اقتصاد الوظائف المؤقتة آخذ في الازدياد. خلال السنوات الخمس الماضية ظهور 3.7 مليون موظف مستقل جديد في السوق الأمريكية وحدها. ومن المرجح أن يستمر هذا الاتجاه بقوة، كوظيفة بدوام جزئي، حيث أن العمل بدوام جزئي يحظى بشعبية خاصة بين الموظفين الأصغر سناً. ووفقاً لاستطلاع أجرته Upwork في عام 2018، فإن 42% من العاملين في الولايات المتحدة الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و34 عاماً يعملون لحسابهم الخاص.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
- حول دور برنامج إدارة الموارد في إدارة الموظفين بدوام جزئي
- كيفية القيام بالإدارة بدوام جزئي بشكل صحيح لتحقيق نجاح الشركة
إن إدارة الموظفين بدوام جزئي والعاملين المستقلين أمر معتاد في قطاع تكنولوجيا المعلومات. بينما يزداد شيوع اقتصاد الوظائف المؤقتة في جميع القطاعات, لا تزال تكنولوجيا المعلومات هي معقل المستقلين، حيث أشار 33% من العمال إلى أن العمل الحر هو مصدر دخلهم الأساسي أو الثانوي.
لا عجب إذن أن يتم تكليف مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات بشكل منتظم بقيادة فرق عمل مؤلفة من موظفين لديهم جداول عمل مختلفة. وفي حين يمكن اعتبار ذلك تحدياً، إلا أن هناك العديد من الأساليب التي أثبتت جدواها لجعل إدارة الموظفين بدوام جزئي أسهل وأكثر فعالية.
لاحظ أن هذا المقال يركز على الإدارة اليومية للموظفين: قيادة فريق المشروع، على سبيل المثال. من أجل توظيف موظفين بدوام جزئي في المقام الأول، يجب أن تكون شركتك بأكملها مهيأة من الناحية الثقافية والعملية.
في الوقت الحالي، دعنا نركز على ما يمكنك القيام به كمدير لخلق بيئة عمل إيجابية ومنتجة لزملائك في الفريق بدوام جزئي.
وضع بعض القواعد الأساسية
يرى بعض الناس أن وضع القواعد علامة على الأسلوب الإداري غير المرن. ولكن في الواقع، يشعر الموظفون أنفسهم بأنهم أفضل بكثير في بيئة عمل شفافةحيث يتم التعبير عن التوقعات الواضحة.
احرص على مناقشة الجوانب التالية للموظفين الذين يعملون بدوام جزئي:
- أي سياسات على مستوى الشركة تتعلق بفريقك.
- ما هو دورهم في المشروع؟ من أيضاً جزء من الفريق؟
- قنوات الاتصال الرئيسية.
- الاجتماعات المتكررة التي يجب عليهم حضورها (شخصيًا أو دون اتصال بالإنترنت).
- التوافر المتوقع (هل يجب أن يتداخل مع ساعات عمل الفريق؟)
- ما المدة التي يجب التخطيط لجدولها الزمني مسبقاً؟
- إعداد تقارير العمل وتتبع الوقت - كيف يجب عليهم تتبع عملهم؟
إن مناقشة مثل هذه الأمور مقدماً سيحد من سوء الفهم المحتمل في المستقبل.
فهم الجدول الزمني المؤقت الجزئي
من أجل إدارة الموظفين بدوام جزئي، تحتاج إلى معرفة متى يكونون متاحين ومدة تواجدهم. من الضروري إنشاء توافر/تقويم الموارد حيث يمكن لزملائك في الفريق تحديد ساعات عملهم. بناءً على اتفاقك، يمكنهم تعبئتها بأنفسهم أو طلب موافقتك على جدولهم الزمني أولاً.
يعد توفر الموظفين بدوام جزئي جزءًا من تقويم Teamdeck. يمكن للأشخاص ذوي الجداول الزمنية الثابتة بدوام جزئي وضع قواعد لتكرار التوفر المتكرر.
