عند التخطيط لمشروع ما، عليك دائمًا التفكير في الموارد اللازمة لإنجازه. إن إنشاء قائمة بالأدوار والمهارات المطلوبة لإنجاز المشروع، والبحث عن الأشخاص المناسبين في شركتك، وإدارة جدولهم الزمني وعبء العمل - كل هذه الأمور تدخل في إدارة الموارد. كيف تقوم بذلك بنجاح؟ ستزودك هذه المدونة ببعض أفضل الممارسات لإدارة الموارد في بيئة قائمة على المشروع.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
- تأثير برنامج إدارة الموارد في إدارة المشاريع
- اقتراحات بشأن ما يجب قياسه وتتبعه وكيفية القيام بذلك
- كيف يجب أن تبدو الإدارة الفعالة للموارد
ملاحظة: يمكن أن يكون المورد شخصًا يتمتع بمؤهلات معينة، أو قطعة من المعدات، أو حتى قدرًا من الوقت أو المال. ومع ذلك، سنركز في هذه المقالة حصرياً على إدارة الموارد التي تُفهم على أنها إدارة فريق المشروع.
ما هي إدارة الموارد في إدارة المشاريع؟
أحدث دليل إدارة الأداء المهني (PMBOK®) ينص على ذلك بلطف، قائلاً
Pتتضمن إدارة موارد المشروع عمليات تحديد الموارد اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح والحصول عليها وإدارتها. وتساعد هذه العمليات على ضمان ما يلي ستتوفر الموارد المناسبة إلى مدير المشروع وفريق المشروع في الوقت والمكان المناسبين.
على هذا النحو, إدارة موارد المشروع يتطلب منك التنقل في عمليات مختلفة: من تحديد احتياجات المشروع والحصول على الموارد المناسبة إلى إدارة فريقك طوال المشروع وقياس أدائه.
تستلزم الإدارة الفعالة للموارد أن يتم تسليم المشروع بنجاح: في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، ووفقًا للمتطلبات. وهذا ليس بالأمر السهل تحقيقه. لحسن الحظ، هناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها في مراحل مختلفة من دورة حياة المشروع من أجل زيادة فرص إنجاز المهمة. في هذه المقالة، سوف نلقي نظرة فاحصة على بعض أفضل ممارسات الإدارة الناجحة للموارد.
1. إدارة فعالة للموارد دون معرفة المشروع من الداخل والخارج؟
كمدير مشروع أو مدير الموارد، يجب أن تكون فضوليًا للغاية بشأن المشروع نفسه. ما هو هدف العمل من وراء ذلك؟ ما هي احتياجات المستخدم التي تحاول تلبيتها؟ ما هو الهدف النهائي للعميل؟ بعد الإجابة على هذه الأسئلة، سيكون لديك فهم أفضل للمشروع يتجاوز مجرد معرفة نطاقه (وهو أمر ضروري أيضًا بالطبع). إن الجهد الإضافي الذي تبذله في التحضير في هذه المرحلة قد يؤتي ثماره لاحقًا: بالنسبة للمبتدئين، سيكون لديك المزيد من الحجج عند مناقشة السيناريوهات المختلفة مع العميل، ولكن ضع في اعتبارك أن رئيس الوزراء المطلع جيدًا مفيد للغاية أيضًا لفريق العمل.
حاول الحصول على الكثير من المعلومات عن العملاء/المساهمين أيضاً. ربما يكون بعض زملائك قد تعاونوا معهم بالفعل؟ فكلما زادت معرفتك بما يمكن توقعه من حيث العمليات والأدوات وأخلاقيات العمل المفضلة، كلما كنت مجهزًا بشكل أفضل للتعامل مع التحديات في المستقبل.
وأخيراً، استفسر عن القيود المحتملة أيضاً. سيساعدك إدراكك لاعتبارات الجدول الزمني أو الميزانية على اتخاذ قرارات أفضل على طول الطريق.
