تبحث العديد من الشركات حالياً عن أفكار لتحسين التكاليف استجابةً للوباء العالمي وعواقبه الاقتصادية. عند محاولة تقليل تكاليف الموارد البشرية إلى أدنى حد، تقرر الفرق تنفيذ تجميد التوظيف أو استخدام تكنولوجيا الموارد البشرية بشكل أكثر فعالية، كل ذلك من أجل الحفاظ على الربحية وتجنب تسريح الموظفين. وانطلاقاً من روح الاستفادة من التكنولوجيا المتاحة بشكل أفضل، نريد أن نوضح لك كيف يمكن للشركات خفض تكاليف الأعمال من خلال إدارة موارد المشروع.
ستعمل نصائحنا مع العديد من القطاعات المختلفة، ولكن الشركات التي تعمل مع عدة عملاء في وقت واحد (الوكالات، الشركات الاستشارية، دور البرمجيات) ربما ستجدها مفيدة بشكل خاص. هذا هو الحال لأنك عندما تقوم بالتوفيق بين عدة مشاريع في وقت واحد، فإن تخطيط وإدارة الموارد يمثل تحديًا كبيرًا.
أولاً، دعنا نعرّف إدارة الموارد.
في دليل إدارة موارد المشروععرَّفناها على أنها تحقيق أقصى استفادة فعالة من الموارد المحدودة المتاحة لك. ما نوع الموارد التي نتحدث عنها؟ الأشخاص بالطبع، ولكن أيضًا قطع المعدات أو الغرف أو المركبات أو أي شيء آخر حسب طبيعة عملك. ومع ذلك، سنركز في هذه المدونة على إدارة الموارد البشرية.
يعني تحقيق أقصى استفادة من مواردك بأكبر قدر من الكفاءة أن تستخدمها بكفاءة, تخصيص الأشخاص المناسبين للمشاريع المناسبة (تخصيص الموارد)، وتحليل عمل فريقك للعثور على فرص التحسين. هذه الخطوات ضرورية لخفض تكاليف العمل، كما سترى في الفقرتين التاليتين.
استخدام جيد برنامج تخطيط الموارد سيساعدك بشكل كبير. بالطبع، لن يقوم التطبيق بكل أعمالك بالنيابة عنك، ولكنه سيتيح لك القيام بالأمور بكفاءة، مما يوفر الوقت والمال في هذه العملية. في منشور المدونة هذا، سترى شاشات من تيم ديك، وهو تطبيق تستخدمه الفرق في جميع أنحاء العالم.
التطوير تيم ديكتطبيق كامل لإدارة الموارد، كثيراً ما نتحدث مع عملائنا عن تأثير إدارة الموارد على ميزانياتهم.
كانت Apptension من أوائل الشركات التي استخدمت Teamdeck لتخطيط وإدارة عمل موظفيها. وقد أخبرنا بيوتر باندوش، رئيس قسم الشؤون المالية والأفراد في Apptension:
من دون Teamdeck، كنا نهدر 1TP4,130 تيرابايت شهريًا من وقت الموظفين للتعامل مع المشاكل الإدارية الشائعة. وقد ساعدنا Teamdeck في تقليل هذا الهدر إلى 1TP4,249.50 تيرابايت، مما يوفر لنا 1TP4,880.50 تيرابايت شهريًا.
يضم فريق Apptension 50 شخصاً، لذا إذا كنت تدير شركة أكبر، يمكنك أن تتوقع المزيد من التوفير. كيف يكون ذلك ممكناً؟ دعنا ننتقل إلى التفاصيل - كيف يمكنك توفير المال عند تطبيق إدارة الموارد؟
لماذا استخدام الموارد بالغة الأهمية؟ باختصار: إنه يفيد كلاً من صاحب العمل والموظفين. فكر في نقص الاستخدام، على سبيل المثال. فالأشخاص الذين ينتظرون القيام بمهامهم يتكبدون تكاليف على الشركة ولكنهم قد يشعرون بالإحباط الشديد من أنفسهم. من ناحية أخرى، قد يؤدي الإفراط في الاستخدام إلى إرهاق الموظفين والتكاليف الإضافية لصاحب العمل إذا كنت تدفع أكثر مقابل الوقت الإضافي. الأمر بسيط للغاية: مع الاستخدام الأمثل، لا تتسبب في تكاليف غير ضرورية، ويمكن لأعضاء فريقك الاستمتاع متوازن عبء عمل الفريق.
