1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. استراتيجيات إدارة الوقت و أدوات إدارة وقت المشروع مساعدتك في التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال عملك كمدير مشروع، قد يتم تكليفك بعدد مختلف من المهام في كل مرة.
تتبع الوقت - لماذا هو مهم؟
تحتاج إلى تخطيط وإدارة وتتبع عمل فريقك أيضًا. الاجتماعات والتقديرات والتخطيط التواصل مع العملاء وفريقك، وتقديم التقارير إلى الإدارة. من الناحية المثالية، تريد إنجاز كل ذلك خلال يوم عملك من الساعة 9-5. يبدو ذلك أمراً مستحيلاً، لكن برنامج تتبع الوقت يمكن أن يكون مفيداً في ذلك.
تحتوي هذه المقالة على:
-
استراتيجيات الإدارة الفعالة لوقت المشروع
-
تأثير رئيس الولايات المتحدة على عمليات إدارة وقت المشروع
-
دور وتأثير أدوات إدارة الوقت المناسبة لإتمام المهام وتأثيرها في إنجاز المهام
-
تأثير برنامج إدارة الموارد تتبُّع الوقت
82% من الأفراد ليس لديهم إطار عمل لاستخدام الوقت. إنهم يستخدمون ببساطة قائمة أو صندوق البريد الإلكتروني الخاص بهم أو لا شيء بأي شكل من الأشكال. (أبحاث أكاديمية التنمية، 2021)
إن أصعب المتخصصين ليسوا عمومًا أفضل مديري الوقت بشكل عام، ولكن هذا لا يعني بالمثل أنه يجب عليك أن تتقيد بالوقت. يتضمن اتباع منهجيات استخدام الوقت القابلة للتطبيق دمج الاستراتيجيات في جدولك اليومي والأسبوعي والشهري الذي يطور ساعات اليوم المتاحة.
برنامج تتبع الوقت - لماذا يستحق العناء؟
إذن كيف يمكن استخدام الوقت بفعالية في تطوير التنفيذ؟ الهدف الرئيسي هو أن تتحكم بشكل متعمد في كيفية استثمار طاقتك في المهام والتمارين المهمة، سواء في العمل أو في حياتك اليومية.
مع ضعف التخطيط وأدوات إدارة الوقت، قد يكون من الصعب أن تلائم كل شيء في المواعيد النهائية الضيقة. لهذا السبب قمت بتجميع هذه القائمة من استراتيجيات إدارة الوقت الذكية، حتى تتمكن من تخطيط عملك بشكل أفضل ويكون لديك في النهاية الوقت الكافي لكل ما يحتاج إلى اهتمامك.
الإحصائيات الرئيسية لإدارة وقت المشروع
قبل أن نتعرف على ما تشير إليه إدارة وقت المشروع وما يمكن أن نقوله عن استراتيجيات إدارة الوقت (أو تخطيط إدارة الوقت - إذا صح التعبير)، دعنا نلقي نظرة على العقبات وبعض الأسباب التي تجعل خطة إدارة المشروع الشاملة وإغلاقه في بعض الأحيان تستغرق جهدًا أكبر بكثير مما هو مفترض. بعض المعلومات حول تتبع الوقت وأدوات إدارة الوقت التي ستفتح عينيك وتساعدك في فهم أهمية تخطيط إدارة الوقت.
1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت.
(وفقًا لأبحاث أكاديمية التنمية)
يقضي الموظفون 44 دقيقة على وسائل التواصل الاجتماعي يومياً.
(وفقًا لموقع Techjury، 2022)
يتتبع 17% فقط من الأشخاص وقتهم.
تقضي الشركات، في المتوسط، ما يصل إلى 16 يومًا في السنة في البحث عن المستندات الورقية.
(المصدر: DocuSign)
ما لا يقل عن 23 ساعة أسبوعياً يقضيها كبار المديرين في الاجتماعات.
(المصدر: DocuSign)
46% من الإجهاد المبلغ عنه بين الموظفين في الولايات المتحدة ناتج عن عبء العمل المرهق.
تتبع الوقت - معلومات مهمة
هذه النتائج وخلاصة البحث هي مصدر إلهام للمديرين الذين يعاملون إدارة الوقت وإدارة المشاريع على قدم المساواة. وبالنسبة للمديرين الذين لديهم قناعة تامة بدور الجانب الزمني في أي نشاط من أنشطة المشاريع ويرغبون في تجنب أي عوائق في الجدول الزمني.
