إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة القدرات هو:
- تحديد وإزالة أي اختناقات تعيق عملية التصنيع أو عملية تقديم الخدمة وإزالتها.
- زيادة سرعة الإنتاج من خلال تحسين الموارد المتاحة، والتخلص من الوقت غير المنتج، والقيود الأخرى التي قد تؤثر سلبًا على السعة.
تساعد إدارة السعة الشركات على التغلب على التحديات التي تنشأ عندما تحتاج إلى تلبية طلبات العملاء - سواء على المدى القصير أو المتوسط. كما أنها تساعد في إدارة عمليات سلسلة التوريد، ووضع الخطط التنظيمية للمستقبل.
تحتاج المؤسسات إلى مراجعة مقدار الموارد المتاحة لديها للتأكد من وصولها إلى مخرجات الإنتاج خلال فترة معينة. يستخدم التصنيع والبيع بالتجزئة والخدمات وتكنولوجيا المعلومات إدارة السعة بشكل كبير.
باختصار، إليك باختصار الأهداف الرئيسية لإدارة القدرات:
- التعرف على متطلبات القدرة على الوفاء بالمتطلبات المتوقعة أعباء العملالحالية والمستقبلية
- وضع خطة قوية لإدارة القدرات والحفاظ عليها
- تأكد من تحقيق أهداف الأداء على النحو الواجب ضمن الإطار الزمني والميزانية المناسبين
- مراقبة السعة باستمرار للمساعدة في إدارة مستوى الخدمة
- الدعم في تحديد الحوادث وحلها
- دراسة تأثير التباين على السعة واتخاذ التدابير المناسبة لـ أداء أفضل حيث يكون أكثر فعالية من حيث التكلفة
ما أهمية إدارة القدرات؟
تعد إدارة القدرات جزءًا مهمًا في أي مؤسسة، ولكن لماذا؟ فيما يلي بعض النقاط لمناقشتها;
- تساعد إدارة السعة المؤسسات على تحسين قدرتها على تقييم التكاليف، لا سيما خلال مواسم النمو أو فترات الركود. فهو يساعد في تحديد التحولات المفاجئة في الأسعار ويساعدهم على التصرف وفقًا للموقف.
- جدولة دورات الإنتاج في وقت مبكر وتحسين كفاءة الإنتاج.
- خفض تكاليف ممارسة الأعمال التجارية بشكل عام.
- يساعد في إدارة المخزون أفضل والتعامل مع المشكلات داخل سلسلة التوريد.
- تخصيص الموارد البشرية والمادية بطريقة أفضل.
- والأهم من ذلك، تساعد إدارة القدرات في توسيع نطاق الأعمال. فهي توفر تحليلاً عميقاً لكيفية العمل قبل توسيع نطاق الأعمال.
عملية إدارة القدرات
إليك ما قد تبدو عليه عملية إدارة السعة النموذجية. ومع ذلك، تختلف هذه العمليات من مؤسسة إلى أخرى.
- تحديد الخطط المستقبلية وتفصيلها. تساعد التنبؤات وخطوط أنابيب الفرص على فهم نوع الطلب الذي سينشأ في المواسم القادمة. على سبيل المثال، هناك حاجة إلى توظيف المزيد من الأشخاص، أو الحاجة إلى المزيد من الآلات، أو أن الآلات السابقة تحتاج إلى إصلاحات أو صيانة.
- فهم متطلبات العملاء وتحليل الفرص المتاحة لهم. تتطور اتجاهات السوق ومتطلبات العملاء باستمرار. وهذا يساعد في إنشاء خط أنابيب للفرص. من المهم فهم ما إذا كانت هناك أي أحداث غير متوقعة أو عوامل موسمية تؤثر على جانب الطلب.
- تقييم عميق لمخرجات الموارد الحالية. قبل أن تكون هناك زيادة في الإنتاج فيما يتعلق بالخطة الموضوعة حديثًا، يجب على المنظمة تقييم ما إذا كانت الموارد أو البنية التحتية الحالية قادرة على إدارة هذا الإنتاج. إذا لم تستطع، فقد تضطر إلى شراء أو استئجار آلات أو أجهزة أو معدات جديدة. وثانيًا، لتشغيل هذه الآلات أو العمل على الأجهزة، ستكون هناك حاجة إلى المزيد من القوى العاملة أيضًا. وفي الوقت نفسه، لا يمكن تفويت مراقبة الجودة. في النهاية، يجب أن يكون الناتج بأفضل جودة.
