تأثير برمجيات إدارة الموارد على إنهاء المشروع في الوقت المحدد.
كيفية بدء مشروع لخسارة أقل.
إن انطلاقة المشروع هي اللحظة التي تضع فيها افتراضات وقرارات قد تؤدي في النهاية إلى نجاح المشروع أو فشله.
في هذه المرحلة، تحتاج في هذه المرحلة إلى الاستعداد، وجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات باستخدام نظام إدارة المستندات، وتقييم عبء العمل، وتعيين مواردك بشكل مدروس. وفي بعض الأحيان قد يكون من الجيد استخدام برنامج شخصي لإدارة المشاريع.
من ناحية أخرى، هذا هو الوقت المناسب لك أيضًا للبدء في تحديد مسار المشروع بأكمله وإرساء ثقافة فعالة وإيجابية لفريقك.
نحن في Teamdeck - التي أنشأت برنامج إدارة الموارد - ملتزمون بمساعدة زملائنا مديري المشاريع على تقدير المشاريع وتخطيطها وتنفيذها ومراقبتها بشكل أفضل. ولهذا السبب قمنا بتجميع كتاب إلكتروني مجاني عن أفضل ممارسات إدارة الموارد.
هذه المقالة هي مقتطفات من كتابنا الإلكتروني الذي نناقش فيه الخطوات التالية الحاسمة والضرورية لضمان نجاح مشروعك. يعد جدول أعمال الاجتماع المنظم لاجتماع انطلاق المشروع أمرًا حيويًا للحفاظ على انسيابية وفعالية الاجتماع، وإشراك الفريق وأصحاب المصلحة بفعالية، وإجراء التعديلات اللازمة لانطلاق المشروع الرشيق.
الفهم الكامل للمشروع يعني أنك تعرف توقعات أصحاب المصلحة من حيث المنتج النهائي ونطاق عمل فريقك. يجب تحديد معايير النجاح بوضوح. بعض المعايير المحتملة والقابلة للقياس هي: التسليم في الوقت المحدد، والبقاء في حدود الميزانية الأولية، وتحقيق أهداف المبيعات. لا توفر هذه المعايير توجهاً واضحاً فحسب، بل تعمل أيضاً كمعايير لتقييم تقدم المشروع ونجاحه.
يجب أن تكون التفاصيل المتعلقة بالمشروع مثل الأهداف والغايات والجدول الزمني والميزانية ومخرجات المشروع قد تم تضمينها بالفعل في موجز المشروع. اقرأه بعناية ولخص التفاصيل التي يمكنك الحصول عليها منه وما هو مفقود. من الضروري التأكد من أن موجز المشروع شامل ويتناول جميع الجوانب الهامة للمشروع. يضع موجز المشروع المصاغ بشكل جيد الأساس لتخطيط المشروع وتنفيذه بشكل فعال.
إذا كان هناك شيء غير واضح، لا تنتظر إجراء مكالمة مع العميل. من المهم جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول المشروع قبل البدء في التخطيط للعمل. يساعد هذا النهج الاستباقي في تحديد المشكلات المحتملة في وقت مبكر ويسمح بحل المشكلات في الوقت المناسب، وبالتالي منع أي سوء فهم أو تأخير في وقت لاحق من المشروع.
عندما تشعر أن لديك ما يكفي من التفاصيل، قم بدعوة عميلك إلى اجتماع انطلاق المشروع. يمكنك القيام بذلك شخصيًا، أو عبر سكايب، أو حتى تنظيم مؤتمر هاتفي أكثر احترافية. الهدف من هذا الاجتماع هو غرفة اجتماع لك للتحدث عن نطاق المشروع وتوقعات العميل وما يمكنك تقديمه وكيف. يحدد هذا الاجتماع نغمة المشروع ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بأهداف المشروع وإنجازاته.
عندما تفهم تمامًا الأهداف المشتركة للمشروع، فقد حان الوقت لتحديد من ستحتاج إليه لإنجازه، ومن هو المسؤول عن ماذا. يساعد التحديد الواضح لأدوار ومسؤوليات أعضاء فريق المشروع في تجنب الارتباك ويضمن المساءلة. وينبغي أن يعرف كل عضو من أعضاء الفريق ما هو متوقع منه وكيف يساهم عمله في تحقيق الأهداف العامة للمشروع.
