إدارة عبء العمل - هل تقوم بها بشكل صحيح؟

يعد إتقان الفن الدقيق لإدارة عبء العمل مهمة مهمة للعديد من الأدوار التي تركز على المشاريع في الشركات. فغالباً ما يتعامل رؤساء الأقسام أو المديرون التنفيذيون مع تخصيص المشاريع وإدارة عبء العمل على مستوى الشركة، في حين يحتاج مديرو المشاريع إلى تعيين المهام لفرق المشاريع الخاصة بهم. بغض النظر عن النطاق، تستند الاستراتيجيات الرئيسية لإدارة عبء العمل بنجاح على نفس المبادئ.

ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:

• معاني إدارة عبء العمل والفلسفة الكامنة وراءها

• دور برنامج إدارة الموارد في عمليات إدارة عبء العمل

• ما هي استراتيجيات تخطيط عبء العمل الأكثر فعالية

ما هي إدارة عبء العمل؟ مقارنة بين معاني إدارة عبء العمل المناسبة للفريق. لماذا تعتبر أدوات إدارة عبء العمل مهمة؟

دعنا نقارن بين بعض التعريفات قبل أن تحصل على بعض الاقتراحات المتعلقة بأدوات إدارة عبء العمل (أو تخطيط عبء العمل - إذا كنت ترغب في ذلك، فكلاهما يعنيان نفس المعنى). 

أدوات إدارة عبء العمل في المشاريع المعقدة

كل واحد منهم يلفت الانتباه ليس إلى دور مدير المشروع أو القائد بل إلى دور الموظف أو الموظفين في المشاريع المعقدة. ما يلفت الانتباه هو التقسيم: الفريق مقابل موظف معين. يركز عدد قليل منهم على الفريق والموظفين. ولكن فقط في عين التوقعات - منافسنا الوثيق في سوق أدوات إدارة أعباء العمل - هو مجرد موظف معين. ما هي الفلسفة الأفضل؟ كيف يمكن تحليل أداء كل موظف؟ ما الذي يؤكد عليه أي منهم؟ دعونا نلقي نظرة عن قرب.

يشير مصطلح إدارة عبء العمل إلى عملية إسناد المهام إلى الموظفين و ضمان حصولهم على الوقت الكافي لأدائها.

إن عملية توزيع العمل وتنظيمه بفعالية عبر الفرق هي عملية إدارة عبء العمل.

الاهتمام بوقت الموظفين (الذي سيسمح لهم بأداء مهامهم) - هذا هو اقتراح فريق العمل - أداة إدارة عبء العمل. يمكن القول أن إدارة عبء عمل الفريق بفعالية تعني أن القائد قادر على تحديد مواعيد نهائية قابلة للتحقيق. ولكن كيف تتجنب المواعيد النهائية غير الواقعية أو ما الذي يجب أن تستند إليه إذا كنت تريد تحديد أولويات العمل وتعيين مهام أخرى؟ دعنا نترك هذه الأسئلة دون إجابة في الوقت الحالي ونمضي قدمًا.

في إعادة صياغة الكلمات أداة إدارة عبء العمل Asana - منافسنا ومزود أداة إدارة عبء العمل - من خلال إدارة عبء العمل فهم لا يفهمون فقط توزيع العمل وقياسه. فهم يقترحون متى تتم عملية إدارة عبء العمل بكفاءة. تعمل أداة إدارة عبء العمل على زيادة تنفيذ عمل الموظفين (أو الموارد، كما يمكننا القول) و - المثير للاهتمام والجدير بالأخذ في الاعتبار - رضاهم. في نهاية كل يوم، يشعر الموظف بالسعادة أكثر مما يشعر بالإرهاق. 

لماذا يستحق الاستخدام أداة إدارة عبء العمل في المشاريع المعقدة?

تشدد الشركة على زيادة أداء الموظفين في العمل و(وهو الجزء الأكثر أهمية إذا كنت تفكر في علاقة طويلة الأمد مع موظف معين) الرضا في نهاية اليوم. الرضا لكلا الجانبين: للمدير وفريقه.