في النهاية، دعونا نلقي نظرة على أكثر العقبات شيوعًا في إدارة الوقت وتتبع الوقت التي لم يتم ذكرها أعلاه: الكمال، والتسويف، وسوء تحديد الأولويات، وقلة الوقت، وتعدد المهام، والإفراط في الحجز، وعدم أخذ قسط كافٍ من الراحة، ونسيان التفويض، ونقص التنظيم، وانخفاض الحافز، والمشتتات، والتخطيط الجامد.
ما هي إدارة وقت المشروع؟ هل يستحق استخدام أدوات إدارة الوقت وتتبع الوقت؟
بين إدارة المشروع وإدارة الوقت
إن العلاقة بين الوقت وتطوير المشروع أو إدارة الوقت وإدارة المشروع باستخدام أدوات إدارة الوقت واضحة جدًا لدرجة أن الكثيرين لا يحتاجون إلى أي تفسير. ولكن بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى الاقتناع بذلك، فإن هذا الفصل يجب أن يزيل الشكوك. لذا، دعونا نبدأ ببعض الحقائق. ما هو المشروع؟
يمكن أن يُفهم من المشروع كل ما يصنعه الإنسان تقريبًا. مكان للاختباء أو النوم، مصيدة فئران، منزل، مهمة تغيير مكان العمل. ولكن، نظرًا لأننا في بيئة الأعمال، يصبح الأمر أكثر تعقيدًا عندما نأخذ في الاعتبار بعض الأشياء الحاسمة للغاية التي ستقرأها في الفقرات القادمة.
تعريف إدارة المشاريع
دعونا نلقي نظرة فاحصة على تعريف إدارة المشروع الذي قدمته جمعية إدارة المشاريع ونقدم بعض التعليقات.
إدارة المشروع، والمعروفة أيضًا باسم إدارة المهام، هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة لتحقيق أهداف المشروع المحددة وفقًا لمعايير قبول المشروع ضمن المعايير المتفق عليها. إدارة المشروع لها النهائي النواتج مقيدة بمقياس زمني وميزانية محدودة.
يمكن تقسيم المقترحات المذكورة أعلاه إلى أربعة فصول أو فقرات يمكن أن يكون كل فصل أو فقرة معينة، نحتاج إلى التركيز على شيء أساسي بالنسبة للبطل الرئيسي لهذا المقال، وهو الوقت وإدارة الوقت وإدارة الوقت ومعالجة الوقت واستراتيجيات إدارة الوقت.
من من منظور إدارة البرامج والمشاريع - والتي يمكن التعامل معها على أنها قابلة للنقاش - فإن ما يصنع الفرق بين "الإدارة" و"إدارة المشروع" هو الوقت والميزانية على وجه التحديد. في حين أن الإدارة عملية مستمرة، فإن إدارة المشروع لها حدود. ولهذا السبب يمكن أن تكون أدوات إدارة الوقت مفيدة.
مزيد من المعلومات حول أدوات إدارة الوقت وتتبع الوقت
من من منظور العمل، يكون المشروع نتيجة لضرورة العمل. يتم التكليف به بسبب احتياجات داخلية أو خارجية. ولأن المشروع هو أيضًا حل لبعض التحديات، فإن المشروع يتم في إطار وقت وميزانية محدودين. ومن هذه النقطة تصبح مبررات وأهمية استراتيجيات إدارة الوقت وتتبع الوقت أكثر وضوحًا لمن لديه بعض الشكوك حول الموضوع الرئيسي لهذه المقالة. فالوقت المستغرق في المشروع ليس كالعلكة ولا يمكن تمديده كلما دعت الحاجة إلى ذلك، وبالتالي يصبح التفكير الاستراتيجي وفقًا للوقت واضحًا.
لا يمكن أن توجد إدارة المشروع بدون تخطيط فعال لإدارة الوقت. ومن ناحية أخرى، فإن الشرط الذي لا غنى عنه لنجاح تنفيذ المشاريع وتطوير الأعمال هو الإدارة الفعالة للوقت. (Teamdeck)
دور إدارة وقت المشروع وتتبع الوقت
إذن، باستخدام برنامج تتبع الوقت حصلنا على نظرة عامة على ما يقوم به الموظفون في بعض الأحيان وما هي العلاقة بين إدارة المشروع وإدارة الوقت. والآن، حان الوقت لـ ... إدارة وقت المشروع.
