إدارة المشاريع في وكالة إبداعية هي عملية متوازنة. بصفتك قائدًا لإدارة المحتوى أو مجرد أحد القائمين على عملية إدارة المشاريع، تحتاج إلى تخطيط العمل وإدارة التصميمات والتأكد من أن مشروعك يفي بالموعد النهائي ولا يتجاوز الميزانية، ويفي - بنفس القدر إن لم يكن الأهم - بتوقعات العميل. في هذه المرحلة تنشأ أدوات إدارة موارد التسويق.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
-
أي وكالة إبداعية واحدة اختارت التسويق لدينا برنامج إدارة الموارد
-
كيفية إدارة الموارد بفعالية خلال الاستثمارات التسويقية
-
أسباب استخدام أقسام التسويق لأدوات إدارة الموارد
-
كيفية زيادة إدارة سير عمل المشروع مع برنامج MRM
لإكمال المشروع بنجاح، تحتاج إلى ما يلي:
-
تأكد من حصولك على جميع الموارد التي تحتاجها,
-
تقدير المدة التي ستحتاج فيها إلى تلك الموارد و
-
قم بإنشاء جدول زمني يفي بالموعد النهائي ويتوافق مع مدى توافر فريقك.
-
استخدام أفضل برامج إدارة الموارد
لحسن الحظ، سيسمح لك اتباع أفضل ممارسات إدارة الموارد بتحقيق التوازن بين عبء العمل (اقرأ عن إدارة عبء العمل) والتحكم في ميزانية مشاريعك. ولكن ما أهمية إدارة الموارد في الوكالات الإبداعية وأقسام التسويق؟
عند الحديث عن إدارة المشاريع، فإن تتبع الوقت هو جزء لا يمكن الاستغناء عنه. فترة. [شاشة من برنامج إدارة الموارد]
لماذا يستحق الاستخدام برنامج إدارة موارد التسويق?
من المحتمل أنك تستخدم بالفعل العديد من الأدوات لإدارة مشاريعك وإدارة فريقك - أدوات التسويق, أدوات التحليلاتإلخ. من المحتمل أنك تعمل مع موظفيك الداخليين، وفرق العمل عن بُعد، والعاملين المستقلين. في مكان عمل معقد كهذا، من السهل أن تغفل عن الأداء العام لفريقك عبر مشاريع متعددة.
في هذا المقال، أنا على وشك إقناعك - كمنتج يعمل في وكالة إبداعية مهما كان حجمها - أنه يمكنك الاستفادة من برامج إدارة موارد التسويق في مراحل مختلفة من المشروع، سواء كانت مرحلة عرض المشروع (أو إعداد مقترح) أو إدارة العمل أو إعداد التقارير.
البداية - فهم إدارة موارد التسويق وأهمية استخدام برنامج إدارة موارد التسويق
لنبدأ هذا الفصل بالإجابة على السؤال التالي: ما هي العلاقة بين إدارة الموارد والتسويق؟ لماذا تعتبر برمجيات إدارة الموارد مهمة؟ لمحاولة الإجابة، علينا أن نبدأ بالفهم الصحيح لماهية إدارة الموارد ولماذا يمكن أن تكون برمجيات إدارة المشاريع أو حلول موارد وكالات العمل مفيدة.
لا يوجد فهم واضح لإدارة الموارد بين مديري مشاريع حملات التسويق الرقمي. إنه أمر شائع جدًا (والنهج الصحيح)، بمعنى أن إدارة الموارد تحتوي على عناصر مثل جدولة الموارد وتخصيصها واستخدام برامج إدارة موارد التسويق. ومع ذلك، يمكن العثور على ما يلي إدارة موارد المشروع هو نفس جدولة الموارد. يمكن العثور عليها في العديد من المصادر حيث تتناوب جدولة الموارد مع تخصيص الموارد. تخطيط الموارد - غالبًا ما يتم أخذها ككلمة بديلة لإدارة الموارد - يمكن العثور عليها كأحد عناصر الكلمة الأخيرة، إدارة الموارد. لذلك كن على دراية بكيفية سير الأمور أو اطلب المساعدة من حلول موارد الوكالة.
حان الوقت لتقريب المصطلح الأكثر إثارة للاهتمام. أعدت جمعية إدارة المشاريع تعريفًا واسعًا.
إدارة الموارد هي الحصول على الموارد وتخصيصها وإدارتها، مثل الأفراد ومهاراتهم ومهاراتهم والأموال والتكنولوجيا والمواد والآلات والموارد الطبيعية اللازمة للمشروع. (APM)
بالطبع، ليس لدى المدير وقت غير محدود للقيام بهذه المهام. لا يمكن مضاعفة الميزانية بلمسة إصبع. الوقت هو المال - يجب أن تكون المشاريع في الوقت المحدد. وبالتالي، فإن الهدف النهائي من عملية إدارة الموارد هو ضمان استخدام الموارد بفعالية وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، وذلك باستخدام برنامج إدارة موارد التسويق والاستعانة بحلول موارد الوكالة.