هناك جانب آخر لفهم الجدول الزمني لموظفيك. يعمل الموظفون بدوام جزئي لسبب ما. بعض الناس يريدون أن يكون لديهم المزيد من الوقت لأعمالهم الجانبية أو أمورهم الشخصية. بعضهم يعيش بهذه الطريقة، لفترة من الوقت أو أكثر، لأنهم مضطرون لذلك؛ والبعض الآخر - لأنهم يريدون ذلك. ومع ذلك - جداول زمنية مرنة ومفيدة برنامج إدارة الموارد أو نظام إدارة الموظفين تصبح عنصراً جوهرياً في الشركة.
قد يكون من المفيد أن تتفهم وضع عضو فريقك (دون أن تكون فضوليًا للغاية) وإلى أي مدى يتسم جدول أعمالهم بالمرونة. بهذه الطريقة، ستعرف أفضل من جدولة مكالمة تتعارض مع واجباتهم الأخرى. 
الحفاظ على عبء العمل الأمثل
معرفة من هو متاح ومتى يكون متاحاً يجعل تخطيط الموارد أسهل بكثير. الخطوة التالية هي تخطيط مهامهم بطريقة تتناسب مع قدراتهم واحتياجات مشروعك.
بالتأكيد، يجب عليك التأكد من أن الحجوزات المخطط لها لا تتجاوز فترة تواجد موظفك، ولكن هذا نصف المهمة فقط. أما النصف الآخر فهو مراجعة خطة مشروعك والتحقق من أي تبعيات بين مهام موظفك المؤقت ومهام بقية الفريق. أنت لا تريد أن ينتهي بك الأمر في موقف ينتظر فيه الفريق بأكمله أحد المصممين المستقلين في غضون يومين. ربما لا تتوقع من هذا المصمم أن يعمل في وقت فراغه أيضاً (إلا إذا كنت قد حددت أنه لا بأس أن يعمل المصمم في بعض الساعات الإضافية).
بمجرد التخطيط للمشروع، يجب عليك مراقبة عبء العمل الفعلي من أعضاء فريقك (اقرأ عن إدارة عبء العمل). يكون الأمر أسهل بالنسبة للأشخاص الذين يعملون في المكتب، ولكن مع العاملين بدوام جزئي الذين يعملون عن بُعد، قد يكون من الصعب ملاحظة علامات نقص أو فرط الاستخدام (اقرأ عن استخدام الموارد). لهذا السبب ستستفيد من استخدام الأدوات والتقنيات التي تزيد من ظهور الموظفين. تتبع وقت الموظفين, إذا تم تنفيذها بشكل صحيح، هو أحد هذه الأساليب. فهي تسمح للمديرين بفهم عبء العمل الحقيقي لفريقهم. ومن ناحية أخرى، يشعر الموظفون بأن جهودهم يتم ملاحظتها.
تساعد الجداول الزمنية مديري المشاريع على فهم الاستخدام الفعلي لفريقهم. يمكن رصد العمل الإضافي بسهولة بفضل الأشرطة الحمراء.
نحن في Teamdeck، نؤمن بأن عبء العمل الأمثل هو أحد الركائز الثلاث لسعادة الفريق (الركيزة الأخرى هي الشفافية والتوازن بين العمل والحياة الشخصية). عندما تحقق هذه الركائز الثلاث، يمكنك أن تتوقع أن يكون جميع موظفيك، بما في ذلك العاملون بدوام جزئي والعاملون المستقلون، أكثر سعادة في مكان عملهم.
اجعلهم جزءاً من فريقك
حتى لو كان عمل موظفيك مخططًا بدقة ومحللًا بشكل كافٍ، فلا يزال عليك أن تجعلهم يشعرون بأنهم جزء من الفريق، إذا كنت تريد أن يسير المشروع بسلاسة.