بشكل عام، إدارة الوقت باستخدام برنامج تتبع الوقت هو كيفية استخدامنا للوقت المتاح لنا للوصول إلى أهدافنا أو إنهاء المهام التي تم تكليفنا بها بكفاءة.
تعريف إدارة المشروع
إليك شرحًا موجزًا ومباشرًا عن إدارة الوقت قدمته ويكيبيديا:
إدارة الوقت هي عملية تخطيط وممارسة التحكم الواعي في الوقت المستغرق في أنشطة محددة، خاصة لزيادة الفعالية أو الكفاءة أو الإنتاجية.
إذا استخدمنا التعريف الذي يستخدمه مجتمع مديري المشاريع، فسنجد أن إدارة وقت المشروع هي:
(...) عملية إدارة المشروع المتمثلة في تحليل العمل وتطوير قالب الجدول الزمني لضمان إكمال المشروع ضمن جدول زمني محدد. (Projectmanager.com)
كلا التعريفين المذكورين أعلاه لا يذكران كلمة واحدة عن كيفية تحقيق نتائج جيدة فيما يتعلق بإدارة وقت المشروع. ولكن بالنسبة لأي شخص لديه فرصة لتنفيذ خطة إدارة المشروع، فمن الواضح أن الأمر يتعلق بالتحليل باستخدام البرامج والأدوات والتقنيات. كل ما يضمن إنجاز المشروع في الوقت المناسب. ومن ثم تطوير جدولة الموارد مع تعديلات المهام وتخصيص الموارد لإنجاز المشروع.
بصفتك مدير مشروع، لماذا يجب أن تهتم بتتبع الوقت؟
كونك مدير مشروع وتستخدم برنامج تتبع الوقت، فإن مهمتك هي تخطيط وإدارة وقت عملك بفعالية، وكذلك وقت الفرق التي تشرف عليها. عليك احترام الوقت الذي تقضيه في العمل.
إنجاز المشروع في الوقت المحدد له في المملكة المتحدة
اعتمادًا على مدى قدرتك على التوفيق بين المشاريع والأولويات المختلفة باستخدام برنامج تتبع الوقت، كلما كنت قادرًا على جدولة العمل لفريقك بشكل أفضل. ويؤدي هذا الأخير إلى مشاريع تدار بشكل أفضل، مع فرصة أكبر لإنهائها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
في النهاية، تزيد استراتيجيات إدارة الوقت من إنتاجيتك وفعاليتك أيضًا.
تُظهر الدراسات أن الأمر ليس دائمًا بهذا الوضوح. على سبيل المثال، 37% فقط من فرق العمل في المملكة المتحدة (حالة إدارة المشاريع، 2017)، تنجح دائمًا أو في الغالب في إنهاء مشاريعها في الوقت المحدد، حيث أن سوء الإدارة هو أحد أسباب ذلك.
هناك العديد من استراتيجيات إدارة الوقت التي يمكنك استخدامها لجدولة أعمالك الخاصة.
قم بجدولة الاجتماعات والموظفين بفضل تقنيات إدارة الوقت الشائعة ونصائح إدارة الوقت
استراتيجيات إدارة الوقت لمديري المشاريع الذين يستخدمون برامج تتبع الوقت
مع سوء التخطيط وإدارة وقت الفريق، قد يكون من الصعب استيعاب كل شيء في المواعيد النهائية الضيقة. لهذا السبب تحتاج إلى تقارير دقيقة لتتبع الوقت. لهذا السبب قمت بتجميع هذه القائمة من استراتيجيات إدارة الوقت الذكية، حتى تتمكن من تخطيط عملك بشكل أفضل ويكون لديك في النهاية الوقت الكافي لكل ما يحتاج إلى اهتمامك.
