الصفحة الرئيسية " المدونة " برامج جدولة الموارد والأخطاء والحلول

عندما تعمل في مجال الأعمال التجارية، فعاجلاً أم آجلاً يعود الأمر كله إلى شيء واحد. الموارد. إذا كنت تشعر بأنك تعاني دائمًا من نقص في الوقت أو القدرات أو الأشخاص أو التكنولوجيا أو المال، فمن المحتمل أنك ترتكب بعض الأخطاء في جدولة الموارد. كيف تتعامل معها؟ 

تحتوي المقالة على: 

11.41 تيرابايت إلى 3 تيرابايت من جميع الموارد مهدرة بسبب سوء عمليات إدارة المشاريع.

Monday.com

برمجيات جدولة الموارد المستخدمة من قبل المديرين

تيم ديك - برنامج إدارة الموارد وجدولة الموارد

السعر (الباقة القياسية): $3.60 / عضو الفريق / شهرياً

Teamdeck.io كبرنامج لتخصيص الموارد للمشاريع المؤقتة
Teamdeck.io - أداة إدارة الموارد البسيطة التي تساعد في التنبؤ بالموارد أو ميزانيات المشاريع أو مجرد تخصيص الموارد

الإيجابيات:

السلبيات

جدول الموارد مع أفضل برامج إدارة الموارد لحساب عدد الموارد المطلوبة
مسؤول عن تعيين المهام وجدولة الموارد للعديد من المشاريع

ResourceGuru - برمجيات جدولة الموارد

السعر (الباقة القياسية): $4.16 / عضو الفريق / شهرياً

أصبح Resource Guru جزءًا من مجموعة كبيرة من أدوات تخطيط الموارد
في قائمتنا لأفضل أدوات جدولة الموارد التي يعرفها أي مدير موارد تقريبًا - Resource Guru.

الإيجابيات:

السلبيات:

برنامج Resource Guru هو برنامج قائم على السحابة مع مخططات جانت وميزات ساعات العمل المخصصة

 

تعويم - برمجيات تخطيط الموارد والجدولة الزمنية

السعر (الباقة القياسية): $ 10 / عضو الفريق / شهرياً

بالنسبة للكثيرين تعتبر منصة إدارة الموارد العائمة نقطة البداية
العوامة هي أداة إدارة الموارد التي تحل أيضًا العديد من موارد المؤسسة

الإيجابيات:

السلبيات:

سمارتشeوآخرون – برنامج التعاون الجماعي وجدولة الموارد والتعاون الجماعي

السعر (الباقة القياسية): $24.80 / عضو الفريق / شهرياً

يحتوي Smartcheet على مخطط Gantt البياني وواجهة مستخدم رائعة مع قائمة مهام

الإيجابيات:

السلبيات:

طلب النماذج أو تدفق الموافقات أو المهارات المطلوبة لمهمة معينة في Smartsheet

 

 

HubPlanner - جدولة الموارد والجداول الزمنية

السعر (الباقة القياسية): $ 7 / عضو الفريق / شهرياً

Hubplanner هي أداة معروفة لتخطيط الموارد وأداة لإدارة المشاريع
في قائمتنا لأفضل أدوات جدولة الموارد التي يعرفها أي مدير موارد تقريبًا

الإيجابيات

السلبيات

جدول الموارد بفضل برنامج Hubplanner لإدارة الموارد Hubplanner
أصبح التواجد على نفس الصفحة وجدولة الموارد أسهل بكثير مع HubPlanner

رن - برامج تخطيط الموارد والتنبؤ بالموارد

السعر (الباقة القياسية): $ 8 / عضو الفريق / شهرياً

من بين قائمة أدوات برمجيات جدولة الموارد لدينا برنامج Runn

الإيجابيات

السلبيات

لتحسين الجدول الزمني لإدارة المشاريع، يصبح من الضروري استخدام أداة لجدولة الموارد عبر الإنترنت

الأخطاء المتعلقة بجدولة الموارد

ستجد عشرات المقالات على الإنترنت حول كيفية تحسين جدولة مواردك. هذا أمر رائع في البداية عندما تكون بصدد تنفيذ إدارة مشروعك. أما في الحالة التي يكون لدى شركتك بالفعل استراتيجية لتخصيص الموارد لا تعمل لسبب ما، فأنت بحاجة إلى اتخاذ منظور مختلف قليلاً - قم بتحليل أخطائك ثم استمع إلى النصيحة الجيدة.

في هذه المقالة، لدينا كلاهما من أجلك. فيما يلي قائمة بالأخطاء الأكثر شيوعًا والأقل وضوحًا في جدولة الموارد وكيفية حلها.

تساعد أدوات إدارة الموارد في المساعدة في الفوضى في جدولة الموارد اللازمة لإنهاء المشاريع المعقدة

  1. جدول العمل الفوضوي

قال يوغي بيرا: "إذا كنت لا تعرف إلى أين أنت ذاهب، فسوف ينتهي بك المطاف في مكان آخر"، وقد كان محقًا في ذلك. فالكثير من رجال الأعمال لا يدركون أن مشروعهم يتأخر حتى قبل أن يبدأ. لماذا؟ بسبب جدول زمني غير دقيق وفوضوي. فكر في الأمر كوصفة لطبق ما. "خذ بعض الطماطم، والمزيد من الباذنجان، ونصف عبوة من المعكرونة والزيتون. أضيفي أي توابل متوفرة لديك في المنزل وضعي كل شيء في قدر.