هذا يعني أنه يجب عليك المتابعة لتحديد الأدوار داخل المشروع - من هم بالضبط الذين تحتاج إلى إشراكهم؟ أو: ما هي الأدوار التي لا يمكن للمشروع أن يكتمل بدونها؟ يتضمن ذلك تحديد المهارات والخبرات الرئيسية المطلوبة للمشروع وتعيينها لأعضاء فريقك. من المهم أيضًا النظر في مدى توافر فريقك وعبء العمل الذي يقع على عاتقهم لضمان قدرتهم على تخصيص الوقت والجهد اللازمين للمشروع.
اعتمادًا على المشروع ومتطلبات العميل، قد تحتاج إلى مطوري الواجهة الأمامية و/أو الخلفية، أو مصممي الجرافيك، أو مصممي الحركة، أو متخصصين في التسويق وكتابة الإعلانات. يجب تحديد كل دور بوضوح، مع إسناد مهام ومسؤوليات محددة لكل عضو من أعضاء الفريق. يساعد ذلك في ضمان تغطية جميع جوانب المشروع وعدم وقوع أي شيء في الثغرات.
عندما تعرف بالضبط من الذي تحتاج إلى إشراكه في المشروع، ابحث عن أفضل الموظفين للمهمة. يمكنك القيام بذلك من خلال تقييم مهاراتهم - استخدم مصفوفة المهارات للقيام بذلك. مصفوفة المهارات هي عبارة عن جدول بسيط يتضمن مهارات الموظفين ويساعد على تقييمهم وتسجيلهم لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم التعامل مع المهام أم لا. هذه الأداة لا تقدر بثمن في تحديد الأشخاص المناسبين للمهام المناسبة، وبالتالي ضمان أن يكون فريق مشروعك مجهزًا جيدًا للتعامل مع تحديات المشروع.
بمجرد أن تحدد الأدوار والأشخاص القادرين على شغلها، تحقق من مدى توفر موظفيك وتعيينهم في المشروع التالي هنا. ويتضمن ذلك جدولة وتخطيط الموارد لضمان عدم إثقال كاهل أعضاء فريقك بأعباء العمل وتقديم أفضل أداء لهم. إن الإدارة الفعالة للموارد هي المفتاح لضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح واكتماله في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
نصيحة مفيدة: إذا كنت لا تستخدم مصفوفة للمهارات، يمكنك استخدام قائمة بالموظفين تصف مهاراتهم وخبراتهم. يساعد ذلك على تجنب نقص استخدام الموظفين والإفراط في الحجز، حيث يمكن أن تضمن رؤية الموارد المتاحة تخصيصاً أفضل للقوى العاملة.
هناك كل الأسباب التي تجعلنا نعتقد أن مرحلة التخطيط يمكن أن تنجح مشروعك أو تفسده. فالتقديرات غير الدقيقة، والقرارات الشخصية الخاطئة، والتغاضي عن المخاطر المحتملة هي التي غالباً ما تتسبب في التأخير وتغيير الميزانية. لا يقتصر التخطيط الفعال على تحديد المهام والأنشطة المطلوبة لإكمال المشروع فحسب، بل يشمل أيضًا توقع التحديات المحتملة ووضع استراتيجيات للتخفيف من حدتها. عند التخطيط لمشروع خارجي، من الأهمية بمكان تحديد النغمة والرؤية، وتحديد الأهداف والمهام والجداول الزمنية المشتركة، وإعداد فريق المشروع لاجتماع الانطلاق الرسمي مع العميل.
وفقًا لبيانات عام 2016، تم إنجاز 49% فقط من المشاريع في الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك، تبقى 53% من جميع المشاريع ضمن نطاق الميزانية. - معهد إدارة المشاريع. تسلط هذه الإحصاءات الضوء على أهمية التخطيط الفعال للمشروع وإدارة الموارد في ضمان نجاح المشروع.
تعد إدارة موارد المشروع أحد المكونات الرئيسية لمرحلة التخطيط الفعال وبدء المشروع. لقد قمت بالفعل بتحديد الأدوار اللازمة لنجاح المشروع والأشخاص المناسبين الذين يمكنهم تولي المهام. والآن، حان الوقت لتخصيص الموارد بكفاءة والتأكد من استخدامها على النحو الأمثل خلال المشروع.
من أجل إدارة أفضل للموظفين والمشروع، فإن تقدير المدة التي ستحتاجها لمشاركة أشخاص معينين في أي مما يلي سيساعد في بدء المشروع. إن وجود تقويم محدث للموارد أمر ضروري وسيجعل عملك أسهل بكثير. يجب أن يتضمن هذا التقويم ليس فقط مدى توافر أعضاء فريقك ولكن أيضًا أي التزامات أخرى قد تكون لديهم، مثل المشاريع الأخرى أو الإجازات الشخصية.
بمعرفة من والمدة التي ستحتاجها في مشروعك، قم بتعيين تقويم للمشروع. يجب أن يتضمن أشياء مثل الموارد المتاحة، والمشاريع الأخرى التي يمكن أن يكونوا جزءًا منها أو الالتزامات التي قد تكون لديهم، وأيام عطلاتهم، وأيام عطلاتهم وأيام العطلات الوطنية. عند العمل مع أعضاء الفريق عن بُعد، ضع المناطق الزمنية في الاعتبار. يساعد هذا المستوى من التخطيط التفصيلي في ضمان أن يكون الجدول الزمني لمشروعك واقعياً وقابلاً للتحقيق.
وبهذه الطريقة سوف تتجنب الحجز الزائد أو عدم الاستفادة من الموظفين بشكل كافٍ، وتعيين التدفق الصحيح للمشروع منذ البداية. Teamdeck عبارة عن أداة لإدارة الموارد وتتبع الوقت، مع ميزات نظام تتبع وقت الموظفين وإدارة الإجازات، والتي يمكنك استخدامها لتخصيص الموظفين والموارد ومراقبتها. توفر هذه الأدوات رؤية في الوقت الفعلي لتوافر الموارد واستخدامها، مما يساعد في اتخاذ قرارات وتعديلات مستنيرة حسب الحاجة.
لإنشاء خطة عمل شاملة للمشروع، تحتاج إلى تقدير الوقت الذي يحتاجه موظفوك لإكمال الأنشطة. يمكن أن تكون التقديرات صعبة، حيث يمكن أن تضر مشروعك أكثر مما تنفعه عندما يتم إجراؤها بشكل سيء. يتطلب التقدير الدقيق فهماً عميقاً للمهام المعنية والمهارات المطلوبة وقدرة فريقك. ويشمل ذلك اعتبارات محددة لتقدير الموارد والمهام الخاصة بالمشاريع الداخلية، مثل إعداد فريق المشروع لاجتماع الانطلاق الرسمي وتنظيم اجتماع انطلاق المشروع الداخلي.
في مقاله "لماذا نقدر؟"، أكد جون كاتلر على أهمية السياق عند التقدير. يجب أن تستند التقديرات إلى البيانات التاريخية والسياق المحدد للمشروع الحالي. وهذا يساعد في ضمان أن تكون التقديرات واقعية وقابلة للتحقيق.
من ناحية أخرى، فإن تقدير المهام بالساعات بالنسبة للكثيرين يساوي قراءة أوراق الشاي. لهذا السبب، من تجربتنا الخاصة، من الأسلم قياس قصص المستخدمين بنقاط القصة. نقاط القصة هي وحدات القياس التي تسمح لك بتقييم حجم قصص المستخدمين المختلفة. وهي نسبية، بمعنى أن القصة المكونة من 4 نقاط أكبر بمرتين من القصة المكونة من نقطتين. تساعد تقنية التقدير النسبي هذه في ضمان اتساق التقديرات وقابليتها للمقارنة بين المهام المختلفة.
بمجرد أن تحدد نقاط القصة (يمكن أن يكون المقياس من 1 إلى 10) تحتاج إلى ملاءمتها مع سرعة الفريق. إذا كان الفريق قادرًا على قضاء وقت كافٍ لإكمال 14 نقطة من القصص في التكرار السابق، فمن المحتمل أن يكملوا نفس القدر من العمل مرة أخرى. يساعد ذلك في وضع أهداف واقعية وقابلة للتحقيق للمشروع.
عندما يكون لديك تقديرات النقاط القصصية لجميع العناصر المطلوبة في مشروعك، يمكنك قسمة هذا الرقم على سرعة الفريق والتوصل إلى عدد التكرارات اللازمة لإكمال المشروع. يساعد ذلك في ضمان أن يكون الجدول الزمني للمشروع واقعيًا وقابلًا للتحقيق.
عند تخصيص وقت لإدارة أشخاص معينين، ضع في الحسبان سعة مواردهم من حيث حجم العمل الذي يمكنهم القيام به بناءً على خبرتهم و"ساعات العمل القابلة للعمل" خلال اليوم. يساعد ذلك في ضمان عدم إثقال كاهل أعضاء فريقك بأعباء العمل وتقديم أفضل أداء لهم.
