إدارة فرق العمل الافتراضية في المشاريع - أدوات لفرق العمل عن بُعد ونصائح

يتطلب إعداد المشاريع مع فرق العمل الافتراضية مجموعة مختلفة من مهارات التواصل والتكتيكات والأدوات مقارنةً ببدء مشروع يضم موظفين داخليين. في Apptension، وهي شركة البرمجيات التي تقف وراء Teamdeck (وهي شركة برنامج إدارة الموارد)، نعمل مع موظفين عن بُعد أيضاً. ونحن لا نتحدث عن المبرمجين الموجودين في المدن القريبة.

سنطلعك في هذا المقال على كيفية القيام بما يلي:

• اختر الأفضل أدوات إدارة المشاريع والموارد لفرق العمل عن بُعد
• تجميع فريق لإدارة فرق العمل الافتراضية بكفاءة
• إعداد المشروع
• إنشاء عملية التواصل لإدارة الفريق الافتراضي

يعيش أعضاء فريقنا ويعملون في بلدان ومناطق زمنية مختلفة، بما في ذلك اليابان والمملكة المتحدة. نحن نعلم مزايا وآلام العمل مع أشخاص لا يمكنك ببساطة الاجتماع معهم في غرفة واحدة والتحدث معهم حول المشروع. أو التسكع بعد العمل للاحتفال بسباق سريع ناجح آخر (وهو أمر مهم جدًا لبناء فريق متماسك).

قبل أن ننتقل إلى ذلك، دعنا نلخص سريعاً ما هي الفرق الافتراضية وما إذا كانت حقاً اتجاهاً ناشئاً في توظيف وإدارة الموظفين.

ظهور إدارة المشاريع الافتراضية

فرق العمل الافتراضية هي مجموعات من الموظفين الذين يعملون على نفس المشروع من مواقع مختلفة، ويتواصلون مع بعضهم البعض عبر رسائل البريد الإلكتروني أو تطبيقات المراسلة.

أصبح العمل عن بُعد شائعاً بشكل متزايد بين الشركات التي تعتمد على العاملين في مجال المعرفة، الذين يمكنهم العمل من أي مكان، وغالباً ما يستخدمون جهاز كمبيوتر محمول واتصالاً جيداً بشبكة Wi-Fi.

وفقاً ل الإحصاءات الرسمية التي ذكرتها بي بي سي، عمل أكثر من أربعة ملايين بريطاني من المنزل في عام 2016. يوفر العمل عن بُعد المال للأشخاص الذين لا يحتاجون بعد ذلك إلى التنقل أو استئجار شقة في مدينة معينة.

هل تبحث عن المزيد من نصائح الخبراء حول إدارة المشاريع؟ اطلع على قائمة مراجعة مجانية للتخطيط للسباق السريع الآن!

ماذا عن من يُطلق عليهم "البدو الرحل الرقميون"؟ وفقاً ل استبيان الرحالة الرقمي، 52%T من الذين تمت مقابلتهم يعتبرون أنفسهم "مستقلين في الموقع"، في حين أن 40% الآخرين يرغبون في أن يكونوا كذلك. ويحب الرحل الرقميون العمل من المنزل (67%) والمقاهي (36%) ومساحات العمل المشتركة (33%)، ويزورون حتى 5-10 بلدان في السنة (30% من المشاركين في الاستطلاع).

وقد تم الاعتراف بالاتجاه العام نحو العمل المرن، بما في ذلك فرق العمل الافتراضية، في تقرير المنتدى الاقتصادي العالميمستقبل الوظائف'. ويشير المؤلفان إلى ضرورة "إعادة تعريف الحدود بين عمل الفرد وحياته الخاصة في هذه العملية". وبما أن العمل عن بُعد قد يساعد أرباب العمل على تسهيل العثور على العمال الموهوبين وتوظيفهم، والموظفين على أن يعيشوا حياتهم الخاصة باستقلالية أكبر، هناك مشكلة واحدة يجب حلها:

"سيتمثل التحدي الذي يواجه أصحاب العمل والأفراد والحكومات على حد سواء في إيجاد السبل والوسائل التي تضمن أن تعود طبيعة العمل المتغيرة بالنفع على الجميع."

