مخطط التقويم عبر الإنترنت - خطط جدول مواعيد فريقك بشكل أفضل

تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته, وإبقائها محدثة والتفاعل مع التغييرات أكثر تعقيدًا. ويصبح الوضع أكثر صعوبة عندما يعمل العديد من الموظفين عن بُعد.

ماذا ستتعلم من هذا المقال:

• كيف يمكن مخطط التقويم عبر الإنترنت يساعد في إدارة المشاريع

• كيف برنامج Teamdeck لإدارة الموارد في التخطيط عبر الإنترنت

• الاختلافات بين مخطط الجدول الزمني عبر الإنترنت ومخطط التقويم عبر الإنترنت

مخطط التقويم عبر الإنترنت وعائلته

قبل أن تحصل على فكرة جيدة عن كيفية عمل مخطط التقويم عبر الإنترنت، عليك أن تعرف كيف يبدو السوق.

أولاً وقبل كل شيء، برنامج تخطيط التقويم عبر الإنترنت، برنامج تخطيط التقويم, أداة تخطيط المشروع، تقويم تخطيط المشاريع، التقويم أداة التخطيطأو مخطط الجدول الزمني عبر الإنترنت، أو برنامج جدولة الموارد - لها نفس الدور. فهي تساعدك على تنظيم عملك وعمل أعضاء فريقك.

مخطط التقويم عبر الإنترنت أو التقويم التقليدي؟

ثانيًا، هناك حاجة دائمًا إلى مراعاة عمليات إدارة المشاريع وتنوع التحديات والتوقعات المتعلقة بها. وعندما يستخدم المديرون نوعاً ما من حلول إدارة المشاريع أو مجرد مخطط جدول زمني على الإنترنت، فإنهم يهتمون بوظائف مثل:

• الشفافية الكاملة للفريق والمهام والوقت (تستخدم صناعتنا للتواصل بفضل عبارة نظرة شاملة)

• قدرات التخصيص والتقارير القابلة للتخصيص

• تتبع وقت الموظفين وإدارة الجداول الزمنية، بما في ذلك دعم عمليات إعداد الفواتير

• أسهل من ذي قبل في جدولة الفريق وعملية إسناد المهام

• القدرة على إدارة الموظفين من مناطق زمنية مختلفة

• إدارة التوفر أو الغياب

• ميزات وضع العلامات والترميز بالألوان وتحديد الأولويات

• برنامج نظام إدارة الإجازات - لأن أي يجب أن يكون المشروع في الوقت المحدد

الثالث، مخطط التقويم عبر الإنترنت هو مجرد شريحة من عائلة كبيرة من أدوات إدارة المشاريع. وفقًا لمقال Wrike - منافسنا في سوق مخططي التقويم عبر الإنترنت - يقترح برنامج إدارة المشاريع 4 أنواع من مخططي التقويم عبر الإنترنت.

1. قوائم المهام

2. مخططو التقويمات عبر الإنترنت

مخطط التقويم عبر الإنترنت أو صانع الجداول الزمنية عبر الإنترنت أو مخطط الجداول الزمنية عبر الإنترنت - مهما كانت التسمية، فإن القاسم المشترك بينها هو لوحة ومهام وأشخاص مخصصين لها. تتميز هذه المخططات غالبًا بوظيفة السحب والإفلات، مما يسمح للمستخدمين بتعيين المهام وإعادة ترتيب الجداول بسهولة.

[المصدر: تيمديك - برنامج إدارة الموارد استنادًا إلى مخطط التقويم على الإنترنت]

3. مخططات جانت البيانية

مخطط جانت هو مخطط ذو محورين. يُظهر الأفقي الجدول الزمني للمشروع. وآخر رأسي يُظهر جميع المهام التي تبدو مثل الأشرطة.

4. لوحات كانبان

تقسّم اللوحة المرئية المهام/المشاريع إلى فئات مختلفة، وتوضح كل فئة منها مختلف مراحل المشروع. والإعداد الأكثر شيوعًا هو "يجب القيام به" و"قيد التنفيذ" و"مكتمل" مع استكماله بآخرين.

[المصدر: Trello - حل إدارة الفريق مع عرض التقويم]

ما هو مخطط التقويم عبر الإنترنت

على الرغم من الاختلافات، فإن الهدف واحد. مخطط التقويم عبر الإنترنت أو - كما نفضل - مخطط الجدول الزمني عبر الإنترنت هو أداة برمجية تسمح لك بتخطيط وإضافة المهام والمشاريع والأحداث على عرض التقويم/لوحة التقويم. 

يبدو الأمر بسيطًا، حتى نستخدم مصطلحًا آخر - فقط "مخطط التقويم". ويجب أن يكون دافعًا لبدء سؤال جديد: هل هناك أي فرق؟ كيف يختلف المخطط عن التقويم عبر الإنترنت (مثل تقويم جوجل)؟

هذان النوعان من التطبيقات لهما أغراض مختلفة:

• يتيح لك التقويم جدولة الأحداث (مثل الاجتماعات) ويعمل بمثابة تذكير بها,

• يتيح لك المخطط عبر الإنترنت أيضًا جدولة الأحداث (على سبيل المثال، إضافة مهام، وتعيين تذكيرات، وإضافة أحداث، وتعديل الأحداث، وتعديل الأحداث، وإضافة ملاحظات)، ولكنه يأتي بالإضافة إلى ذلك بميزات قوية لتخطيط العمل. قد تتضمن هذه الميزات إدارة التوافر، وتتبع التبعيات بين المهام، وتتبع الوقت، وتحليلات المشروع.

