إدارة القدرات هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استخدام لكفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة القدرات هو:
تحديد وإزالة أي اختناقات تعيق عملية التصنيع أو عملية تقديم الخدمة وإزالتها.
زيادة سرعة الإنتاج عن طريق تحسين الموارد في متناول اليد، والتخلص من الوقت غير المنتج، والقيود الأخرى التي قد تؤثر سلبًا على السعة.
تساعد إدارة السعة الشركات على التغلب على التحديات التي تنشأ عندما تحتاج إلى تلبية طلبات العملاء - سواء على المدى القصير أو المتوسط. كما أنها تساعد في إدارة عمليات سلسلة التوريد ووضع الخطط التنظيمية للمستقبل.
تحتاج المؤسسات إلى مراجعة مقدار الموارد المتاحة لديها للتأكد من وصولها إلى مخرجات الإنتاج خلال فترة معينة. يستخدم التصنيع والبيع بالتجزئة والخدمات وتكنولوجيا المعلومات إدارة السعة بشكل كبير.
باختصار، إليك باختصار الأهداف الرئيسية للإدارة السليمة للقدرات:
التعرف على متطلبات القدرة على الوفاء بأعباء العمل المتوقعة، الحالية والمستقبلية على حد سواء.
وضع خطة قوية لإدارة القدرات والحفاظ عليها.
ضمان تحقيق أهداف الأداء على النحو الواجب ضمن الإطار الزمني والميزانية المناسبين.
مراقبة السعة باستمرار للمساعدة في إدارة مستوى الخدمة.
الدعم في تحديد الحوادث وحلها.
دراسة تأثير التباين على السعة واتخاذ التدابير المناسبة لتحسين الأداء حيثما كان ذلك أكثر فعالية من حيث التكلفة.
تعد إدارة السعة جزءًا مهمًا في أي مؤسسة، ولكن لماذا؟ يشير تعريف إدارة السعة إلى الاستراتيجية التي تستخدمها الشركات لإدارة مخرجات الإنتاج استجابةً للطلب في السوق، وضمان الاستخدام الأمثل للموارد وتحديد الاختناقات وإزالتها لتحقيق أقصى قدر من الأرباح. فيما يلي بعض النقاط لمناقشة الأمر نفسه:
تقييم التكلفة: تساعد إدارة القدرات المؤسسات على تحسين قدرتها على تقييم التكاليف، لا سيما خلال مواسم النمو أو فترات الركود. فهي تساعدها في تحديد التحولات المفاجئة في الأسعار وتساعدها على التصرف حسب الحالة.
كفاءة الإنتاج: جدولة دورات الإنتاج في وقت مبكر وتحسين كفاءة الإنتاج.
تخفيض التكلفة: خفض تكاليف ممارسة الأعمال التجارية بشكل عام.
إدارة المخزون: يساعد في إدارة المخزون بشكل أفضل والتعامل مع المشكلات داخل سلسلة التوريد.
تخصيص الموارد: تخصيص الموارد البشرية والمادية بطريقة أفضل.
التحجيم: الأهم من ذلك، تساعد إدارة القدرات في توسيع نطاق الأعمال التجارية. فهي توفر تحليلاً عميقاً لكيفية العمل قبل توسيع نطاق الأعمال التجارية.
إليك ما قد تبدو عليه عملية إدارة السعة النموذجية. تضمن عملية إدارة السعة المناسبة إدخال البيانات بدقة، والإدارة الفعالة للسعة، والكفاءة والإنتاجية التنظيمية الشاملة. ومع ذلك، تختلف هذه العمليات من مؤسسة إلى أخرى.
تساعد التنبؤات وخطوط أنابيب الفرص على فهم نوع الطلب الذي قد ينشأ في المواسم القادمة. على سبيل المثال، الحاجة إلى توظيف المزيد من الأشخاص، أو الحاجة إلى المزيد من الآلات، أو حاجة الآلات السابقة إلى إصلاحات أو صيانة.
تتطور اتجاهات السوق ومتطلبات العملاء باستمرار. وهذا يساعد في إنشاء خط أنابيب للفرص. من المهم فهم ما إذا كانت هناك أي أحداث غير متوقعة أو عوامل موسمية تؤثر على جانب الطلب.
قبل زيادة الإنتاج فيما يتعلق بالخطة الموضوعة حديثًا، يجب على المنظمة تقييم ما إذا كانت سعة الموارد أو البنية التحتية الحالية قادرة على إدارة هذا الإنتاج. إذا لم تستطع، فقد يلزم شراء أو استئجار آلات أو أجهزة أو معدات جديدة.
بمجرد وضع الخطة المناسبة، يحين وقت تنفيذها وتطبيقها. إذا كانت الحاجة إلى إدخال المزيد من الأجهزة أو الآلات لزيادة الإنتاج، فيجب أن تكون الخطة هي شراء آلات/أجهزة جديدة وتركيبها وبدء العمل والوفاء بالمتطلبات الإضافية في الوقت المحدد.
وأخيرًا، إذا لم تقم بمراقبة ومراجعة الطاقة الإنتاجية بشكل مستمر، فقد تفوتك عوامل مهمة. علاوة على ذلك، تمامًا مثل أي عملية أخرى، هناك دائمًا مجال للتحسين.
غالبًا ما يكون هناك خلط بين إدارة السعة و تخطيط القدرات. في حين أنهما متشابهان في بعض الجوانب، إلا أنهما مختلفان تمامًا أيضًا. فإدارة السعة واسعة النطاق من حيث المصطلحات، في حين يمكن الإشارة إلى تخطيط السعة على أنه مجموعة فرعية من إدارة السعة. ومع ذلك، فإن الهدف النهائي لكليهما هو ضمان وجود القدر المناسب من السعة في الوقت المناسب لتلبية الطلبات.
وفقًا لمايك وايز، مؤلف مدونة Microsoft DataDriven، "أحد الاختلافات الكبيرة التي تميز تخطيط السعة عن إدارة السعة هو أن تخطيط السعة يتميز بجودة "التخلص من السعة". وهذا يعني أن تخطيط السعة هو شيء يتم إجراؤه مقدمًا. وهو عبارة عن تقدير وتقييم الاحتياجات، ولكن إدارة السعة هي دورة الحياة الكاملة للمراقبة، وجمع البيانات، وتحليل البيانات، وتحسين البنية التحتية، والعودة إلى المراقبة مرة أخرى."
يجب على المؤسسات الرقمية التي تخطط لوضع استراتيجية ناجحة لتخطيط القدرات وإدارتها أن تفكر في هذين المصطلحين ككيانين منفصلين.
قبل الغوص في إدارة السعة، من المهم أن تحدد أولوياتها وتمنحها اهتمامك الكامل. تتضمن إدارة السعة الفعالة المكونات التالية:
ارجع إلى المشاكل السابقة التي حدثت في إدارة السعة وابحث عن أي أنماط مماثلة. ربما كان هناك شهر معين أو موسم معين كانت فيه إدارة السعة صعبة؟
ضع في اعتبارك عدد الأشخاص الذين غادروا منذ آخر دورة لإدارة القدرات، وقم بتقييم كيفية تأثير ذلك على الفترة التي ستكون مليئة بالعمل. يجب عليك أيضًا تتبع الأشخاص الذين وظفتهم خارجيًا على أساس قصير الأجل.
تعد الإدارة الفعالة للموارد البشرية أمرًا بالغ الأهمية لتعيين المهام بناءً على نقاط قوة أعضاء الفريق، ومنع الإرهاق، والوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع، والاحتفاظ بالموظفين والعملاء.
دراسة وإدارة أي عوامل تشغيلية قد تؤثر على كيفية إدارة قدرة العمل. على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي تنفيذ برنامج مركز الاتصال السحابي إلى تعزيز كفاءة عمليات خدمة العملاء من خلال توفير ميزات مثل التوجيه التلقائي للمكالمات والتحليلات في الوقت الفعلي والتكامل مع قنوات الاتصال الأخرى.
يتيح ذلك للفرق التركيز على ما هو مهم والتركيز على المشاريع التي تنطوي على إمكانية أكبر لتحقيق عائد استثمار أكبر من خلال تنفيذ إدارة فعالة لقدرات الأعمال.
من الضروري معرفة الطلب الذي تم وضعه على الفرق. من العملاء الذين يشترون الخدمات إلى المشاريع الداخلية التي تطلق العنان لنمو الأعمال. تضمن المعرفة القوية بالطلب أن يظل العرض من الموارد عند مستويات كافية.
عندما يتعلق الأمر بالعمل، هناك دائماً متغيرات متعددة في العمل. من الضروري فهم ماهية هذه المتغيرات - وكيف يمكن أن تؤثر على السعة. يضمن القيام بذلك أن يكون الحل لمثل هذه السيناريوهات هو الأكثر كفاءة.
كما نعلم أن تخطيط السعة يعتمد في الغالب على التقديرات والتنبؤات. لسوء الحظ، لا تكون التوقعات دقيقة دائمًا. ولهذا السبب يحتاج تخطيط إدارة السعة إلى تعديلات متكررة.
إدارة السعة مفهوم واسع النطاق ويتكون من مصطلحات متنوعة قد تكون أو لا تكون على دراية بها. سنقوم بتعريف المكون، والقدرات، وتقرير القدرات، ونظام معلومات إدارة القدرات، والأداء، ومديري القدرات، وخطة القدرات.
وفقًا لمعهد CIPS "المكوّن هو هيكل أساسي لخدمة معينة، وهو جزء أساسي من الخدمة." على سبيل المثال، قاعدة البيانات هي "مكون" الخادم. المكوّنات جوهرية، لذا يجب شراؤها وبناؤها وصيانتها ومراقبتها.
إن تعريف السعة وفقًا لمعهد CIPS هو أنها "تمثل الموارد المتاحة التي يمكن الاستفادة منها لتلبية مستوى معين من الطلب." ولتوضيح ذلك بمثال، في المطعم، السعة هي عدد الموظفين المتاحين، وعدد الطاولات والكراسي المتاحة، والإطار الزمني الذي يفتح فيه المطعم أبوابه.
في الأساس، تحديد سيناريوهات للطلبات المتوقعة. على سبيل المثال، الموارد المطلوبة في إطار زمني معين. تساعد خطط السعة الشركات على تقديم الخدمة المناسبة للعملاء.
مستند يتضمن بيانات تتعلق بالخدمة المقدمة والموارد المستخدمة وأداء الفريق بشكل عام. تساعد تقارير القدرات المديرين على اتخاذ القرارات الصحيحة.
مستودع افتراضي لجمع وتخزين البيانات المتعلقة بالسعة.
في إدارة السعة، تعد إدارة الأداء مقياساً يعكس مدى سرعة استجابة النظام للطلبات.
تعد إدارة السعة مهمة أساسية داخل مساحة العمل. الإدارة الفعالة للقدرات أمر بالغ الأهمية لتلبية الطلب مع تحسين الموارد وإدارة المشاريع. ولكنها ليست مهمة سهلة. وفقًا لـ Forbes، فيما يلي التحديات الشائعة التي تواجهها أثناء عملية إدارة السعة. دعونا نستكشفها بالتفصيل.
على أساس يومي، يحتاج مخططو القدرات إلى معالجة حمولة شاحنة من المعلومات التي يجب إضافتها إلى جداول بيانات المشروعيدويًا في الغالب. ولإجراء عملية إدارة سلسة للقدرات، يجب أن تكون البيانات المضافة دقيقة ومذكورة بتنسيق مناسب.
يشبه تحدي التعقيد إلى حد كبير تحدي البيانات. نظرًا لأن تخطيط السعة ينطوي على تعامل المديرين مع عدد لا يحصى من العمليات الحسابية والصيغ المعقدة، فلا بد أن تحدث أخطاء. على سبيل المثال، إضافة بيانات غير دقيقة إلى جدول البيانات. لسوء الحظ، يمكن لمثل هذه الحوادث أن تعيق العملية برمتها.
التواصل هو حجر الزاوية في أي شركة ناجحة. يمكن أن يؤدي عدم التواصل، أو الأسوأ من ذلك، التواصل غير الكافي إلى بحر من المشاكل. من أجل الابتعاد عن مثل هذه السيناريوهات، من الضروري أن يتبادل جميع الموظفين الذين يشكلون جزءًا من عملية إدارة القدرات المعلومات بشكل منتظم.
توصل المديرون في جميع أنحاء العالم إلى بعض استراتيجيات إدارة السعة لتحقيق نتائج أفضل. ألقِ نظرة على استراتيجيات إدارة السعة المستخدمة على نطاق واسع:
في هذه الاستراتيجية المتحفظة والتفاعلية، يقوم المدير أولاً بفهم السعة الإنتاجية ثم ينتظر حتى تحدث زيادة مناسبة وثابتة في الطلب. بعد ذلك، يقوم المدير بزيادة الإنتاج عند مستوى محدد يكفي لتلبية احتياجات السوق في تلك اللحظة.
في حين أن استراتيجية التأخر أكثر دقة ومحفوفة بمخاطر أقل، فإن استراتيجية الريادة هي عكسها تقريبًا. في هذه الحالة، تزيد الشركة من الطاقة الإنتاجية حتى قبل حدوث طفرة في الطلب.
تعتمد الاستراتيجية الديناميكية على التوقعات وتعتمد بشكل أساسي على اتجاهات السوق الحالية. هنا، يأخذ المدير بيانات المبيعات والاتجاهات الحالية ويحللها معًا لإجراء تعديلات في الإنتاج.
استراتيجية الملاءمة هي مزيج من استراتيجيات الصدارة والتأخر. هنا، تزيد الشركة من طاقتها الإنتاجية بعد دراسة الطلب الحالي في السوق. وعندما يتضح أنه سيكون هناك ارتفاع في الطلب، تقوم الشركة بزيادة الإنتاج بشكل تدريجي.
يتم استخدام إدارة القدرات من قبل شركات البرمجيات وفرق العمليات المالية, الوكالات الإبداعيةوفرق المنتجات على حد سواء لزيادة إنتاجها إلى أقصى حد وتلبية الطلب بكفاءة. لنأخذ مثالاً على شركة تصنيع أجهزة التلفاز. هناك أمران متوفران لدى الشركة المصنعة للتلفاز:
فهم بحاجة إلى ضمان قدرتهم على تلبية طلبات المستهلكين على مدار السنة بالموارد المتاحة.
توقعت الشركة مؤخرًا أن الطلب على أجهزة التلفاز قد يرتفع بسبب بدء كأس العالم بعد 8 أشهر.
نظرًا لأنه سيكون هناك زيادة في الطلب، يحتاج مديرو الشركة إلى فهم العدد التقريبي لأجهزة التلفاز التي يجب بيعها لتلبية الطلب المتزايد. قد يعكس مثل هذا التحليل أنهم سيحتاجون إلى المزيد من الموارد والقوى العاملة للتعامل مع الطلب المتزايد، ولكن من المتوقع أيضًا أن ينخفض الطلب بمجرد انتهاء كأس العالم.
لذا، قد ترغب الشركة هنا بدلاً من ذلك في استئجار الآلات أو العمل مع مقاولين مختلفين لتلك الفترة الزمنية، بدلاً من شراء آلات جديدة أو توظيف أشخاص جدد. وبمجرد توفر عقد الإيجار والقوى العاملة، يمكن بدء الإنتاج. ومع ذلك، سيتعين على الشركة البدء في ذلك قبل شهرين أو ثلاثة أشهر على الأقل من بدء كأس العالم. وهذا سيضمن وصول أجهزة التلفاز إلى قنوات البيع بالتجزئة وتوافرها في الوقت الذي يزداد فيه الطلب عليها.
يمكن لوكالة إبداعية تقديم 700 تصميم في الأسبوع.
يمكن للمخبز خبز 80 فطيرة في اليوم الواحد.
يمكن لخط شركة سيارات تجميع 200 سيارة شهرياً.
إدارة السعة أكثر من مجرد عملية استراتيجية - إنها ممارسة حيوية تضمن قدرة الشركات على تلبية الطلبات بكفاءة واستدامة. من خلال إدارة السعة بفعالية، يمكن للمؤسسات تحسين مواردها على النحو الأمثلوخفض التكاليف، والحفاظ على مستويات خدمة عالية حتى خلال فترات تذبذب الطلب. وهي تتضمن دورة مستمرة من التخطيط والمراقبة والتكيف مع التغيرات الداخلية والخارجية على حد سواء. مع سعي الشركات إلى التوسع والاستجابة لديناميكيات السوق، فإن وجود استراتيجية قوية لإدارة السعة سيكون له دور أساسي في تحقيق التميز التشغيلي والحفاظ على النمو المستدام. سيؤدي تبني أفضل الممارسات والاستفادة من الاستراتيجيات المصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات المحددة إلى تمكين المؤسسات من التغلب على التحديات واغتنام الفرص، وبالتالي تعزيز الأداء العام والقدرة التنافسية.
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إذا كنت لا تستخدم برنامجًا ممتازًا لجدولة الموارد، فمن الأفضل أن تلقي نظرة على تقنيات الجدولة. تساعد تقنيات الجدولة على مواءمة الجدول الزمني للمشروع ونطاقه ومواردك. يجب أن يتناسب الجدول الزمني مع إطار زمني محدد و...