2. افهم من وما هو مطلوب لإكمال مشروعك
بمجرد أن تكون لديك فكرة جيدة عن ماهية المشروع، تكون مستعدًا للبدء في إنشاء تقديرات المشروع. عليك أن تضع قائمة بالموارد (مثل الأدوار) اللازمة لإنجاز مهام المشروع. بعد ذلك، ستحتاج إلى تقدير السعة التي تحتاج إليها.
من المؤكد أنك ستكون قادرًا على الاستفادة من خبرتك كمدير أول هنا والمساهمة في وضع التقديرات. ومع ذلك، لا تخف من أن تطلب من الآخرين المشاركة في هذه العملية وتقديم رأيهم الخبير.
3. الحصول على رؤية جيدة للموارد المطلوبة باعتبارها التحدي الرئيسي للإدارة الفعالة للموارد؟
هذا هو المكان الذي قد تصبح فيه الأمور مربكة بعض الشيء. لماذا؟ حسنًا، اعتمادًا على حجم وهيكل شركتك، قد تحتاج إلى استكشاف مجموعة من مئات أو آلاف الموظفين.
لحسن الحظ، من السهل نسبياً التعامل مع هذا الجزء من العملية باستخدام برنامج إدارة الموارد. تخيل أن لديك قائمة بالموارد، مع قدرتها وتوافرها وكفاءاتها. كل ما عليك فعله هو حجز هذه الموارد التي تناسب متطلبات مشروعك. برنامج جدولة المواردفريقنا Teamdeck الخاص بنا هو واحد من هذه الفرق، يفعل ذلك بالضبط.
يمكنك تصفية موارد مؤسستك حسب المهارات/مواقع المكاتب/الأقدمية أو أي أبعاد مخصصة أخرى تحتاجها. من مجموعة الأشخاص المناسبين، ما عليك سوى اختيار الأشخاص المتاحين خلال الفترة التي تفكر فيها للمشروع. تم الأمر!
يتيح لك Teamdeck تصفية الموارد المتاحة حسب المسميات الوظيفية أو معدلات المشروع. إنه يبسط بشكل كبير تخصيص الموارد.
عند اتخاذ قرار بشأن الشخص الذي سيتم تعيينه للمشروع، قد ترغب في أخذ الاعتبارات التالية في الحسبان:
- الميزانية - قم بإجراء بعض الحسابات ومعرفة الموارد الأكثر منطقية من حيث الميزانية. قد يكون من الأفضل لك، على سبيل المثال، أن تعمل مع شخص أكثر خبرة وبأسعار أعلى لأن خبرته من المرجح أن تخفض بعض التكاليف على أي حال. السيناريو المعاكس ممكن أيضًا؛ ولهذا السبب تحتاج إلى تقدير الطرق المختلفة بعناية.
- الخبرات السابقة لأعضاء الفريق المحتملين (مرة أخرى، برنامج إدارة الموارد أو مجرد مخطط الموارد قد يكون مفيدًا هنا مع جميع البيانات التاريخية التي تم جمعها هناك) - هل عملوا على مشروع مماثل من قبل؟ إذا كان الأمر كذلك، فقد يكون ذلك مفيدًا - فمن المحتمل أن يقوموا بعمل جيد في ظل ظروف مماثلة. ولكن من ناحية أخرى، قد يكون من الأفضل للموظف نفسه أن يحصل على فرصة للعمل على شيء مختلف وربما أكثر إثارة.
- التغييرات المحتملة - حاول أن تأخذ في الحسبان بعض التحولات من حيث طول مدة المشروع على سبيل المثال. مع أخذ ذلك في الاعتبار، ربما ليس من الجيد الاعتماد بشكل كبير على زميل في الفريق يكون متاحًا للفترة المخطط لها للمشروع ولكنه يذهب في إجازة طويلة بعد أيام فقط من انتهاء المشروع المقدر. إذا تغير جدولك الزمني، فستواجه تحديًا كبيرًا بين يديك.