إدارة الموارد هي المفتاح للحفاظ على الاستخدام الجيد للموارد. يتطلب منك الانتباه إلى تخطيط الموارد وإسناد العمل إلى الموظفين الذين يمكنهم تولي المزيد من المهام. عندما ترى جميع حجوزات أعضاء فريقك في تقويم الموارد، فمن الأسهل بكثير اكتشاف الأشخاص الذين لا يتم استخدامهم بشكل كافٍ أو مفرط.
أحد أسباب تأثير إدارة الموارد على ربحية المشاريع هو أنها تساعدك على اختيار أفضل الأشخاص لمهمة معينة. يبدو الأمر سهلاً بما فيه الكفاية عندما يكون فريقك، على سبيل المثال، عشرة أشخاص. ولكن ماذا لو كنت تدير أكثر من 200 موظف؟
أدوات إدارة الموارد مثل Teamdeck تمنحك نظرة عامة جيدة على مجموعة المواهب. يمكنك معرفة من هو متاح للانضمام إلى مشروع جديد، ولكن يمكنك أيضًا تصفية أعضاء فريقك حسب المهارات أو الأقدمية الوظيفية أو الموقع. عندما يعمل أفضل الأشخاص الممكنين في مشروع ما، فمن المرجح أن يكون المشروع ناجحاً.
ومع ذلك، حتى لو تمكنت أفضل مواهبك من تسليم المشروع ضمن الموعد النهائي والميزانية، فقد يتبين أنه بالكاد يحقق أرباحاً. يتلخص الأمر كله في الميزانية التي تتفق عليها مع العميل وطريقة الفوترة.
على سبيل المثال، عندما تقوم بالفوترة بالساعة (الوقت والمواد)، يجدر بك تحليل وقت فريقك القابل للفوترة وغير القابل للفوترة. تتبع وقت الموظفين هو جانب مهم من جوانب إدارة الموارد. فهو يسمح لك بإجراء تحسينات على المستوى الشخصي (على سبيل المثال، إعادة ضبط عبء العمل) وعلى مستوى المشروع أو حتى على مستوى المنظمة.
انتقل إلى فريقك تقرير الجدول الزمني وانظر ما هو تقسيم الساعات المدفوعة مقابل الساعات غير المدفوعة. ثم توقف لحظة للتفكير في كيفية تحسين النسبة لصالحك. على سبيل المثال، قد تلاحظ أن فرق مشروعك تقضي الكثير من الوقت في اجتماعات مطولة لجميع العاملين أو في مهام إدارية مثل إعداد تقارير المشروع. سترى حرفياً أين تخسر المال.
كيف يمكنك إصلاح ذلك؟ تحسين العمليات الداخلية لشركتك هي إحدى الأفكار. وهناك فكرة أخرى تتمثل في التعامل مع الميزانيات المستقبلية بشكل مختلف، على سبيل المثال، تخصيص مخزون احتياطي أكبر.
التواصل أمر بالغ الأهمية، خاصة بالنسبة للشركات التي تحولت إلى العمل عن بُعد. إذا كنت في هذا الوضع، قد ترغب في مراجعة منشور المدونة الخاص بنا على التواصل الفعال لفرق العمل عن بُعد.
ومع ذلك، فمن الصحيح أيضاً أن التواصل قد يكون محبطاً ويستغرق وقتاً طويلاً. مثال على ذلك؟ تخيّل أنك مسؤول عن فريق عمل وتجري المحادثة التالية مع زميلك
مثال آخر هو عندما لا يكون الأشخاص متأكدين مما يجب عليهم التركيز عليه في يوم معين. قد يبدو الأمر مفاجئًا، ولكن هذا ليس نادر الحدوث، خاصةً بالنسبة للأدوار التي تدعم مشاريع متعددة في الأسبوع (مثل الرسامين ومتخصصي DevOps).