يتمثل دور إدارة الموارد (التسويقية) كممارسة في ضمان استخدام الموارد بفعالية لإنهاء المشروع بالنتائج المتوقعة وفي الوقت المتوقع وفي حدود الميزانية.
لمن هي إدارة موارد التسويق؟
كما نعلم الآن، يتمثل دور إدارة موارد التسويق باستخدام برمجيات إدارة الموارد في ضمان استخدام الموارد الداخلية و/أو الخارجية بفعالية لإكمال المشروع بالنتائج المتوقعة وفي الوقت المتوقع وفي حدود الميزانية. كيف يتم التواصل مع وكالات التسويق أو الوكالات الإبداعية؟
ينقسم فهم إدارة الموارد التسويقية (MRM) إلى قسمين. أحدهما يُعرف بأنه نهج، والثاني - هو برنامج إدارة موارد التسويق.
برنامج إدارة موارد التسويق - كل ما تحتاج إلى معرفته
تعد إدارة موارد التسويق بمساعدة حلول موارد الوكالة نهجًا وفقًا لإدارة التسويق. وهو يركز على مجموعة الموارد الكاملة لفريق التسويق، بدءًا من فريق التسويق والمواد التسويقية (عبر الإنترنت وخارجها) إلى ميزانية التسويق. كما يشمل التعاون مع البائعين الخارجيين، وعمليات الإنتاج، وعمليات التسويق، وإدارة الأصول الرقمية.
بالطبع، كما ذكرنا أعلاه، في حدود الوقت والميزانية.
بينما يتعلق المعنى الثاني لإدارة موارد التسويق بالتكنولوجيا. بالتكنولوجيا وبرمجيات إدارة موارد التسويق التي تركز على مساعدة أقسام التسويق أو الوكالات الإبداعية على تنسيق الموارد وتوحيدها. بدءًا من العمليات والعمليات وإنتاج المحتوى على نطاق واسع وسير العمل إلى مشاركة المعلومات والملفات. كل شيء في نظام برمجي واحد لتسريع وتحسين كل شيء باستمرار إدارة مشاريع التسويق الأنشطة.
تتيح تطبيقات إدارة موارد التسويق، مثل برمجيات إدارة موارد التسويق التخطيط الاستراتيجي (استراتيجيات التسويق) ووضع الميزانية، وإدارة البرامج، والتطوير الإبداعي والتوزيع، وإدارة المحتوى، وتخطيط الوسائط وتنفيذها، وتنسيق الفعاليات، وقياس الموارد. (Gartner.com)
من من منظور جارتنر (متخصص في الخدمات عن بُعد)، فإن إدارة موارد التسويق هي مجموعة من أدوات برمجيات إدارة مشاريع الوكالات التي تدعم الاستراتيجية وتحسين سير العمل داخل الموظفين وفرق المشاريع والمؤسسات. تساعد هذه الأدوات فرق العمل ومركزة المشاريع التسويقية. من حملات التسويق متعددة القنوات إلى الأصول لمرة واحدة. وفي الوقت نفسه، توفير بيئة متكاملة لتخطيط المحتوى وإنتاجه وحوكمته وتنفيذه.
1. إنشاء عرض ترويجي - قم بترتيب كل شيء كجزء من الرحلة مع إدارة موارد التسويق
عند إنشاء عرض تقديمي كمتخصص في الخدمات عن بُعد، فإن التركيز على فكرتك الإبداعية أمر طبيعي. لكنك في الوقت نفسه تتفاوض على الجدول الزمني والميزانية الخاصة بالمشروع. فيما يلي كيفية تقدير المشاريع بثقة أكبر حتى تقل احتمالية تجاوزك للميزانية لاحقًا.
ابحث عن الموارد التي قد تحتاجها كمدير للأصول الرقمية
استناداً إلى نطاق المشروع، يمكنك معرفة من ستحتاج إليه لتقديم المشروع من حيث المهارة.
تتمثل إحدى طرق المضي قدمًا في إنشاء مصفوفة مهارات حتى تتمكن من تحديد الكفاءات المطلوبة للمشروع. والآن، ابحث عن موظفين يتمتعون بهذه الكفاءات حتى تتأكد من أن شركتك لديها ما يكفي من الموارد لتقديم ما وعدت به في عرضك أو طلب تقديم العروض. أدوات تخطيط الموارد مع وجود فلاتر تسمح بالعثور على الموظفين حسب مهاراتهم يجعل الأمر أسرع بكثير. يمكن لمتخصصي الخدمة عن بُعد تأكيد ذلك.
يجعل Teamdeck من السهل فرز الموظفين حسب المسميات الوظيفية حتى تتمكن من تحديد عضو الفريق الذي تحتاجه بسرعة للمشاريع الإبداعية.
توقع مدى توافر موارد التسويق الخاصة بك كأخصائي خدمة عن بُعد
عندما تعرف الموظفين الذين تحتاج إلى حجزهم لمشروعك، فإن التنبؤ بالموارد وتخطيط السعة سيتيح لك ذلك:
-
تحقق مما إذا كانت الموارد التي تحتاجها متوفرة خلال الإطار الزمني لمشروعك.
-
جدولة الموارد لمشروعك.
-
اكتشف ما إذا كانت حجوزاتك لا تتعارض مع خط إنتاج وكالتك.
تسهل عليك الحجوزات المبدئية من قبل أخصائيي الخدمة عن بُعد جدولة الموارد التي ستحتاجها دون أن تستأثر بها فعلياً. في الوقت نفسه، تقوم بإخطار المنتجين الآخرين بأنك قد تحتاج إلى موارد معينة حتى يتمكنوا من مراعاة هذا العامل عند التخطيط.
كما أنها تعمل في الاتجاه المعاكس. فإذا رأيت أن شخصاً آخر لديه بالفعل الموارد التسويقية التي تحتاجها، يمكنك التفاوض معه وربما التوصل إلى حل يرضي كليكما.
يمنحك تقويم Teamdeck نظرة عامة سريعة على حجوزات المؤسسة أو فرق التسويق.
إنشاء ميزانية المشروع كمتخصص خدمة عن بُعد
بمعرفة من تحتاج إليه والمدة التي تحتاجها، يمكنك تقدير الميزانية بدقة أفضل. وبهذه الطريقة، تقل احتمالية أن يقوم أخصائيو الخدمة عن بُعد بالإفراط في جدولة فريقك للوفاء بالجدول الزمني وتجاوز الميزانية.
وفي الوقت نفسه، فإن التقدير الدقيق والميزانية الدقيقة سيسهلان التنبؤ بإيرادات الوكالة وتحديد ما إذا كان هذا المشروع مربحًا لوكالتك أم لا، كما أن تحليلات التسويق مهمة.
2. لقد فزت بمشروع لصالح وكالتك - ماذا الآن؟ (دور إدارة موارد التسويق)
دعنا نناقش كيف يمكنك الاستفادة من إدارة موارد التسويق بمجرد أن بدأت مشروعًا جديدًا أو أثناء قيامك بتشغيله مستمر.
تتبُّع الوقت وتوفير الوقت في عمليات إدارة موارد التسويق
سواء كنت تستخدم الوقت والمواد أو السعر الثابت، يجب عليك تتبع الوقت المدفوع الذي يقضيه موظفوك في المشروع (جهود التسويق) حتى تعرف ما إذا كان المشروع يفي بالميزانية.
لجعل الجداول الزمنية موثوقة وتحقيق الاستفادة القصوى من تتبع وقت الفريق، يجب عليك التأكد من أن موظفيك سيقومون بملئها بانتظام. إذا بقيت جداولك الزمنية دقيقة، يمكنك استنتاجها بثقة واستخدام إدخالات الوقت في تقاريرك.
إدارة فريق التسويق بالكامل، والموظفين بدوام كامل، والموظفين بدوام كامل، والفرق الافتراضية، والعاملين المستقلين
الوكالات الإبداعية المتخصصة في جهود التسويق لا تعتمد دائمًا على الموظفين بدوام كامل فقط. قد تكون إدارة الموظفين بدوام جزئي أو العاملين المستقلين، خاصةً في فريق العمل عن بُعد، أمرًا صعبًا، ولكن يمكنك التغلب عليه من خلال إدارة موارد التسويق.
من خلال رؤية شاملة لجدول موظفيك (جدول الموارد)، يصبح من الأسهل تحقيق التوازن بين عبء العمل الخاص بهم. أثناء تغيير الجدول الزمني، وتغيير الأولويات، وما إلى ذلك، تحتاج إلى التأكد من عدم استخدام أي من أعضاء فريقك بشكل أقل أو أكثر من اللازم، لأن ذلك قد يؤدي إلى إرهاق الموظفين أو دورانهم.
إدارة موارد التسويق لا تتعلق فقط بالموظفين - حلول موارد الوكالات - حلول موارد الوكالات
عند تشغيل مشروع ما، قد تحتاج في كثير من الأحيان إلى تضمين ليس فقط الموظفين ولكن المعدات أو أماكن العمل أيضًا. إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لمشروعك، فإن قواعد تخصيص الموارد تطبيقها وفقًا لذلك. فكر في حلول موارد الوكالة.
أولاً، حدد أولاً التسويق و أدوات إدارة مشاريع الوكالاتأو المعدات أو مساحات العمل التي تحتاجها. بعد ذلك، اكتشف ما إذا كانت متوفرة خلال الإطار الزمني لمشروعك وجدولتها عندما تحتاج إليها. من الناحية المثالية - تمامًا كما هو الحال مع موظفيك - يجب أن يكون لديك نظرة عامة على استخدام الموارد في جميع أنحاء وكالتك حتى تتمكن من معرفة متى تكون متاحة أو عندما تكون محجوزة لمشاريع أخرى.
القياس والإبلاغ - أسباب الإدارة الفعالة لموارد التسويق
نظرًا لأن نطاق المشروع أو جدوله الزمني أو مخرجاته قد يتغير، يجب عليك تتبع المشروع باستمرار وإعادة تعيين مواردك وفقًا لذلك. للقيام بذلك، تحتاج إلى طريقة سهلة لتتبع وقياس أداء فريقك و استخدام الموارد. لذلك أنت بحاجة إلى حلول موارد الوكالة الجيدة.
ستساعدك مراقبة المقاييس المختلفة على البقاء في المقدمة حتى في حالة حدوث تغييرات. هناك طريقة لاكتشاف نقص أو الإفراط في استخدام الموظفين في وقت مبكر وهي مراقبة ما إذا كانت حجوزاتهم أو جداولهم الزمنية تتجاوز مدى التوافر. في Teamdeck، الأمر سهل للغاية - يمكنك رؤية ذلك على الفور من خلال النظر إلى أشرطة الجداول الزمنية/التوافر والحجوزات/التوافر. إذا كانت باللون الأحمر، فهذه إشارة واضحة إلى أن موظفاً معيناً لديه الكثير من المهام. هناك حلول مثيرة للاهتمام لموارد الوكالة.
يمكنك أيضًا إنشاء تقارير للتحكم في استخدام الموظفين أو الميزانية. في هذه الحالة، تكون إدخالات الوقت وحجوزات الموظفين مفيدة، حيث يمكنك بناءً على هذه البيانات حساب أداء فريقك أو ميزانية المشروع.
تُمكِّن تقارير Teamdeck المنتجين والمتخصصين في التسويق من تتبع مختلف المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية التي يختارونها، ومشاركتها بسهولة مع فرقهم أو مع العميل.
تمكّن تقارير Teamdeck المسوقين من تتبع المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة التي يختارونها، ومشاركتها بسهولة مع فرقهم أو مع العميل - حلول موارد الوكالة المثيرة للاهتمام.
3. التخطيط للمبادرات والمشاريع التسويقية المستقبلية بثقة
أخيرًا وليس آخرًا، تمنحك إدارة موارد التسويق فرصة لتخطيط وتقدير المشاريع المستقبلية بشكل أفضل وإيجاد حلول لموارد الوكالة. من المفيد هنا الحصول على عرض مروحي لخط إنتاجك والموارد المتاحة واستخدامها الحالي والوقت الذي يتتبعه موظفوك. يمكنك ببساطة معرفة ما إذا كان هناك مجال لمشروع جديد في خط الإنتاج الخاص بك.
قم بتحليل البيانات التاريخية لاكتشاف الأنماط التي أثبتت ضررها على مشاريعك السابقة. ربما كنت تميل إلى التقليل من شأن مرحلة التصميم أو غالبًا ما يكون هناك حمل زائد من المهام خلال موسم الإجازات. يساعدك فهم أوجه القصور هذه على تجنبها في المشاريع المستقبلية.
كيف يستفيد مديرو المشاريع من إدارة موارد التسويق وحلول موارد الوكالات
كما تعلمت في هذه المقالة، فإن إدارة موارد التسويق وحلول موارد الوكالات قد تكون مفيدة للمنتجين والوكالات الإبداعية بعدة طرق. دعونا نلخص ذلك بقائمة من فوائد إدارة موارد التسويق:
-
كمنتج، يمكنك الحصول على رؤية كاملة للمشاريع التي تعمل عليها، والموارد المتاحة، وعبء العمل في فريقك.
-
يمكنك تحقيق التوازن بين عبء العمل بفعالية لجميع أعضاء فريقك، بما في ذلك أعضاء فريقك عن بُعد والعاملين المستقلين.
-
قد تقلل من خطر تفويت المواعيد النهائية وتجاوز الميزانية.
-
تعمل رؤية الموارد المتاحة على تحسين التعاون بينك وبين المنتجين الآخرين في وكالتك.
-
لديك نظرة عامة أفضل على خط الإنتاج الخاص بك.
-
من الأسهل بالنسبة لك إنشاء تقرير مشروعك.
إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من إدارة موارد التسويق، فعليك التأكد من أنها عملية متسقة يتم اتباعها بانتظام في وكالتك.