آه، لقد نسينا أن نكتب - يجب طهي المعكرونة أولاً والخضروات المقلية بالثوم والمريمية". إذا تم إعطاء النسب بشكل تقريبي، وتم تبديل الخطوات الفردية في أماكنها ووصفها بإيجاز شديد، فأنت أمامك ليس وصفة بل تجربة طهي. ومع الجدول الزمني، الأمر نفسه. يجب أن تكون خطة مشروعك وصفة مفصلة ومنظمة للنجاح. 

الحل: جدول زمني واضح ومرن وسهل الوصول إليه للمشروع تم إعداده في أداة مناسبة. يجب أن يكون الجدول الزمني للمشروع مفهومًا لكل من يعمل عليه. إذا كان عليك أن تشرح ماهية كل نقطة، وما هي المتطلبات، ومن هو المسؤول عن مهمة ما - فجدولك الزمني ليس جيدًا. تأكد من أن مشروعك مقسم إلى مراحل أكبر، وأن كل مرحلة مقسمة إلى مهام ومهام فرعية أصغر. قم بتعيين الأشخاص ذوي الكفاءات المناسبة لها. تأكد من أن الخطة واضحة وسهلة التعديل. لا تكفي لوحة بيضاء في غرفة الاجتماعات وطاولة إكسل - فأي مشروع متوسط لتكنولوجيا المعلومات هو ببساطة معقد للغاية بالنسبة لمثل هذه الأدوات. أنت بحاجة إلى برنامج جيد يمكنك من خلاله إنشاء جدول زمني مخصص يناسب سير عملك.

تقترح أدوات جدولة الموارد من يجب أن يكون مسؤولاً عن مهام مشروع معين

  1. يتم تكليف الموظفين بمهام لا تتناسب مع كفاءاتهم

إحدى الطرق الأكثر شيوعًا لتوزيع المهام داخل الفريق هي الاسترشاد بتوافر الموظفين. وهذه استراتيجية جيدة جزئياً فقط - وبصرف النظر عن التوافر، فإن الكفاءات هي أيضاً جانب رئيسي. فقد يكون لدى موظفين اثنين في وظائف متشابهة مهارات وتفضيلات مختلفة تمامًا فيما يتعلق بالمهام التي يؤدونها. قد تستغرق المهمة نفسها من أحد الموظفين أسبوعًا، بينما يستغرق الآخر ثلاثة أسابيع, لذا تأكد من أن أعضاء الفريق يتلقون الطلبات التي يمكنهم التعامل معها بشكل أكثر فعالية.

الحل: وصف تفصيلي لكفاءات كل عضو في الفريق وتعيين الأشخاص المناسبين للمهام المناسبة. كيف تعرف مهارات موظفيك؟ ابدأ باستبيان - اسأل أعضاء الفريق عن كفاءاتهم، والمهام التي يشعرون بالراحة في أدائها، والمهارات التي يرغبون في تطويرها. سيسمح لك ذلك بإنشاء مصفوفة للمهارات، والتعرف على نقاط قوة الأشخاص وتوقعاتهم، ولن يؤدي ذلك إلى تحسين العمل فحسب، بل سيزيد من رضا الفريق أيضًا. من الجيد برنامج إدارة الموارد saas أو برنامج جدولة المشاريع سيسمح لك بتعيين كفاءات محددة لكل عضو من أعضاء الفريق بحيث يحصل كل فرد على مثل هذه المهمة التي تناسبه بشكل أفضل. علاوة على ذلك، ستتمكن من إنشاء حقول مخصصة بفئات أخرى إذا لزم الأمر.

لا يساعد جدول الموارد الكبير في بعض الأحيان في إدارة السعة أو التوافر المستقبلي

  1. الحمل الزائد والنقص في الفريق

بعض الموظفين دائماً في دائرة الضوء. إنهم نشيطون وطموحون ويتركون بصمتهم في الشركة ويبحثون دائمًا عن تحديات جديدة. يحلم كل مدير مشروع بوجود مثل هؤلاء الأشخاص في فريقه، لذلك يكلفهم بالمهام. الكثير من المهام. في كثير من الأحيان الكثير من المهام. من ناحية أخرى، يحتاج بعض الأشخاص إلى تنشيطهم قليلاً لأن إمكاناتهم مهدرة. كلتا الحالتين سيئتان لأنهما تؤديان إلى إرهاق بعض الموظفين وإصابتهم بالملل والإحباط.

الحل: تتبّع ما يعمل عليه موظفوك والمدة التي يستغرقها العمل. استخدم الجداول الزمنية التي سيدخل فيها كل عضو في الفريق مهامه الحالية. وبهذه الطريقة، يمكنك مراقبة عبء عمل الفريق وتأكد من أنه لا أحد لديه مسؤوليات كثيرة أو قليلة جداً. تذكّر أن عبء العمل الزائد على الفريق له تأثير سلبي على الإنتاجية، وستساعدك الإدارة الجيدة لتتبع وقت الموظفين في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة.

لرصد التقدم المحرز يمكن أن يكون استخدام الموارد، والطلب على الموارد، وتوافر الموارد أمرًا بالغ الأهمية

  1. الفريق لا يعرف ما هو مطلوب منهم

"وفقًا لتقرير ماكنزي، يقضي الموظفون 1.8 ساعة يوميًا في البحث عن المعلومات وجمعها". هذا هو أحد أكثر الأخطاء شيوعًا في إدارة المشاريع والموارد. موظفوك لا يقرأون أفكارك. في الفريق المنسق بشكل جيد، لا يكون من الضروري في كثير من الأحيان شرح كل شيء بدقة شديدة، ولكن القاعدة واحدة - يجب أن يفهم الجميع ما يجري وما هو مطلوب.