تأكد من فهمك للفرق بين الوقت المثالي والوقت المنقضي. فالأول هو الوقت المستغرق فعليًا في مهمة معينة، بينما يشمل الوقت المنقضي الانتظار والاضطرابات وتبديل السياق والتحضيرات. هذا التمييز أمر بالغ الأهمية لضمان أن تكون تقديراتك واقعية وتأخذ في الاعتبار العوامل المختلفة التي يمكن أن تؤثر على الوقت الفعلي المطلوب لإكمال مهمة ما.
لاحظ أنه عندما تسأل المطورين عن الوقت الذي ستستغرقه مهمة معينة، فإنهم سيقدمون لك تقديرًا في "الوقت المثالي"، أي فترة عمل غير متقطعة. وهذا يساعد في وضع توقعات واقعية وضمان أن الجدول الزمني للمشروع قابل للتحقيق.
التنفيذ هو المرحلة التي يتم فيها ترجمة الخطة إلى أفعال. تتضمن هذه المرحلة قيام مدير المشروع بتنسيق الأشخاص والموارد، بالإضافة إلى دمج أنشطة المشروع وتنفيذها وفقًا لخطة إدارة المشروع. أثناء التنفيذ، من الضروري مراقبة تقدم المشروع للتأكد من أنه يسير في الاتجاه الصحيح. يمكن أن تكون اجتماعات الحالة المنتظمة مفيدة للغاية. يجب أن تغطي هذه الاجتماعات ما تم إنجازه وما هو قيد التنفيذ وما لا يزال يتعين القيام به.
التواصل هو المفتاح خلال هذه المرحلة. استخدم برنامج إدارة المشروع لإبقاء الجميع على اطلاع دائم على آخر المستجدات وتتبع تقدم المشروع. يمكن أن تساعد أدوات مثل Teamdeck في الجدولة وإدارة المهام وتتبع الوقت. توفر هذه الأدوات رؤية في الوقت الحقيقي لتقدم المشروع وتساعد في تحديد أي مشاكل في وقت مبكر، مما يسمح بحل المشكلة في الوقت المناسب.
تعتبر عمليات المراقبة والتحكم ضرورية لتتبع ومراجعة وتنظيم تقدم المشروع وأدائه وتحديد أي مجالات تتطلب إجراء تغييرات في الخطة. وتضمن هذه المرحلة تحقيق أهداف المشروع من خلال قياس أداء المشروع ورصده.
تتضمن بعض الأدوات والتقنيات التي يمكنك استخدامها في هذه المرحلة مراجعات الأداء وإدارة القيمة المكتسبة وبرامج إدارة المشروع. تساعد جلسات إعداد التقارير والمراجعة المنتظمة على إبقاء المشروع على المسار الصحيح. توفر هذه الجلسات فرصة لمراجعة تقدم المشروع وتحديد أي مشاكل وإجراء التعديلات اللازمة لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
يتضمن إغلاق المشروع الانتهاء من جميع الأنشطة في جميع مجموعات عمليات إدارة المشروع لإكمال المشروع أو المرحلة رسمياً. ويشمل ذلك الحصول على موافقة العميل، وتسليم وثائق المشروع، والإفراج عن موارد المشروع، وإجراء مراجعة ما بعد المشروع.
تساعدك مراجعة ما بعد المشروع على فهم ما الذي سار بشكل جيد وما يمكن تحسينه في المشاريع المستقبلية. وهذه خطوة مهمة للتحسين المستمر في إدارة المشاريع. يمكن أن تكون الرؤى المكتسبة من هذه المراجعات لا تقدر بثمن في تحسين عمليات إدارة مشروعك وضمان نجاح المشاريع المستقبلية.
لا يجب أن تكون بداية إنشاء مشروع جديد مرهقة وشاقة كما يقول البعض. إذا كنت قد وضعت العملية الصحيحة منذ البداية واتبعتها خطوة بخطوة، فلن يكون اجتماعك الأول في العمل أسهل فحسب، بل يمكنك تجنب الوقوع في بعض الأخطاء الشائعة.
فهم ما يدور حوله الأمر.
تحدث إلى عميلك قبل التخطيط لأي شيء، وقم بإعداد اجتماع لبدء المشروع.
فهم الأدوار داخل المشروع.
ابحث عن أفضل الموظفين المناسبين للوظيفة وتحقق من مدى توافرهم.
وضع خطة المشروع.
تقدير الموارد والمهام.
وبهذه الطريقة سوف تتأكد من أنك تعرف كل شيء عن متطلبات المشروع، ومدى توافر الموارد الخاصة بك، وتوقعاتك المحددة والجدول الزمني قبل بدء المشروع.
دع فريقك يبذل قصارى جهده مع برنامج تخطيط الموارد الفعال
احصل على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوماً
1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...