قبل بضعة أشهر، نشرت منصة إلكترونية شهيرة لمديري المشاريع - إدارة المشاريع - موقع إدارة المشاريع - قصة عن أهم 10 أسباب لفشل المشاريع. بمجرد مسح هذا النص، لن تجد أي شيء عن إدارة نطاق المشروع. ومع ذلك، عندما تقرأه بدقة، سترى أن العوامل التي وصفها المؤلف مرتبطة إلى حد كبير بتحديد نطاق المشروع والتحكم فيه.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
سوء الإعداد السبب الأول للفشل، يليه السبب الأول للفشل، يليه عدم كفاية التوثيق والتتبع. تم إغلاق القائمة بواسطة تجاهل علامات التحذير من المشروع. نحن نذكرها لأن الهدف من هذه التدوينة هو مساعدتك على تقليل هذه الأخطار أو التخلص منها عن طريق إدارة نطاق المشروع بفعالية.
تابع القراءة لترى أن إدارة النطاق تبدأ بالإعداد وترتبط ارتباطًا وثيقًا بالتوثيق السليم ومراقبة تقدم المشروع. ماذا عن العلامات التحذيرية للمشروع؟ سترى أن إحدى أكثر العلامات التي تنذر بالشؤم هي زحف النطاق. ولحسن الحظ، يمكن أن تساعدك الإدارة الناجحة للنطاق على تجنب ذلك.
لنبدأ بتعريف أهم المصطلحات التي سنستخدمها في هذا الدليل:
ما هو النطاق؟
وكما اعتاد الفلاسفة أن يقولوا، بدون فهم المصطلحات التي نستخدمها لا يوجد فهم على الإطلاق. إذن، ماذا يعني "النطاق"؟
دعونا نبدأ بالتعريف الذي قدمته مؤسسات من خارج دائرة إدارة المشاريع - من قبل قاموس أكسفورد. وبفضلهم يمكننا أن نقرأ عن معنيين لـ النطاق المدى. أولاً، النطاق هو مجرد إمكانية، فرصة، فرصة سعة المواردإمكانية التغيير، والإنجاز، والقيام بشيء ما. ولكن المعنى الثاني قريب بما فيه الكفاية لمجتمع إدارة المشاريع مما يجعله يستحق الاقتباس. النطاق هو
(...) مجموعة الأشياء التي يتعامل معها موضوع أو منظمة أو نشاط، إلخ.
(قاموس أكسفورد)
عندما نقارن التعريف الوارد أعلاه بالتعريف الذي يمثله معروف جيدًا بين مديري المشاريع في المؤسسة سترى الصلة.
بفضل جمعية إدارة المشاريع، أصبحنا نعرف أن "النطاق" يشير إلى مجمل النتائج والنواتج والفوائد والعمل اللازم لإنجاز المشاريع. ويمكن القول، إنه العمل و/أو الموظفين ذوي المهارات المناسبة المطلوبين لإخراج جميع متطلبات هذا المشروع (أي تسليم المنتج بنجاح).
يجدر بنا أن نذكره لتجنب سوء الفهم. هذا المعنى أوسع قليلاً من مجرد التشابه في اللفظ، فإن نطاق المنتج. نطاق المنتج - بشكل عام - تفاصيل ميزات ووظائف المنتج أو الخدمة. بينما:
نطاق المشروع هو العمل الذي يجب القيام به من أجل تقديم منتج وفقًا لنطاق المنتج (الوظائف والميزات المطلوبة)
(Wrike.com)
مع وضع ذلك في الاعتبار، ما هي إدارة نطاق المشروع؟ بالنسبة لجمعية إدارة المشاريع:
إدارة النطاق هي العملية التي يتم من خلالها تحديد النواتج والنتائج والفوائد وتعريفها والتحكم فيها. و"النطاق" هو المصطلح المستخدم في إدارة المشاريع للإشارة إلى مجموع المخرجات والنتائج والفوائد والعمل المطلوب لإنتاجها.
(مجموعة معارف إدارة الأداء الإداري، الإصدار 7)
ولكن في الإصدار الأقدم، من دليل PMBOK، الإصدار السادس من منظور إدارة نطاق المشروع هي العملية التي تتيح لك التأكد من أن المشروع يتضمن كل العمل المطلوب، والعمل المطلوب فقط.
وببساطة، يمكن تفسير إدارة نطاق المشروع بفضل الإصدار السابع على أنه وقت وخطوات (عملية) اكتساب وتوثيق المعرفة حول جميع جوانب المشروع. ونتيجة عملية إدارة نطاق المشروع هي قائمة بكل ما يجب أن تحتويه خطة المشروع (المهام والمهام الفرعية، والميزانيات، والمسؤوليات، وما إلى ذلك).
لكن الإصدار السادس يركز على العمل الضروري (و/أو الموظف المناسب من ذوي الخبرة)، وهو العمل الذي يتطلبه المشروع. ومن المنظور الأخير، يجب أن يركز مدير المشروع على الأشخاص أو - كما ينبغي أن نقول - الموارد القادرة (بفضل مهاراتهم وخبراتهم) على إنجاز المشروع بالمتطلبات المتوقعة في الوقت المتوقع.
في نهاية هذا الفصل، دعونا نلخص ذلك باقتباس من دليل إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع
تهتم إدارة نطاق المشروع في المقام الأول بتحديد ومراقبة ما هو مدرج وغير مدرج في المشروع.
(دليل PMBOK® Guide، الإصدار السابع)
مشروعنا المنافس والمعروف أيضاً برنامج إدارة الموارد يُعلم مقدم الخدمة على موقعه الإلكتروني ما هي نتيجة وهدف عملية إدارة نطاق المشروع.
إدارة نطاق المشروع هي عملية تساعد في تحديد وتوثيق قائمة بجميع أهداف المشروع ومهامه ومخرجاته ومواعيده النهائية وميزانياته(...).
(Kissflow.com)
كما نرى، إنه جرد لكل ما يجب أن تتضمنه خطة المشروع. و الفائدة الرئيسية لإدارة نطاق المشروع هي أنها تساعدك على إنجاز المشروع بنجاح. فبفضل هذه العملية ستعرف ما يجب القيام به (وما لا يجب القيام به)، وبالتالي يمكنك إدارة فريقك بمزيد من الثقة.
تشمل الفوائد الأخرى لهذه العملية ما يلي:
تستند الخطوات المذكورة أدناه إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK®). تأكد من مراجعة تعليماتهم إذا كنت تبحث عن خطة شاملة لإدارة النطاق. ستجد أدناه عملية إدارة النطاق التي يجب أن تمكنك من تنفيذها لمشروعك القادم.
يجب أن يبدأ تخطيط إدارة النطاق بتحضيرك مقدمًا. حتى قبل أن تجمع المتطلبات، وتضع مسودة لنطاق مشروعك، خطط كيف ستقوم بذلك. حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين بل والأفضل جميع أصحاب المصلحة والأشخاص الذين سيكون لديهم ما يقولونه حول نطاق هذا المشروع.
اجتمع مع فريقك وحدد الشكل الذي ستبدو عليه عملية إنشاء النطاق. سيكون من المفيد أن تفكر أيضًا في التغييرات المحتملة على نطاق مشروعك. بالطبع، في هذه المرحلة، من غير المحتمل أن تعرف ما الذي يمكن أن يتغير، ولكن يمكنك تحديد ما سيحدث إذا حدثت تغييرات.
اجمع كل القرارات التي تتخذها هنا في خطة إدارة النطاق. وستكون هذه الخطة هي وثيقتك الإرشادية لتنفيذ بقية العملية.
حان الوقت لجمع متطلبات المشروع: الأشياء التي يجب القيام بها من أجل تحقيق أهداف مشروعك. الأمر ليس بسيطاً كالذهاب إلى عميلك وسؤاله فقط كيف تريد أن يبدو المنتج النهائي وكيف يتصرف؟ إن عملية جمع المتطلبات هي عملية استكشاف، حيث قد لا يعرف أصحاب المصلحة في هذه المرحلة أي الميزات المحددة التي يجب تضمينها في منتجهم (خاصة إذا كنت مكلفًا بإدارة مشروع متعلق بتطوير البرمجيات. )
من المؤكد أن عملاءك قد لا يكون لديهم الرؤية الدقيقة للمنتج النهائي، لكنهم على الأرجح على دراية بأهداف العمل التي يجب أن يحققها هذا المشروع. يمكنك إنشاء سلسلة من ورش العمل والمقابلات للكشف عن احتياجات المستخدمين، ونتيجة لذلك تحديد المتطلبات.