يعتقد العديد من مديري المشاريع أنهم إذا وصفوا المهمة بسرعة، فإنهم سيوفرون الوقت. في الواقع، الأمر عكس ذلك تمامًا، لأن الموظفين يضطرون إلى السؤال عن التفاصيل أو توضيح الشكوك فيما بينهم. كما أن عدم وجود وصف دقيق للمهمة يعني أيضًا زيادة خطر حدوث أخطاء. الأخطاء تعني التصحيحات. والتصحيحات تعني المزيد من الوقت والمال. وهذا ليس في صالح أي شخص.

الحل: وصف كل مشروع بدقة. نحن نضمن لك أن الوقت الذي تقضيه في وضع جميع المعلومات في الوصف الوظيفي سيكون أقصر بكثير من التصحيحات المحتملة بسبب سوء الفهم. من الجيد أن تضيف معلومات مثل متطلبات العميل، وطريقة الإنجاز، والوثائق، والشخص الذي يمكن الاتصال به لطرح الأسئلة، وبالطبع تعيين الشخص المناسب للمهمة.

يجب ألا تكون قدرة الفريق أو جداول عمل الفريق عائقاً أمام العمل الجماعي

  1. الافتقار إلى العمل الجماعي 

لا يفهم العديد من مديري المشاريع الفرق بين الرئيس والقائد. فالأول يتوقع ويلوم ويأمر. أما القائد يدعم ويلهم ويحمي. لا يمكنك أن تتوقع من موظفيك أن يبذلوا قصارى جهدهم إذا كانوا يشعرون بعدم التقدير أو التهديد أو عدم الكفاءة باستمرار. إن النقد الذي لا علاقة له بالتغذية الراجعة البناءة لن يجعل فريقك أكثر إنتاجية. بل على العكس من ذلك، فإن التحفيز المؤقت القائم على الخوف سيؤدي إلى سرعة الإنهاك.

الحل: كن جزءاً من فريق. بصفتك قائد فريق أو مدير مشروع، فأنت مسؤول عن متابعة العمل حتى اكتماله. ولهذا، أنت بحاجة إلى الآخرين. اخلق جواً جماعياً. أظهروا أنكم جميعًا مسؤولون عن الجودة والوفاء بالمواعيد النهائية. كن شفافًا، وأظهر ما تعمل عليه، واشرح الخطوات التالية في المشروع وسبب أهميتها.

أظهر لموظفيك أنهم مهمون ومطلوبون وأن رأيهم مهم. قدم ملاحظات منتظمة لفريقك وامنحهم الفرصة لمشاركة آرائهم. اعقد اجتماعات منتظمة 1:1 حيث يمكنك التحدث بصراحة عن الاحتياجات والمخاوف. احرص أيضًا على أن تتمكن من مقابلة الفريق بأكمله، حتى في اجتماعات يومية قصيرة عبر الإنترنت. من المهم جداً أن تحافظ على الشعور بأنك جزء من فريق، خاصة عند العمل عن بُعد.

في بعض الأحيان لن تساعد جدولة الموارد وأداة جدولة الموارد في بعض الأحيان في جدولة الموارد مع الساعات المقدرة بشكل سيء
حتى أفضل برمجيات جدولة الموارد لن تحل كل التحديات أثناء المشروع [المصدر: https://www.troutcpa.com/blog/boss-vs-leader-why-develop-hire-leaders-not-bosses]

  1. تقدير غير واقعي لمتطلبات الوقت

الوقت هو أحد أهم الموارد التي تمتلكها. يستخف العديد من مديري المشاريع بالوقت اللازم لإكمال عمل معين. فهم يقومون بجدولة مشروع لمدة ثلاثة أشهر بينما يحتاجون إلى خمسة أشهر على الأقل. ماذا يحدث بعد ذلك؟ يتغير كل شيء، ويعمل الفريق لوقت إضافي، وفي النهاية، عليك أن تختار: الموعد النهائي أو الجودة.

من ناحية أخرى، فإن التخطيط الزمني الحذر للغاية يعد خطأً أيضًا - إذا قمت بتسعير مشروع لمدة عام واقترحت شركة برمجيات أخرى منافسة ستة أشهر، خمن من سيختار العميل المحتمل.

الحل: برنامج تتبع الوقت ضروري لمراقبة المدة التي تستغرقها المهام والمشاريع الفردية. وبفضل ذلك، يمكنك التحقق باستمرار من تقدم العمل والتأكد من عدم تأخير أي مرحلة. من المهم أيضًا إنشاء تقارير عن الوقت - وهو مصدر لا يقدر بثمن للمعلومات التي ستتيح لك تقدير طول المشاريع المستقبلية بشكل أفضل وتحسين جدولة مواردك بشكل كبير. أهم شيء هو التحليل واستخلاص النتائج.

عند جدولة الموارد، يجب أن تؤخذ في الاعتبار مقاييس المشروع المحدثة وخط سير المشروع لمهمة محددة

  1. معلومات حالة المشروع القديمة.

من المستحيل تخصيص الموارد بشكل جيد بدون معلومات محدثة عن المشروع. لسوء الحظ، في العديد من الشركات، يتم تحديث البيانات من وقت لآخر. ملفات مفقودة، أو وثائق غير مكتملة، أو عدم وجود معلومات عن حالة المشروع، أو إجازات الموظفين، أو تغييرات في الشخص المسؤول. المعلومات المحدثة هي شرط أساسي لاتخاذ قرارات جيدة.

الحل: العادة هي المفتاح. إن ملء المعلومات بانتظام عن المشروع والفريق ليس سوى ممارسة جيدة يجب تنفيذها. اجعل ملء الجداول الزمنية وتغيير حالة المشروع وتحديث معلومات التوافر كل يوم روتينًا لك.

بالطبع، إذا اضطررت إلى تحديث جميع المعلومات بنفسك في كل مرة سيستغرق الأمر وقتاً طويلاً، خاصة وأن العديد من القرارات والعمليات متصلة ببعضها البعض. ستعمل البرامج التي ستقوم بتحديث أهم المعلمات تلقائيًا بشكل رائع هنا. على سبيل المثال، إذا وافق المدير على أخذ عطلة، سيُظهر التقويم تلقائيًا أن الموظف في عطلة وسيتم تقليل فترة تواجده. أو إذا قام شخص ما بجدولة اجتماع سيتعارض مع اجتماع آخر - سيرسل النظام إشعارًا حول هذا الموقف من تلقاء نفسه.

يجب على قادة الفرق عند إسناد المهام أن يعلموا أن معايير التقييم هي معايير التقييم القائمة على المهام والمشروعات

  1. عدم وجود أهداف محددة بوضوح

لن تتمكن من تخطيط مواردك بحكمة إذا لم تكن تعرف ما هو الهدف في نهاية الطريق. والهدف في هذا السياق لا يعني نفس المنتج النهائي. دعنا نوضح ذلك بمثال. تخيل أنك وضعت هدفًا "العثور على وظيفة". ربما يكون هذا الهدف كافيًا إذا كان عمرك 18 عامًا وتبحث عن وظيفة لقضاء العطلة، ولكن ربما لن يخبرك هذا الهدف اليوم بأي شيء ملموس عما تحتاج إلى القيام به بالفعل.

الأمر مختلف إذا حددت هدفاً "أريد أن أجد وظيفة مدير مشروع". فأنت تعرف أنك بحاجة إلى شهادة أو دورة في الإدارة، وعدة سنوات من الخبرة في المجال الذي تريد العمل فيه، ولغة إنجليزية متقنة، ومعرفة بعض برامج إدارة المشاريع على الأقل، ومهارات التواصل، والقدرة على العمل تحت الضغط وإدارة وقتك. بمجرد أن تحقق هذه الأهداف - ستكون الوظيفة كمدير مشروع متاحة لك.

الحل: الأمر نفسه ينطبق على المشاريع، فلا يكفي "تصميم تطبيق للهاتف المحمول". فأنت بحاجة إلى الإجابة عن أسئلة حول كيفية عمل هذا التطبيق، ومن يجب أن يستخدمه، وما هي الوظائف التي يجب أن يتمتع بها ومتطلبات العملاء التي يجب أن يلبيها. تحديد معالم المشروع التي ستوضح لك طريقك من بداية المشروع إلى نهايته.

ينقسم عمل المشروع إلى مراحل - الوقت الفعلي المستغرق في بعض منها كبير جدًا

  1. مراحل المشروع الكبيرة جداً

لقد ارتكب كل مدير مشروع هذا الخطأ مرة واحدة على الأقل في حياته - قسم مشروعه إلى عدة مراحل كبيرة ولم يعرف من أين يبدأ. وكذلك فعل الفريق. هل تعرف ما هي مشكلة مراحل المشروع الكبيرة جدًا؟ إنها تبدو مستحيلة التحقيق. إذا كنت بحاجة إلى موقع إلكتروني وأوكلت إلى مؤلف الإعلانات مهمة "كتابة محتوى للموقع" فمن المحتمل ألا تراه أبدًا.

الحل: قال كونفوشيوس: "عندما يكون من الواضح أنه لا يمكن الوصول إلى الأهداف، لا تعدّل الأهداف، بل عدّل خطوات العمل". كما ترى، منذ ألفي عام ونصف، كان الناس أيضًا يواجهون مشكلة في وضع أهداف واقعية لأنفسهم، وفي عام 2022، تحاول الشركات التكنولوجية أيضًا حل هذه المشكلة. حسناً، قد لا نكون أذكى من كونفوشيوس ولكن دعونا نحاول.

يقع اللوم على فلسفة تحقيق المزيد والمزيد والمزيد والمزيد. الأهداف التي لا يمكن تحقيقها تسمى الدافع. الأشياء المستحيلة - الطموح. بالطبع، إن السعي للنمو والتقدم أمر أساسي ولا يتعلق الأمر بالاستسلام في الطريق إلى القمة. بل يتعلق بمعرفة الخطوات التي تؤدي إلى ذلك. لنفترض أنك تريد إنشاء تطبيق التواصل الأكثر شعبية في العالم. هذه هي مهمتك.

أما الخطة، من ناحية أخرى، فهي كل مئات أو آلاف العناصر التي ستوصلك إلى ذلك. قم ببحثك، واطلع على استراتيجيات أكبر العلامات التجارية مثل فيسبوك أو تويتر أو واتساب. قم بتطوير استراتيجية، واعثر على الأشخاص المناسبين، وحدد المعالم الرئيسية، وقم بتقسيمها إلى مهام ومهام أصغر، وقدر المخاطر، وحدد الوقت والموارد التي تحتاجها. وتصرف.

إذا قمت بجدولة المشاريع والبحث عن الموارد المؤهلة اللازمة لإنهاء المشروع فكر في إمكانية حدوث فشل في المشروع

  1. لا توجد إجراءات طوارئ

قد يبدو أنه عندما يكون لديك فريق عمل متمكن، وجدول زمني مثالي للمشروع، وميزانية مخططة بذكاء، ووقت كافٍ، وفكرة رائعة، فلا يمكن أن يحدث أي خطأ. وهذا هو الخطأ بالضبط. دائمًا ما يمكن أن يحدث خطأ ما. تذكر أن قانون مورفي يعمل في إدارة المشاريع ولا يتعلق الأمر باستبعاد احتمال حدوث أزمة. بل يتعلق الأمر بمعرفة كيفية الاستعداد لها.

الحل: إجراءات الطوارئ هي أساس جدولة الموارد. تفترض خطة المشروع نفسها أن... كل شيء سيسير وفق الخطة. وفي الوقت نفسه، فإن المهم هو إعداد استراتيجية لإدارة المخاطر والاستعداد عندما يحدث خطأ ما. هل اضطر موظف رئيسي فجأة إلى أخذ إجازة لمدة شهر؟ لا توجد مشكلة - لديك وثائق وعملية لتعيين شخص يحل محله. يحدث خطأ ويتأخر المشروع؟ لا مشكلة أيضاً - ففي نهاية المطاف، لقد وفرت بالفعل أسبوعين في مرحلة الجدولة فقط لهذا الموقف. في إدارة الموارد وإدارة المشروع, يجب أن يكون لديك دائمًا خطة بديلة - فأنت لا تعرف أبدًا متى ستصبح الخطة البديلة هي الخطة الأولى.

تخطيط المشاريع باستخدام الموارد المتاحة والجدولة في الوقت الفعلي، والتفكير في المستقبل

  1. عدم التفكير في المستقبل

آه، عيش اللحظة. إنها فكرة جميلة ... عندما تكون في عطلة وليس لديك مشروع في ذهنك لإكماله! إذا كانت الأمور جيدة هنا والآن، فلديك ما يكفي من سعة المواردوالمشاريع في الوقت المحدد، فهذا لا يعني أنها ستكون كذلك طوال الوقت. ماذا لو ذهب نصف الفريق فجأة في عطلة لمدة أسبوعين؟ أو أن تفوز بمناقصة كبيرة وتجد أنه ينقصك 10 أشخاص جدد؟ بالطبع، في عالم التكنولوجيا، عليك أن تكون مرناً. ولكن عليك أيضاً أن تفكر في المستقبل.

الحل: خطط لتخصيص مواردك مسبقاً. إذا كنت تعلم أن المشروع الكبير سيبدأ في غضون بضعة أشهر وستحتاج إلى المزيد من الأشخاص، فابدأ عملية التوظيف الآن، لأن العثور على المرشح المثالي وعملية التأهيل تستغرق وقتًا. إذا كنت ترغب في تنفيذ استراتيجية نمو جديدة بدءًا من العام الجديد، فابدأ التخطيط لها في شهر يونيو - فالعطلات دائمًا ما تكون فترة أكثر هدوءًا، وعادة ما يكون هناك الكثير من العمل الذي يجب القيام به في نهاية العام. إذا كنت ستبدأ العمل مع عميل جديد في غضون شهرين، فابدأ في إعداد خطة المشروع الأولية وتكوين الفريق من الآن.

يمكن حل تحديات توافر الموارد من خلال برمجيات جدولة الموارد

  1. الجهل بتوافر فريقك

يخطط العديد من مديري المشاريع لعملهم كما لو كان لديهم دائمًا فريق كامل من الموظفين المتفرغين. ومع ذلك، ليس هذا هو الحال دائماً. ففي عالم الشركات متعددة الجنسيات التي تعمل عن بُعد، يعمل بعض الأشخاص 4 ساعات يوميًا من الساعة 12 إلى 4 مساءً، والبعض الآخر 8 ساعات يوميًا من الساعة 10 صباحًا إلى 6 مساءً، والبعض الآخر 4 أيام فقط في الأسبوع. أضف إلى ذلك اختلاف المناطق الزمنية والعطلات والعطلات والتكرار في العمل، وستحصل على فوضى مذهلة. إلا إذا كنت تستعد لذلك.

الحل: إدارة الإجازات والغياب أمر ضروري لكل دار برمجيات. سيضمن لك التقويم الذي يتضمن مدى توافر موظفيك أنه كلما خططت لمشروع ما، يمكنك تقييم الموارد المتاحة لديك بدقة ومقدار الوقت الذي يمكن لموظفيك تخصيصه للمهام.

يجب التعامل مع أدوات إعداد التقارير والمشاريع بواسطة أداة جدولة الموارد

  1. لا توجد مراقبة جودة العمل 

عند التفكير في الموارد، ربما تذكر الوقت والقدرة والميزانية والتوافر والتكنولوجيا. ومع ذلك، نادراً ما تتضمن هذه المجموعة أحد أهم الموارد التي تمتلكها دار البرمجيات الجيدة. الجودة. الجودة هي القيمة التي تجعلك تبقى في السوق، والتي تجعل عملاءك وموظفيك يرغبون في العمل معك. يجب أن تتضمن كل خطة مشروع وجدولة الموارد دائمًا الحفاظ على أعلى مستويات الجودة في التطوير. فبدون ذلك ستضيع.

الحل: إدارة الأداء هي عملية تسمح لك بمراقبة وتقييم جودة العمل المنجز. سيسمح لك ذلك بتحديد كيفية تخصيص مواردك، على سبيل المثال، تخصيص دعم إضافي أو تمديد الموعد النهائي أو زيادة النطاق.

جدولة الموارد وإدارة معدلات استخدام الموارد باستخدام برنامج جدولة الموارد

 

عائلة جدولة الموارد

1. من إدارة الموارد إلى جدولة الموارد

لا يوجد إجماع قوي بين المديرين حول الفهم الدقيق للمصطلحات التي تنتمي إلى - لنقل - إدارة المشاريع أو إدارة الموارد. وعند التفكير في جدولة الموارد أو إدارة الموارد - وهي مصطلحات تصف جوانب من عمليات إدارة المشاريع - فإن الوضع ليس أفضل حالاً. من هذه النقطة، هناك ما يبرر تماما بعض الخطوات التي تنير معنى ودور المصطلح الأكثر إثارة للاهتمام بالنسبة لمصطلح المقال.

عند البحث عن معلومات حول إدارة الموارد على الإنترنت، سنكتشف أحيانًا روابط غريبة بين المصطلحات. ما يلفت النظر هو أن جدولة الموارد هي نفسها إدارة الموارد - وهذا ليس صحيحًا تمامًا. إلى جانب ذلك، ستجد اقتباسات يستخدم فيها مصطلح جدولة الموارد بالتناوب مع تخصيص الموارد. حتى أن تخطيط الموارد - الذي غالباً ما يؤخذ على أنه كلمة بديلة لإدارة الموارد - يمكن أن تجده كأحد عناصر الأخيرة. بالنسبة للآخرين، فإن إدارة الموارد تعني نفس معنى تخطيط الموارد، وهي عملية كبيرة تحتوي على جدولة الموارد وتخصيص الموارد أيضًا.

كما نعلم، تعد جدولة الموارد جزءًا من عملية إدارة الموارد. وإدارة الموارد (أو تخطيط الموارد) جزء من عملية إدارة المشروع. وبالتالي، قبل أن نتعرف على المصطلح الأول، يجب أن نتحمل عناء أن نشرح للقارئ ما هي جدولة الموارد التي تعد جزءًا من - إدارة الموارد.

نقرأ على الموقع الإلكتروني لجمعية إدارة المشاريع ما يلي:

تتمثل إدارة الموارد في الحصول على الموارد وتخصيصها وإدارتها، مثل الأفراد ومهاراتهم ومهاراتهم والأموال والتكنولوجيا والمواد والآلات والموارد الطبيعية اللازمة للمشروع. تضمن إدارة الموارد استخدام الموارد الداخلية والخارجية بفعالية في الوقت المحدد ووفقًا للميزانية. (مجموعة معارف إدارة الموارد البشرية، الإصدار السابع)

وهذا المنظور كبير جداً وقد يكون أقل فائدة مما هو مبين أدناه، ولكنه يحتوي على جميع جوانب ما يتنازع فيه المسؤولون عن إنهاء المشروع. أولاً، يشير تعريف الآلية المتقدمة إلى من أو ما ينتمي إلى عائلة الموارد. اعتمادًا على الصناعة - يمكن أن تكون الموارد أشخاصًا ومهاراتهم (سواء كانوا موظفين أو مقاولين)، أو معدات، أو آلات، أو أجهزة (خاصة في أعمال التصنيع والبناء)، أو غرف، أو أساطيل، إلخ.

جدولة الموارد في إدارة المشاريع
تعد جدولة الموارد جزءًا من عملية إدارة الموارد.

والجانب الثاني من هذا التعريف هو الدفع، وهو دور مدير المشروع - "الاكتساب، والتخصيص". الثالث، ضمان - وهو ما يعني عمليًا الاهتمام والتحليل والاستخدام الأمثل). الاستخدام الفعال - وهو ما يعني عمليًا معرفة مزايا وعيوب الموظفين، بما في ذلك استخدامهم، وعبء العمل، والأداء، والجدول الزمني، والمهارات، وما إلى ذلك. - هو الرابع. الوقت والميزانية - هي الأخيرة التي لا تحتاج إلى شرح.

ولكن يمكن تعريف إدارة الموارد بشكل أكثر سلاسة من خلال الاهتمام بالمشروع أو إنهاء المشروع - عندما يحدد المشروع من، ومتى سيتم مطابقة المشروع معه. ووفقا لموقع projectmanager.com:

إدارة الموارد هي عملية تخطيط وجدولة وتخصيص الموارد لإكمال المشروع. 

وبالطبع، لا يمكن أن ننسى - عند التفكير في مشروع ما - التوقعات المرتبطة بهذا المشروع. عميلك يدفع، عميلك يدفع، عميلك يطلب. لذلك من الأفضل أن تنتبه إلى ما إذا كان المشروع الذي يقودك قد انتهى مع المتطلبات (تحدٍ آخر يحتاج إلى حلها ولكن ليس مع المقال)

ومع ذلك، فقد حان الوقت للمصطلح الحاسم لهذا الفصل - جدولة الموارد. بدون أي مقدمة، دعونا نلقي نظرة على المعنى الذي يمثله المرجع المختص. كما Projectmanager.com يُعلم، صجدولة الموارد هو تحديد الهوية من الموارد وبالطبع التنسيق.

إذا قارنا ذلك بالاقتراح الذي قدمه منافسنا في سوق برمجيات جدولة الموارد (شركة سافيوم)، نلاحظ شيئًا لافتًا للنظر. إعادة صياغة فهمهم، صيتساوى تخصيص الموارد مع جدولة الموارد، ودوره هو تعرّف على وتخصيص موارد كافية (موظفين أو متعاقدين من الباطن) لفترة زمنية محددة لأنشطة محددة للمشروع. 