قضايا مهمة حول أدوات إدارة عبء العمل في تقدم المشروع

تنشأ هنا عدة قضايا حول أدوات إدارة عبء العمل وتقدم المشروع. أولًا، تنبع رفاهية الموظف أيضًا مما يجري في حياته الشخصية التي لا يمكننا التأثير عليها كثيرًا. وثانياً، يجب أن تكون علاقتنا بهم جيدة بما فيه الكفاية لمعرفة ما الذي يجعلهم يشعرون بالرضا في العمل أو من خلاله (وهذا لا يتضح دائماً من تصريحات الموظف، الذي قد لا يكون مستعداً تحت ضغط مكان العمل للتحدث عن كل شيء خوفاً من أن أرغب في فعل شيء آخر غير ما يجب أن أفعله حالياً). وثالثًا - وربما الأهم من ذلك - كيف نقيس هذا الرضا؟ كيف نختار أفضل أدوات إدارة عبء العمل؟

تشير أداة إدارة عبء العمل إلى إسناد العمل إلى فريق العمل بطريقة تحقق أقصى استفادة من مهاراته وقدراته وتسمح له بتحقيق أفضل أداء وإنتاج مخرجات بأعلى جودة.

يقترح Smartsheet - مشروع آخر أداة التخطيط ومنافسنا - للوهلة الأولى - شيئًا أكثر واقعية حول ما يجب القيام به. تؤكد أدوات إدارة عبء العمل هذه أيضًا على كفاءات مدير المشروع وارتباطها القوي بأداء الفريق. ولكن فقط الكفاءات المفيدة في إبراز مهارات الموظفين وإعطائهم مكانًا للتطور. كيف نفعل ذلك؟ كيف يمكن زيادة أداء الموظفين ومهاراتهم المفيدة للشركة خلال وقت معين؟

إن إدارة عبء العمل هي (...) ما نسميه القدرة على التوزيع العمل بالتساوي، وإعطاء كل موظف نصيبه العادل وليس أكثر من ذلك. ما لم تكن هناك حالة خاصة تتطلب المزيد من العمل، يجب ألا تفرط في تحميل أي شخص عبء العمل. يمكن أن تساعد أدوات إدارة عبء العمل.

وهذا هو التعريف الأكثر إثارة للجدل. وتذهب شركة التوقعات إلى ما هو أكثر من ذلك بكثير وتبلغ أيضاً عن دور القدرة. لكن القدرة تهدف إلى توزيع العمل بشكل متساوٍ وبطريقة يحصل فيها كل موظف على "حصة عادلة" - أيًا كان ما يعنيه ذلك. يمكن أن تكون أداة إدارة عبء العمل الصحيحة مفيدة في ذلك.

ولكن في النهاية، نتعرف في النهاية على أن الأمر كله يتعلق بعدم تحميل أي شخص فوق طاقته، باستثناء الحالات الخاصة جداً - ولكن ما هي المهام المهمة؟ أليست كل مهمة مهمة مهمة للغاية؟ هل يمكن أن يكون عمل أي شخص متساوياً؟ ماذا عن اختلافات الخبرة، وتعقيدات المشروع، ومتطلبات مثل الوقت الذي يجب فيه إنجاز المهام، والأهم من ذلك - وهو الأهم - ربحية العمل (بعض المشاريع أكثر أهمية من غيرها؛ فبعضها يتطلب قضاء وقت أطول لتحقيق النتيجة المتوقعة)؟ يعرف كل قارئ لهذه المقالة حول إدارة المشاريع وأدوات إدارة عبء العمل أن حاجة العمل هي التي تحدد ما يجب القيام به وما يمكن تسميته "حالة خاصة". فترة. 

دور الموارد الجيدة على الأقل إدارة عبء العمل هو المساعدة ليس فقط في قياس أداء الفريق وجدولة الموارد، ولكن أيضًا في إدارة عبء العمل.

لكل منها رؤيته الخاصة للإدارة الفعالة لأعباء عمل الفريق. ويؤكد كل منهما على أمرين - أدوات إدارة عبء العمل مهمة.

أولاً، إدارة عبء العمل هي عملية تستغرق وقتاً طويلاً بسبب كثرة الأسئلة والعديد من التفسيرات التي يتم استخدامها خلال وقت معين.

وثانياً - تفترض إدارة عبء العمل الفعالة والذكية أن يكون لدى القائد مجموعة معينة من المهارات التي تساعد أعضاء الفريق على تحقيق أهداف العمل الفردية المتوقعة منهم أو حتى الأهداف الشخصية جداً في بعض الأحيان. ما نوع هذه المهارات وما هو أساس اتخاذ القرارات؟

ما هو المعتاد في تعريفات إدارة عبء العمل؟

• العملية - بسبب كثرة الأسئلة والأجوبة؛ فالاختيارات الجيدة تعتمد على معرفة أو خبرة قائد معين

• تعيين المهام لأعضاء الفريق والحفاظ على أداء الفريق وتقدم المشروع

• مجموعة من - دعنا نقول - مهارات إدارة عبء العمل (يمكن أن نضيف "الشخصية" أو مجرد "مجموعة من المهارات الشخصية" - لأنها غير واضحة في المعاني المذكورة أعلاه)

