أثار شيوع العمل عن بُعد العديد من التساؤلات حول إدارة فريق العمل عن بُعد، خاصةً عندما يكون دوليًا. يتطلب نظام العمل هذا نهجًا وأدوات جديدة تمامًا، بالإضافة إلى تحديد الأولويات. في مقال اليوم، سنقدم 10 نصائح حول إدارة فريق عمل عن بُعد يعمل عن بُعد من بلدان مختلفة.
لقد غيرت جائحة كوفيد-19 طريقة عمل العديد من الشركات. فقد أدى وجود الأشخاص في مباني المكاتب المغلقة إلى زيادة خطر انتشار الفيروس، لذا كان على الإدارة إيجاد حل. واتضح أن الحل هو العمل عن بُعد. بالطبع، لم يتم اختراع العمل عن بُعد مع تفشي الوباء، ولكن الآن فقط بدأت الشركات في تطبيق هذا النموذج على هذا النطاق الواسع. بعض الشركات لديها بالفعل خبرة في العمل من المنزل. أما بالنسبة لمؤسسات أخرى، من ناحية أخرى، فقد كان ذلك تحديا جديدا تماما، يتطلب إصلاحا شاملا لأنماط الإدارة الحالية.
يقدم العمل عن بُعد فرصاً جديدة ومشاكل جديدة أيضاًولكن يمكن لنظام جيد التنفيذ للتحول عن بُعد أن يمنح شركتك فوائد كبيرة. خاصةً وأن القدرة على العمل عن بُعد في هذه المرحلة تعتبر معياراً مهماً جداً للمؤسسة لكي تكون قادرة على المنافسة في السوق. وفقًا لتقرير Growmotely، فإن ما يصل إلى 97% من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع لا يرغبون في العودة إلى المكتب بدوام كامل. وهذا يوضح مدى أهمية أن تكون قادرًا على استخدام المكتب المنزلي جزئيًا على الأقل.
إلى جانب ذلك، بالنسبة لصاحب العمل، فإن العمل عن بُعد يعني أيضًا الكثير من المزايا التي تستحق أن تؤخذ في الاعتبار. أولاً - أولاً - انخفاض تكاليف إدارة الشركة. مجرد حقيقة أنه عندما يعمل فريقك من المنزل، لن تضطر إلى استئجار مكتب كبير. حتى أن بعض الشركات تخلت عن امتلاك مكتب تماماً. ففي النهاية، تكاليف استئجار مثل هذه المساحة مرتفعة جداً.
ثانياً, يقل احتمال غياب الموظفين. عندما لا يشعرون بأنهم على ما يرام، ولكنهم ليسوا مرضى جدًا، فإنهم غالبًا ما يفضلون عدم أخذ يوم إجازة، بل العمل من الفراش. وغالبًا ما يكون من الأسهل عليهم أيضًا التوقف عن العمل لمدة ساعة أو ساعتين عندما يكون لديهم مهمة لقضائها، في حين أنهم إذا كانوا يعملون من المنزل فغالبًا ما يأخذون يوم إجازة. دراسة ستانفورد وجد أيضًا أن الموظفون الذين يمكنهم العمل من المنزل أكثر إنتاجية بمقدار 22%. أكد 32.2% من مديري التوظيف الذين شملهم الاستطلاع أن إنتاجية العاملين عن بُعد قد زادت.
هل تبحث عن المزيد من نصائح الخبراء حول إدارة المشاريع؟ اطلع على قائمة مراجعة مجانية للتخطيط للسباق السريع الآن!
بالطبع، نماذج العمل عن بُعد ليست موحدة وتعتمد على احتياجات وخصائص عملك. من المؤكد أنه من الأسهل على الشركات التقنية والدولية إرسال موظفين إلى مكتب منزلي أكثر من الشركات التي تعتمد على العمل اليدوي. ألقِ نظرة على مؤسستك وحدد الشكل الأفضل بالنسبة لك: هل هو العمل عن بُعد بالكامل أم ربما مختلط؟ أو اترك الخيار لموظفيك - فهم يعرفون في النهاية أين يعملون بشكل أفضل. أيًا كان النموذج الذي تقرره، سيساعدك هذا الدليل في إدارة فريق العمل عن بُعد.
