يعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا مهمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. نظرًا للتنوع الكبير في الشركات التي تتطلب تخطيط الموارد، من الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع لمخطط موارد عبر الإنترنت. يهدف هذا الدليل إلى مساعدتك في عملية الاختيار من خلال طرح الأسئلة الأساسية التي ستوجهك نحو أفضل أدوات تخطيط الموارد لفريقك.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
دور برمجيات تخطيط الموارد في إدارة المشاريع.
خمسة اعتبارات وأسئلة رئيسية يجب طرحها عند البحث عن مخطط موارد فعال.
أمثلة على الشركات التي اختارت Teamdeck.io كمخطط مواردهم الأساسي.
استراتيجيات لإدارة تخطيط القدرات ومهام المشروع وعمليات الأعمال بفعالية.
ما هو برنامج تخطيط الموارد؟
مخطط الموارد، برنامج جدولة الموارد، برنامج تخطيط الموارد، تقويم المشروع, مخطط التقويم عبر الإنترنتإلخ. - هي المصطلحات التي تصف، بشكل عام، نفس الشيء. تتيح لك أداة تخطيط الموارد إدارة الموارد وتخصيص أعضاء الفريق المناسبين للمشاريع/المهام/العملاء المناسبين.
يعد تخطيط الموارد جزءًا لا يتجزأ من إدارة المواردوهو عملية استخدام موارد الشركة بأكثر الطرق كفاءة ممكنة (المصدر: قاموس الأعمال). فهو يمكّنك من الاستفادة من فريقك بشكل أفضل والتأكد من أن الجميع يعمل على شيء مجهز بشكل جيد للقيام به. ونتيجة لسعة الموارد، من المرجح أن تكون مشاريعك والتزاماتك أكثر نجاحاً.
نظرة شاملة لأعضاء الفريق وفريق المشروع والمشروع والمهام.
لاحظ أننا في هذه المدونة، سنركز فقط على برامج الإدارة عبر الإنترنت - التطبيقات المخصصة لتخطيط الموارد, جدولة المواردوأدوات إدارة الموارد الأخرى. من الممكن استخدام جدول بيانات (أو أداة أخرى تناسبك) لتخصيص عمل أعضاء فريقك.
ومع ذلك، نعتقد أن البرامج المصممة لهذا الغرض ستجعل عملية إدارة محفظة المشاريع أكثر كفاءة وفعالية في نهاية المطاف. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك العثور على مخططي الموارد بأسعار مختلفة (بما في ذلك الخيارات المجانية، خاصة للفرق الصغيرة). يجب أن تكون قادرًا على العثور على شيء مناسب لميزانيتك واحتياجاتك.
نظرة متعمقة على أدوات تخطيط الموارد
لقد تطورت أدوات تخطيط الموارد بشكل كبير على مر السنين، حيث انتقلت من أدوات الجدولة الأساسية إلى منصات متطورة تقدم مجموعة من الوظائف المصممة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية. دعونا نتعمق أكثر في كيفية عمل هذه الأدوات والميزات المختلفة التي تقدمها.
لوحة تحكم مركزية للرقابة الشاملة
توفر أدوات تخطيط الموارد الحديثة لوحة تحكم مركزية حيث يمكن للمديرين عرض جميع الموارد وإدارتها. يتضمن هذا العرض الشامل تفاصيل حول المشاريع الجارية ومخصصات الموارد والمواعيد النهائية القادمة. تساعد القدرة على رؤية كل هذه المعلومات في مكان واحد في اتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة.
مثال على ذلك: يمكن لوكالة التسويق التي تعمل على حملات متعددة في وقت واحد استخدام لوحة التحكم المركزية لتتبع أعضاء الفريق الذين يعملون على الحملات وأعباء العمل الحالية والمواعيد النهائية القادمة. تضمن هذه الرؤية عدم إغفال أي مشروع واستخدام الموارد على النحو الأمثل.
التعاون والتواصل في الوقت الحقيقي
تسهل أدوات تخطيط الموارد الفعالة التعاون في الوقت الفعلي بين أعضاء الفريق. تضمن ميزات مثل التقويمات المشتركة والمراسلة الفورية وتحرير المستندات التعاونية بقاء الجميع على نفس الصفحة، بغض النظر عن موقعهم الفعلي.
السيناريو يمكن للشركات التقنية الناشئة التي لديها فرق منتشرة في مناطق زمنية مختلفة استخدام هذه الميزات لتنسيق العمل بسلاسة. يمكن لأعضاء الفريق تحديث مدى توفرهم وإبلاغ التغييرات وتعديل الجداول الزمنية في الوقت الفعلي، مما يقلل من التأخير وسوء الفهم.