- تنفيذ الموارد و تخطيط القدرات وفقًا للقرار بمجرد وضع الخطة المناسبة، يحين وقت تنفيذها وتطبيقها. إذا كانت الحاجة إلى إدخال المزيد من الأجهزة أو الآلات لزيادة الإنتاج، فيجب أن تكون الخطة هي شراء آلات/أجهزة جديدة وتركيبها وبدء العمل والوفاء بالمتطلبات الإضافية في الوقت المحدد.
- فحص الطاقة الإنتاجية على أساس ثابت. وأخيرًا، إذا لم تقم بمراقبة ومراجعة الطاقة الإنتاجية بشكل مستمر، فقد تفوتك عوامل مهمة. علاوة على ذلك، تمامًا مثل أي عملية أخرى, هناك دائماً مجال للتحسين.
إدارة القدرات مقابل تخطيط القدرات مقابل تخطيط القدرات
في كثير من الأحيان، يكون هناك خلط بين إدارة القدرات وتخطيط القدرات. في حين أنهما متشابهان في بعض الجوانب، إلا أنهما مختلفان تمامًا أيضًا. أولاً، إدارة السعة واسعة النطاق من حيث المصطلحات، في حين يمكن الإشارة إلى تخطيط السعة على أنه مجموعة فرعية من إدارة السعة. ومع ذلك، فإن الهدف النهائي لكليهما هو ضمان وجود القدر المناسب من السعة في الوقت المناسب لتلبية الطلبات.
وفقًا لمايك وايز، مؤلف كتاب مدونة Microsoft DataDriven"أحد الاختلافات الكبيرة التي تميز تخطيط السعة عن إدارة السعة هو أن تخطيط السعة يتميز بجودة "التخلص من السعة". وهذا يعني أن تخطيط القدرات هو شيء يتم إجراؤه مقدمًا. فهو عبارة عن تقدير وتقييم الاحتياجات، ولكن إدارة السعة هي دورة الحياة الكاملة للمراقبة، وجمع البيانات، وتحليل البيانات، وتحسين البنية التحتية، والعودة إلى المراقبة مرة أخرى."
يجب على المؤسسات الرقمية التي تخطط لوضع استراتيجية ناجحة لتخطيط القدرات وإدارتها أن تفكر في هذين المصطلحين ككيانين منفصلين.
وختامًا، فإن إدارة القدرات هي دورة مستمرة تهدف إلى تحسين الأداء. على العكس من ذلك، فإن تخطيط القدرات هو نشاط يتم إجراؤه في البداية.
أفضل الممارسات لتحسين إدارة القدرات
قبل الغوص في إدارة السعة، من المهم قبل الغوص في إدارة السعة، من المهم تحديد أولوياتها وإعطائها اهتمامك غير المنقوص. تتضمن إدارة السعة الفعالة المكونات التالية:
- البيانات التاريخية. ارجع إلى المشاكل السابقة التي حدثت في إدارة السعة وابحث عن أي أنماط مماثلة. ربما كان هناك شهر معين أو موسم معين كانت فيه إدارة السعة صعبة؟
- عوامل الموارد. ضع في اعتبارك عدد الأشخاص الذين غادروا منذ آخر دورة لإدارة القدرات، وقم بتقييم كيفية تأثير ذلك على الفترة التي ستكون مليئة بالعمل. يجب عليك أيضًا تتبع الأشخاص الذين وظفتهم خارجيًا على أساس قصير الأجل. وبهذه الطريقة، يمكنك الاحتفاظ بملاحظة ساعات العمل والتكاليف المترتبة على ذلك وتوافرهم.
- العوامل التشغيلية. فحص وإدارة أي عوامل تشغيلية قد تؤثر على كيفية إدارة قدرة العمل وإدارتها. على سبيل المثال، تنفيذ برنامج مركز الاتصال السحابي تعزيز كفاءة عمليات خدمة العملاء من خلال توفير ميزات مثل التوجيه التلقائي للمكالمات، والتحليلات في الوقت الفعلي، والتكامل مع قنوات الاتصال الأخرى.
فيما يلي بعض أفضل الممارسات لتحقيق الاستفادة القصوى من إدارة القدرات
- تخصيص السعة حسب أولويات العمل. يتيح ذلك للفرق التركيز على ما هو مهم، والتركيز على المشاريع التي تنطوي على إمكانية أكبر للعائد على الاستثمار.
- راقب الطلب الفعلي على الأعمال التجارية. من الضروري معرفة الطلب الذي تم وضعه على الفرق. من العملاء الذين يشترون الخدمات، إلى المشاريع الداخلية التي تطلق العنان لنمو الأعمال. تضمن المعرفة القوية بالطلب أن يظل العرض من الموارد عند مستويات كافية. إذا احتاجت الشركات إلى زيادة عدد موظفيها للتعامل مع أي أعباء عمل إضافية، فقد يكون من المنطقي الاتصال بـ خدمة المساعد الافتراضي للمساعدة في تحمل العبء
- وضع استراتيجية للمواقف المختلفة. عندما يتعلق الأمر بالعمل، هناك دائمًا متغيرات متعددة في العمل. من الضروري فهم ماهية هذه المتغيرات - وكيف يمكن أن تؤثر على السعة. يضمن القيام بذلك أن يكون الحل لمثل هذه السيناريوهات هو الأكثر كفاءة. على سبيل المثال، فهم المخاطر المتعلقة بالموارد، والتخطيط للحالات التي يكون فيها نقص في الموارد.
- انتبه للمشتتات. في مجال تكنولوجيا المعلومات على وجه الخصوص، تعتبر المشتتات أمرًا شائعًا. يمكن أن يسلب الموارد اللازمة من العمل ذي الأولوية. على سبيل المثال، يقوم أحد الموظفين بالتواصل مباشرةً مع أحد المطورين ويطلب منه تولي مهمة ترميز، والتي يجب أن يقوم بها الموظف فقط. مثل هذه السيناريوهات الصغيرة ولكن المهمة يمكن أن تلتهم الوقت اللازم للتركيز على العمل الأكثر أهمية.
- خطة الانحرافات. كما نعلم أن تخطيط السعة يعتمد في الغالب على التقديرات والتنبؤات. وللأسف، لا تكون التوقعات دقيقة دائمًا. ولهذا السبب يحتاج تخطيط إدارة السعة إلى تعديلات متكررة. من ناحية أخرى، يمكن أن تكون هناك تغييرات داخل المؤسسة أيضًا. على سبيل المثال، قد يحدث يجب إعطاء الأولوية للمشروع العاجل فجأة، وتتراجع المشاريع الأخرى إلى الخلف.
إدارة القدرات هي دائمًا عملية مستمرة. بمجرد وضع الخطة، من المناسب تحديثها بانتظام أيضًا. من الضروري إجراء تخطيط إدارة السعة على أساس سنوي للبقاء على اطلاع على جميع العوامل الداخلية والخارجية المهمة التي تؤثر على السعة.
المصطلحات الرئيسية المتعلقة بإدارة القدرات
إدارة السعة مفهوم واسع النطاق ويتكون من مصطلحات متنوعة قد تكون على دراية بها أو لا تكون على دراية بها. سنقوم بتعريف المكون، والقدرة، وتقرير القدرة، ونظام معلومات إدارة القدرات، والأداء، ومديري القدرات، وخطة القدرات.
المكوّن. وفقًا ل معهد CIPS "المكون هو بنية أساسية لخدمة معينة، وهو جزء أساسي من الخدمة." على سبيل المثال، قاعدة البيانات هي "مكون" الخادم. المكونات جوهرية، لذا يجب شراؤها وبناؤها وصيانتها ومراقبتها.
السعة. تعريف السعة وفقًا لـ معهد CIPS هو أنه "يمثل الموارد المتاحة التي يمكن الاستفادة منها لتلبية مستوى معين من الطلب." ولتوضيح ذلك بمثال، في أحد المطاعم، فإن السعة هي
- عدد الموظفين المتاحين
- عدد الطاولات والكراسي المتوفرة
- الإطار الزمني لفتح المطعم
خطة السعة. في الأساس، تحديد سيناريوهات للطلبات المتوقعة. على سبيل المثال، الموارد المطلوبة في إطار زمني معين. تساعد خطط السعة الشركات على تقديم الخدمة المناسبة للعملاء.
تقرير القدرات. وثيقة تتضمن البيانات المتعلقة بالخدمة المقدمة، والموارد التي تم نشرها، و أداء الفريق. تساعد تقارير القدرات المنتقمين على اتخاذ القرارات الصحيحة.
نظام معلومات إدارة القدرات (CMIS). مستودع افتراضي لجمع وتخزين البيانات المتعلقة بالسعة.