هناك العديد من الطرق لبناء شعور الصداقة الحميمة بين أعضاء فريقك: من ألعاب كسر الجليد إلى خلوات الفريق. ومع ذلك، لا يمكنك أن تنسى إشراك موظفيك غير المتفرغين في دورة حياة المشروع الفعلية. يجب أن يكونوا على علم بأي تحديثات وجزء من القرارات التي يتخذها الفريق.
إذا كانت هناك اجتماعات أو ورش عمل على مستوى المشروع، تأكد من أن الجميع متاح للذهاب. غالبًا ما يبدو أن وقت الموظفين المستقلين والعاملين بدوام جزئي أثمن من أن يتم إنفاقه في الاجتماعات: يمكن للمرء دائمًا إطلاعهم بعد ذلك. إذا كان هذا هو الحال، فربما لا تكون هناك حاجة إلى هذا الاجتماع في المقام الأول ومن الأفضل أن يتلقى المزيد من الأشخاص في الفريق إحاطة بشأنه. إن وجود أشخاص متاحين بشكل متنوع في فريقك، قد يؤثر في الواقع بشكل إيجابي على كفاءة فريقك.
بالحديث عن الكفاءة، حاول استخدام الأدوات التي تدعم التعاون غير المتزامن. عندما تقوم بتوظيف مصممي جرافيك أو رسامين مستقلين لإنتاج أصول مرئية لعلامتك التجارية، فأنت عادةً ما ترغب في مراجعة عملهم. استخدام برنامج إدارة الموظفين مع ميزات التدقيق عبر الإنترنت، مثل ProofHub، يمكنك بسهولة الإشارة إلى أي اقتراحات مباشرةً على المواد التي تمت مراجعتها. سيتمكن العاملون المستقلون الذين تعمل معهم من فهم ملاحظاتك بسرعة، دون الحاجة إلى الذهاب والإياب عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف. كما أنها مفيدة للغاية لإدارة فرق العمل عن بُعد.
لقد سألنا فارتيكا كاشياب، مديرة التسويق في Proofhub، عن أهمية إدارة الموظفين عن بُعد:
من دون ProofHub، كانت بيانات فرق العمل عن بُعد مبعثرة عبر منصات متعددة، حيث كانت الفرق تدير تواريخ الاستحقاق والمهام التي يجب إنجازها عبر البريد الإلكتروني، والدردشة باستخدام منصة مختلفة، والحصول على التحديثات عبر الهاتف، وكانت التعليقات على التصميمات مربكة وكانت تضيع في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة، ولم يكن هناك مكان واحد لاستعراض العمل والأداء. يضع ProofHub كل الأدوات التي تحتاجها فرق العمل والمديرين والعملاء تحت سقف واحد. أليسون دالزيل من لوكاليز حتى أنها وصفت إدارة فرق العمل عن بُعد بدون ProofHub بـ "الكلاب والقطط". وأضافت: "لقد حلّت ProofHub مشكلتنا في دعم المشاريع عن بُعد".
هل أنت مستعد لبدء إدارة الموظفين بدوام جزئي بفعالية؟
لا تختلف إدارة الموظفين العاملين بدوام جزئي في جوهرها عن قيادة فريق من العاملين بدوام كامل، وخاصة العاملين بدوام كامل عن بُعد. في كلتا الحالتين، فإن التواصل السلس، والتفاهم المتبادل، وجرعة من التعاطف ستقطع شوطاً طويلاً.
ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بالموظفين المستقلين والعاملين بدوام جزئي، يجب أن تكون أكثر انتباهاً، حيث أن العديد من المشكلات قد تمر دون أن يلاحظها أحد. من السهل أن يفوتك موظف يعمل فوق طاقته إذا لم يكن يعمل في المكتب ولم يتم تتبع ساعات عمله. احرص على استخدام طرق مختلفة لزيادة وضوح رؤية الموظفين، من أجل البقاء دائمًا على اطلاع على وضعهم الحالي.