خطط لعملك مسبقًا من خلال تتبع الوقت
تكشف الدراسة أن معرفة ما تريد إنجازه في إطار زمني محدد يهيئك بالفعل للنجاح، كما تكشف الدراسة أن الوقت الذي تقضيه في العمل مربح. يشير بيدرو سيرادور من جامعة تورنتو في بحثه "تأثير التخطيط على نجاح المشروع" إلى وجود علاقة بين التخطيط ونجاح المشروع. واستنادًا إلى مراجعة الأدبيات، وجد سيرادور أن نجاح المشروع يرتبط ارتباطًا وثيقًا بكل من المشروع وفعالية التكلفة. وهذا يعني أن التخطيط الجيد لا يزيد فقط من فرصة إنجاز المشروع بنجاح، بل يعني أيضًا أنه سيكون فعالاً من حيث التكلفة.
إذن ما هو مقدار التخطيط "تخطيط الجودة"؟ وفقًا لـ Serrador، وفقًا لدليل PMBOK®، قد يستغرق التخطيط ما يصل إلى 48% من جميع العمليات التي يقوم بها مدير المشروع خلال المشروع.
قد يكون تخطيط مهامك اليومية بسيطًا مثل إنشاء قائمة مهام تتكون من المهام التي يجب القيام بها والمهام التي تريد القيام بها - يمكن أن تكون أدوات تتبع الوقت مفيدة. ومع ذلك، عند التخطيط لعدة مشاريع، فإن وجود خطة المشروع عالية المستوى سيحسن من وضوح المتطلبات في مختلف المهام، ويساعد أيضًا في تحديد الأهداف والمتطلبات لكل مشروع.
وضع أولويات واضحة والاهتمام بالوقت المستغرق في العمل
في بعض الأحيان، قد تبدو قائمة الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها مربكة، لذا يمكن أن تساعدك أدوات تتبع الوقت. لجعلها قابلة للإدارة، من الأفضل تقسيم قائمة مهامك إلى أجزاء أصغر. سيساعدك تحديد أولويات واضحة على ترتيب مهامك وفقًا لأهميتها وإلحاحها والجهد اللازم لإنجازها.
مصفوفة أيزنهاور هي أكثر أساليب إدارة الوقت نجاحًا.
(وفقًا لأبحاث أكاديمية التنمية)
لتمييز المهام المهمة والعاجلة من قائمة مهامك، يمكنك استخدام مصفوفة أيزنهاور. هذه التقنية الشائعة لإدارة الوقت (والمعروفة أيضًا باسم "مصفوفة المهم والعاجل" أو "مبدأ أيزنهاور"). تشير هذه الفكرة (أو البعض يقول إطار العمل) إلى كلمات هذا الرئيس الأمريكي:
"لدي نوعان من المشاكل: العاجل والمهم. والعاجلة ليست مهمة، والمهمة ليست عاجلة أبدا".
يرمز الكل إلى نهج كيفية تنظيم عبء العمل والأولويات. إنه مفيد جدًا إذا كنت ترغب في تنفيذ استراتيجية فعالة لإدارة الوقت باستخدام أدوات تتبع الوقت. فهو يساعدك على الاستمرار في التركيز على تنظيم جميع مهامك، خاصةً المهام الأكثر صعوبة. وهي مقسمة إلى أربع فئات
-
مهم و عاجل - هذه هي المهام التي يجب عليك القيام بها أولاً
-
مهم ولكن غير عاجل - المهام التي يمكنك جدولتها للقيام بها لاحقاً
-
غير مهم ولكن عاجل - إذا أمكن، يمكنك تفويض هذه المهام
-
غير مهم و غير عاجل - يمكنك تخطي المهام التي تقع ضمن هذه الفئة
ما هو رائع في مصفوفة أيزنهاور، أداة تتبع الوقت هو أنه يمكنك إنشاؤها أثناء التنقل باستخدام قلم وورقة فقط لتحديد أولويات المهام والواجبات بسرعة. باستخدام مصفوفة كهذه، ستتمكن بسهولة من تحديد المهام التي تحتاج حقًا إلى اهتمامك حتى تتمكن من التركيز عليها أولاً. تبدو المصفوفة هكذا
إعداد قائمة المهام، وترتيب أولويات المهام، وحل المشكلات المتعلقة بحجز الوقت مع مصفوفة أيزنهاور
التركيز على مهمة واحدة في كل مرة
بينما يمتدح البعض تعدد المهام، يبدو أن ضرره أكثر من نفعه. فوفقًا للمقال المنشور على موقع Entrepreneur ("لماذا تعدد المهام خرافة تحطم دماغك وتضيع وقتك"، 2017)، فإن القيام بعدة مهام في وقت واحد غير فعال وغير كفء. ونظراً لأن الدماغ البشري يحتاج إلى وقت للانتقال من مهمة إلى أخرى، فإن محاولة القيام بالعديد من المهام في وقت واحد يخلق وقتاً متأخراً لا نكون فيه منتجين بالقدر الذي نريده. هذا هو السبب في أن ميزات إدارة مشروع تتبع الوقت يمكن أن تكون مفيدة.
