارة علاقات العملاء وحدها.
لماذا؟
وتكمن المشكلة في أن 40% فقط من المؤسسات التي تطبق أدوات إدارة علاقات العملاء "تحقق اعتمادًا كاملًا على نطاق واسع من قبل المستخدم النهائي"، وفقًا لما توصلت إليه CSO Insights.
إدارة علاقات العملاء، وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي، وأدوات التحليلات, برنامج جدولة المشاريع, أدوات إدارة المواردإلخ. كلنا نستخدم القليل منها.
وعلى الأرجح، لدينا جميعًا أداة واحدة على الأقل ندفع ثمنها ولا نستخدمها.
حان الوقت لفعل شيء حيال ذلك، أليس كذلك؟
برنامج Shelfware هو برنامج تم شراؤه ولكن لم يتم استخدامه مطلقاً.
اليوم، في عالم اليوم الذي يشهد نموًا متزايدًا في سوق البرمجيات كخدمة SaaS الأدوات، وقد تكون أيضًا تلك التي اشتركنا فيها، ثم انتقلنا إلى نسيانها.
الأمر الآخر الجدير بالذكر هو أن البرمجيات الرفوف لا تشير إلى وجود خطأ ما في البرنامج نفسه. في الواقع، كل برنامج يمكن أن يصبح برنامج رفوف.
بعد كل شيء، كان هناك سبب لشرائك ترخيصًا أو اشتراكك في خطة مدفوعة. لم تكن لتفعل ذلك، لو كان سيئاً، أو لو لم يكن مناسباً لشركتك.
لقد أثبتنا بالفعل أن المشكلة ليست دائماً في سوء جودة البرنامج، فالخطأ عادةً ما يكون من جانب المستخدم.
أحد الأسباب التي تجعل من برامج الرفوف جزءًا من مجموعتك هو شراء المزيد من التراخيص التي تحتاجها الشركة بالفعل. خاصة عندما يكون هناك خصم.
يقدم موقع Techopedia مثالاً جيداً هنا:
لنفترض أن ترخيص البرنامج هو $100 لكل منهما. شراء 50 منها سيكلف الشركة $5000. والآن دعنا نتخيل خصمًا على نفس البرنامج، وهو $45 للرخصة الواحدة، ولكن عليك شراء 100 منها. ستحصل على $4500، وهو ما ستدفعه، لأنه لا يزال أرخص من السابق.
في هذا المثال، تتحول التراخيص الـ 50 الإضافية إلى برامج رفوف.
سبب آخر هو شراء التراخيص "تحسباً" للموظفين المستقبليين. في هذه الحالة قد تستخدمه في نهاية المطاف، ولكن بشكل عام، ينتهي به الأمر كمورد آخر غير مستخدم أو غير مستغل بشكل كافٍ للشركة.
يشير الخيار الثالث إلى أدوات SaaS، وهو ببساطة نسيان لهم. بصفتك مدير مشروع أو رئيسًا تنفيذيًا للمشروع، ربما تعلم أنك تدفع شهريًا مقابل أدوات معينة. ولكن هل تعرف بالضبط ما إذا كان يتم استخدامها بالفعل؟
قد يكون الاشتراك $10 أو $60 شهرياً. ويحدث ذلك مع أرخص أدوات SaaS، وكذلك مع الأدوات الأغلى ثمناً.
والمقصود هنا هو أن عدم التواصل في الشركة وعدم مراقبة الأمور الفعلية تخصيص الموارد والاستخدام، قد يؤدي إلى خسارة المال.
السؤال هو:
كيف تختار البرنامج المناسب وتستعين بالموظفين لاستخدامه فعلياً؟
يمكن حصر المشكلة، كما ترى، في تحديين رئيسيين:
لنبدأ باختيار البرنامج المناسب.
عند البحث عن برنامج لشركتك، قد ينتهي بك الأمر إلى الكثير من الاحتمالات. سيمنحك سؤال الأصدقاء والزملاء العديد من الخيارات، لكنهم عادةً ما يوصونك بأدوات مختلفة.
كيف تقرر، أيهما أفضل الأفضل? وماذا يعني ذلك؟
توصي أماندا موسكوفيتز بما يلي 10 خطوات لاختيار أفضل البرامج لشركتك، ولكن دعنا نركز على الثلاثة الأولى من قائمتها:
كما قال موسكويتز، التطبيقات هي مجرد أدوات لتحقيق أهداف شركتك. لذا من الأفضل أولاً تحديد الأهداف نفسها: الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى. بعد ذلك، حان الوقت للعثور على الأداة التي ستساعدك على تحقيقها.
لا يوجد "برنامج واحد يناسب الجميع". وبدلاً من ذلك، ركز على احتياجاتك: هل تحتاج إلى تتبع سير المشروع، وتتبع وقت موظفيك، وجدولة الموارد، وإدارة عملائك باستخدام نظام إدارة علاقات العملاء، وتحليل تواجدك على وسائل التواصل الاجتماعي؟
اكتشف ما تحتاج إلى القيام به مع الأداة ثم ابحث عن أداة محددة للمهمة.
والآن بعد أن عرفت ما هي أهداف عملك وما الذي تحتاج إلى تحقيقه بالضبط من خلال الأداة، دعنا نعثر على أفضل أداة لشركتك.
شاركت باتريسيا ماركوفسكا، مديرة عمليات التسويق، رؤيتها حول هذه العملية في "عمليات التسويق: فن إدارة الفوضى في عمليات التسويق". من خبرتها، فإن العثور على الأداة المثالية يتعلق أكثر بتكرار تطوير العملية.
مفتاح العثور على أفضل البرامج لشركتك هو اختبار الخيارات المختلفة. اشترك في الإصدارات التجريبية، حتى تتمكن من تجربتها مجاناً. ثم قارن النتائج واختر ما يناسبك منها.
إذا كنت تبحث عن برنامج لفريقك، بما في ذلك الموظفون الحاليون والمستقبليون، فقد ترغب في الاستثمار في البرنامج الذي يتميز بخطة تسعير ديناميكية.
وهذا شائع بشكل خاص مع البرمجيات كخدمة SaaS الأدوات. غالباً ما تتيح لك الاختيار بين الخطط التي تعتمد على عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى استخدام الأداة.
خطة تسعير المخزن المؤقت مثال رائع على ذلك.
هناك حل آخر يتمثل في التسعير المرن الذي يسمح لك بإدخال العدد الدقيق للأشخاص الذين سيتم منحهم حق الوصول إلى البرنامج، ثم حساب الدفع بناءً على ذلك.
تعمل أداة Teamdeck، وهي أداة لجدولة الموارد وتتبع الوقت، في نموذج التسعير هذا.
قبل الاشتراك في الخطة المدفوعة أو شراء التراخيص، قد ترغب أيضاً في الإجابة عن هذين السؤالين:
يجب أن تعكس الأداة مستوى نضج شركتك وأن تكون قادرة على النمو معك.
يجب أن يكون البرنامج الذي تختاره مريحاً في الاستخدام لجميع المستخدمين، وإلا سيتم التخلي عنه بسرعة.
إذا كانت الإجابة على كلا السؤالين بنعم، فهذا هو الوقت المناسب لتعريف فريقك بالأداة.
بالنسبة لـ المزيد من النصائح وقوائم المراجعة على إدارة الموارد واختيار
الأدوات المناسبة لشركتك, حمّل كتابنا الإلكتروني المجاني على أفضل ممارسات إدارة الموارد.
حان الوقت الآن لتعريف بقية أعضاء فريقك بالبرنامج الذي اخترته.
ما هو بالضبط تبني البرمجيات؟ لقد عرّفه براندون بروس تعريفاً جيداً في كتابه "مشكلة برمجيات الرفوف":
"التبني هو الاستخدام المتسق والفعال لتقنية أو منصة برمجيات معينة تؤدي إلى تحقيق أهداف العمل بطرق قابلة للقياس."
تكمن المشكلة في أنه في العالم الواقعي لا يمكنك أن تطلب من فريقك استخدام البرنامج الذي اخترته.
أنت بحاجة إلى أن تأخذ وقتك في تأهيل موظفيك. وكما قالت أماندا موسكوفيتش
"لا تكتفِ بإيجاد تطبيق جديد: تأكد من أن جميع أعضاء فريقك يستخدمونه."
إذا كان القيام بذلك يبدو واضحًا بالنسبة لك، فتذكر أن "ما يقرب من 501 تيرابايت من تراخيص إدارة علاقات العملاء لا يتم لمسها"، كما يقول براندون بروس.
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...