4. ابدأ من القدم اليمنى
قد يكون القول بأن لديك فرصة واحدة فقط لترك انطباع أولي جيد أمرًا مبتذلًا، ولكن في الإدارة الفعالة للموارد، فإن انطلاق المشروع مرحلة حاسمة للغاية. هذا هو الوقت الذي تتعرف فيه على فريقك وتثبت وجودك. تأكد من تغطية النقاط التالية:
- توصيل النطاق والنتيجة المرجوة من المشروع إلى فريقك,
- تحديد التوقعات فيما يتعلق بأدوارهم: أنت تريد أن يكون الجميع واضحًا تمامًا بشأن ما يتعين عليهم القيام به في المشروع,
- وضع خطة للتواصل مع فريقك والعميل (على سبيل المثال: اللقاءات اليومية والمراجعات الأسبوعية لسباقات السرعة),
- تأكد من أن كل فرد في فريقك لديه إمكانية الوصول إلى جميع الأدوات اللازمة (سواء عبر الإنترنت أو خارجها).
ألقِ نظرة على هذه القائمة من الموارد التي قد تجدها مفيدة طوال دورة حياة المشروع، ولكن بشكل خاص في بداية المشروع الجديد:
- تعلّم كيف تكون أكثر صدقاً مع فريقك: شفافية المشروع
- أنشئ بيئة عمل رائعة عبر الإنترنت مع هذه تطبيقات Slack التي تعزز الإنتاجية.
- هل تتضمن خطة الموارد الخاصة بك موظفين مستقلين أو مساهمين بدوام جزئي؟ تعلّم كيف إدارة الموظفين بدوام جزئي بفعالية.
- ماذا لو كنت بحاجة إلى تعيين أشخاص إضافيين في فريقك؟ هذه هي طريقة ضم أعضاء جدد إلى فريق مشروعك.
5. تقبّل التغيير
إذا كنت تعمل وفق منهجية رشيقة لإدارة المشاريع، فأنت على الأرجح لا تخشى تغييرات المشروع. فالجرعة الصحية من المرونة هي جزء لا يتجزأ من العمل والتفاعل مع ملاحظات المستخدمين الواردة مثلاً هو ما يؤثر في النهاية على نجاح المشروع.
ومع ذلك، هناك تغييرات أخرى غير مرحب بها بالتأكيد: تخطيط سعة الموارد سيكون مثالاً جيداً هنا. فالناس يمرضون أو يغيرون وظائفهم أو يكسرون أرجلهم، إلخ. يجب أن تكون مستعدًا لتخصيص موارد جديدة لفريقك أو تغيير القدرة التي يشارك فيها أعضاء الفريق الحاليون.
التخطيط المرن للمشروع سيكون مفيدًا هنا أيضًا: إذا كنت تضع تقديرات سخية استنادًا إلى أسوأ/أفضل السيناريوهات، فربما يكون لديك مساحة كبيرة للمناورة عند حدوث التغيير.
6. قياس أداء فريقك
من المحتمل أن تحظى إدارة المشاريع القائمة على البيانات باهتمام كبير في مشاريع المستقبل القريب، وذلك لسبب بسيط وهو أنها تجعل مديري المشاريع أكثر فعالية فيما يقومون به. فالبيانات هي مصدر المعلومات والأنماط حول فريقك. كما أنها قد تؤكد أو تفضح حدسك. وأخيرًا، لا توجد حجة أفضل من هذه البيانات عند محاولة إثبات وجهة نظرك. إذا كنت قادرًا على دعم قراراتك بالبيانات، فستشعر براحة أكبر في تنفيذها.
من ناحية أخرى، فإن جمع البيانات دون معرفة ما الذي يجب قياسه وكيف، يعرضك لخطر الضياع في الضوضاء. بالنسبة للمبتدئين، قد ترغب في جمع البيانات التي تسمح لك بقياس أداء موارد مشروعك (راجع للشكر كل هذه التقارير يمكن إنشاؤها بسهولة باستخدام Teamdeck):
- مشروع القياس استخدام الموارد. يمكنك تتبع جانبين مختلفين من جوانب استخدام الفريق. أولاً، قارن إجمالي توافر مواردك مع الجدول الزمني للمشروع. سيوضح لك ذلك ما هو الاستخدام المخطط له لفريقك. يجب إجراء هذا الحساب في أقرب وقت ممكن، لأنه قد يساعدك في الكشف عن المجالات التي يجب تحسينها (على سبيل المثال، المهام التي تم تحويلها من موظف إلى آخر بسبب الإفراط المحتمل في الاستخدام).
بمجرد أن يعمل فريقك في المشروع ويسجلون وقتهم، يمكنك استخدام جداولهم الزمنية لحساب الاستخدام الفعلي للفريق. قارن الوقت الذي تم تتبعه مع الوقت المتاح لفريقك لمعرفة ما إذا كان عبء العمل مقسماً بالتساوي.
مع ارتفاع الأشرطة التي تشير إلى مستوى الاستخدام، يمكنك بسرعة تحديد الأشخاص الذين يمكن الاستفادة منهم بشكل أفضل.
- قارن التقديرات بالساعات الفعلية. سيظهر لك وضع ساعات العمل المقدرة بجانب الساعات الفعلية التي سجلها فريقك دقة خطة مشروعك. لا يجب أن تتوقع أن تتطابق التقديرات والساعات الفعلية بشكل مثالي؛ فالهدف من هذا التمرين ليس إثبات أن خططك الأولية كانت خاطئة. نحن مهتمون أكثر بمعرفة أين ومتى تحدث هذه التناقضات. ربما هناك جزء محدد من المشروع تم التقليل من تقديره بشكل كبير. يتيح لك قياس ذلك تحديد نقاط الضعف وتحسينها مبكرًا.
- تتبع ميزانية المشروع. يتم احتساب كل ساعة عمل يضعها فريقك في المشروع ضمن الميزانية، لذلك قد ترغب أيضًا في التحقق من الإنفاق الفعلي مقابل الميزانية التقديرية. هذه عملية حسابية مشابهة جدًا للعملية الحسابية السابقة (التقديرات مقابل الأرقام الفعلية). الفرق هنا هو أنك تحتاج إلى تعيين قيمة نقدية للساعات التي يقضيها فريقك في المشروع.
الفعالية تخطيط الموارد والإدارة تنطوي على فهم المشروع جيدًا ومراقبة التقدم المحرز بنشاط، ليس فقط من حيث إنجاز المهام، ولكن أيضًا في الحفاظ على عبء العمل الأمثل واستخدام الفريق. إنها عملية متعددة الأوجه، ولكن يمكنك اجتياز هذا التعقيد بنجاح باستخدام التكنولوجيا المناسبة.
تتمثل مهمة Teamdeck في جعل الإدارة الفعالة للموارد ممكنة - لجعلها أسهل بكثير للفرق من مختلف الأحجام. نحن فخورون للغاية بأن تطبيقنا يُستخدم لتكوين فرق عمل تعمل على مشاريع بناء طموحة، أو دفع حدود الإبداع أو تغيير العالم للأفضل حرفياً من خلال حملات غير ربحية مؤثرة.
إذا كنت ترغب في تبسيط تخصيص الموارد وتجنب تضارب المواعيد، قد يكون Teamdeck هو الأداة المناسبة لك - اشترك اليوم. سنكون أكثر من سعداء بالترحيب بك في قائمة عملائنا.
هل أنت متأكد من أنك لا تحتاج إلى استراتيجية أكثر فعالية لإدارة الموارد؟
وفر الوقت والمال مع المشروع برنامج تخطيط الموارد وزيادة فعالية عمليات إدارة الموارد
