عند إدارتك لمشروع ما، فإن هدفك هو تسليمه بنجاح: في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، مع الحفاظ على معدلات عالية من رضا العملاء وفريق العمل. ماذا يحدث عندما تكون شركتك قادرة على العمل على عدة مشاريع في نفس الوقت؟ على مستوى المشروع الواحد، يبقى الهدف كما هو، ولكن على مستوى أعلى، تريد أن تكون واثقًا من أن فريقك يعمل على المشاريع الصحيحة في الوقت المناسب وضمن فرق المشروع الصحيحة. يبدو أن تحقيق ذلك يبدو أمرًا معقدًا، ولكن لحسن الحظ، فإن إدارة محفظة المشاريع (PPM) موجودة هنا للمساعدة.
بفضل هذا المقال يحصل قارئنا على
- PPM - أهمية إدارة محفظة المشاريع في تحليل الأعمال التجارية
- خطوات كيفية تحقيق الأهداف الاستراتيجية من خلال إدارة محفظة المشاريع في المؤسسة
- الأسباب التي تجعل البرامج المخصصة لإدارة محفظة المشاريع مفيدة جداً لإدارة الأعمال
ما هي إدارة محفظة المشاريع، وما هي فوائدها الأساسية؟
يمكن وصف إدارة محفظة المشاريع بأنها الإدارة المركزية واستراتيجية العمل لمحفظة مشاريع شركتك. المحفظة عبارة عن مجموعة من المشاريع المجمّعة التي لا يجب أن تكون مرتبطة ببعضها البعض. والأهم من ذلك تم تصميم محفظة من المشاريع لخدمة هدف العمل الاستراتيجي وتجلب لشركتك شكلاً من أشكال القيمة.
بالطبع، ستكون قيمة الأعمال المذكورة إحدى الفوائد الرئيسية لإدارة محفظة المشاريع. بصرف النظر عن ذلك، تعد هذه الاستراتيجية أيضًا إجراءً ممتازًا لإدارة المخاطر المرتبطة بتسليم مشاريع متعددة. إذا اتبعت الخطوات الموضحة أدناه، فستتاح لك الفرصة للتدقيق بعناية في المشاريع المحتملة لشركتك حتى قبل الالتزام بتسليمها. نتيجةً لذلك، من المرجح أن تكون تقديراتك أكثر دقة، وسيتم أخذ التحديات المحتملة في الحسبان مقدمًا.
كما أن اعتماد نهج إدارة المشاريع وإدارة الأداء يؤدي أيضًا إلى حصول مديري الشركة على صورة كبيرة أوضح للمشاريع وكيفية أدائها. وعلاوة على ذلك، تدعم هذه الاستراتيجية التعاون بين فرق المشاريع المختلفة بدلاً من المنافسة.
عملية إدارة محفظة المشاريع وخطواتها
هذه هي المراحل التي تحتاج إلى مراعاتها عندما تريد اعتماد إدارة محفظة المشاريع في شركتك.
1. وضع الأهداف الاستراتيجية لمؤسستك
تبدأ عملية إدارة المشاريع وإدارة المشاريع باستراتيجية العمل المعروضة أو الأهداف الاستراتيجية. الأهداف الاستراتيجية هي الأضواء الموجهة لك أثناء عملية اختيار المشاريع لمحفظة شركتك. من الضروري أن تعرف ما هي هذه الأهداف. قد تكون أهداف عملك مرتبطة بزيادة الإيرادات أو الحفاظ على الربحية أو تنويع مصادر الدخل. ولكن من ناحية أخرى، قد يكون هناك هدف مختلف تمامًا عن ذلك الذي تسعى شركتك إلى تحقيقه. لا تعتقد أنه يجب عليك أن تضع هدفًا وحيدًا جامعًا مانعًا - لا بأس من سرد بعض هذه الأهداف.
2. تحديد المشاريع المحتملة وتحليلها
قبل أن تبدأ في تضييق نطاق المشاريع التي يمكن أن ينتهي بها المطاف في محفظة شركتك، عليك أن تعرف حجم مجموعة مشاريعك. اجمع جميع طلبات المشاريع، واكتشف نوع فرص المبيعات الموجودة، وقم بإدراج جميع المشاريع المحتملة. والآن، ألقِ نظرة فاحصة على كل واحد منها. أنت بحاجة إلى معرفة نوع الموارد (البشرية أو غيرها) التي تتطلبها، وما هو جدولها الزمني، وما هي المخاطر والتحديات المحتملة وما إلى ذلك) قم بتقييم الربح المحتمل من هذه المشاريع.