أحد أكبر التغييرات التي تطرأ على الموظفين عند العمل عن بُعد هو التواصل. في المكتب، من السهل دائماً أن تسأل زميلك في المكتب المجاور لك عن الزميل الذي يجب أن تتوجه إليه بسؤال محدد أو إذا كان أحدهم في إجازة أو إجازة. عند العمل عن بُعد، قد يستغرق البحث عن مثل هذه المعلومات وقتاً طويلاً، خاصة في الشركات الكبيرة أو المتوسطة الحجم. لذلك من المهم استخدام نظام يجعل هذا الأمر أسهل.
على سبيل المثال، ميزة الحقول المخصصة من Teamdeck (برنامج إدارة الموارد)، يمكن أن يساعدك في تجميع الموظفين حسب الأقسام التي ينتمون إليها والمهارات التي يمتلكونها. هذا مفيد جدًا في تعيين الأشخاص للمشاريع وإنشاء التقارير. كما أنه يجعل من السهل معرفة من هو المسؤول عن ماذا في الشركة.
المهام والتوقعات المحددة بوضوح هي أساس العمل بشكل عام. ومع ذلك، في الوضع عن بُعد، يصبح هذا الأمر أمراً بالغ الأهمية. من الصعب وصف مقدار الإحباط وسوء الفهم والتأخير الذي يمكن أن ينتج عن عدم وجود نطاق عمل محدد بوضوح. لهذا السبب من المهم جدًا أن يعرف موظفوك ما تطلبه منهم بالضبط، وما يجب عليهم القيام به، وما هو الموعد النهائي المحدد لهم. استخدم لوحة توزيع يتم تحديثها في الوقت الفعلي. وبهذه الطريقة، سيتم تكليف كل موظف بمهام محددة في كل سباق. سيعرفون بالضبط ما هي مسؤولياتهم ومتى تتوقع منهم إكمال مرحلة معينة. تقع على عاتقك كمدير مسؤولية ضمان الوضوح والانفتاح.
عند العمل عن بُعد، يجب أن تتوقع أن تفقد بعض السيطرة. لا يمكنك التحقق باستمرار مما يفعله موظفوك. من المهم جدًا توظيف أشخاص يمكنهم إدارة وقتهم وأهدافهم الخاصة. الاستقلال والثقة ضروريان عند إدارة فريق دولي لا يعمل من مكتب. وبالطبع، لا يعني ذلك أن تترك الموظفين وشأنهم وأنك ستفقد الرؤية حول تقدم المشروع.
يجب عليك تزويد فريقك بأقصى قدر من الدعم والمعلومات التفصيلية حول المهام التي يتعين عليهم إكمالها. من المهم جدًا أيضًا تتبع المراحل الرئيسية للمشاريع المهمة حتى تعرف ما يحدث في الشركة وما إذا كان كل شيء يسير وفقًا للخطة. ومع ذلك، إذا حاولت مراقبة كل عنصر من عناصر عمل فريقك باستمرار، فلن تحقق النتائج المرجوة على الإطلاق. سوف تضيع الكثير من الوقت في التحقق من أن الجميع يقومون بما يفترض بهم القيام به. سيشعر موظفوك بالإحباط والسيطرة، وسيتضاءل دافعهم الداخلي لأنهم لن يشعروا بأنهم مسؤولون عن عملهم.
في المكتب، يمكنك دائمًا أن تسأل أحدهم "هل لديك وقت لاجتماع قصير؟ أو فقط تعال وقدم قضيتك في 5 دقائق. عندما يعمل الفريق عن بُعد، تصبح القضية أكثر تعقيدًا. خاصةً عندما توظف العديد من الأشخاص في جميع أنحاء العالم ولا يمكنك التحكم في وقتهم ليوم أو أسبوع أو شهر كامل. هذا مهم جدًا أيضًا إذا كنت توظف أشخاصًا يعملون في مناطق زمنية مختلفة أو بدوام جزئي.
في هذه الحالة، تصبح إدارة التوافر أكثر تعقيدًا. للحفاظ على سير أعمالك بسلاسة، تحتاج إلى معرفة مدى توافر فريقك. سيساعدك ذلك على تخطيط التقويم الخاص بك على النحو الأمثل قدر الإمكان. وهذا أيضاً هو المكان الذي تكون فيه أداتنا مفيدة. في تقويم Teamdeck، ستجد في تقويم Teamdeck التوفر الوظيفة.
يمكن لكل موظف ملء بيانات التوافر في أي وقت، مما يسهل تخطيط المناوبات والاجتماعات. يمكنك أيضاً إضافة التوافر المتكرر بدلاً من تحديده يوماً بيوم.
عند إدارة فريق عمل عن بُعد يعمل من بلدان مختلفة، من المهم أيضًا مراعاة العطلات المحلية. وهنا يأتي دور الوحدات التنظيمية ميزة مفيدة. فهي تتيح لك تجميع فريقك حسب الموقع وتعيين العطلات المصرفية المناسبة لهم. وبهذه الطريقة، عندما تريد جدولة اجتماع أو مهمة لموظفك، سيأخذ التقويم في الاعتبار البلد الذي يتواجدون فيه والعطلات المحلية التي تنطبق هناك.
إدارة وقت المشروع - هل سمعته من قبل؟ لا يمكنك الاستمرار في سؤال كل عضو من أعضاء الفريق "هل انتهيت من العمل بعد"، "متى ستنجزه"، "هل سنلتزم بالموعد النهائي؟ حتى عندما تعمل في وظيفة ثابتة سيكون هذا غير فعال تمامًا، فما بالك عندما توظف العديد من الأشخاص حول العالم! يجب أن يكون لديك نظام لإدارة المشاريع وجداول العمل.
عندما تقوم بجمع جميع المهام والجداول الزمنية للمشاريع طويلة الأجل في لوحة واضحة، سيكون من الأسهل عليك التحقق من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة وستكون قادرًا على المشاركة فقط عند الحاجة. يوفر برنامج إدارة موارد المشروع هذا قدراً كبيراً من الوقت. كما أنه يضمن لك ألا يفوتك أي شيء، لأن الأداة الآلية ستتذكر الأشياء المهمة لك!
هذه النصيحة مهمة أيضًا عندما تعمل في مكان ثابت، ولكن عندما تعمل عن بُعد، يصبح الأمر بالغ الأهمية لأنك لا تملك أي خيارات أخرى. لا يمكنك الإشراف على كل ما يجري في عملك دون إدارة حديثة و أدوات التواصل. لم يعد إدخالها في عملك مسألة اختيارية بعد الآن - فبدونها لا يمكنك ببساطة العمل على أساس يومي.
عند العمل عن بُعد، من الضروري تحسين التواصل بين أعضاء الفريق. في المكتب، غالبًا ما يكون البريد الإلكتروني كافيًا في المكتب، لأنه مع كل شيء صغير يمكنك فقط الانتقال إلى مكتب آخر. عندما يبقى الموظفون في المكتب المنزلي، فإن البريد الإلكتروني ليس الحل الأفضل لأنه ليس مناسباً للتواصل المستمر والسريع والمتجاوب. فكر في خدمة المراسلة الفورية مثل Slack أو Skype لتسهيل التبادل السريع للمعلومات بين الأشخاص. عندما تعمل في شركة دولية، فإن الاجتماعات المباشرة وجهاً لوجه نادرة جداً، لذا فأنت بحاجة إلى أداة اجتماعات مريحة عبر الإنترنت. ستفي أداة Zoom أو Google Meets أو Microsoft Teams بالمهمة على أكمل وجه. كما ذكرنا سابقاً، من المهم للغاية أيضاً إدارة عمل فريقك. تعيين المهام، والتحقق من التقدم المحرز في المشاريع، وتحديد المعالم والجداول الزمنية، وإنشاء التقارير، وإدارة التقويم والعطلات. تحقق مما تقدمه لك أدوات مثل Teamdeck أو Asana أو Jira.
من الصعب الحفاظ على الشعور بأنك جزء من فريق عندما لا ترى زملاءك. إن الشعور بالغربة والوحدة هو أحد أكبر عيوب العمل عن بُعد، وهو تحدٍ كبير لأصحاب العمل. وغني عن القول مدى أهمية أن يشعر الموظفون بأنهم جزء من فريقهم وأن يشعروا بأنهم جزء من فريقهم. كتبنا المزيد عن هذا الأمر في هذه المقالة. فكيف يمكن الاهتمام ببناء الفريق بشكل صحيح أثناء إدارة فريق عمل عن بُعد يعمل من بلدان مختلفة؟
حسنًا، في البداية عليك التركيز على ما هو متاح لك يوميًا، وهو التواصل عبر الإنترنت. من المفيد جداً أن يكون لدى الفريق بأكمله كل يوم على الأقل لفترة قصيرة مكالمة الحالة. يمكنك من خلاله مناقشة العمل الحالي والتقدم المحرز، ولكن يمكنك أيضًا أن تسأل عن أحوال الجميع وكيف يشعرون. هذا يساعد على بناء شعور بأنك على اتصال دائم. من الجيد أيضًا أن يكون لديك اجتماعات 1:1ليس فقط مع مديرك ولكن أيضاً مع أشخاص آخرين في الشركة. يمكنك تطبيق نظام يطابق بين الموظفين في أزواج عشوائية ويرتب اجتماعاً لمدة نصف ساعة حيث يمكنهم التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل.
اجتماعات منتظمة مع الشركة بأكملها مهمة جدًا أيضًا، حيث يمكنك مناقشة التغييرات والإنجازات الرئيسية. كما تسمح لك الدردشات والقنوات، على سبيل المثال على Slack، بالبقاء على اطلاع دائم بما يحدث مع الأشخاص الآخرين في الشركة. من الجيد أيضًا أن يكون لديك مجموعة متنوعة من الأنشطة للموظفين، مثل الرياضة عبر الإنترنت أو نادي الكتاب كلما سنحت لك الفرصة، يجدر بك أيضاً ترتيب فعالية لبناء فريق العمل حتى يتمكن الموظفون من الالتقاء شخصياً. فالتعرف على زملائك بهذه الطريقة سيجعل من السهل بناء العلاقات فيما بعد، حتى لو كان ذلك عبر الإنترنت فقط.
هناك شيء واحد يمكن أن يكون لعنة ونعمة لكل مدير. النميمة. في المكتب، في بعض الأحيان كل ما يتطلبه الأمر في بعض الأحيان هو قول شيء ما لبضعة أشخاص، وفي لحظة يعرف الجميع. وليس من الضروري أن يكون الأمر متعلقًا بمواضيع سيئة أو صعبة، ولكن أيضًا عن أفكار للتطوير، وتنظيم الفعاليات، وانضمام أشخاص جدد إلى الفريق وغيرها من المواضيع الحالية. ومع ذلك، فإن إدارة فريق العمل عن بُعد تتطلب منك أن تكون أكثر يقظة بشأن ما إذا كان الموظفون يعرفون كل ما ينبغي عليهم معرفته.
في المكتب، يمكنك ببساطة التحدث عن الأمور أثناء تناول الغداء أو عند آلة القهوة. عندما يكون موظفوك في مكتبك في المنزل، تقع على عاتقك مسؤولية التحلي بالشفافية وإطلاعهم على كل الأمور المهمة. ويتطلب ذلك أحياناً التعود على ذلك وتغيير عاداتك السابقة. سيكون عليك بالتأكيد كتابة رسائل البريد الإلكتروني إلى الفريق بأكمله في كثير من الأحيان واستخدام غرفة دردشة مشتركة. ومع ذلك، يمكنك التأكد من أن إبقاء الفريق على علم بما يجري في الشركة سيساعدك كثيراً في إدارتك. فمن المريح أكثر أن تعمل مع أشخاص يعرفون كل ما يجري في الشركة. إلى جانب ذلك، سيشعر الموظفون أيضًا بأنهم جزء من الشركة وسيكونون أكثر اهتمامًا بشؤونها.
عندما يكون جميع الموظفين على مسافات متباعدة، في بلدان وسياقات ثقافية مختلفة، يكون من الصعب الحفاظ على الشعور بالانتماء إلى المجتمع داخل الشركة. لذا احرص على أن تكون لشركتك شخصيتها وهويتها الخاصة. قم بإنشاء تواصل متماسك لشركتك. حدد ما هو مهم بالنسبة لها، وما هي قيمها، وما هي رسالتها. دع موظفيك يشعرون بأنهم ينتمون إلى مكان له طابعه الخاص. من المهم أن يشعر الجميع بالراحة في الشركة، لذا اسأل موظفيك عن رأيهم في سياسة الشركة. ربما لديهم بعض الاقتراحات أو الأفكار؟ هذا أمر قيّم للغاية. خاصةً عند العمل عن بُعد، عليك إشراك الموظفين في تشكيل الشركة ومنحهم الشعور بأن صوتهم مهم. إن كونك جزءًا من مجموعة ومنظمة يزيد من الشعور بالانتماء والتحفيز.
عندما يعمل فريقك من المكتب، تميل عملية التأهيل إلى اتباع نمط مماثل. فخلال الاجتماع مع الموظف الجديد، تخبر الموظف الجديد بالقليل عن الشركة وما تعمل عليه. لكن الحقيقة هي أن معظم المعلومات الأساسية حول مهامهم وعملياتهم وسير العمل وكل ما يهمهم حقًا يكتسبها الموظف من زملائه من خلال السؤال عن الأشياء التي تزعجهم. مع العمل عن بُعد، لا توجد مثل هذه الإمكانية. يتم إلقاء الموظفين على الفور في مسؤوليات جديدة. ومن الصعب طلب المشورة لأنهم لا يعرفون دائماً إلى من يتوجهون فوراً. كما يصعب شرح بعض الأمور عبر الإنترنت. على الرغم من أنه بالطبع يمكن القيام بكل شيء تقريبًا عبر الإنترنت ودعم الفريق مهم جدًا. ولتسهيل تأقلم الموظف الجديد قدر الإمكان، فإن عملية التأهيل الممتازة مهمة للغاية.
قم بإعداد اجتماعات مع أعضاء الفريق الآخرين الذين سيعرّفون الشخص الجديد على مختلف جوانب الشركة. ويمكنك أيضاً عقد جلسة أسئلة وأجوبة مع أعضاء الفريق عن بُعد الذين لن يكتفوا بالإجابة على الأسئلة فحسب، بل سيقدمون أيضاً بعض الأفكار. حاول تقديم دورة تدريبية عبر الإنترنت، على سبيل المثال على منصة التعلم الإلكتروني. بهذه الطريقة، سيتمكن الموظف الجديد دائماً من الرجوع إلى أي درس حتى يشعر بالثقة في مكان عمله الجديد.
تمثل إدارة فريق عمل عن بُعد يعمل من بلدان مختلفة تحدياً كبيراً. سيتطلب منك تحسين نموذج العمل هذا اتباع نهج جديد وإجراء بعض التغييرات. ومع ذلك، يمكنك التأكد من أنك إذا طبقت النصائح المذكورة أعلاه، فستلاحظ بسرعة تحسناً في إدارة فريقك عن بُعد.
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...