التقارير والتحليلات المتقدمة
يعد إعداد التقارير والتحليلات أمرًا بالغ الأهمية لفهم كيفية استخدام الموارد وأين يمكن إجراء تحسينات. تقدم العديد من أدوات تخطيط الموارد تقارير مفصلة عن تخصيص الموارد وتقدم المشروع وأداء الفريق. هذه الرؤى لا تقدر بثمن للتخطيط الاستراتيجي وتحسين استخدام الموارد.
دراسة حالة: تستخدم شركة إنشاءات تحليلات متقدمة لمراقبة استخدام الآلات الثقيلة والعمالة في مختلف المواقع. من خلال تحليل هذه التقارير، يمكنها تحديد المعدات غير المستخدمة بشكل كافٍ أو الموظفين المثقلين بالأعباء، مما يسمح بتوزيع أفضل للموارد وتوفير التكاليف.
كيف تعزز برمجيات تخطيط الموارد إدارة المشاريع
تلعب برمجيات تخطيط الموارد دوراً محورياً في إدارة المشاريع من خلال ضمان تخصيص الموارد بفعالية وإنجاز المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. وإليك كيفية تكاملها مع عمليات إدارة المشاريع:
1. تبسيط جدولة المشاريع
يساعد مخططو الموارد مديري المشاريع على إنشاء جداول زمنية مفصلة تأخذ في الاعتبار مدى توافر أعضاء فريقهم وقدراتهم. وتتجاوز هذه الجدولة مجرد تعيينات المهام البسيطة، حيث تتضمن عوامل مثل مجموعات المهارات والخبرة وتوازن عبء العمل.
البصيرة: في تطوير البرمجيات، يعد إسناد المهام إلى أعضاء الفريق ذوي الخبرة المناسبة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق الكفاءة. يمكن لمخطط الموارد أن يساعد في مطابقة المطورين مع المهام التي تتوافق مع مهاراتهم وخبراتهم، مما يضمن أن يتم التعامل مع تحديات البرمجة المعقدة من قبل أولئك الذين هم الأفضل تجهيزاً لحلها.
2. موازنة أعباء العمل بين الفرق
يعد تحقيق التوازن بين أعباء العمل أمرًا ضروريًا لمنع الإرهاق والتأكد من أن جميع أعضاء الفريق يعملون بأقصى طاقتهم. توفر أدوات تخطيط الموارد عروضاً مرئية لتوزيع عبء العمل، مما يسهل تحديد متى يكون بعض أعضاء الفريق مثقلين بأعباء العمل أو غير مستغلين بالشكل الأمثل.
مثال على ذلك: في أي شركة قانونية، قد يكون بعض المحامين مشغولين بالقضايا في حين أن المحامين الآخرين لديهم جداول زمنية أخف. يساعد مخطط الموارد على توزيع القضايا بشكل أكثر توازناً، مما يضمن أن يكون لدى جميع المحامين أعباء عمل يمكن التحكم فيها وأن يتلقى العملاء الاهتمام في الوقت المناسب.
3. إدارة التبعيات والاختناقات
غالبًا ما يكون للمشاريع مهام مترابطة، مما يعني أن إحدى المهام لا يمكن أن تبدأ حتى تكتمل مهمة أخرى. يمكن أن تساعد برمجيات تخطيط الموارد في تحديد هذه التبعيات والاختناقات المحتملة مسبقاً، مما يسمح للمديرين بالتخطيط وفقاً لذلك وإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
السيناريو يستخدم فريق إنتاج الأفلام مخطط الموارد لإدارة جداول التصوير، مما يضمن توفر جميع الممثلين ومواقع التصوير والمعدات في الأوقات المناسبة. ومن خلال توقع التبعيات، يمكنهم تجنب التأخيرات المكلفة وضمان سلاسة عملية الإنتاج.
كيف يمكن لتخطيط الموارد مساعدة فريقك في تخطيط الموارد؟
قبل أن تبحث عن مخطط الموارد الجديد لفريقك، يجب أن تفهم الفوائد التي إدارة الموارد (وتحديداً جدولة الموارد والتخطيط الفعال للموارد) يمكن أن توفر. وستقدّر الشركات المختلفة الفوائد المختلفة من توافر الموارد، وبالتالي، ستقدّر الشركات المختلفة الفوائد المختلفة من توافر الموارد، وبالتالي ستعطي الأولوية لميزات محددة عند البحث عن أداة جدولة الموارد أو أداة إدارة المشاريع التي تتمتع بهذه الوظائف.
تجنب تعارضات الجدولة - أحد الأدوار العديدة لمخطط الموارد
على سبيل المثال، عندما تكون في مؤسسة تعمل على مشاريع متعددة في وقت واحد، سيكون من الضروري أن يكون لديك أداة تمكنك من تنسيق محفظة مشاريعك ومواءمة الجداول الزمنية المتعددة لتسليم المشاريع.