يمكنك القول إن أدوات التقويم عبر الإنترنت يمكن أن تساعدك أيضاً في التخطيط لعملك. وهذا صحيح، على الأقل للاستخدام الشخصي. ومع ذلك، عندما يتعين عليك تحديد مواعيد نهائية أو إنشاء جدول زمني لفريقك (أو عدة فرق)، ستحتاج إلى ميزات أكثر مما تقدمه معظم التقويمات.

ما يتجنبه مدير المشروع عند استخدام مخطط التقويم عبر الإنترنت

لنتحدث عن الفوائد: ما هي المكاسب الملموسة لاستخدام مخططي التقويم عبر الإنترنت؟ لقد قررنا تقسيمها إلى فئتين:

1. مضيعة للوقت والتكاليف 

هل تساءلت يومًا عن عدد الساعات التي يقضيها فريقك في مشاحنات غير ضرورية فيما يتعلق بمهامهم الحالية أو مهامهم القادمة؟ أبتشن، 50 شخصًا شركة تطوير البرمجيات قد حسبوا أنهم كانوا يخسرون أكثر من $11k كل شهر على أسئلة مثل "ما الذي يجب أن أعمل عليه اليوم؟ باستخدام مخطط التقويم عبر الإنترنت، تمكنوا من خفض هذا الرقم بحوالي $10k! 

2. انعدام الشفافية

عندما تقرر تنفيذ مخطط عبر الإنترنت في مؤسستك/فريقك، يصبح هذا المخطط هو المصدر الوحيد للحقيقة فيما يتعلق بالجداول الزمنية والمشاريع والتقدم المحرز والمسؤوليات وما إلى ذلك. في العديد من المُخطِّطين، يتضمن الجانب الأيسر من الواجهة عموداً خاصاً بالمُعيَّنين لتتبع تقدم العمل وجدولة المهام. من الضروري، خاصةً بالنسبة للفرق الموزعة، الحصول على نظرة عامة شفافة للعمل الذي يحدث في الفريق.

تعيين (حجز) الموظفين بناءً على المهارات والتوافر. يظهر عرض كل أسبوع والتكليف في مخطط التقويم عبر الإنترنت. [المصدر: Teamdeck]

3. المشاريع الخاضعة لرقابة غير كافية

نوصي بشدة باستخدام المخططين عبر الإنترنت بدلاً من تخطيط العمل في Excel أو على الورق. والسبب هو أنه عندما يحدث التغيير - وسيحدث ذلك حتمًا تقريبًا - يمكنك التفاعل بسرعة وتعديل الخطة بسهولة باستخدام أداة تفاعلية. يمكن أن تصبح جداول البيانات والمستندات النصية قديمة بسرعة ما لم تقم بتحديثها بانتظام.

4. تعاون تقريبي

تخيل أن شركتك تدير عدة مشاريع في وقت واحد. كل مشروع مدير المشروع يحتاج إلى تجميع فريق وجدولة تاريخ بدء المشروع حسب تفرغهم. باستخدام مخطط التقويم، يمكنهم أيضًا الاطلاع على ما يخطط له مديرو المشاريع الآخرون وتجنب تعارضات جدولة المشروع.

5. الاستخدام المفرط والاستخدام الناقص

المشروع و تخطيط الموارد التطبيقات هي أدوات لبناء فريق عمل سعيد. يريد الموظفون أن يكونوا على علم بمهامهم القادمة. كما أنهم يشعرون بشعور أفضل عندما يتمكن المديرون من رؤية وتخطيط ما يتعلق بتوافرهم أو عبء العمل. وتقل فرص العمل الإضافي أو نقص الاستخدام عندما تستخدم مخططًا قويًا عبر الإنترنت. اقرأ كيفية قياس استخدام الموارد ودورها في عمليات إدارة المشاريع. 

كيف تخطط لعمل فريقك مع Teamdeck ومخطط التقويم عبر الإنترنت لجدولة أعمال الفريق؟

الآن بعد أن تعرفت على المزايا الرئيسية لتخطيط العمل باستخدام أدوات التقويم عبر الإنترنت، نريد أن نوضح لك كيف يمكنك القيام بذلك عمليًا، باستخدام Teamdeck.

Teamdeck عبارة عن مخطط تقويم عبر الإنترنت (أو - برنامج إدارة الموارد, إذا صح التعبير) الذي يجمع بين وظائف مخطط التقويم عبر الإنترنت مع ميزات قوية أخرى مثل تتبع الوقت وإدارة الغياب وإعداد تقارير المشاريع.

إليك كيف يمكن أن يكون التخطيط للأسبوع لفريقك أسهل مع Teamdeck:

1. معرفة من المتاح ومن المشغول

قبل أن تبدأ في بناء خطتك الأسبوعية، تحتاج إلى الحصول على نظرة عامة عن مدى توفر فريقك. الأمر بسيط: كل ما عليك القيام به هو التحقق من تقويم الموارد.

يمكنك أيضًا استخدام حقول مخصصة لالتقاط وتنظيم معلومات إضافية مثل الأدوار والمسؤوليات وسمات المشروع المحددة.

هنا، يمكنك تتبُّع تفاصيل توافر فريقك على مستويين مختلفين:

• التوافر اليومي/ساعات العمل اليومية (وهي مفيدة بشكل خاص إذا كنت تعمل مع موظفين بدوام جزئي وموظفين مستقلين),

• الإجازات المخطط لها وأنواع الإجازات المختلفة (مثل إجازة الأمومة).

يمكنك أيضًا التحقق من المهام الحالية للأشخاص ومعرفة ما إذا كانوا مكلفين بأي مشاريع ومدة تكليفهم بها. عندما يكون لدى الأشخاص بالفعل العديد من المهام الموكلة إليهم، قد ترغب في عدم إرهاقهم بمزيد من العمل.

[/vc_column_column_text]