الأداء. إدارة السعة، وهو مقياس يعكس مدى سرعة استجابة النظام للطلبات.
التحديات التي تواجهها أثناء إدارة القدرات
تعد إدارة السعة مهمة أساسية داخل مساحة العمل. ولكنها ليست مهمة سهلة. وفقًا لـ فوربسفيما يلي التحديات الشائعة التي تواجهها أثناء عملية إدارة القدرات. دعونا نستكشفها بالتفصيل.
تحدي البيانات. على أساس يومي، يحتاج مخططو القدرات إلى معالجة حمولة شاحنة من المعلومات التي يجب إضافتها إلى جداول بيانات المشروعيدويًا في الغالب. ولإجراء عملية إدارة سلسة للقدرات، يجب أن تكون البيانات المضافة دقيقة ومذكورة بتنسيق مناسب. على سبيل المثال، نفس وحدات القياس. بمجرد إضافة البيانات، فإنها تحتاج إلى دمج تفاصيل حول الطلب والعرض. وبعد ذلك يستخدمون الصيغ للتأكد من المعلومات حول السعة المتاحة.
تحدي التعقيد. يشبه تحدي التعقيد إلى حد كبير تحدي البيانات. نظرًا لأن تخطيط السعة ينطوي على عمل المديرين مع عدد لا يحصى من العمليات الحسابية والصيغ المعقدة، فلا بد أن تحدث أخطاء. على سبيل المثال، إضافة بيانات غير دقيقة إلى جدول البيانات. لسوء الحظ، يمكن لمثل هذه الحوادث أن تعيق العملية برمتها. علاوة على ذلك، يمكن أن تزداد الأمور سوءًا لأن إدارة السعة تتضمن عمومًا مستويات أو طبقات مختلفة. ويتطلب إنجازها جميعًا وقتًا وموارد وبيانات. باختصار، يزيد عدد الموظفين المشاركين في عملية التخطيط من فرصة حدوث أخطاء. لذلك، يجب أن تكون هناك عمليات مناسبة لتجنب ذلك.
تحديات التواصل: التواصل هو حجر الزاوية في أي شركة ناجحة. يمكن أن يؤدي عدم التواصل أو الأسوأ من ذلك التواصل غير الكافي إلى بحر من المشاكل. من أجل الابتعاد عن مثل هذه السيناريوهات، من الضروري أن يتبادل جميع الموظفين الذين يشكلون جزءًا من عملية إدارة السعة المعلومات بشكل منتظم. يضمن التواصل الواضح والشفاف سير عملية إدارة السعة بسلاسة. و أدوات التواصل التجاري سيجعل العملية أسرع وأبسط.
والآن بعد أن ناقشنا التحديات المتكررة أثناء عملية إدارة السعة، حان الوقت لمعرفة الاستراتيجيات الأكثر فعالية للتغلب على المشكلات.
استراتيجيات إدارة القدرات
لقد توصل المديرون في جميع أنحاء العالم إلى بعض استراتيجيات إدارة السعة لتحقيق نتائج أفضل، من أجل تنمية القدرة الإنتاجية للأعمال. ألقِ نظرة على استراتيجيات إدارة السعة المستخدمة على نطاق واسع:
- استراتيجية التأخر: في هذه الاستراتيجية المتحفظة والتفاعلية - يقوم المدير أولاً بفهم السعة الإنتاجية ثم ينتظر حتى تحدث زيادة مناسبة وثابتة في الطلب. بعد ذلك، يقوم المدير بزيادة الإنتاج عند مستوى محدد يكفي لتلبية احتياجات السوق في تلك اللحظة. ومع ذلك، تأتي هذه الاستراتيجية مصحوبة بخدعة. فقد يفوت على الشركة فرصة بيع المزيد في حالة ارتفاع الطلب بشكل غير متوقع لأن زيادة الإنتاج تستغرق وقتًا أيضًا. ثانيًا، قد يؤدي نقص المخزون إلى استنزاف العملاء. يُرجى ملاحظة أن هذه الاستراتيجية يستخدمها المديرون عندما تكون هناك حاجة إلى سعة إضافية بعد أن تكون الشركة تعمل بالفعل بكامل طاقتها أو أكثر.