وبدلاً من ذلك، حاول التركيز على مهمة واحدة في كل مرة وأكملها، ثم انتقل بعد ذلك إلى مهمة أخرى. بهذه الطريقة، خاصةً إذا منحت نفسك بضع دقائق على الأقل من الراحة بين المهام، يكون الانتقال سلسًا ويكون عقلك جاهزًا لتولي مهمة جديدة.
هل تتبع الوقت مفيد؟
إحدى التقنيات التي يمكنك استخدامها أثناء الوقت الذي تقضيه في العمل هي تقنية بومودورو وتتبع الوقت. وهي تقسم العمل إلى جلسات أقصر مدتها 25 دقيقة، مع فترات راحة بينها. إنها طريقة مجربة لزيادة الإنتاجية، حيث يسهل عليك إجبار نفسك على التركيز على مهمة واحدة. بالإضافة إلى ذلك، لن ينتهي بك الأمر مرهقًا وستظل منتجًا لفترة أطول.
استوحي الاسم، وهو مشتق من كلمة إيطالية تعني الطماطم، من مؤقت المطبخ. واليوم، هناك أجهزة يمكنك استخدامها مصممة خصيصًا لهذه التقنية، حيث تقوم بحساب الدقائق الـ 25 الدقيقة التي يجب أن تخصصها للعمل.
تقليل الانقطاعات وتتبع الوقت
قد يكون هذا الأمر صعبًا، فوفقًا لمعهد إدارة المشاريع 90% من عمل مدير المشروع هو التواصل ("فن التواصل في إدارة المشاريع"، 2010)، ولكن في بعض الأحيان تقوم بمهام تتطلب تركيزًا عميقًا وتقليل الانقطاعات. قد يكون العمل على وثائق المشروع، باستخدام محول مجاني من Word إلى pdf أو إنشاء تقرير أو استخدام إدارة المهام أيضًال.
لنفترض أنك تستخدم تقنية بومودورو. من أجل استخدامها بفعالية، تحتاج إلى التخلص من أي مشتتات محتملة، حتى تتمكن من الاستمرار في التركيز بعمق على مهمة ما لمدة 25 دقيقة.
قد تأتي المقاطعات أثناء قضاء الوقت في العمل الذي تحتاج إلى التخلص منه من رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات أو الزملاء أو محادثات الدردشة. قد يكون من المغري أن تتحقق من صندوق الوارد الخاص بك بين الحين والآخر، أو أن تنخرط في أحاديث المكتب، أو أن تتسكع مع فريقك في الدردشة. لكن الحقيقة أن ذلك يقتل إنتاجيتك. يمكن أن يساعدك تتبع الوقت.
إليك ما يمكنك فعله بدلاً من ذلك:
-
إذا كنت قلقاً من أن يفوتك بريد إلكتروني مهم، حدد لنفسك وقتاً مخصصاً للتحقق من صندوق الوارد الخاص بك. كل وقت آخر مخصص للمهام المعينة.
-
اطلب من زملائك في الفريق عدم إزعاجك عند استخدام سماعات الرأس. في الوقت نفسه، يمكنك الاستماع إلى الموسيقى التي تساعدك على التركيز (أو إلى بعض الضوضاء البيضاء، إذا كنت تفضل ذلك).
-
غفّل الإشعارات وضع هاتفك بعيدًا عن الأنظار لتجنب تفقده بشكل إلزامي.
المشتتات هي ما يبعدنا عن العمل. قلل منها وسترى كم سيكون من الأسهل عليك التركيز على إكمال المهمة وستكون ساعات العمل المدفوعة أكثر فعالية...
حدد لنفسك مواعيد نهائية أقصر واهتم بإدارة المهام
هل شعرت يومًا ما أنه كلما زاد الوقت المتاح لك لإنجاز مهمة معينة، زادت فرصة المماطلة في إنجاز العمل بدلًا من استغلال هذا الوقت لإنجاز المهام في وقت مبكر؟ يُطلق على هذا الميل إلى وضع العمل جانبًا في البيئة الاجتماعية الاقتصادية، قانون باركنسون وقد تم شرح قانون باركنسون لأول مرة في مقال نشرته مجلة الإيكونوميست عام 1955.
ذكر باركنسون أن "العمل يتسع ليملأ الوقت المتاح لإنجازه". وبالتالي، إذا كان لديك وقت أطول من الوقت المتاح لإنجاز مهمة ما أكثر مما تحتاج إليه بالفعل، فمن المحتمل ألا تنجزها بسرعة.
ما يمكنك فعله حيال ذلك، هو أن تحدد لنفسك مواعيد نهائية أقصر. إذا كنت لا تزال تجد صعوبة في إجبار نفسك على إنهاء مهمة ما بشكل أسرع، اطلب من أحد أفراد فريقك مراجعة عملك في موعد معين، بحيث يكون عليك الآن إنجاز العمل لإظهار النتائج.
تعلم التفويض وتتبع الوقت
لا يوجد إنسان جزيرة منعزلة. هناك احتمالات أن يكون هناك أشخاص في مؤسستك لديهم المهارات والوقت لمساعدتك في إنجاز بعض المهام التي تعاني منها، أو ببساطة ليس لديك الوقت الكافي لإنجازها.
كما رأيت بالفعل أثناء إكمال مصفوفة أيزنهاور، يُنصح في الواقع بالعثور على المهام التي يمكنك تفويضها، حتى تتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا والاهتمام بالساعات المدفوعة الأجر لتكون أكثر فعالية.
لتحديد أعضاء الفريق المتاحين الذين يتمتعون بالمهارات اللازمة لمهمة محددة، استخدم أداة إدارة الموارد أو أداة تتبع الوقت. في Teamdeck، على سبيل المثال، يمكنك تصفية جميع الموظفين بسرعة حسب دورهم وعرض حجوزاتهم وتوافرهم في عرض تقويم بسيط.
عند تفويض العمل قد تُظهر لموظفيك أنك تقدر مساهماتهم. قم بتمكينهم من اتخاذ القرارات، وإذا لزم الأمر، اقتصر على الإشراف عليهم. وبهذه الطريقة لا تقلل فقط من أعباء عملك بل تدع مرؤوسيك ينمون مهنيًا أيضًا.
بصرف النظر عن تفويض المهام بين أعضاء الفريق، يوصى أيضًا بالاستعانة بمصادر خارجية لأجزاء معينة من المهام، على سبيل المثال، البحث، باستخدام شيء مثل خدمة الأوراق البحثيةمن أجل توفير المزيد من الوقت للأنشطة المهمة الأخرى.
تعلم قول "لا" وتتبع الوقت وتتبع المشاريع
إن معرفة حدودك عندما يتعلق الأمر بحجم العمل الذي يمكنك إنجازه في إطار زمني معين أمر مهم للغاية ليس فقط لإنجاز ما التزمت به. كما أنه يساعد على تجنب الإجهاد المرتبط بالعمل، وفي النهاية الشعور بالإرهاق. وقت المضمار مهم أيضًا.
قد يكون قول "لا" لمشرفك أو مديرك أو حتى رئيسك في العمل أمرًا مخيفًا، ولكن هناك طرق للقيام بذلك بأدب وحزم:
-
قدم سببًا - اشرح المهام الأخرى المهمة التي تقوم بها في الوقت الحالي وكيف سيؤثر تولي مهام جديدة عليها.
-
دعهم يحددون الأولويات - إذا كان لديك بالفعل الكثير من المهام على عاتقك وطلب منك مشرفك أن تتولى مهمة أخرى، فقدم لهم قائمة أولوياتك. دعهم يقررون ما إذا كانت المهمة التي يطلبون منك القيام بها ذات أولوية أعلى أم لا.
-
لا تكذب - الأعذار المزيفة ليست طريقة جيدة للتعامل مع الطلبات. كن صريحًا بشأن سبب عدم قدرتك على القيام بشيء ما في الوقت الحالي.
-
اسأل عما إذا كان من الممكن تأجيل المهمة - في كثير من الأحيان لا يكون التاريخ الأولي الذي يطلب منك شخص ما تسليم مهمة ما هو تاريخ استحقاقها المحدد. بيّن له أنه إذا كان من الممكن جدولة مهمة جديدة لوقت لاحق، فمن الممكن أن تقوم بها.
نظرًا لأنك لا تريد أن يُنظر إليك على أنك الشخص الذي يرفض العمل، فقد يساعدك إظهار سبب عدم قدرتك على تولي المزيد من المهام أو التفاوض بشأن المواعيد النهائية على تقليل عدد المهام الجديدة.
تلخيص كل يوم وتتبع الوقت المستغرق
يساعدك الاحتفاظ بملخصات يومية لعملك على اكتشاف ما قمت به بشكل جيد، وما تبقى عليك القيام به. تتبع الوقت مهم أيضًا.
في نهاية كل يوم، ألقِ نظرة على قائمتك وتحقق من المهام التي أنجزتها. إن رؤية ما تمكنت من إنجازه هو طريقة رائعة لتحفيزك لليوم التالي.
إذا كانت هناك مهام لا تزال عالقة في قائمتك، اسأل نفسك لماذا لم تنهيها وابحث عن حلول لها. ربما كانت المهمة واسعة للغاية وتقسيمها إلى مهام أصغر سيساعدك على تنظيم العمل بشكل أفضل؟
ادعم استراتيجيات إدارة وقتك بأداة التخطيط الصحيحة
أصبح تخطيط عملك واستخدام برنامج تتبع الوقت أسهل مع الأدوات التي تمنحك وصولاً سريعاً إلى المهام التي تحتاج أنت أو أعضاء فريقك إلى إكمالها. وجود جدول زمني للمشروع و برنامج تتبع وقت الموظفين يساعدك أيضًا، حيث أنه من الأسهل تتبع أدائك.
لإدارة المهام عبر مشاريع متعددة نستخدم Jira. فهو يمكّننا من إنشاء مهام فرعية لكل مهمة، وتعيينها للأشخاص وتتبعها في سير العمل الذي يتألف من المهام التي يجب إنجازها، والمهام قيد التنفيذ، والمهام قيد المراجعة، والمهام المنجزة.
أما Teamdeck، من ناحية أخرى، فهو عبارة عن برنامج إدارة الموارد أو أداة تخطيط المشروع - إذا كنت ترغب في ذلك (تم تطويره من قبلنا نحن، دار البرمجيات، و- في البداية - لأغراضنا الخاصة). نستخدمها بأنفسنا لتتبع جداول الموظفين اليومية والجداول الزمنية والأداء العام للموظفين، والتي يمكننا بعد ذلك تلخيصها باستخدام تقارير قابلة للتخصيص (على سبيل المثال لمقارنة الحجوزات بالجداول الزمنية).
الجداول الزمنية في Teamdeck.io - أداة تخطيط الموارد وإدارة وقت المشروع
ملخص - هل انتهى الأمر بالنسبة لاستراتيجيات إدارة الوقت؟
ومع ذلك، فأنت تمثل إدارة مشاريع التسويق أو إدارة موارد المشروع، سيساعدك استخدام استراتيجيات إدارة الوقت مثل تتبع الوقت على تنظيم يوم عملك بشكل أفضل وإنجاز المزيد من الأعمال. بعد بضعة أيام فقط ستلاحظ ذلك:
-
تحسنت إنتاجيتك
-
من الأسهل بالنسبة لك القيام بالمهام التي تم تكليفك بها مع
-
تشعر وكأن لديك المزيد من الوقت فجأةً
-
انخفض الإجهاد المرتبط بالعمل بشكل ملحوظ
ونظراً لأن هذه التكتيكات قد تنجح معك، يمكنك أيضاً محاولة دمجها في فريق المشروع الذي تديره، مما يزيد من إنتاجيته. إذا كنت ترغب في التعمق أكثر والتعرف علىتطبيقات إدارة وقت الموظفين - فقط اقرأ مقالاتنا
[/vc_column][/vc_column] [/vc_column]