يبدو الأمر بريئاً بما فيه الكفاية، ولكن يمكن أن تستغرق محادثات مماثلة ساعات من أسابيع عمل موظفيك. ألن يكون من الرائع الاستغناء عن هذه المحادثات المتبادلة وبدلاً من ذلك الحصول على أنظمة فعالة لتخطيط وإدارة وقت العمل أو الإجازة؟ هنا تأتي أهمية أدوات إدارة الموارد.
عندما يلتزم فريقك بإدارة الموارد، يكون من السهل على الموظفين التحقق من أولوياتهم للأيام القادمة. يمكن أيضاً التعامل مع بدلات الإجازات وطلبات الإجازات بطريقة غير احتكاكية. أنت توفر المال كشركة، ويمكن لأعضاء فريقك التركيز على التواصل الذي يهمهم.
هل سبق لك أن مررت بعملية توظيف مكلفة فقط لتقوم بتعيين موظف لم يكن لديه الكثير للقيام به في النهاية؟ أو ربما قمت بتأمين بعض المشاريع فقط لتدرك أنه ليس لديك ما يكفي من السعة لتسليمها واضطررنا إلى توظيف موظفين مستقلين أو الاستعانة بفرق عمل خارجية بتكلفة إضافية؟ كان يمكن تجنب كلا السيناريوهين من خلال التنبؤ بالموارد. وهذا يعني أنك تحاول التنبؤ بعدد الموارد التي ستحتاجها ومتى.
كيف يمكن لإدارة الموارد مساعدتك في التنبؤ بالموارد البشرية?
أولاً، يتمتع مديروك برؤية أفضل لقدرة فريقك وعبء العمل الحالي، حتى يتمكنوا من تخطيط خط الإنتاج وفقًا لذلك. ثانياً، يمكنك تحليل البيانات التاريخية من الجداول الزمنية لفريقك لتحديد الأنماط. على سبيل المثال، تواجه العديد من الوكالات طلبًا موسميًا على الموارد: هناك أشهر يكون فيها العمل أكثر ببساطة. تسمح لك معرفة ذلك مسبقًا بالاستعداد لنقص الموارد وبدء عملية توظيف أو التفاوض على صفقة أفضل مع شركة تعهيد. وبهذه الطريقة، ستتمكن من تحسين إنفاقك وستتمكن من تخطيط مواردك المالية بشكل أفضل.
عندما تواجه أزمة، قد تكون غريزتك الأولى هي وضع حد أقصى للإنفاق. قد يبدو الاستثمار في تطبيق لإدارة الموارد أمراً غير بديهي عندما ترغب بشدة في توفير المال، أليس كذلك؟ في الواقع، طالما أن فريقك الإداري ملتزم بالفعالية في إدارة الموارد، فإنك في الواقع ستجد أن تخطيط الموارد وإدارتها، يجب أن يكون العائد على الاستثمار مرتفعًا.
خذ على سبيل المثال Apptension، الشركة التي قدرت أنها توفر $10k كل شهر بفضل Teamdeck. كم ينفقون عليه؟ تبلغ تكلفة الترخيص لشخص واحد $3.99 تيرابايت، لذا يدفع فريق مكون من 50 شخصًا $199.50 تيرابايت شهريًا. كما ترى، هذا مجرد جزء بسيط من المدخرات التي يستطيعون تحقيقها بفضل الإدارة الفعالة لمواردهم.
هل تتساءل كيف سيكون العائد على الاستثمار لشركتك؟ دعنا نتحدث عن ذلك! حدد موعداً لمكالمة مع أنيلا:: سوف تناقش احتياجات إدارة الموارد الخاصة بك وتوضح لك كيف يمكن أن يساعدك Teamdeck في خفض تكاليف الأعمال.
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...