عندما يكون لديك فهم جيد جدًا للمشاريع المحتملة التي يمكن أن تكون جزءًا من محفظة فريقك، تحتاج إلى إجراء تحليل للمواءمة: تحقق مما إذا كانت هذه المشاريع تتماشى مع استراتيجيتك العامة.
حاول أن تحكم على المشاريع المدرجة في قائمتك من حيث أهداف أعمال شركتك: هل تدعم هذه الأهداف أم ربما تعرضها للخطر؟ ما هي فرص أن يتمكن فريقك من إكمال مشروع معين وتحقيق قيمة العمل المطلوبة؟ يحتاج مديرو المحافظ الاستثمارية إلى اختيار المشاريع التي تعمل بشكل جيد من حيث تحقيق أهداف العمل وأيضًا من حيث عبء عمل الفريق و تخصيص الموارد. هل تعرف ما هي المشاريع التي تطابق معاييرك؟ حان الوقت للقيام بالمزيد من التخطيط قبل إطلاقها!
3. تحديد أولويات المنظمة مشاريع مختارة
في هذه المرحلة، يجب أن تكون لديك قائمة بالمشاريع التي قد تصبح جزءًا من محفظة شركتك بأكملها. إنها لحظة جيدة لتحديد أولوياتها وإدخال بعض التغييرات إذا لزم الأمر. الخبر السار هو أنك وجدت المشاريع المناسبة لشركتك. ويكمن التحدي في أنك قد تحتاج إلى تعديل جداولها الزمنية أو ميزانياتها لتتمكن من إطلاق هذه المشاريع معاً.
فكر في إدارة الموارد كذلك: تحديد أعضاء الفريق الذين يجب أن يشاركوا في كل مشروع ومدة مشاركتهم. بصفتك مديراً لمحفظة المشاريع، ستحتاج على الأرجح إلى التعاون مع الموارد أو مديري المشاريع في هذه المرحلة. خصص بعض الوقت لتحليل الجداول الزمنية لمشاريعك الجديدة - ربما ستحتاج إلى نقل بعض الأشياء من أجل تجنب تضارب الجداول الزمنية.
الآن بعد أن عرفت المشاريع التي ستدخل في محفظتك وكيف سيتم تسليمها من حيث الوقت أو الموارد، يمكنك التخطيط لبدء العمل عليها. ماذا يحدث بعد أن تبدأ فرق المشروع العمل على المشاريع الخاصة بكل منها؟
4. إدارة المشاريع
إن إطلاق مشاريع محفظة مشاريعك ليس نهاية عملية إدارة محفظة المشاريع. من المؤكد أن التركيز الآن ينصب على إدارة المشاريع، ولكن مع إحراز مديري المشاريع بعض التقدم في مشاريعهم، من الجيد النظر إلى محفظة المشاريع من مستوى أعلى - توجه إلى القسم التالي لتتعلم كيف يمكنك مراقبة مشاريعك.
هذه أيضًا لحظة جيدة للتأكيد مجددًا على حقيقة أن جميع النزاعات (القائمة على الموارد أو غير ذلك) وطلبات التغيير يجب أن يتم حلها مع وضع المحفظة وأهدافها الاستراتيجية في الاعتبار.
5. رصد المشاريع قيد التنفيذ والإبلاغ عن تحسنها
يجب على مديري المشاريع مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لمشروعهم بانتظام وتتبع عبء العمل/جداول الوقت الخاصة بأعضاء فريقهم، وهذا أمر غني عن البيان. لكن إعداد تقارير المشروع هو أيضًا جزء أساسي من إدارة محفظة المشروع لأنه ببساطة يسمح لك بتحديد ما إذا كان مشروع معين يسير كما هو مخطط له وما إذا كانت القيمة المتوقعة ستتحقق.
ما الذي يجب أن تقيسه عندما يتعلق الأمر بمحفظة مشاريعك؟
- استخدام الموارد (ضمن المشاريع وبشكل عام)
- الوقت الذي سجله الأشخاص الذين يعملون في فرق المشروع
- التقديرات مقابل الأرقام الفعلية (الساعات المخططة مقابل الساعات التي تم تتبعها)
- مشاريع الحرق أو الاحتراق,
هل تحتاج إلى برنامج لإدارة محفظة المشاريع؟
من المحتمل أن تصادف العديد من التطبيقات التي تفتخر بميزات إدارة محفظة المشاريع الخاصة بها. تتضمن هذه الميزات عادةً ما يلي:
- ميزات إدارة المشروع (جدولة المهام، مخططات جانت)
- ميزات إدارة الموارد (جدولة الموارد، وتتبع الوقت، وتتبع الغياب)
- ميزات إعداد التقارير
- أرشيف المشروع
في حين أن كل ذلك مناسب للغاية في الإدارة الفعالة لمحفظة المشاريع، إلا أنه من المحتمل أن ترى أنه يمكن العثور على خيارات مماثلة في تطبيقات إدارة المشاريع التي من المحتمل أنك تستخدمها بالفعل. من الممكن إدارة محفظة مشاريعك بأدوات غير مخصصة لإدارة المشاريع في حد ذاتها. تأكد من قدرتك على
- تصور تقدم مشاريعك - يمكن أن يكون ذلك من خلال مخطط جانت، أو لوحة كانبان، أو باستخدام تقويم الموارد عرض مع الساعات المخططة لكل مشروع أو حتى تقارير تقدم المشروع. من المهم أن تعرف أين وصلت مشاريعك ومقدار العمل المتبقي لإنجازه.
- تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المختارة - سواء كان الأمر يتعلق باستخدام الموارد أو مقدار الوقت المسجل لكل مشروع، فأنت تريد أن تكون قادرًا على القول بأن المشاريع في محفظتك تسير بشكل جيد أو أنه يجب تحسين بعض المجالات.
- التعاون مع مديري المشاريع والعملاء وأعضاء الفريق الآخرين باستخدام أداة معينة: من الرائع أن يكون التطبيق الذي يركز على المشروع متاحًا لعدد أكبر من الأشخاص أكثر من مدير المشروع (أو مدير محفظة المشروع). فهو يبسط التواصل ويعزز الشفافية.
- دمج برنامجك مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها يوميًا - لا يمكننا المبالغة في ذلك: عمليات التكامل ضرورية إذا كنت ترغب في إنشاء عملية فعالة لإدارة المحفظة (أو عملية إدارة المشروع في هذا الشأن). ما نوع عمليات التكامل التي نفكر فيها؟ أولاً وقبل كل شيء - تطبيق التواصل المفضل لديك (Slack أو Skype أو *البريد الإلكتروني*) بحيث يمكنك تلقي الإشعارات والتحديثات المهمة هناك. يجب أن تفكر أيضًا في ربط أداة إدارة محفظتك مع إدارة علاقات العملاء التي تستخدمها شركتك - بهذه الطريقة، سيكون لديك رؤية واضحة لخط المبيعات ومعرفة المشاريع التي من المحتمل أن تنضم إلى مجموعة مشاريعك قريبًا. أخيرًا، إذا كنت تعمل على مشاريع تطوير البرمجيات، فقد ترغب في التكامل مع أدوات المطورين مثل BitBucket أو GitHub: فأنت لا تريد أن تفوتك مشكلات المستودعات المهمة. يبدو تكامل التطبيقات مهمة شاقة تقتصر على الأشخاص ذوي البراعة في البرمجة، ولكن يمكنك القيام بذلك بنفسك، باستخدام أحد تطبيقات أتمتة المهام مثل Zapier.
- تخصيص البرنامج ليناسب احتياجاتك - بالتأكيد، قد تكون عملية إدارة محفظتك متشابهة لجميع المشاريع في جميع المجالات، ولكنك قد ترغب في استخدام أداة يمكن تعديلها وتعديلها لتناسب سير عملك. لحسن الحظ، تأتي العديد من التطبيقات مزودة بخيارات التخصيص: إضافة حقول مخصصة، أو إنشاء فئات وعلامات خاصة بك، أو إنشاء تقارير مخصصة، أو طرق عرض المشروع. فقط عندما تكون أدواتك مصممة بشكل جيد لسير عملك، يمكن أن يكون الأمر برمته فعالاً حقاً.
نأمل أن يكون هذا الدليل لإدارة محفظة المشاريع قد ساعدك على فهم هذه الاستراتيجية بشكل أفضل وسهّل عليك اعتمادها في مؤسستك. إذا كانت لديك أي أسئلة حول الإدارة الفعّالة للمشاريع والموارد، اتصل بنا عبر الدردشة: يسعدنا أن نقدم لك بعض النصائح ونرشدك إلى منتجنا.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
