أفكار لاجتماع يومي فعال لسكروم فعال

عقد اجتماع يومي لسكروم هو تقليد تتبعه العديد من الفرق. يرى البعض منهم نتائج ملموسة لهذه الاجتماعات، بينما يكافح البعض الآخر للحفاظ على الزخم. ربما تكون في إحدى تلك المجموعات أو ربما لا تنظم حتى اجتماعات الوقوف اليومية لفريق سكروم الخاص بك. سنحاول اليوم أن نوضح لك الطرق التي يمكنك من خلالها البدء في تنظيم أو تحسين "سكروم" اليومي لفريقك.

دعونا نبدأ بالرجوع إلى دليل سكروموهو مصدر رائع للمعلومات حول كل ما يتعلق بسكرم، بما في ذلك اجتماعات سكروم. يعرّف سكروم اليومي بأنه "حدث محدد بـ 15 دقيقة لفريق التطوير. يُعقد اجتماع سكروم اليومي كل يوم من أيام السبرينت. وفيه يخطط فريق التطوير للعمل للـ 24 ساعة القادمة."

بالنظر إلى هذا التعريف، يبدو اجتماع سكروم اليومي واضحًا إلى حد ما. ومع ذلك، قد تؤدي التفاصيل الدقيقة إلى عرقلة اجتماعات فريقك وتحويلها إلى تحديثات حالة غير منتجة. ولكي نصل إلى حقيقة الأمر، سنبدأ بتلخيص أهداف هذه الاجتماعات اليومية.

هل تبحث عن المزيد من نصائح الخبراء حول إدارة المشاريع؟ اطلع على قائمة مراجعة مجانية للتخطيط للسباق السريع الآن!

ما هو الهدف من اجتماع سكروم اليومي؟

يُعدّ برنامج Daily Scrum فرصة لفريقك من أجل:

• تفقد التقدم المحرز نحو هدف سبرينت. يجب أن يكون هذا هو محور تركيز فريقك في عمليات الوقوف: أين نحن بالنسبة لهدف سبرينت الحالي؟
• مزامنة الأنشطة والتخطيط للـ 24 ساعة القادمة. انتبه إلى ذلك، لأنك سترى قريبًا أن هذا الهدف من اجتماع سكروم اليومي غالبًا ما يتم إهماله وبدلاً من ذلك يركز الناس على العمل الذي تم إنجازه بالفعل.
• تحديد العوائق التي يمكن أن توقف تقدم العمل. على الورق، من الرائع أن يحصل أعضاء الفريق على فرصة لإعادة النظر في المشاكل كل يوم. فهو يمنح الجميع بداية مسبقة وفرصة لمعالجتها قبل أن تتفاقم. في الواقع، تميل بعض الفرق، للأسف، إلى تجاهل هذا الجزء من اجتماعات سكروم اليومية.
• تخلص من الاجتماعات الأخرى. عندما تضع خطة للـ 24 ساعة القادمة في 15 دقيقة، فإنك توفر الكثير من وقت الاجتماعات. تأكد من مراجعة دليلنا لـ الإدارة الفعالة للاجتماعات وتعلّم كيف تجعل اجتماعاتك التي لا تعتمد على نظام "سكروم" مثمرة أيضًا.
• تعزيز الشفافية وتحسين التواصل. يعتبر اجتماع سكروم اليومي طريقة ممتازة لفريقك للحصول على فهم واضح لما يجري في المشروع ومناقشة استراتيجية لتحقيق هدف سبرينت.

هل يجب أن يكون سيد سكروم حاضرًا أثناء اجتماع سكروم اليومي؟

يتمثل دور مدير Scrum الرئيسي في التأكد من أن كل عضو في الفريق يفهم الغرض من هذه الاجتماعات، لكن فريق التطوير مسؤول عن إجراء الوقوف اليومي. يساعد هذا النهج على تعزيز مساءلة الفريق وروح التنظيم الذاتي. في نهاية المطاف، عندما يكون الفريق قادرًا على إجراء جلسات سكروم اليومية بكفاءة وفعالية، لا يحتاج مسؤول سكروم إلى التواجد طوال مدة هذه الجلسات.

كيف يختلف اجتماع سكروم اليومي عن اجتماع الحالة؟

يؤكد العديد من ممارسي Scrum على أنه من الضروري ألا تدع اجتماعات Scrum اليومية لفريقك تتحول إلى اجتماعات حالة. المشكلة هي أن الكثير من الناس لا يرون فرقًا كبيرًا بين هذين الأمرين. سنحاول توضيح الأمور.

عندما تفكر في تحديثات الحالة (اجتماعات أو، على سبيل المثال، مكتوبة تقارير حالة المشروع)، ربما تتخيل أنك وفريقك تقدمون تقاريركم إلى شخص ما، سواء كان مديراً أو عميلاً. وهذا هو الأمر: خلال الاجتماع اليومي، لا يقدم فريقك تقارير إلى أي شخص. بدلاً من ذلك، يعملون معاً لوضع خطة للـ 24 ساعة القادمة.

هناك فرق آخر بين اجتماعات Daily Scrum واجتماعات الحالة هو ما تتم مناقشته خلال هذه الاجتماعات. فغالبًا ما تكون تحديثات الحالة عبارة عن ملخصات حول من فعل ماذا وماذا كانت نتيجة هذا الإجراء. هنا يمكن أن تصبح الأمور ضبابية بعض الشيء. بعد كل شيء، يناقش الحاضرون في اجتماع سكروم اليومي أيضًا العمل المنجز. الفرق هو أن النتيجة الأساسية للاجتماعات اليومية لا ينبغي أن تكون قائمة بالأشياء التي تم إنجازها بل رؤية تعاونية لكيفية عمل فريق سكروم خلال الـ 24 ساعة القادمة لتحقيق أهداف سبرينت.

قد تبدو هذه الاختلافات طفيفة، ولكن هناك فائدة حقيقية في عدم تحويل اجتماعات الوقوف اليومية لفريقك إلى اجتماعات حالة. التزم بدليل سكروم: ستكون اجتماعاتك أكثر فعالية. علاوة على ذلك، سيرى أعضاء فريقك القيمة وسيشاركون بنشاط.

أفكار لتحسين اجتماعات سكروم اليومية لفريقك اليومية

على الرغم من أن كل اجتماع من اجتماعات سكروم محكوم ببعض القواعد، إلا أنه لا يزال هناك الكثير من المرونة التي يمكنك أنت وفريقك الاستفادة منها. لقد حددنا بعض النصائح لتحسين اجتماعات سكروم اليومية لفريقك أدناه. لم نركز على تقنيات معينة (هل هناك من يركز على تقنيات معينة (بلانك ستاندوب اليومي، أي شخص؟)، ولكن بدلاً من ذلك أدرجنا أشياء صغيرة يمكنك التفكير فيها لجعل عمل فريقك أكثر كفاءة.

• تأكد من أن كل عضو في الفريق يفهم أهداف اجتماع سكروم هذا. إذا لم يعرفوا لماذا يجتمعون كل يوم، يمكن أن تسير الأمور بسرعة في اتجاه اجتماع الحالة. بالمناسبة، ستكون نفس النصيحة صالحة لاجتماعات سكروم الأخرى أيضًا: يمكنك أن تقرأ عن أفكار لاستعراض الأفكار هنا.
• ضع الثقة في فريقك. مرة أخرى، كلما حاولت التحكم في الاجتماع، كلما شعرت بأنه تحديث للحالة. دع أعضاء فريقك يسهلون اجتماعات سكروم اليومية. دعهم يضعون الخطة لبقية اليوم.
• شجع الناس على التحدث بصراحة عن العوائق الحالية. لقد ذكرنا سابقًا أن بعض الفرق لا تشعر بالارتياح حيال مشاركة التحديات التي تواجهها. عندما ترى أن التقدم نحو هدف سبرينت ليس سلسًا كما هو متوقع، ومع ذلك لا يذكر الناس أي عوائق، ستعرف أن التواصل و الشفافية ربما ينبغي معالجتها.
• تجاوز الأسئلة الثلاثة. من المحتمل أن يتبع فريقك صيغة الأسئلة الثلاثة في اجتماع سكروم اليومي (ماذا فعلت بالأمس؟ ماذا سأفعل اليوم؟ هل هناك أي عوائق في طريقي؟). إنها وصفة موثوقة للحفاظ على تنظيم الأمور. تحتاج فقط إلى التأكد من أن الناس لا يتوقفون فقط عند الإجابة على هذه الأسئلة الثلاثة. بعد كل شيء، لا يزال يتعين عليهم أن يقرروا ما إذا كانت هناك حاجة لإجراء أي تعديلات في خطتهم. خلاف ذلك، لا يختلف اجتماع سكروم هذا عن اجتماع تحديث الحالة. أنت تعلم جيدًا الآن أنه لا ينبغي أن يكون هذا هو الحال. إذا كنت تشعر أن هناك "إرهاقًا معينًا من الأسئلة الثلاثة" بين أعضاء فريقك، فيمكنك إضفاء بعض الإثارة على الأمور عن طريق تغيير ترتيب الأسئلة أو إعادة صياغتها قليلاً.
• لا تركز على إبقاء الجميع مشغولين. قد يشعر الحاضرون في اجتماع سكروم اليومي أن هناك وصمة معينة إذا لم يبلغوا عن العمل على العديد من المهام/البقاء مشغولين. لا ينبغي أن يكون الأمر على هذا النحو: الأولوية هي تحقيق هدف سبرنت، وليس زيادة قدرة الجميع إلى أقصى حد. بما أن الأشخاص الذين يقفون وراء تطبيق إدارة المواردفإننا ندرك أهمية تتبع استخدام الموارد، ولكن يمكنك تعديلها عندما تشعر أن تدفق العمل فعال، وليس العكس.
• قدم موقفًا للأفكار التي تظهر أثناء الاستعداد اليومي، ولكنها ليست ذات صلة باجتماع سكروم هذا. لدى فريقك 15 دقيقة فقط لتقييم التقدم المحرز ووضع خطة للـ 24 ساعة القادمة. قد تؤدي محادثة واحدة خارج الموضوع إلى عرقلة الاجتماع بأكمله. مع وجود موقف، يمكن للأشخاص المضي قدمًا في الاجتماع. ومع ذلك، لا تفقد الأفكار التي يحتمل أن تكون مهمة ويمكنك مناقشتها لاحقًا.

قم بزيادة رؤية أعضاء فريقك للحفاظ على كفاءة اجتماعات سكروم اليومية

يستحق هذا الموضوع قسماً خاصاً به لأن زيادة ظهور الموظفين هو ما نساعد به الشركات كل يوم. لدينا برنامج إدارة الموارد يجعل من الممكن تتبع من يعمل في يوم معين ومن هو في إجازة. الموظفون بدوام جزئي والعاملون المستقلون إدخال مدى توفرهم بالضبط، حتى تعرف أنهم متاحون، على سبيل المثال، بين الساعة 9 صباحًا إلى 11 صباحًا.