• رعاية أعضاء الفريق (لأن هذا هو السبب الذي يجعلهم يؤدون أداءً جيدًا مع النتيجة المتوقعة للشركة). فيما يلي تحديان. الأول - السؤال الأول هو السؤال هل يجب عليك كقائد أن تهتم أكثر بفريق العمل أم أكثر بالعامل المعين. وثانيهما - كلمة "الاهتمام" لها أيضًا العديد من المعاني في كل اقتباس مذكور أعلاه. إذًا هنا سؤال آخر: ما الذي يجب أن يكون في عين القائد عندما يدير عبء العمل على الجميع؟

• أفضل أدوات إدارة عبء العمل - يمكن أن تساعد في إدارة المشاريع

إدارة أعباء العمل سيئة الأداء - كيف يمكن القيام بذلك باستخدام أفضل أدوات إدارة أعباء العمل؟

كيف تتم إدارة أعباء عمل الفريق السيئة وإدارة المشاريع؟ كيف يجب ألا تبدو إدارة أعباء العمل؟

• لا تتحقق من قدرة الفريق الحالي وعبء العمل الحالي (تخطيط سعة الموارد)

• لا تقوم بتعيين المهام حسب الأولويات ومهارات الموظفين

• أنت لا تفكر في التعديلات وإعادة التعيينات

• أنت "تقاوم المعرفة" ولا ترغب في التعلم من الأفضل

• أنت لا تفكر في الرشيقة

• لا تفكر في استخدام نوع ما من أدوات إدارة عبء العمل وبرامج إدارة المشاريع

يحظى جانب أحد أعضاء الفريق بتقدير وامتنان كبيرين بسبب:

• الحجز الزائد (أو الحجز الناقص)

• انخفاض الإنتاجية والكفاءة 

• المزيد من التوتر والقلق

• المزيد من التسويف

• احتراق الموظف

• قلة المشاركة والتفكير في ترك الفريق

ولكن لنكن أكثر جدية - ما أهمية إدارة عبء العمل؟ تساعد مراقبة عبء العمل الحالي وعمل الفريق (خاصةً فرق العمل عن بُعد) مديري المشاريع على اكتشاف الاتجاهات والمجالات التي تنطوي على مشاكل في وقت مبكر، مما يمنحهم فرصة لحل المشاكل قبل أن تتفاقم. فرصة لتخصيص الموارد أو تعديل جداول المشروع أو تحسين إدارة عبء العملخطة التنفيذ، خاصةً إذا كان بإمكانك استخدام أفضل أدوات إدارة عبء العمل وأدوات إدارة المشاريع.

ما هي استراتيجيات إدارة عبء العمل الأكثر فعالية؟

الرؤية - مفتاح النجاح في إدارة عبء العمل وإدارة المهام بنجاح

أن تكون على دراية هو العنصر الأساسي في تنفيذ إدارة عبء العمل واستخدام أدوات إدارة عبء العمل الجماعي. هناك العديد من الأسباب المحتملة لعبء العمل غير المتوازن (مثل سوء إدارة سير العمل، وتخصيص المهام، والتقديرات غير الدقيقة للمشروع، وضعف أداء الأفراد داخل الفريق بأكمله) ولإصلاح المشكلة، عليك أن تفهم مصدرها. من الأفضل أن تكون على دراية بـ

• ما الذي يجب القيام به من ناحية المشروع؟

• من الذي من المفترض أن يعمل على ماذا؟

• كيف يقارن عبء العمل الفعلي بتقديرات المشروع؟

هل يمكن إدارة عبء العمل في الوقت الحاضر بكفاءة دون وجود برنامج مناسب لإدارة المشاريع؟

يمكن تغطية جزء "ما يجب القيام به" من خلال وثائق المشروع أو برنامج إدارة المشروع. في Teamdeck، حيث يمكننا تعيين المهام، نستخدم برنامج Jira لتتبع جميع المهام في أعمالنا المتراكمة. وبهذه الطريقة، نعرف ما يجب القيام به (وما هو الإطار الزمني). الأدوات الشائعة الأخرى لإدارة المشاريع والمهام هي Trello و Asana و Podio.

لتتبع عبء العمل، من ناحية أخرى، أوصي بإعداد تقويم الموارد. في حين أن بعض أدوات PM لإدارة المهام تحتوي على بعض ميزات إدارة الفريق كجزء من المنتج، إلا أن العديد من الشركات تتخذ قرار استخدام برنامج مخصص لإدارة عبء العمل.