زيادة إمكانية الوصول إلى الإنترنت والحلول المستندة إلى السحابة مثل Citrix أو بدائل Amazon WorkSpaces Amazon WorkSpaces للعمل التعاوني، فإن ظهور مساحات العمل المشتركة جعل العمل في فرق افتراضية أكثر سهولة. ومع إدارة التكتيكات والأدوات الصحيحة، لم تعد هذه الفرق صعبة للغاية.

تابع القراءة لمعرفة كيفية التعامل مع الفرق الافتراضية أثناء إدارة المشروع.

بدء إدارة الفريق الافتراضي 

من الصعب حقًا تحويل مجموعة من الأفراد الذين لم يلتقوا ببعضهم البعض من قبل إلى فريق.

ومن المفارقات أن يقال: يجب عليك ذلك إن أمكن, اجمع الفريق معًا جسدياً في وقت مبكر. يمكن أن يساعد الاجتماع وجهاً لوجه في إدارة فريق المشروعوالتعرف على بعضنا البعض وبناء الثقة والعلاقات.

إذا لم يكن ذلك ممكناً، فلا تقلق. ابذل قصارى جهدك لمساعدة موظفيك عن بُعد على تطوير روح الفريق افتراضيًا، على سبيل المثال من خلال إنشاء مجموعات دردشة تهدف إلى نقل "لحظات تبريد المياه". هناك يمكن لموظفيك إجراء محادثاتهم غير الرسمية، وتبادل الأفكار التي لا تتعلق بالضرورة بالمشاريع التي يديرونها.

نظرًا لأننا نستخدم Slack في معظم اتصالاتنا اليومية، فقد أنشأنا قناة #internal حيث تجري المحادثات غير الرسمية. إلى جانب ذلك، نشجع موظفينا على إنشاء قنواتهم الخاصة، والتركيز على الأمور التي تهمهم، ثم دعوة زملاء آخرين من ذوي التفكير المماثل. يمكن للأشخاص أيضاً أن يتعرفوا على بعضهم البعض من خلال الأنشطة الترفيهية. هناك ألعاب مصممة خصيصاً للفرق البعيدة. إنها رائعة لكسر الجليد في بداية مشروعك.

عند العمل مع فرق العمل عن بُعد، من المهم جدًا تعزيز الصداقة الحميمة بين الموظفين حتى يكونوا أكثر استعدادًا للعمل معًا ومشاركة معارفهم ومساعدة بعضهم البعض في تطوير المشروع.

إعداد المشروع

يعتمد إطلاق مشروع ناجح على أمرين

• جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول المشروع لفهم مدى تعقيده وتوقعات العميل وأهداف العمل.
• نقل هذه الأفكار إلى فريقك والتأكد من فهم الجميع لما هو مطلوب منهم.

وكلما كنت قادراً على القيام بذلك بشكل أفضل، كلما كان من الأسهل على فريقك تقديم ما هو متوقع.

أحد الاختلافات الرئيسية بين بدء مشروع مع فريق افتراضي مقارنة بإدارة مشروع داخلي هو أنك تحتاج إلى إيلاء المزيد من الاهتمام لتجنب الإدارة الجزئية.

ابدأ بوضع أهداف وغايات واضحة ومباشرة للمشروع. اجعلها واضحة لجميع المشاركين في العملية لتجنب الارتباك والأسئلة الفردية لاحقًا. استخدم لوحات مشتركة مثل Jira أو Trello لتعيين المهام حتى يتمكن جميع الموظفين من معرفة من المسؤول عن ماذا.

أثناء تعيين المهام، ضع في الحسبان مدى توافر الموظفين. عند العمل مع فرق العمل الافتراضية، عليك أن تضع في اعتبارك:

• المناطق الزمنية المختلفة وكيف يمكن أن تؤثر على اتصالاتك
• العطلات الوطنية وأيام الإجازة الشخصية
• التوافر بالساعة - مهم بشكل خاص عند العمل مع العاملين بدوام جزئي والعاملين المستقلين

سيساعدك وجود كل هذا في جدول زمني مشترك في الحفاظ على سير المشروع بشكل صحيح. ستتمكن أيضًا من تجنب التأخير الناجم عن غياب بعض أعضاء الفريق الذين لم يتم تضمينهم في سير العمل.

عند التفكير في إدارة المشاريع الافتراضية فكر في عملية التواصل

إن إنشاء عملية تواصل واضحة منذ البداية أمر حيوي أثناء العمل مع فرق العمل عن بُعد.

نظرًا لأن معظم اتصالاتك ستتم من خلال رسائل البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة، يقول ويد فوستر من Zapier أنه أثناء تعيين موظفين عن بُعد، يوصى بما يلي توظيف كُتّاب جيدين. مهارات التواصل الكتابي الجيدة لموظفيك ستجعل من السهل تجنب سوء الفهم.

عند قيادة المشروع، ابحث عن طريقة لوضع جدول زمني مشترك للاجتماعات مع فريقك. يمكن للمكالمات اليومية التي تشمل جميع المشاركين في المشروع أن تساعد في فهم الوضع الحالي: ما تم إنجازه، وما الذي يجب الاهتمام به، وكيفية القيام بذلك.

كما أنه سيسهل عليك مراقبة سير العمل.

أما بالنسبة للمكالمات الأخرى، مثل اجتماعات تخطيط المشروع أو جلسات المراجعة ومكالمات العملاء، وما إلى ذلك، فحاول التخطيط لكل شيء مسبقًا وحجز الاجتماعات في تقويمات موظفيك. استخدام نظام الهاتف الافتراضي في زيادة الإنتاجية وتقليل سوء التواصل وتقليل المكالمات الفائتة. يمكن للموظفين إجراء واستقبال المكالمات الهاتفية المنزلية من أي مكان وفي أي وقت، مما يحسن رضا الموظفين ويجعل العمل عن بُعد أكثر إنتاجية. ضع في اعتبارك فروق التوقيت وأعطِ زملاءك في الفريق إشعاراً مسبقاً.

أحد أكبر التحديات فيما يتعلق بالتواصل مع فريقك الافتراضي هو إعداد المكالمات المخصصة. في بعض الأحيان، عندما يطرأ أمر طارئ، قد ترغب في إجراء مكالمة في أسرع وقت ممكن، ولكن مع التواصل غير المتزامن، قد لا يكون ذلك ممكناً. يمكن أن تكون إحدى طرق حل هذه المشكلة هي تحديد وقت خلال اليوم يكون فيه جميع أعضاء فريقك (أو على الأقل معظمهم) متاحين، وإجراء تلك المكالمات خلال هذه الساعات.

حدد تطبيق مراسلة واحد يستخدمه جميع أعضاء الفريق. Slack أو Hipchat أو Google Hangouts أو Skype - سمِّ ما شئت. فقط اختر واحداً وتأكد من أن جميع الموظفين يستخدمونه للتواصل مع بعضهم البعض أثناء المشروع.

تحقق من أفضل أدوات إدارة المشاريع لفرق العمل عن بُعد

مجموعة الأدوات المناسبة ضرورية لإدارة فريق عمل عن بُعد. نظرًا لأنه لا يمكنك الاجتماع فعليًا في غرفة واحدة ومناقشة المشروع، فأنت بحاجة إلى أدوات عبر الإنترنت تتيح العمل التعاوني لتخطيط المهام وجدولة المهام والتواصل.

دعني أعرّفك سريعاً على الأدوات التي نستخدمها والتي تساعدنا على إدارة أكثر من 50 موظفاً، بما في ذلك الموظفين عن بُعد، الموجودين في مواقع ومناطق زمنية مختلفة.