هناك طريقة أخرى لجمع المتطلبات المستندة إلى البيانات، وهي إجراء سلسلة من الاختبارات باستخدام النماذج الأولية لمعرفة الميزات والوظائف التي تلقى رد الفعل الأكثر إيجابية من الجمهور المستهدف.
يمكنك أيضاً إجراء بعض المقارنات المعيارية لمقارنة متطلباتك المحتملة مع أفضل الممارسات في المجال.
بمجرد أن تنتهي بقائمة من المتطلبات المختلفة (الميزات والوظائف، وأهداف العمل، والعمليات اللازمة لتقديم المنتج، ومعايير القبول)، يمكنك محاولة تحديد النطاق. ضع في اعتبارك أنه عادةً لا ينتهي الأمر بجميع العناصر التي تجمعها في البداية في النطاق النهائي للمشروع.
تحديد نطاق المشروع يعني إنشاء ما يسمى بوثيقة بيان النطاق. وبيان النطاق هو المكان الذي توثق فيه نطاق المشروع الذي يتكون من:
ستساعدك هذه الخطوة على تصور النطاق بشكل أفضل وتقسيمه إلى عناصر أصغر. هيكل تقسيم العمل هو إطار هرمي من المخرجات التي تتوافق مع مخرجات المشروع.
تقليديًا، تصف WBS ما وليس كيف، لذلك يجب التركيز على المنجزات بدلاً من الأنشطة (على سبيل المثال, الدفع بدلاً من تصميم/تطوير/اختبار مسار الدفع). هناك طريقة أخرى للتفكير في الأمر وهي أن WBS يصف "ما سيحصل عليه العميل"، وليس "ما هي الإجراءات التي سيقوم بها فريق المشروع". ومع ذلك، فإن بعض مديري المشاريع يتعاملون معها على أنها تفصيل للمهام والمهام الفرعية، وهي أيضًا وثيقة مفيدة.
لماذا يجب أن تهتم بإنشاء WBS في المقام الأول؟ بادئ ذي بدء، من الأسهل إنشاء جدول زمني عندما ترى المخرجات مقسمة إلى أجزاء أصغر. يمكنك أيضًا إنشاء المهام وتخصيصها بشكل أكثر أريحية، مع وجود WBS الذي يمكنك الاعتماد عليه.
أخيرًا، هذا الهيكل الهرمي يجعل من الأسهل فهم نطاق المشروع بشكل أسرع، خاصةً إذا كان المرء مفكرًا بصريًا. ألست متأكداً مما إذا كنت من هذا النوع؟ راجع دليلنا Sكيتكنوتنج لمديري المشاريع لمعرفة كيف يمكنك الاستفادة من التفكير البصري في إدارة المشاريع.
لديك بيان نطاق المشروع ونطاق WBS، لذا فأنت تعرف ما يجب تضمينه في المشروع. والآن، تحتاج إلى أن يقوم أصحاب المصلحة بالتحقق من صحة النطاق والتوقيع عليه. قم بمراجعته لمعرفة ما إذا كان هناك أي غموض وحاول الانتهاء منه قبل بدء عمل المشروع. وبهذه الطريقة، يمكنك تقليل فرص زحف النطاق.
عندما يكون المشروع قيد التنفيذ، عليك التحكم في النطاق. راقب ما تم إنجازه مقابل ما كان من المفترض إنجازه. خلال هذه العملية، ربما ستجد الأدوات التالية مفيدة:
قارن تقارير المشروع مع النطاق والجدول الزمني لإدارة المشروع لمعرفة ما إذا كان الجدول الزمني وعبء العمل والمهام المنجزة وما إلى ذلك يتماشى مع تقديراتك.
قد تبدو عملية إدارة نطاق مشروعك معقدة، خاصةً بالنظر إلى كمية التحضيرات التي تدخل فيها. ولكن بمجرد أن تجربها، سترى أن المستندات التي تنشئها في وقت مبكر جدًا من العملية (خطة إدارة النطاق وبيان نطاق المشروع) ستساعدك بشكل كبير في المستقبل وستمكنك من تقديم المنتج أو الخدمة التي يعمل عليها فريقك.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...