إذن، ما هي المزايا الرئيسية لتخطيط الموارد بمساعدة تطبيق مخصص؟
تُظهر الصور أدناه واجهة تيم ديكبرنامج تخطيط الموارد الذي أنشأناه. إذا كانت لديك أي أسئلة حول الأداة، فأخبرنا بذلك!
تخطيط جداول المشاريع وخطط الموارد وتحريرها بسهولة
بالتأكيد، من السهل تخصيص الموارد لمهمة معينة باستخدام تطبيق تخطيط الجداول الزمنية، وكذلك كتابتها على ورقة أو في جدول بيانات. تكمن الميزة الحقيقية لمخططي الموارد في قدرتهم على مساعدتك في تغيير جداول فريقك. تخطيط مرن أسهل بكثير عندما تعلم أنه يمكنك إعادة تخصيص مواردك بسرعة أو تجربة خيارات جدولة مختلفة. تسمح لك العديد من تطبيقات إدارة الموارد بسحب وإسقاط المهام المختلفة - إنه أمر مريح عندما تضطر إلى نقل الأشياء بسرعة.
تجنب تضارب المواعيد
تساعدك تطبيقات إدارة الموارد في إصلاح تعارضات جدولة المشروع من خلال تعديل الجدول الزمني بسرعة، ولكنها تسمح لك أيضاً بتجنبها في المقام الأول. هذا ممكن لأنه يمكنك رؤية مدى توافر موظفيك (بما في ذلك العاملون بدوام جزئي أو المستقلين الذين يعملون لحساب شركتك). تتيح لك هذه الرؤية إمكانية التخطيط للعمل بنجاح أكبر. في النهاية، لن تفاجأ بإجازات غير متوقعة أو التزامات أخرى.
المراقبة والتحسين استخدام الموارد
مديرو الموارد أو مديرو المشاريع تريد التأكد من أن أعضاء الفريق لديهم عمل يقومون به، ولكن دون أن يكونوا مثقلين بالمهام. تساعدك أدوات جدولة الموارد على تحقيق التوازن الصحيح هنا: يمكنك مراقبة عبء العمل على الموظفين وإعادة تخصيص الموظفين للمشاريع المستقبلية عند الحاجة.
تحسين شفافية المشروع ووضوح الرؤية لدى موظفيك
عندما تطبق أداة أو تطبيق لإدارة الموارد في مؤسستك، فإنك تمنح الجميع فهماً أفضل لما يجري في الشركة - فالجميع على نفس الصفحة. يمكن للمديرين تقييم الجداول الزمنية للمشاريع المختلفة، بينما يرى الموظفون وكل عضو من أعضاء الفريق ما يخبئه لهم في الأيام القادمة، وما هي مراحل المشروع الأخرى.
عمل أفضل و شفافية المشروع بفضل مخطط الموارد الحجز, إدارة عبء العملترك التتبع
كيف تختار أفضل مخطط موارد لشركتك؟
قبل أن تبدأ حتى في تحليل برامج إدارة الموارد المختلفة الأدوات، يجب أن تتوقف لحظة للتفكير في احتياجات شركتك. إن معرفة ما تبحث عنه سيجعل عملية اتخاذ القرار أسهل.
يمكنك البدء بالأسئلة التالية:
ما نوع الموارد التي تريد جدولتها (مثل الأشخاص والمعدات والمساحة المكتبية)؟
ما الذي تريد التخطيط له (على سبيل المثال، مشاريع، نوبات، أحداث)؟
هل تستخدم أي أدوات أخرى؟
ما هو هيكل فريقك؟
ما هي عادات فريقك؟
دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل سؤال من هذه الأسئلة. أول شيء عليك التفكير فيه هو نوع الموارد التي تريد التخطيط لها. ربما تكون قد لاحظت أننا أشرنا في الغالب إلى أدوات جدولة الأشخاص الذين يديرون الموارد والعمليات في جميع أنحاء هذا المنشور في المدونة. قد ترغب أيضًا في إنشاء جداول زمنية للموارد غير البشرية. لنفترض أن لديك عددًا قليلاً من غرف الاجتماعات التي تحتاج إلى تخصيصها لأشخاص مختلفين كل يوم. أو أن لديك بعض المعدات التي تحتاج إلى حجزها مسبقاً.
تسمح لك معظم تطبيقات إدارة الموارد بإدخال كل من الموارد البشرية وغير البشرية في النظام، ولكن العديد من الأدوات مصممة لتخطيط الموارد البشرية على وجه التحديد. إذا كان تركيزك الأساسي في تخطيط القدرات ينصب على الموارد غير البشرية، فلا تقلق: من المحتمل أن يكون هناك مخطط موارد مخصص لهذا الغرض (على سبيل المثال, مدير المعدات أو مخطط المساحات المكتبية)
بعد ذلك، تحتاج إلى تحديد ما تحتاج إلى التخطيط له
من المؤكد أنه يمكننا القول بشكل عام أن كل شركة تعمل على نوع ما من المشاريع. ومع ذلك، تحتاج إلى التعمق أكثر في متطلبات عملك. هل تريد التخطيط لمشاريع طويلة الأجل (على سبيل المثال, تطوير البرمجيات)? أو ربما تحتاج إلى تخطيط نوبات العمل اليومية أو العربات لمرة واحدة. سيكون للمجالات المختلفة احتياجات محددة هنا، وقد ترغب في البحث عن أدوار وظيفية أخرى: على سبيل المثال، مخطط نوبات عمل في المطاعم.
من المفترض أن يكون السؤالان الأولان الأولان قد ضيقا نطاق بحثك إلى شريحة معينة من السوق. والآن حان الوقت لتقييم ميزات الأدوات المختلفة داخل هذا القطاع.
بالنسبة للمبتدئين، تحتاج إلى التأكد من أن مخطط الموارد الجديد سيتناسب مع أدوات فريقك. من المهم بشكل خاص عندما يستخدم فريقك العديد من الأدوات عبر الإنترنت (مثل برامج إدارة المشاريع أو الدردشة أو تطبيقات إنشاء المحتوى). تريد أن يتكامل المخطط الجديد بسلاسة مع نظامك البيئي الحالي. اسأل عمّا إذا كان التطبيق الذي تقوم بتقييمه يحتوي على عمليات تكامل أو ملحقات أو خيارات كافية لتخصيصه (مع واجهة برمجة التطبيقات، على سبيل المثال).
بعد ذلك، قم بتحليل هيكلية مديري وفرق مشروعك (الأشخاص الذين سيستخدمون المخطط). من المحتمل أنك سترغب في منح أنواع مختلفة من الأذونات لأعضاء الفريق المختلفين. تأكد من أنك ستتمكن من القيام بذلك في التطبيق.
أخيراً، ضع عادات مديري موارد موظفيك في الاعتبار. على سبيل المثال، إذا كانت فرقك تقضي الكثير من وقت عملها أثناء التنقل، فمن المنطقي استخدام أداة ذات تطبيق قوي للأجهزة المحمولة.
الخطوة الأساسية قبل أن تلتزم بمخطط فريق جديد
من المفيد دائماً أن تقارن التطبيق الذي تفكر فيه مع غيره من أدوات تخطيط المشاريع الشائعة والأفضل في الوقت نفسه. تقدم العديد من التطبيقات صفحات مقارنة مخصصة (لقد أنشأنا مثل هذه المواقع للأشخاص الذين يبحثون عن بدائل لـ Resource Guru وWrike وWrike).
حتى إذا كنت تعتقد أن تطبيقًا معينًا يناسب جميع المربعات عند قراءة وصف المنتج، فمن الضروري أن تجربه. بهذه الطريقة، ستتعرف على تجربة المستخدم وتختبر الميزات المختلفة قبل طرحه على الفريق بأكمله.
كيف يمكنك القيام بذلك؟
سيكون أحد الخيارات هو الاستفادة من الإصدار التجريبي المجاني الذي تقدمه العديد من المنتجات. قم بالتسجيل واستكشف التطبيق بنفسك قبل تقديمه لفريقك. بدلاً من ذلك، يمكنك طلب عرض تجريبي للمنتج - إنها فرصة ممتازة لتقييم دعم العملاء في شركة معينة.
نقدم في Teamdeck خيارين:
اشترك للحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا. ستحصل على إمكانية الوصول الكامل إلى التطبيق وستتمكن من الانتقال إلى العضوية المميزة عند انتهاء صلاحية الإصدار التجريبي بسلاسة. نصيحة: إذا كنت تريد أن ترى كيف يبدو استخدام Teamdeck في سيناريوهات واقعية، يمكنك استيراد عينة من البيانات إلى حسابك واللعب بها.
حدد موعداً لإجراء مكالمة مع أنيلا. سوف تناقش احتياجاتك، وتوضح لك الإمكانيات المختلفة لمخطط الموارد لدينا، وتقارير الموارد، وكيفية تخطيط الموارد وتخطيط المشاريع، وتساعدك على تحديد ما إذا كان ذلك مناسباً لك أم لا.
هل تبحث عن برنامج تخطيط الموارد؟
كن أفضل في تخطيط قدرات فريقك بشكل أفضل - اختر Teamdeck.io برنامج تخطيط الموارد تستخدمها ألعاب ستورميند أو تطبيقات جيني
احصل على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوماً
