نادرًا ما تحظى الجداول الزمنية بالكثير من السمعة الطيبة بين الموظفين. وباعتراف الجميع، فإنها غالباً ما ترقى إلى مستوى سمعتها السيئة: فلا أحد يحب أن يوقع على عدد كبير من الأوراق لمجرد "إثبات" أنه قد وضع قدراً معيناً من وقت العمل. ومع ذلك، من ناحية أخرى، يمكن أن تكون الجداول الزمنية مفيدة حقًا لكل من المديرين وأعضاء فريقهم.
ماذا ستتعلم من هذا المقال:
- حالات استخدام الإدارة الفعالة للجداول الزمنية للموظفين
- أي شركة واحدة اختارت برنامج إدارة الموارد كنظام إدارة الجداول الزمنية الخاصة بهم
- هل إدارة الجداول الزمنية وتتبع الجداول الزمنية شران؟
لنبدأ بالسؤال المطروح:
ما هي إدارة الجداول الزمنية؟
ببساطة إدارة الجداول الزمنية هي ممارسة لمراقبة وتحليل الجداول الزمنية للموظفين وتتبع الوقت (ساعات العمل المسجلة). يمكن أن يتضمن أيضًا اتخاذ إجراءات مختلفة مثل حساب كشوف رواتب الموظفين أو إصدار فواتير للعميل بناءً على هذه الجداول الزمنية.
كان يتم تلخيص وقت العمل على ورقة، ومن هنا جاء اسم الجدول الزمني. في الوقت الحاضر، أصبحت الجداول الزمنية عبر الإنترنت أكثر شيوعًا، على الرغم من وجود العديد من الخيارات هنا أيضًا: من جداول البيانات البسيطة إلى أدوات البرامج التي تعمل بالذكاء الاصطناعي.
كما ذكرت في بداية هذه المقالة، تشتهر الجداول الزمنية بأنها لا تحظى بشعبية كبيرة بين الموظفين. دعونا نتعمق في هذا الموضوع ونحاول الإجابة على سؤال يتم طرحه بشكل متكرر:
هل الجداول الزمنية شريرة؟
ليس بالضرورة، لكن هناك بالتأكيد حالات تعد الجداول الزمنية مضيعة للوقت تمامًا وقد تساهم بشكل كبير في عدم رضا الناس عن مكان عملهم.
انظر، تاريخيًا، كانت الجداول الزمنية وسيلة لإثبات أن الأشخاص قد أنجزوا عملهم بالفعل. وهنا تصبح الأمور إشكالية. أولاً، يمكن أن يخلق هذا بسهولة ثقافة يشعر فيها الناس أن جداولهم الزمنية أكثر أهمية من آثار عملهم. ليس من الجيد أن تضطر إلى إثبات أنك عملت أو أنك مراقب (ومراقب عن كثب) من قبل المشرفين عليك.
كما أن هذا لا يحفز الناس على أن يكونوا أكثر كفاءة في العمل. لماذا البحث عن حل أفضل إذا كان بإمكانك فقط تسجيل المزيد من الوقت في الجدول الزمني (وربما الحصول على أجر أكثر)؟
هذا لا يعني أن الدفع بالساعة أمر سيء بالضرورة، حتى في إعداد المشروع. على الرغم من أننا لا نخوض في هذا النص في التفاصيل حول استخدام الجداول الزمنية لتحديد الأرباح الشهرية للفرد، إلا أننا ندرك أنها حالة استخدام مهمة للشركات التي تعمل مع العاملين المستقلين على سبيل المثال. هذا هو السبب في أننا أنشأنا دليل حساب رواتب الموظفين.
أخيرًا، الناس سيئون حقًا في تذكر مقدار الوقت الذي قضوه بالفعل في العمل على شيء ما. هذا هو السبب في أن ملء الجداول الزمنية في نهاية الأسبوع أو حتى الأسوأ من ذلك في الشهر هو أقرب إلى كتابة قصص المعجبين من جمع بيانات موثوقة.
بشكل عام، يمكننا القول إن الجداول الزمنية ليس لها تأثير يذكر إلا إذا:
- أنت وفريقك تتفهمون هدفها وتدركون قيمتها,
- يتم ملء الجداول الزمنية بانتظام وصدق,
- يتم دعم بيانات الجداول الزمنية الكمية بالتواصل المنتظم لجمع المزيد من الرؤى الوصفية (المزيد عن ذلك أدناه)
- يتم استخدام شكل مناسب من الجداول الزمنية.
الجانب الأخير هو أمر يستحق التأكيد عليه لأن العديد من الفرق لا تزال تعتمد على جداول بيانات بسيطة للقيام بهذه المهمة (لحسن الحظ أن معظم الشركات انتقلت لحسن الحظ من الأوراق الفعلية على الورق). إنها خطوة في الاتجاه الصحيح حيث يمكن تحديث المستند عبر الإنترنت والوصول إليه بسهولة من قبل العديد من أعضاء الفريق إذا لزم الأمر، ولكنه لا يزال عبارة عن ورقة تحتاج إلى ملء بياناتها وهو ليس بالأمر الأكثر ملاءمة للقيام به.
تحقق من هذا محول مجاني من pdf إلى Excel إذا كنت لا تزال تعمل في جداول البيانات.
غالبًا ما تأتي أدوات تتبع وقت الموظفين الحديثة مزودة بأدوات تتبع بدء/إيقاف تشغيل يمكن تشغيلها وإيقافها بنقرة واحدة. وتوفر أدوات أخرى منارات تسجل تسجيل الدخول والخروج تلقائياً.
من المنظور الإداري، هناك جانب آخر مهم من المنظور الإداري وهو أن يقترن برنامج مشروع الجدول الزمني مع أداة إدارة الإجازات. يحتاج الأشخاص إلى أن يكونوا قادرين على تسجيل وقت عملهم وكذلك وقت إجازتهم، وإلا فقد ينتهي بك الأمر بالقلق بشأن الجداول الزمنية الفارغة لشخص ما في إجازة فقط.
يمنحك استخدام البرنامج الذي يعمل أيضًا كجدول زمني لفريقك قيمة إضافية تتمثل في القدرة على مقارنة ساعات العمل المخطط لها مع الساعات المسجلة. يمكن لمديري المشاريع الذين يعتمدون على البيانات استخدام هذه الرؤية لتقييم حالة مشروعهم وما إذا كان ينبغي تعديل أي شيء.
هذا مثال واحد فقط على كيف يمكن لإدارة الجداول الزمنية أن تدعم مديري إدارة الجداول الزمنية في إنجاز مهامهم ولكن هناك المزيد. في الواقع، سأخصص القسم التالي للأفكار المتعلقة بكيفية استخدام الجداول الزمنية لفريقك لصالح الفريق والمشروع.
الإدارة الفعالة للجداول الزمنية: حالات الاستخدام
احسب تكلفة مشاريعك
لا غنى عنه للشركات التي تعمل بعقود الوقت والمواد. نظرًا لأنك تقوم بفوترة عملائك مقابل العمل الذي يضعه فريقك في المشروع، يمكنك ببساطة استخدام جداولهم الزمنية كأساس لفاتورتك. تسمح لك العديد من أدوات إدارة الموارد بتصدير بيانات الجداول الزمنية أو مشاركتها خارجيًا.
البحث عن مجال للتحسينات والادخار
يعد تحليل الجداول الزمنية لفريقك فرصة رائعة للتعمق في البيانات وتحديد فرص التحسين. توفر العديد من برامج تتبع الوقت خيارًا لتمييز إدخالات الوقت المسجلة بفئات محددة مسبقًا أو إضافة تعليقات عليها. بهذه الطريقة يمكنك تحليل مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في الأنشطة غير القابلة للفوترة. من المؤكد أن الكثير منها ربما يكون مبررًا بشكل جيد، ولكن قد ترى أيضًا أنماطًا مقلقة. ماذا يمكن أن تكون؟ قد تكون وفرة الاجتماعات علامة حمراء. وقد يكون قضاء الكثير من الوقت في المهام الإدارية مؤشراً آخر. قد يتبين لك أن الاستثمار في أدوات التعاون أو مشاركة المعرفة يمكن أن يكون موفرًا للمال على المدى الطويل. كما أن معنويات فريقك ستستفيد أيضاً من عملية أكثر قوة.
موارد التنبؤ
يمكن أيضًا استخدام البيانات التاريخية، مثل الجداول الزمنية، للتنبؤ باحتياجات التوظيف. بالنظر إلى الأرقام من السنوات أو الأشهر السابقة، تستطيع الشركات اكتشاف الاتجاهات التي من المحتمل أن تتكرر مرة أخرى. أحد عملاء Teamdeck لاحظت أن الموظفين ذوي المهارات المحددة هم الأكثر طلباً في أشهر معينة. اقرأ كيفية إعداد تقرير الجدول الزمني الخاص بك لـ التنبؤ بالموارد البشرية هنا.
تحديد المشاكل قبل تفاقمها
في بعض الأحيان يكون من السهل إلى حد ما ملاحظة صعوبات المشروع بمجرد النظر إلى الجداول الزمنية المسجلة. على سبيل المثال، قد يبدأ الأشخاص في تسجيل الكثير من العمل الإضافي من أجل تسليم المراحل التالية.
ومع ذلك، من الممارسات الجيدة أن تقارن بانتظام بين الوقت المسجل لفريقك مع الجدول الزمني المقدر. سيسمح لك ذلك باكتشاف أي تناقضات قبل أن تؤدي إلى فوات المواعيد النهائية.
هناك شيء آخر مهم يجب أخذه في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بإدارة الجداول الزمنية وهو لا يمكن أن تحل الجداول الزمنية محل التواصل المنتظم مع فريقك.
ستزودك الأرقام بمعلومات عن حدوث شيء ما. ولكن من أجل فهم "السبب"، تحتاج إلى مناقشة الأمور مع فريق المشروع. لن تكون قادرًا على الوصول إلى جوهر المشكلة فحسب، بل إنها أيضًا طريقة رائعة لبناء ثقافة مكان العمل حيث يتم الاستماع إلى الموظفين واحترامهم بالفعل. على هذا النحو، من غير المرجح أن يتعاملوا مع الجداول الزمنية على أنها شر لا بد منه معلق فوق رؤوسهم.
الجداول الزمنية لن تخبرك وحدها بكل ما تحتاج إلى معرفته عن فعالية فريقك أو جودة العمل، لكنها يمكن أن توفر إشارات مهمة لمديري المشاريع للتصرف بناءً عليها. سيساعدك وضع سياسة مدروسة وشفافة لإدارة الجداول الزمنية مدعومة بالتواصل المفتوح مع فريقك على إبقاء مشاريعك تحت السيطرة مع الحفاظ على مستوى عالٍ من رضا الموظفين.