1. JIRA

للتخطيط وإسناد المهام لموظفينا، نستخدم Jira. تتيح لنا هذه الأداة الواحدة تخطيط جميع مشاريعنا وتتبعها وإدارتها بسهولة.

إدارة الفرق الافتراضية التي تريد أن يرى الجميع حالة المهام ضمن سير العمل والشخص المعين والمسؤول عن الإبلاغ عنها. في جيرا، يمكنك تكوين سير العمل الخاص بك، مما يجعل إدارة المهام على اللوحات أسهل. لذلك، يعرف الجميع ما يجري بالضبط.

2. التقاء

التعاون الجماعي، مثل العمل على المستندات المشتركة بما في ذلك ملاحظات الاجتماعات، وخطط المشاريع، ومتطلبات المنتج، وقواعد المعرفة والوثائق - نستخدم لهذه الأمور Confluence.

تكامله مع Jira يجعل من السهل جدًا بالنسبة لنا إدارة الموارد المتعلقة بالمشروع. تساعد القدرة على إنشاء مستندات مشتركة مرتبطة بالمهام المعينة موظفينا على فهم المشروع بشكل أفضل.

3. تيمديك

أخيرًا وليس آخرًا، نستخدم برنامج تخطيط الموارد لجدولة الموارد وتتبع الوقت وإدارة الإجازات. ويمكن من خلاله التحقق من توافر الموظفين وحجزهم في المشاريع وتتبع الوقت الذي قضوه فيها.

يسهِّل Teamdeck العمل مع فرق العمل الافتراضية والعاملين بدوام جزئي والعاملين المستقلين أيضاً. يوفر تقويم الجدولة لمديري المشاريع إمكانية الوصول السريع إلى حجوزات الموظفين وإجازاتهم وتوافرهم بالساعة وغير ذلك. وهذا بدوره يزيد من وضوح رؤية الفريق، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة كفاءة الفريق. تخصيص الموارد في إدارة المشاريع.

4. Bitbucket

Bitbucket هو نظام للتحكم في الإصدار من Atlassian. يستخدمه المبرمجون لدينا للعمل معاً على مشروع من أي مكان ومنطقة زمنية. وهو يتيح العمل التعاوني على جودة التعليمات البرمجية من خلال مراجعات الأقران للتعليمات البرمجية.

5. الركود

نستخدم تطبيق Slack في جميع اتصالاتنا اليومية. هنا يمكننا إجراء محادثات فردية ومحادثات جماعية وقنوات مفتوحة أو خاصة لجميع أنواع المناقشات. وبالإضافة إلى ذلك، فإن العدد الكبير من الوظائف الإضافية والروبوتات يجعلها أكثر ملاءمة لاحتياجات فرقنا.

على سبيل المثال، بما أننا نستخدم برنامج Culture Amp لاستطلاعات الرأي بزاوية 360 درجة، فقد أضفنا الروبوت الخاص بهم إلى تطبيق Slack الخاص بنا. ونتيجة لذلك، يتعرف موظفونا على الاستطلاعات القادمة عبر الدردشة.

الخاتمة

تعتمد إدارة فريق افتراضي على مهارات التواصل والتكتيكات والأدوات (مثل نظام إدارة الموظفين) التي تستخدمها.

نظرًا لأنك في الغالب لن تتمكن من الاجتماع شخصيًا لمناقشة المشروع وأهدافه ومشاكله، فإن الطريقة التي تقوم بها عبر الإنترنت ستؤدي إلى نجاح المشروع أو فشله.

إن استخدام أدوات العمل التعاوني عبر الإنترنت ومواءمتها مع العمليات الصحيحة والشفافية سيساعدك على تحقيق أهدافك وإنجاز المشروع كما هو متوقع. اعثر على أفضلها بالنسبة لك، وقم بإشراك فريقك في العمل التعاوني وأنشئ أعمالاً رائعة مع أشخاص منتشرين في جميع أنحاء العالم.

هل لديك أي خبرة في العمل مع الفرق الافتراضية؟ شاركنا بها في التعليقات.