كلاهما يسلط الضوء على شيء لم يظهر في التعريفات المقدمة حتى الآن. وتتطلب جدولة الموارد أو تخطيط الموظفين (الذي سيأتي ذكره في القسم التالي) مهارات ونضجاً يساعدان على تحديد كفاءات الموظف بدقة والتعرف عليها (بما في ذلك المهارات الشخصية) التي تدفعهم إلى اتخاذ قرار تكليف ذلك الموظف المعين بمهمة معينة.

2. من جدولة الموارد إلى جدولة الموظفين

جدولة الموارد مصطلح ظهر في التسعينيات. والفكرة الكامنة وراء هذا المصطلح هي أن المشاريع لها قدرة وموارد محدودة (والوقت والميزانية أيضًا). وبالتالي، يجب تضمين هذه العوامل عند التخطيط لتنفيذ المشروع.

كيف ترتبط جدولة الموارد بجدولة الموظفين؟

معنى جدولة الموظف قريب تماماً من جدولة الموظفين أو جدولة القوى العاملة. نحن ندرك أن هذه المصطلحات تستخدم في بعض الأحيان في صناعات معينة أو العكس - في صناعات معينة الأكثر شيوعًا هو استخدام جدولة القوى العاملة بدلاً من جدولة الموظف. على أي حال، كل واحد منهم يقول عن الموظف أو العامل وبإتقان متوقع من قبل الشركة أو المشروع أو المهمة.

تُعرّف جدولة القوى العاملة بأنها عملية وضع جداول زمنية للعاملين بالساعة لتلبية المتطلبات الحالية والمستقبلية في مكان العمل. 

في هذا التعريف الموجود على موقع صندوق الأدوات الذي يربط بين رؤى أحد الخبراء، فإن الطلب كمصطلح غير واضح تماماً ويدفعنا إلى تخيل ما كان يفكر فيه المؤلف. ولكن بطريقة مبررة، يمكننا أن نأخذ في الاعتبار أن الوقت اللازم لإتمام مشروع أو عمل ما هو جزء منه بالإضافة إلى متطلبات المشروع أو الميزانية.

التوظيف والجدولة هي عمليات تخصيص الموارد البشرية التي تقوم باختيار وتعيين الموظفين للمهام داخل المؤسسة، وتحديد متى ومدة أداء تلك المهام. (Workplacetetesting.com)

عندما تقارن هذا التعريف بمعاني جدولة الموارد المذكورة أعلاه يصعب إخفاء أوجه التشابه. اختيار من، ومتى، وكم من الوقت ستتم المطابقة؛ تعيين وتحديد وتحليل الأداء لتحقيق الهدف الرئيسي - إكمال المشروع. كل منها صريح أو مفترض.

إذا أضفنا شيئًا واضحًا - ولكن يجب أن يقال - أن مهارات الموظفين وتوافرهم وإنتاجيتهم تحدد أيضًا عملية الجدولة، فإن العلاقة بين جدولة الموظفين وجدولة الموارد لن تكون أطول مما يثير الشكوك.

أنت تعرف بالفعل كيفية تحسين جدولة مواردك. ولكن هل تعرف لماذا؟

إذا كنت قد وصلت إلى هذه النقطة في المقالة، فأنت تعلم بالتأكيد أن إتقان جدولة الموارد ليس بالأمر البسيط. فأنت بحاجة إلى ممارسات جيدة، وتجنب الأخطاء، وبرنامج قوي لإدارة العمل للحصول على النتائج التي تريدها. ولكن، لن يقوم أحد بكتابة كل هذه المقالات والأدلة على إدارة موارد المشروع إذا لم تكن الكفاءة في هذا المجال تستحق العناء. والفوائد وفيرة.

  1. يمكنك توفير الوقت والمال. هذه الحجة قوية جدًا لدرجة أنها كافية في الواقع. فإذا قمت بتخطيط مواردك بشكل جيد، فإنك لا تهدر ميزانيتك على أنشطة غير فعالة، وبإسناد المهام الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين، يمكنك إحراز تقدم أسرع بكثير.
  2. أنت تتجنب مخاطر الخطأ والاختناقات. من خلال تقسيم الموارد بحكمة وعناية، فإنك تمنع حدوث موقف يتعطل فيه عملك فجأة بسبب نقص شيء ما.
  3. لديك رؤية كاملة للمشروع. لا شيء يحدث دون علمك ولا يمكن لأي شيء أن يفاجئك لأن جميع المعلومات المهمة حول عملك الحالي أمامك في النظام الصحيح.
  4. أنت مستعد لأي شيء. إدارة المخاطر هي حمايتك في حالات الطوارئ، فحيثما كان مدير مشروع آخر سيواجه أزمة منذ فترة طويلة، يكون لديك الحل.
  5. فريقك سعيد وهذا أمر مهم للغاية. فالناس يحبون العمل في بيئة يعرفون فيها ما يمكن توقعه وأن كل شيء تحت السيطرة. فجدولة الموارد تجنبهم العمل الزائد والعمل الإضافي، والموظف المرتاح جيدًا هو موظف منتج وراضٍ.
  6. حقق أقصى استفادة من إمكانات فريقك. لديك أشخاص رائعون وموهوبون في فريقك. ففي النهاية، هذا هو سبب توظيفك لهم. يعد تخصيص الموارد بناءً على مهاراتهم فرصة لتطوير إمكانات كل موظف من موظفيك والاستفادة القصوى من كفاءاتهم.
  7. تحسين جودة عملك. هل من الممكن أن تعمل تحت ضغط الوقت، عندما يكون العميل غاضباً وفريق العمل متعباً والوقت والمال ينفد منك؟ يمكنك ذلك. ولكن لماذا يجب عليك ذلك؟ تمنحك الإدارة الذكية للموارد راحة البال والسيطرة. عندما لا تقلق بشأن الأمور الأساسية مثل المواعيد النهائية والقدرة الكافية، يمكنك التركيز بشكل كامل على الجودة.
  8. أنت تتعلم. يعلم الجميع أن الممارسة تصنع الكمال. وماذا أيضاً؟ المعلومات جدولة الموارد (أو جدولة الفريق) هو مصدر للبيانات والتقارير التي لا تقدر بثمن والتي يمكنك تحليلها لاستخلاص النتائج والتحسن مع كل مشروع.

تساعد أدوات برمجيات جدولة الموارد في إدارة المهام واستخدام الفريق

الميزات الإضافية التي يجب أن يتمتع بها برنامج جدولة الموارد (بناءً على دورة حياة إدارة المشروع)

كما تعرفت بالفعل بفضل هذه المقالة، فإن الدور الرئيسي لبرنامج جدولة الموارد هو المساعدة في تخصيص وتخطيط وتنسيق الموارد (عمل الموظفين) لتحقيق متطلبات المشروع. ليس من المهم أن نتحدث عن إدارة موارد التسويق, إدارة موارد تكنولوجيا المعلوماتأو تخطيط مشاريع تكنولوجيا المعلومات - الدور هو نفسه. 

تشير الملاحظة الثانية - قبل أن نعرض لك ميزات إضافية تستحق الدراسة - إلى المصطلحات. حسب برنامج جدولة الموارد, برنامج جدولة المشاريعأو برامج إدارة الموارد أو تخطيط الموارد أو تخطيط الموارد, برنامج تخطيط القدرات, أدوات التخطيط, أدوات إدارة المواردوما إلى ذلك - نحن نفهم نفس الشيء. فهي تدور حول إدارة وحل التحديات التي تواجه رأس المال البشري والجدول الزمني للمؤسسة.

من هذا المنظور، يمكننا أن نتخيل ما هو مشترك بينهما. حان الوقت الآن لما يستحق أن يؤخذ في الاعتبار أثناء البحث عن برنامج مناسب لجدولة الموارد. كما نعلم، تعد إدارة الموارد (وجدولة الموارد كجزء من إدارة الموارد) جزءًا كبيرًا من عملية إدارة المشروع (وتسمى أيضًا دورة حياة إدارة المشروع). 

ما نوع ميزات برمجيات جدولة الموارد المهمة من منظور عملية إدارة المشروع؟

هل يمكن أن يدعم برنامج جدولة الموارد المثالي لديك أيضًا:

هل ستحل برامج جدولة الموارد جميع مشاكل شركتك؟

حسناً، ربما لا. لكن الأمر هو أنك عندما تطبق برنامج جدولة موارد مضاد للرصاص يصبح معظمها قابلاً للإدارة. ولكن، إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت أو مجرد مقارنة أدوات إدارة موارد المشروع أو أدوات تخطيط المشاريع - تعرف ما عليك فعله

كيف أصبح برنامج جدولة الموارد من Teamdeck منتجاً؟

ليس من المعروف على نطاق واسع أن Teamdeck كبرنامج لجدولة الموارد كان مبادرة من Apptension. Apptension هو البرمجيات كخدمة SaaS شركة تطوير البرمجيات (قاموا أيضًا بتطوير قالب Django SaaS Boilerplate, a أداة تطوير Saas) التي كانت في الأصل بحاجة إلى أداة تساعدهم في تخطيط المشاريع أو إدارة الموارد أو تعيين المهام أو قياس الأداء. ولهذا السبب قاموا بتطوير برنامج لجدولة الموارد لأغراضهم الخاصة والداخلية.

لذا، فإن برنامج جدولة الموارد هذا كان يهدف في البداية إلى إدارة العمليات الداخلية في Teamdeck. ولكن في فترة من الزمن تم تسويق Teamdeck تجارياً (في عام 2015). ويمكن لأي شخص يريد تجربة البرنامج لتعيين وجدولة الموظفين أن يجربه مجاناً. 

ولأننا نستخدم هذا البرنامج يومًا بعد يوم، ولأن عدد العملاء لا يتناقص، فهذا هو السبب في أن منتجنا في القمة. 

 

هل تبحث عن أفضل برامج جدولة الموارد؟

جرِّب Teamdeck

 

منشورات ذات صلة

يبحث مديرو المشاريع دائمًا عن خيارات برمجيات إدارة الموارد
إدارة المشاريع, صندوق الأدوات

مخطط الموارد - كيف تختار مخطط الموارد المناسب؟

يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...

أنيا كيتوفسكا
مساعدة مديري المشاريع على حساب استخدام الموارد
إدارة المشاريع, فريق العمل

كيفية حساب استخدام الموارد: دليل لمديري المشاريع

عادة ما تبذل الشركات الكثير من الجهد في تخصيص الموارد. فأنت تريد أن تبقي الجميع مشغولين مع التأكد من أن مهامهم ذات قيمة (وهو ما يعني في كثير من الأحيان أن تكون مدفوعة الأجر) للشركة. يصبح الأمر صعبًا حقًا عندما يكون فريقك...

أنيا كيتوفسكا