- استراتيجية القيادة: في حين أن استراتيجية التباطؤ أكثر دقة ومحفوفة بمخاطر أقل، فإن استراتيجية الصدارة هي عكسها تقريبًا. أي أنها أكثر خطورة وعدوانية بطبيعتها. في هذه الحالة، تزيد الشركة من الطاقة الإنتاجية حتى قبل حدوث طفرة في الطلب. يتم تحقيق استراتيجية كهذه بافتراض بسيط مفاده أنه في حالة ارتفاع الطلب في المستقبل، فإن الإنتاج الإضافي سيكفي. من الواضح أن هذه ليست استراتيجية قابلة للتطبيق بالنسبة للشركات الصغيرة. بالإضافة إلى ذلك، هناك بعض السلبيات لهذا النهج أيضًا: زيادة تكلفة تخزين المخزون وهدر المخزون.
- الاستراتيجية الديناميكية: تعتمد الاستراتيجية الديناميكية على التوقعات، وتركز أو تعتمد بشكل أساسي على اتجاهات السوق الحالية. هنا، يأخذ المدير بيانات المبيعات والاتجاهات الحالية ويحللها معًا لإجراء تعديلات في الإنتاج. ربما تكون الاستراتيجية الديناميكية هي الاستراتيجية الأكثر أمانًا على الأرجح لأن المديرين يستفيدون من البيانات بدقة جيدة مما يساعد في تحديد أهدافهم المتعلقة بالقدرة الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، فهي تقلل من مخاطر ندرة أو فقدان المخزون.
- استراتيجية المباراة: استراتيجية الملاءمة هي مزيج من استراتيجيات الصدارة والتأخر. هنا، تزيد الشركة من قدرتها بعد دراسة متطلبات السوق الحالية. ومع ذلك، تكون الإضافات صغيرة. وعندما يتضح أنه سيكون هناك ارتفاع في الطلب، ترتفع الشركة في عملية الإنتاج بشكل كبير. ومع ذلك، فإن الزيادة مرة أخرى ليست ضخمة، فهي لا تزال صغيرة. لذلك، عندما يرتفع الطلب، يمكن للشركة العمل على زيادة المبيعات.
أمثلة على إدارة القدرات
تُستخدم إدارة السعة من قبل شركات البرمجيات وفرق العمليات المالية والوكالات الإبداعية وفرق المنتجات على حد سواء. في هذا نأخذ مثالاً على شركة تصنيع أجهزة التلفاز. هناك أمران بالنسبة لمصنع أجهزة التلفاز:
- فهم بحاجة إلى ضمان قدرتهم على تلبية طلبات المستهلكين على مدار السنة بالموارد المتاحة.
- توقعت الشركة مؤخرًا أن الطلب على أجهزة التلفاز قد يرتفع بسبب بدء كأس العالم بعد 8 أشهر. وعلاوة على ذلك، أدركت الشركة أيضاً أن أجهزة التلفاز عالية الدقة ستكون الأكثر طلباً.
نظرًا لأنه سيكون هناك زيادة في الطلب، يحتاج مديرو الشركة إلى فهم العدد التقريبي لأجهزة التلفزيون التي يجب بيعها لتلبية الطلب المتزايد. لذا، فإن الخطوة التالية تلقائيًا هي فحص ما إذا كانت السعة الموجودة في الوقت الحالي كافية لتلبية الطلبات الإضافية. قد يعكس مثل هذا التحليل أنهم سيحتاجون إلى المزيد من الموارد والقوى العاملة للتعامل مع الطلب المتزايد، ولكنه أيضًا المتوقعة أن الطلب قد ينخفض بمجرد انتهاء كأس العالم. لذا، قد ترغب الشركة هنا في استئجار الآلات] أو العمل مع مقاولين مختلفين لتلك الفترة الزمنية، بدلاً من شراء آلات جديدة أو توظيف أشخاص جدد.
بمجرد أن يتم عقد الإيجار والقوى العاملة، يمكن أن يبدأ الإنتاج. ومع ذلك، سيتعين على الشركة البدء في ذلك قبل شهرين إلى ثلاثة أشهر على الأقل من بدء كأس العالم. وهذا سيضمن وصول أجهزة التلفاز إلى قنوات البيع بالتجزئة وتوفرها في الوقت الذي يزداد فيه الطلب عليها.
بضعة أمثلة أخرى
- يمكن لوكالة إبداعية تقديم 700 تصميم في الأسبوع.
- يمكن للمخبز خبز 80 فطيرة في اليوم الواحد
- يمكن لخط شركة سيارات تجميع 200 سيارة شهرياً.