إدارة المشاريع عملياً - كل ما عليك معرفته عن إدارة المهام

الهدف منه هو توزيع العمل بين الموظفين وتتبع عبء العمل وإدارة حالات الغياب. إدارة المشاريع و أدوات تخطيط القدرات غالبًا ما يمكن دمجها مع بعضها البعض حتى لا تكون هناك حاجة لإدخال البيانات مرتين أو القلق بشأن المعلومات المفقودة.

يمنحك تقويم الموارد الرؤية التي تشتد الحاجة إليها في عبء عمل فريقك الحالي والماضي والمستقبلي. يتم إدراج جميع موظفيك هناك، مع المشاريع المخصصة لهم.

تقويم الموارد في أداة إدارة عبء العمل وإدارة المشاريع

عند تصفح تقويم موارد فريقك ابحث عن:

• الوقت الإضافي

• الفروق بين وقت العمل المخطط له ووقت العمل الفعلي

• الموظفون الذين حصلوا على إجازات قليلة أو لم يحصلوا على إجازات (باستثناء الإجازات المرضية)

هذه هي العلامات الحمراء الأكثر شيوعًا التي قد تدفعك إلى اتخاذ إجراء. ستحذرك بعض أدوات إدارة مشاريع الموارد من العمل الإضافي للموظفين أو الاستخدام المفرط:

يتيح لك برنامج Teamdeck لإدارة المشاريع إنشاء تقرير عن عبء العمل، يتم تحديثه في الوقت الفعلي ويحتوي على ميزات متقدمة. إنه أكثر ملاءمة من طريقة عرض التقويم عند مقارنة الساعات المقدرة بالوقت الفعلي المتتبع.

هل تمت إدارة عبء العمل بشكل صحيح؟ ماذا تفعل عندما تظهر علامات عدم توازن عبء العمل؟

أولاً، حاول أولاً معرفة أصل المشكلة وتحقق مما إذا كنت تستخدم برنامجاً جيداً لإدارة المشاريع لإدارة المهام. في بعض الأحيان يحدث العمل الإضافي لأن المشروع لم يتم تقديره في المقام الأول، بينما في حالات أخرى يكون أحد أعضاء الفريق ضعيف الأداء (أو ليس لديه المهارة الكافية) هو الذي يسبب التأخير.

عندما لا يكون عبء العمل موزعاً بالتساوي على الفريق، تحقق مما إذا كان بإمكانك تخصيص المهام اليومية للموظفين الأقل انشغالاً، باستخدام برنامج إدارة المشاريع. هذا ليس ممكنًا دائمًا، خاصةً عندما يكون لديك تضارب في المهارات/الخبرات. في مثل هذه الحالة، يمكنك محاولة الاستعانة بمساعدين مستقلين أو نقل الموظفين بين مشاريع متعددة.

المقارنة بين وقت الحجز ووقت الجداول الزمنية هي المؤشر الذي يتم استخدامه أثناء إدارة عبء العمل وتحسينه.

أداة إدارة المشروع - ما الذي يجب أن تتذكره؟

ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن الشخص الجديد، حتى لو كان محترفًا ذا خبرة عالية، سيحتاج إلى بعض الوقت للتعرف على المشروع ومتطلباته، لذلك ليس دائمًا أسرع حل. من الجيد أن تحتوي الأدوات على ميزات متقدمة.

إذا كان الفريق بأكمله يعمل فوق طاقته ولم يكن السبب في ذلك هو وجود اختناق داخل الفريق بل تغيير في المتطلبات أو عدم كفاية التقديرات، فقد تحتاج إلى التفاوض بشأن الجدول الزمني لهذا المشروع. قد يكون الموعد النهائي غير قابل للتمديد، وفي هذه الحالة يمكنك محاولة ضغط مدة المشروع عن طريق التتبع السريع على سبيل المثال. وهي ممارسة تتمثل في تداخل بعض مهام المشروع التي تم التخطيط لها في البداية على أنها تحدث واحدة تلو الأخرى:

طريقة جدولة التتبع السريع التي يقدمها برنامج إدارة عبء العمل وإدارة المهام

في المقال تقنيات جدولة المشاريع يمكنك العثور على قائمة من الاقتراحات المفيدة لإدارة عبء العمل بفعالية. (ولكن هذا لا يعني أنها ستوفر عليك استخدام برنامج جدولة الموارد). 

هناك طرق للتعامل مع مشاكل عبء العمل عند حدوثها، ولكن من الأفضل بالتأكيد منعها مسبقاً. وهذا هو السبب في أن النهج القائم على البيانات وثقافة الفريق هما عنصران مهمان في الإدارة الفعالة لعبء العمل. 

هل تبحث عن أفضل برامج إدارة أعباء العمل؟

[/vc_column_column_text]احصل على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوماً