عندما تُسأل عن سلبيات العمل كمدير مشروع، قد يعدد البعض ساعات العمل الطويلة والضغط الكبير. لا يمكن إنكار أن وظيفة مدير المشروع قد تتطلب منك إجراء مكالمات صعبة أو تسجيل بعض الوقت الإضافي. إلا أن هذا لا يعني أنها مهنة مرهقة ومرهقة عن قصد.
من ناحية أخرى، غالبًا ما يشعر مديرو المشاريع بالإرهاق من حجم العمل الذي يقع على عاتقهم. إذا كنت أحدهم، فقد ترغب في إلقاء نظرة فاحصة على عبء العمل الذي يقع على عاتقك وتسأل نفسك:
هل أنا متأثر بالزحف الوظيفي؟
تابع القراءة لمعرفة ما هو الزحف الوظيفي وأسبابه. سنقوم أيضاً بسرد الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإعادة حياتك العملية إلى مسارها الصحيح.
الزحف الوظيفي، ويشار إليه أيضاً باسم زحف الأدواريحدث ذلك عندما يقوم الشخص بمهام خارجة عن دوره أو نطاق عمله المتفق عليه.
لاحظ أن الزحف الوظيفي قد يؤثر على الأشخاص الذين يعملون في أدوار مختلفة. وهو يعني في الأساس أداء المهام التي ينبغي أن يقوم بها أعضاء الفريق الآخرون. بالنسبة لمديري المشاريع، عادةً ما تكون هذه المهام مرتبطة بتسليم المشروع أو إدارة الفريق أو التعامل مع العلاقات مع العملاء.
مايكل ويلين، في كتابه إدارة العقد النفسي: استخدام الصفقة الشخصية لزيادة أداء الأعمال, يطرح نقطة مثيرة للاهتمام حول زحف الأدوار:
ينطوي الزحف الوظيفي على الضغط المستمر على الموظفين لتقديم أكثر من المتطلبات العادية لوظائفهم. هذه حالة لم تعد تنطبق فيها قاعدة المعاملة بالمثل التي تطورت مع مرور الوقت. وبدلاً من ذلك، يزيد صاحب العمل تدريجياً من متطلباته من الموظفين. فالسلوك والأداء الذي كان تقديريًا في السابق أصبح الآن متوقعًا بشكل متزايد أو أصبح أمرًا مفروغًا منه من قبل صاحب العمل. (ويلين، 2007، ص 90)
كما ترى، فإن الزحف الوظيفي يجعلك تعمل بجهد أكبر لفترة زمنية معينة (على سبيل المثال حتى إطلاق المشروع)، ولكنه قد يتطور أيضًا إلى حالة مستمرة عندما يتوقع منك صاحب العمل أن تتولى جميع هذه المهام دائمًا. من المفيد لمديري المشاريع تحديد زحف الأدوار وإيقافه أو منعه في المقام الأول.
لفهم الظاهرة نفسها بشكل أفضل، دعونا نلقي نظرة على بعض الأسباب الشائعة للزحف الوظيفي.
العامل الرئيسي وراء الزحف الوظيفي بين مديري المشاريع هو طبيعة مهنتهم. باختصار، يميل الآخرون إلى عدم فهم هذا الدور. إليزابيث هارين، مؤلفة كتاب دليل المتمردين إلى رئيس الوزراءيعترف بأن الأشخاص في العمل "غالباً ما لا تفهم ما الذي تفعله". في هذه الحالة، قد تكون التوقعات تجاه مديري المشاريع غير معقولة.
إن فكرة أن تكون الشخص "المسؤول عن المشروع"، تجعل مديري المشاريع عرضة لزحف الأدوار. ففي نهاية المطاف، يمكن تبرير كل مهمة تقريبًا بأنها مرتبطة بالمشروع. ونتيجة لذلك، قد يشعر مديرو المشاريع أن الأمر متروك لهم في نهاية المطاف لتقديم شيء ما، على الرغم من وجود أشخاص آخرين في الفريق يجب أن يتعاملوا مع مهمة معينة.
ماذا لو لم يكن هناك أشخاص مجهزون بشكل أفضل لأداء واجبات معينة؟ قد يحدث الزحف الوظيفي أيضًا نتيجة لنقص الموظفين وضعف تنبؤات الموارد البشرية. إذا لم يكن هناك من ينجز مهمة ما، فغالبًا ما ينتهي الأمر برئيس الوزراء إلى إنجازها.
قد يشعر مديرو المشاريع بالحاجة الملحة للقفز والمساعدة في مهام الإنتاج. فالضغط يقع على عاتقهم لأنهم ينقلون نتائج المشروع إلى أصحاب المصلحة. وقد عبّر ألكسندر أوليتش عن ذلك بشكل جيد عندما قال كتب:
وهذا يمكن أن يؤدي إلى أزمة هوية. فهم لا يستطيعون التحكم بشكل مباشر في كيفية عمل الموقع الإلكتروني أو التطبيق أو شكله، لكنهم يتحملون مسؤولية النتيجة النهائية. أيضًا، عندما يتعلق الأمر بتقديم العمل، يُتوقع منهم أن يعرفوا ويتحدثوا عن كل شيء وكأنهم هم من قاموا بإنشائه.
ومن العوامل الأخرى التي تجعل مديري المشاريع معرضين لزحف الدور، هو أن كل مشروع مختلف، وبالتالي يتطلب بعض التنوع من جانب مديري المشاريع. في حين أن هذا التنوع قد يقتصر في كثير من الأحيان على استخدام الأدوات والتقنيات المناسبة، إلا أنه قد يؤدي أيضًا إلى قيام مديري المشاريع بتولي نطاق أوسع من المهام لأنهم يشعرون أن مشروعهم يتطلب ذلك. إذا كان هذا النطاق يتسع أكثر فأكثر مع استمرار المشروع، فإننا نتحدث عن زحف العمل.
وأخيراً، تبين أن الخبرة في العمل مهمة جداً لمديري المشاريع. وهذا صحيح أيضًا عندما يتعلق الأمر بزحف الأدوار. في حين أن مديري المشاريع عديمي الخبرة قد يكون لديهم خلفية نظرية قوية جدًا، إلا أنهم قد يواجهون صعوبة في التوفيق بين الواجبات المتعددة وإدراك زحف الأدوار.
يمكن الوقاية من زحف العمل في إدارة المشاريع. وحتى إذا كنت تشعر بعواقبه بالفعل، فلا يزال بإمكانك اتخاذ بعض التدابير العلاجية.
الإجراء الأساسي هو التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بدورك في المشروع. ونعني بالجميع:
سيساعدك تحديد مسؤولياتك وحتى إعطاء أمثلة لأشياء خارجة عن دورك على تحديد التوقعات المتعلقة بأدائك. من الناحية المثالية، يجب عليك القيام بذلك في بداية المشروع (أو عندما تتفاوض على عرض العمل)، ولكن يمكنك أيضًا معالجة ذلك بمجرد أن تلاحظ العواقب السلبية لزحف الأدوار.
يمكن أن يختلف ما هو خارج نطاق دور مدير المشروع قليلاً من مشروع إلى آخر، ولكن إذا كنت بحاجة إلى مصدر إلهام لإدراج واجباتك الأساسية، راجع هذا مقالة من مدير المشروع الرقمي.
بمجرد أن يتم تحديد مسؤولياتك ومهامك المحتملة - فأنت تعرف ما للعمل عليها - لقد حان الوقت لوضع بعض القواعد حول كيف. فكّر في وقتك وحاول حمايته: حدد ساعات العمل التي تكون متاحًا خلالها لمساعدة فريقك، وأبلغ عن أيام إجازتك، وخطط لما يجب القيام به عندما يصعب عليك إدارة عبء العمل.
ربما تكون قد لاحظت الآن أن معظم هذه النصائح لتجنب زحف الأدوار تتعلق بالتواصل السليم. شفافية المشروع سيساعدك على إبقاء عبء العمل لديك تحت السيطرة، كما سيمنع أعضاء فريقك من الزحف الوظيفي. زيادة وضوح مهامك ومهام فريقك، من خلال الاستفادة من تقويمات الموارد والجداول الزمنية. إدارة المشاريع و أداة إدارة الموارد سيساعدك على تخطيط العمل بكفاءة وكذلك مطابقة المهام مع الأشخاص الذين يتمتعون بالمهارات الأنسب.
بالحديث عن القدرات والكفاءات: كمدير مشروع، قد تشعر كمدير مشروع بأنك مؤهل تمامًا للقيام بشيء ما (على سبيل المثال، تصميم نموذج ويب) بسبب خبراتك المهنية السابقة أو اهتماماتك الشخصية. وفي حالات نادرة، قد يكون مدير المشروع مسؤولاً في الوقت نفسه عن بعض جوانب الإنتاج أيضًا. ومع ذلك، إذا لم يكن دورك مختلطًا، التزم بمهام مدير المشروع من أجل نجاح مشروعك.
هذا لا يعني أن التصميم أو الكود الخاص بك ذو جودة رديئة. فالأمر ليس بالضرورة كذلك. ومع ذلك، عندما تكرس جهدًا لمهام "غير منهجية"، يكون لديك وقت أقل للوفاء بواجباتك الأساسية.
ستكون النصيحة الأخيرة مفيدة بشكل خاص لمديري المشاريع الذين بدأوا للتو العمل في هذا المجال. في حين أنك مؤهل بالتأكيد لهذا الدور، ضع في اعتبارك أن هناك منحنى تعلم هنا. وينطبق ذلك بشكل خاص على الأشياء الأقل واقعية: قد يكون الزحف الوظيفي أحدها.
من المحتمل أن يكون هناك مديرو مشاريع أكثر خبرة يعملون في شركتك. ربما حتى أن هناك مخططاً توجيهياً معمولاً به؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، ابتكر فكرة لعقد اجتماعات لتبادل المعرفة. يمكنك أيضاً المشاركة في فعاليات ومؤتمرات مديري المشاريع التي تنظمها المجتمعات المحلية.
حتى إذا لم تكن قادراً على المشاركة في اللقاءات المباشرة، فلا يزال بإمكانك الوصول إلى الموارد المفيدة. تابع القنوات والمدونات المخصصة لإدارة المشاريع والتي أنشأها زملاؤك من ممارسي إدارة المشاريع. . إليك بعض المنشورات من منصتنا الخاصة التي قد تجدها ذات قيمة خاصة:
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...